Selbst die klickenswertesten Betreffzeilen und handlungsanregenden E-Mail-Inhalte können verpuffen, wenn die Gesetze zum E-Mail-Marketing nicht eingehalten werden. In der Anfangsphase Ihrer E-Mail-Kampagne mag dies noch nicht auffallen. Auf lange Sicht können jedoch rechtliche Probleme unvermeidlich sein.
Der beste Weg, dies zu vermeiden, ist, sich mit den Rechtsvorschriften für Marketing-E-Mails vertraut zu machen. Viele Unternehmen brauchen jedoch Hilfe, um den Überblick über alle geltenden Gesetze zu behalten. Wenn das Ihr Problem ist, ist dieser Artikel der perfekte Ort, um sich zu informieren.
Sie erfahren mehr über die Einhaltung der Vorschriften für das E-Mail-Marketing, die allgemeinen Regeln in den USA und die besonderen Regeln in den USA und der EU. Wenn Sie bis zum Ende durchhalten, werden Sie einige bewährte Verfahren zur Einhaltung dieser Gesetze entdecken.
Was ist E-Mail-Marketing Compliance?
Die Einhaltung von E-Mail-Marketinggesetzen bedeutet, dass beim Versand von Marketing-E-Mails gesetzliche Vorschriften, Branchenstandards und bewährte Verfahren eingehalten werden. Die Gesetze für Marketing-E-Mails zielen darauf ab, die Privatsphäre Ihrer Empfänger zu schützen, Spam zu verhindern, Vertrauen aufzubauen und einen fairen Wettbewerb zu fördern. Dies ist besonders wichtig für das E-Mail-Marketing im E-Commerce. Diese Ziele machen deutlich, dass die Einhaltung von E-Mail-Regeln Ihre Kunden schützt und Ihrem Unternehmen hilft. Und so geht's.
Wenn Ihre E-Mails nicht im Spam-Ordner Ihrer Kunden landen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie sie lesen. Im Gegenzug ist die Chance größer, dass sie die von Ihnen gewünschte Aktion durchführen.
Andererseits wird Ihre E-Mail in einem Meer von ungelesenen E-Mails im Spam-Ordner versteckt bleiben.
Darüber hinaus ist die Verwendung legitimer Mittel zum Aufbau einer E-Mail-Liste auch Teil vieler E-Mail-Richtlinien. Wenn Sie diese befolgen, geben Ihnen die Kunden selbst ihre E-Mails. Das bedeutet, dass jede Nachricht, die Sie verschicken, Menschen erreicht, die bereits an dem interessiert sind, was Sie zu sagen haben.
Das wiederum erhöht die Chance, dass Sie Ihre E-Mail-Marketingziele erreichen.
Außerdem schafft der Versand von Werbe-E-Mails von hochrangigen Adressen Vertrauen bei Ihren Kunden. Auch das wirkt sich zu Ihren Gunsten aus, wenn der Inhalt der E-Mail gut genug ist. Achten Sie also auf E-Mail-Marketing und das Gesetz, um Fehler beim E-Mail-Marketing zu vermeiden.
Wer setzt die Regeln für E-Mail-Marketing durch und ändert sie?
Jedes Land hat eine Behörde, die sicherstellt, dass die Unternehmen die Gesetze zum E-Mail-Marketing einhalten. Wenn wir speziell über die Vereinigten Staaten sprechen, ist die Federal Trade Commission eine dieser Behörden.
Auch internationale Gremien wie die Europäische Datenschutzverordnung setzen diese Regeln durch. Außerdem können sich staatliche Stellen einmischen, wenn etwas geändert, hinzugefügt oder entfernt werden soll.
Außerdem ändern diese Unternehmen die Richtlinien ständig, um neue Bereiche aufzunehmen, die die Privatsphäre und die Sicherheit der Nutzer beeinträchtigen könnten.
