Wie man eine Rechnung versendet: Crashkurs für kleine Unternehmen

Die Angst, bei der Erstellung von Rechnungen Fehler zu machen, ist groß, vor allem bei kleinen Unternehmen. Das ist jedoch etwas, das Sie tun müssen, um legal zu arbeiten und eine chaotische finanzielle Situation zu vermeiden. Und deshalb müssen Sie lernen, wie man eine Rechnung verschickt.

Eine Rechnung ist lediglich ein Dokument, in dem die Kosten für jedes Produkt oder jede Dienstleistung, die ein Kunde gekauft hat, aufgeführt sind. Ihr Hauptzweck besteht darin, die Käufer darüber zu informieren, was sie dem Unternehmen schulden.

Viele Unternehmen hängen ihre Rechnungen an eine E-Mail an, und das war's dann auch schon. Je nachdem, was für ein Unternehmen Sie führen, kann das jedoch anders aussehen.

Es gibt bestimmte Rechnungsdetails, die sie noch aussagekräftiger machen. Wenn Sie Rechnungen erstellen möchten, die Eindruck machen und schneller zur Zahlung führen, sind Sie hier genau richtig!

Wann sollten Sie Rechnungen an Ihre Kunden senden?

Das Versenden von Rechnungen ist zwar eine Möglichkeit, schneller an Ihr Geld zu kommen, aber der Zeitpunkt kann über den Erfolg entscheiden.

Ob Sie die Rechnung vor oder nach der Arbeit ausstellen, hängt von der Art Ihres Unternehmens ab. Wenn Sie Dienstleistungen wie Klempnerarbeiten anbieten, ist es besser, die Rechnung gleich nach Abschluss der Arbeiten auszustellen.

Wenn Sie stattdessen laufende Dienstleistungen wie Buchhaltung und Buchführung anbieten, sind monatliche oder vierteljährliche Rechnungen besser geeignet.

Außerdem gibt es einige Aufträge, die Änderungen oder zusätzliche Arbeiten erfordern. In diesem Fall sollten Sie sich bis zu 48 Stunden Zeit lassen, bevor Sie die Rechnung abschicken. Zum Beispiel erstellen Sie einen Marketingplan für ein Café. Vielleicht gefällt er ihnen, vielleicht auch nicht. Es sähe also schlecht aus, wenn Sie den Kunden zur Zahlung auffordern, bevor er den Plan genehmigt hat.

Es gibt jedoch einige Fälle, in denen Sie Geld brauchen, um zu arbeiten. Zum Beispiel planen Sie eine Veranstaltung für ein Restaurant als Berater für Speisen und Getränke.

In diesem Fall benötigen Sie möglicherweise Materialien für die Dekoration sowie eine Vorauszahlung für die Einladung der Gäste. Es wäre also sinnvoll, eine Rechnung zu schicken, bevor Sie mit den Arbeiten beginnen.

Oder Sie führen digitale Marketingkampagnen für kleine Unternehmen durch. Wahrscheinlich werden Sie die Aufgabe in mehrere Meilensteine unterteilen, um Ihre Arbeit zu erleichtern. In diesem Fall ist es sinnvoller, eine Rechnung nach jedem Meilenstein zu versenden, aber bevor die Arbeit vollständig abgeschlossen ist.

Kritische Elemente, die jede Unternehmensrechnung enthalten sollte

Ein schnellerer Zahlungseingang ist vielleicht der offensichtlichste Grund für die rechtzeitige Versendung von Rechnungen, aber er ist nicht der einzige. Rechnungen sind auch eine gute Möglichkeit, sich vor rechtlichen Komplikationen und Betrug zu schützen.

Sie helfen Ihnen, die Produkte und Dienstleistungen, die Sie für Ihre Kunden erbracht haben, zu dokumentieren. Bei Meinungsverschiedenheiten über die Bezahlung müssen Sie nur die Rechnung vorlegen. Aber was sollten Sie unbedingt in die Rechnung aufnehmen?

1. Rechnungsnummer: Geben Sie jeder Rechnung eine eindeutige Nummer, damit sie wiedererkennbar ist. Im Falle eines Rechtsstreits wollen Sie keine Zeit damit verschwenden, die richtige Rechnung zu finden.
2. Datum der Rechnung: Geben Sie das Datum an, an dem Sie die Rechnung erstellt und ausgestellt haben.
3. Ihr Logo: Ihre Rechnung muss sich von allen anderen Rechnungen abheben können. Die Platzierung Ihres Firmenlogos trägt ebenfalls dazu bei, dass Sie professioneller erscheinen.
4. Informationen zum Unternehmen: Geben Sie Ihre Geschäftsinformationen und alle relevanten Details an. Je nach Gerichtsbarkeit müssen Sie möglicherweise die Mehrwertsteuernummer oder andere Informationen hinzufügen. Außerdem sollte die Rechnung nicht nur Ihre Angaben, sondern auch die Ihrer Kunden enthalten.
5. Beschreibung und Zahlungsangaben: Beschreiben Sie kurz und bündig die von Ihnen angebotenen Produkte oder Dienstleistungen mit den jeweiligen Preisen. Erwähnen Sie auch alle Steuern und den Gesamtpreis, den der Kunde zu zahlen hat. Wenn Sie eine Online-Rechnung versenden, sollten Sie auch eine Schaltfläche hinzufügen, über die der Kunde bezahlen kann.
6. Fälligkeitsdatum und Bedingungen: Es hat keinen Sinn, eine Rechnung ohne Fälligkeitsdatum zu verschicken, denn der Kunde wird sie immer wieder hinausschieben. Um der Rechnung mehr Nachdruck zu verleihen, sollten Sie außerdem die Zahlungsbedingungen erwähnen, z. B. die Konsequenzen bei Überschreitung des Fälligkeitsdatums. Vergessen Sie aber nicht, dem Kunden für die Zusammenarbeit mit Ihnen zu danken.

Welche verschiedenen Möglichkeiten gibt es, eine Rechnung zu versenden?

Manuelle Rechnungen haben ihren Reiz verloren. Nur 6 % dieser Rechnungen werden innerhalb von 30 Tagen bezahlt. Die restlichen 94 % zahlen sie erst nach 30 bis 60 Tagen. Aber es gibt andere Möglichkeiten, Rechnungen zu versenden, die zu einer pünktlichen Zahlung anregen, vorausgesetzt, Sie versenden sie auf die richtige Weise.

Eine der gängigsten und modernsten Möglichkeiten, Rechnungen zu versenden, ist die E-Mail. Andere Möglichkeiten sind PayPal, eBay und Rechnungssoftware. In den folgenden Abschnitten wird erläutert, wie Sie eine Rechnung mit jeder Methode versenden können.

Wie sende ich eine Rechnung mit PayPal?

PayPal ist eine der am weitesten verbreiteten Methoden zum Senden und Empfangen von Zahlungen. Jedes Unternehmen hat die Möglichkeit, Transaktionen über diese Plattform abzuwickeln.

Außerdem vertrauen die Menschen der Software und wissen, dass ihr Geld in sicheren Händen ist. Sie können die Vorlagen so anpassen, dass sie alle notwendigen Dinge enthalten, die eine Rechnung ausmachen. Außerdem können Sie Rechnungen auch über Mobiltelefone verschicken, das Gerät, das jeder immer in der Hand hat!

Außerdem gibt es kein Abonnement und keine monatliche Gebühr. Sie müssen nur einen kleinen Prozentsatz zahlen, nachdem Sie Ihr Geld erhalten haben. Hier erfahren Sie, wie Sie eine Rechnung über PayPal versenden.

• Loggen Sie sich zunächst in Ihr PayPal-Konto ein, wenn Sie eines haben, oder melden Sie sich kostenlos an! Von dort aus haben Sie mehrere Möglichkeiten, auf den Rechnungsbereich zuzugreifen.
• Klicken Sie auf das Symbol "Rechnung erstellen" oder wählen Sie "Senden und anfordern" bei PayPal. Von dort aus können Sie eine Stapel- oder reguläre Rechnung erstellen und gesendete oder empfangene Rechnungen anzeigen.
• Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers, die Artikel und die Dienstleistungen ein. Legen Sie die Menge und den Preis fest; siehe Anpassungen auf der rechten Seite. Passen Sie Felder an, aktivieren Sie Teilzahlungen oder Trinkgelder sowie Notizen oder Bedingungen.
• Vorschau vor dem Versenden. Sie können sie auch als Entwurf oder Vorlage für mehrere Verkäufe speichern.
• Überprüfen Sie mit dem Symbol neben "Senden" und klicken Sie dann auf "Senden", wenn Sie bereit sind.