So erlaubte beispielsweise der Datenschutzschild zwischen den USA und der EU die Übermittlung personenbezogener Daten aus den USA in die EU. Die Behörden haben es jedoch später wegen der Unzulänglichkeit der US-Vorschriften wieder abgeschafft. Unternehmen, die sich ausschließlich auf den US-EU-Datenschutzschild verlassen, halten die Datenschutzgesetze für E-Mails nicht ordnungsgemäß ein.
Befolgen Sie diese allgemeinen E-Mail-Marketinggesetze US
Nachdem Sie nun die Grundlagen der E-Mail-Regeln kennen, lassen Sie uns besprechen, was Sie tun müssen, um sie zu befolgen.
Abgesehen von den spezifischen Regeln müssen Sie in den USA auch einige allgemeine Gesetze zum E-Mail-Marketing befolgen. Dies dient nicht nur dazu, Ihre E-Mail-Nachrichten vor Spam-Ordnern zu bewahren. Diese Richtlinien machen Ihre E-Mails auch effektiver.
Erstens muss jede E-Mail, die Sie versenden, ob geschäftlich oder privat, eine Kopfzeile und eine Betreffzeile haben. Achten Sie besonders auf den Abschnitt "Von".
Fügen Sie angemessene Informationen über Sie und Ihr Unternehmen hinzu, damit der Empfänger genau weiß, woher die E-Mail stammt.
Außerdem sollte in der Betreffzeile angegeben werden, wofür die E-Mail bestimmt ist. Wenn Sie zum Beispiel keinen Rabatt-Link in den Text der E-Mail eingefügt haben, sollten Sie die Kunden nicht in die Irre führen, indem Sie behaupten, Sie hätten einen Link eingefügt.
Der Text der E-Mail sollte klar und präzise sein. Sie können kreativ sein, aber vergessen Sie nicht, wahrheitsgemäß und transparent zu sein. Wenn Sie z. B. Transaktions-E-Mails versenden oder B2B-E-Mail-Marketing betreiben, sollten Sie dies deutlich erwähnen.
Geben Sie außerdem eine vollständige und korrekte Postanschrift an, um die Markenbekanntheit zu verbessern und die Glaubwürdigkeit zu erhöhen. Fügen Sie zu demselben Zweck einen Link zu Ihrer Website hinzu, wenn Sie eine haben.
Und schließlich müssen Sie es den Empfängern leicht machen, sich aus Ihrer E-Mail-Liste auszutragen. Fügen Sie dazu einen Link zum Abbestellen in die E-Mail ein und machen Sie ihn leicht verständlich. Wenn Sie diese Richtlinien nicht befolgen, können Sie von der US-Regierung eine Geldstrafe erhalten.
5 E-Mail-Marketing-Gesetze für Unternehmen in den USA und der EU
Die allgemeinen Regeln, die Sie oben gelernt haben, sind Teil fast aller spezifischen Regeln. Aber das sind nicht die einzigen Dinge, auf die Sie achten müssen. Um die E-Mail-Richtlinien ordnungsgemäß einzuhalten, müssen Sie zunächst festlegen, an wen Sie E-Mails senden.
Wenn Sie Kunden außerhalb Ihrer Betriebsstätten haben, müssen Sie möglicherweise die Regeln für beide befolgen.
Erstellen Sie daher eine Liste aller Ihrer Kunden und segmentieren Sie sie nach Standorten. Wenn sie in den USA oder der EU leben, befolgen Sie diese fünf Gesetze zum E-Mail-Marketing.
1. Die CAN-SPAM-Gesetze gelten nicht nur für Massennachrichten
Wir haben bereits erwähnt, dass in jedem Land mehrere Stellen die Gesetze durchsetzen. Das CAN-SPAM-Gesetz ist eine dieser Stellen in den USA. Es steht für Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography and Marketing Act.
Die im vorigen Abschnitt besprochenen allgemeinen Regeln sind ein Teil davon. Aber die Einhaltung dieser Regeln allein garantiert noch nicht die Einhaltung der CAN-SPAM-Gesetze, denn es gibt noch weitere Regeln, die Sie beachten müssen.
Die Art und Weise, wie Sie Opt-out-Anfragen bearbeiten, ist ebenfalls Teil dieses E-Mail-Marketinggesetzes. Jedes Mal, wenn sich jemand abmeldet, müssen Sie ihn innerhalb von zehn Tagen aus Ihrer Liste entfernen. Tun Sie dies kostenlos, und verlangen Sie vom Empfänger keine zusätzlichen Schritte. Wenn er auf den Abmeldelink klickt, ist seine Arbeit getan.
Für die Nutzung von E-Mail-Diensteanbietern von Drittanbietern gibt es keine Beschränkungen. Aber auch in diesem Fall gelten die Regeln.
Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu hohen Geldstrafen für jede nicht konforme E-Mail führen. Das kann eine Menge sein, wenn Sie Massen-E-Mail-Marketing betreiben.
2. Kalifornische E-Mail-Marketing-Gesetze für genaue Einhaltung
Der CAN-SPAM Act ist zwar der bekannteste in den USA, aber auch die Gesetze der einzelnen Bundesstaaten haben Auswirkungen auf das E-Mail-Marketing. In Kalifornien gibt es keine speziellen Gesetze für E-Mail-Marketing. Es gibt jedoch das kalifornische Gesetz zum Schutz der Privatsphäre der Verbraucher (California Consumer Privacy Act, CCPA), das mehrere Regeln für das E-Mail-Marketing für kleine Unternehmen enthält.
Der California Privacy Rights Act (CPRA) besagt, dass der CCPA für Ihr Unternehmen gilt, wenn Sie die folgenden Kriterien erfüllen:
- Sie erzielen jährliche Bruttoeinnahmen von über 25 Millionen Dollar.
- Sie verarbeiten die persönlichen Daten von etwa 100.000 Kaliforniern und erzielen damit mindestens 50 % Ihrer Einnahmen.
Wenn Sie dieses Kriterium erfüllen, müssen Sie Ihren Kunden mitteilen, dass Sie persönliche Daten speichern. Außerdem müssen Sie zu 100 % transparent machen, wie Sie die Daten verwenden.
Möglicherweise müssen Sie auch eine "Dienstanbietervereinbarung" von Ihrem E-Mail-Anbieter einholen. Auch hier müssen Sie Ihren Kunden gemäß dem CCPA jederzeit die Möglichkeit geben, sich abzumelden. Außerdem gibt es hier eine Zweckbeschränkungsklausel, so dass Sie möglicherweise keine E-Mails für andere Zwecke versenden können.
3. Auch Virginia hat seine eigenen E-Mail-Marketingregeln
Virginia ist ein weiterer Bundesstaat, der nicht unbedingt über eigene Gesetze für das E-Mail-Marketing verfügt, aber einen Rahmen hat, der gilt. Dieser Rahmen ist das Virginia Consumer Data Protection Act (VCDPA), das im Januar 2003 in Kraft getreten ist. Die Kriterien für dieses Gesetz sind die gleichen wie in Kalifornien, nur dass Sie es hier mit Virginiern zu tun haben.
Außerdem sind die Vorschriften mit denen des kalifornischen Verbraucherschutzgesetzes identisch. Diese Vorschriften gelten möglicherweise auch für benachbarte Staaten wie Colorado, Connecticut und Utah.
4. Europäische Länder setzen Datenschutzrichtlinie für elektronische Kommunikation durch nationales Recht um
Nachdem wir drei US-Gesetze erörtert haben, wenden wir uns nun der EU zu, wo die Datenschutzrichtlinie für elektronische Kommunikation (ePrivacy) am bekanntesten ist.
Es handelt sich nicht um eine Richtlinie speziell für die europäischen Länder, aber sie setzen sie durch ihre nationalen Gesetze um. Daher kann ihre Anwendung von Land zu Land leicht unterschiedlich sein.