Wie versendet man eine Rechnung per E-Mail?

Wie bereits erwähnt, sollte Ihre E-Mail nicht nur aus einer angehängten Rechnung bestehen. Aber überraschenderweise ist es auch keine gute Praxis, alle finanziellen Details in der E-Mail selbst anzugeben. Wie kann man dann eine Rechnung per E-Mail versenden?

Nun, Ihre E-Mail sollte Informationen enthalten, die es dem Kunden leicht machen, Ihr Unternehmen zu erkennen. Außerdem sollte ihm auf den ersten Blick klar sein, dass die E-Mail eine Rechnung enthält. Wenn Sie noch mehr Klarheit brauchen, finden Sie hier ein Beispiel für eine Rechnungs-E-Mail.

"Hallo [Name des Empfängers],

Ich hoffe, es geht Ihnen gut. In der Anlage zu dieser E-Mail finden Sie die Rechnung [Nummer] für [Produkte oder Dienstleistungen].

Zusammen mit der Rechnung finden Sie unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen unter [Link oder Anhang].

Der Fälligkeitstermin ist [Datum einfügen]. Sollten Sie Fragen oder Bedenken haben, zögern Sie bitte nicht, sich über [Kontaktdaten] an uns zu wenden.

Wir freuen uns auf den Zahlungseingang und die künftige Zusammenarbeit mit Ihnen.

[Ihr Unternehmen],

[Ihr Name]"

Wenn das Fälligkeitsdatum näher rückt und Sie noch keine Rückmeldung vom Kunden erhalten haben, senden Sie ihm eine Follow-up-E-Mail. Es gibt jedoch keinen Grund, zu diesem Zeitpunkt aufdringlich zu sein. Das Follow-up sollte immer noch sanft und professionell sein.

Wie versendet man eine Rechnung bei eBay?

Das Kaufen und Verkaufen auf eBay ist in der Regel ein reibungsloser Vorgang, bei dem die Käufer zahlen und die Verkäufer sofort liefern. Aber es ist kein Geheimnis, dass die Plattform die Käufer nicht verpflichtet, zum Zeitpunkt des Kaufs zu bezahlen.

Aus diesem Grund liegt es manchmal an Ihnen als Verkäufer, Zahlungserinnerungen an Ihre Kunden zu senden. Deshalb müssen Sie wissen, wie man bei eBay eine Rechnung verschickt.

1. Besuchen Sie die Hauptseite von eBay und melden Sie sich an.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Link "Mein eBay" in der oberen rechten Ecke und wählen Sie "Verkaufen" aus dem Dropdown-Menü.
3. Bewegen Sie dann den Mauszeiger über den Link "Bestellungen" im Abschnitt "Verkäufer-Hub" und wählen Sie "In Erwartung der Zahlung".
4. Wählen Sie die Option "Rechnung senden" neben der jeweiligen Bestellung.
5. Überprüfen Sie die Richtigkeit der Versandgebühren und der gewählten Versandart. An dieser Stelle können Sie auch eine Nachricht an den Käufer hinzufügen.
6. Drücken Sie dann auf die Schaltfläche "Rechnung senden" und warten Sie auf die Antwort.

Automatisieren und Optimieren mit Rechnungssoftware

An dieser Stelle sollten Sie wissen, wie man eine Rechnung verschickt und warum sie wichtig ist. Kurz gesagt: Sie teilt dem Käufer mit, was er dem Verkäufer schuldet. Das Schreiben einer effektiven E-Mail funktioniert zwar, aber die Investition in eine Rechnungssoftware ist noch besser. Zoho, FreshBooks und QuickBooks sind einige der besten Optionen.

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