Da es in dieser Richtlinie hauptsächlich um den Schutz der Privatsphäre geht, dürfen Sie keine unaufgeforderten E-Mails versenden. Das bedeutet, dass Sie gegen die Richtlinie verstoßen, wenn eine Person Ihnen nicht ausdrücklich erlaubt hat, E-Mails zu versenden. Außerdem werden die Empfänger Ihren künftigen E-Mails keine Beachtung schenken, weil Sie ihre Privatsphäre verletzt haben.
Holen Sie daher die Zustimmung Ihrer Empfänger ein, bevor Sie ihnen Marketing-E-Mails schicken. Nach der Datenschutzrichtlinie für elektronische Kommunikation kann dies auch ein Soft Opt-in sein. Zum Beispiel, wenn ein Kunde Ihnen seine E-Mail-Adresse bei einem Kauf angibt. Oder wenn Sie E-Mails über ähnliche Produkte und Dienstleistungen wie die gekauften verschicken.
Darüber hinaus müssen Sie die oben erwähnten allgemeinen Richtlinien befolgen. Wenn Absender und Empfänger jedoch beide Unternehmen sind, gilt die Datenschutzrichtlinie für elektronische Kommunikation in einigen Ländern möglicherweise nicht.
5. GDPR gibt den Menschen in Europa Privatsphäre
Ein weiteres Gesetz in der EU ist die Datenschutz-Grundverordnung (GDPR), die sich auf die Privatsphäre der Nutzer bezieht, aber strenger ist als die Datenschutzrichtlinie für elektronische Kommunikation.
Kein anderes Gesetz sieht höhere Strafen vor als die Nichteinhaltung der GDPR (General Data Protection Regulation). Sie gilt für alle, die mit personenbezogenen Daten umgehen.
Soft-Opt-Ins gelten hier nicht als Zustimmung der Nutzer. Außerdem müssen Sie transparent sein und genau sagen, wofür Sie die gespeicherten Daten verwenden werden. Außerdem dürfen Sie die Daten nicht länger als nötig speichern.
Aber es bleibt nicht bei der Datenerfassung, denn Sie müssen die Daten aktualisieren und sicherstellen, dass sie korrekt sind. Wenn zum Beispiel einer Ihrer Empfänger seine Kontaktinformationen ändert, müssen Sie diese auch in Ihrer E-Mail-Datenbank ändern. Und schließlich müssen Sie die Daten sicher aufbewahren und vor neugierigen Blicken schützen.
Spielt die Sprache der E-Mail-Anmeldung beim Aufbau einer Liste eine Rolle?
Beim Aufbau einer E-Mail-Liste kommt es auf die Sprache an, mit der man sich anmeldet, denn sie überzeugt die Kunden davon, sich anzumelden. Außerdem ist sie für die Einhaltung von Vorschriften unerlässlich.
Es ist verständlich, dass Sie sich darüber Gedanken machen, denn wir haben in diesem Artikel an mehreren Stellen Opt-Ins erwähnt. Vor allem im Hinblick auf die Datenschutzgrundverordnung sind sie von größter Bedeutung.
Daher muss die Zustimmung Ihrer Abonnenten "nach Treu und Glauben, in Kenntnis der Sachlage und unmissverständlich" erteilt werden.
Sie müssen klare Anweisungen und Details darüber geben, was Ihre Abonnenten im Gegenzug erhalten. Verwenden Sie außerdem einprägsame Worte und Kreativität, um das Interesse des Lesers zu wecken.
Befolgen Sie die E-Mail-Gesetze, um Ihre Kampagnen effektiver zu gestalten
Die Gesetze zum E-Mail-Marketing hängen vom Standort des Absenders und des Empfängers ab. In den USA sind dies CAN-SPAM, CCPA und VCDPA. In der EU sind es die ePrivacy-Richtlinie und die GDPR. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre E-Mail-Marketing-Kampagnen mit diesen Gesetzen übereinstimmen, und schon sind Sie startklar.
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