Muitas pessoas optam por ligar para uma empresa depois de encontrar informações sobre ela on-line. Portanto, mesmo as menores empresas devem abordar os números comerciais com cuidado. Um serviço telefônico para pequenas empresas poderia ser a solução para você?
A demanda é uma coisa, mas o que realmente torna essencial um serviço telefônico de qualidade é o impacto que ele tem sobre o sucesso. A verdade é que não investir em um serviço telefônico pode prejudicar drasticamente o seu crescimento, e ninguém quer isso.
Neste guia, ensinaremos por que os serviços telefônicos são essenciais, para que você possa avaliar por si mesmo. Prepare-se para as definições e instruções, além de uma lista útil de benefícios para ajudá-lo a realmente entender os prós. Incluímos também uma seção sobre o melhor momento para investir em serviços telefônicos. Dessa forma, você terá uma linha do tempo sólida.
Você está pronto para escolher um serviço telefônico para a sua empresa de uma vez por todas? Continue lendo para determinar o melhor caminho a seguir!
O que é um serviço telefônico para pequenas empresas?
Um serviço telefônico para pequenas empresas é simplesmente um sistema que permite que as empresas se comuniquem com os clientes por meio de celulares ou telefones fixos.
Esse é um termo genérico; é uma única frase que abrange várias estratégias e abordagens. Os sistemas telefônicos comerciais normalmente incluem chamadas ilimitadas, e alguns provedores de serviços telefônicos comerciais podem oferecer recursos extras. Por exemplo, você pode habilitar transcrições de correio de voz para fins de treinamento.
Em sua forma mais simples, um número de telefone comercial recebe chamadas e permite a interação com as consultas dos clientes. Isso abre um corredor para a comunicação e atende a uma demanda.
No entanto, ela também pode facilitar:
- Voice over Internet Protocol (VOIP), que permite fazer chamadas pela Internet e por diferentes dispositivos, como computadores
- Comunicação bidirecional por meio de uma API de SMS
- Comunicação unidirecional por meio de um shortcode de SMS
- Marketing geral por SMS
- Chamada fria
- Roteamento de chamadas que permite que vários membros da equipe atendam às chamadas telefônicas recebidas
Você pode ver o quão avançado um serviço telefônico pode se tornar. Ao começar com uma pequena empresa, os recursos necessários dependem muito do seu setor e dos seus objetivos.
Por exemplo, uma pequena empresa on-line ainda pode precisar de roteamento de chamadas se lidar com frequência com várias consultas recebidas simultaneamente. Por outro lado, uma pequena empresa de restaurantes pode lidar com visitas e reservas on-line e receber chamadas conflitantes com menos frequência.
Portanto, apesar de estarem em estágios semelhantes de sua jornada e gerarem lucros semelhantes, eles exigiriam recursos diferentes.
Com os serviços telefônicos para pequenas empresas, não existe um modelo único para todos. 60% das pessoas optam por ligar para uma empresa depois de encontrá-la no Google, de acordo com a Numa. Portanto, você deve tomar uma decisão individual para escolher um pacote com os recursos de que sua empresa precisa.
Como economizar dinheiro em um serviço telefônico para pequenas empresas
Os provedores de serviços telefônicos para pequenas empresas variam muito em termos de custo. As opções básicas com recursos limitados podem custar de US$ 20 a US$ 50 por usuário a cada mês.
O maior fator determinante do custo é o número de usuários que você deseja adicionar ao pacote. Para saber como economizar dinheiro em um serviço telefônico para pequenas empresas, sugerimos que você seja experiente com os números de usuários. Por exemplo:
- Se você adicionar apenas a si mesmo a um pacote de US$ 40 por mês, terá que pagar apenas esses US$ 40.
- Se você adicionar dois usuários a um pacote de US$ 40 por mês, serão US$ 80.
- Com cinco usuários, esse valor de US$ 80 aumenta para US$ 200.
- No entanto, com 10 usuários, esse valor aumentaria para US$ 400.
Se você tiver uma equipe de 10 pessoas, adicionar tantos usuários a uma assinatura mensal pode ser contraproducente. Seja muito criterioso com relação a quem você envolve. As pequenas empresas raramente precisam de tantas mãos no convés - talvez você possa se virar apenas com você e seu gerente?
Também vale a pena avaliar exatamente quais serviços você precisa. As linhas telefônicas comerciais para atender às chamadas recebidas não são negociáveis, e o roteamento de chamadas também pode ser. Mas você precisa de recursos avançados, como VOIP ou até mesmo reuniões por vídeo?
Talvez você consiga acessar serviços mais avançados em outro lugar, como o Google Workspace. Serviços telefônicos mais caros podem não ser melhores, por si só. Incluir mais recursos não significa que sua empresa realmente precise deles ou que você deva investir. Em vez disso, avalie os recursos que estão por trás da etiqueta de preço e seja franco quanto ao que você realmente precisa.
Uma atitude agressiva no início pode fazer com que você economize muito dinheiro no longo prazo. Ninguém quer mais usuários ou recursos do que precisa em seu serviço telefônico, especialmente se isso estiver aumentando a conta!
5 benefícios de usar um serviço telefônico
Você sabe o que é um serviço telefônico e como economizar dinheiro com esses práticos pacotes empresariais. No entanto, em primeiro lugar, você deve entender exatamente o que traz valor a essa estratégia. Investir em um serviço telefônico para sua empresa tem muitos benefícios, inclusive o de simplesmente possibilitar a comunicação.
Com isso em mente, estes são os cinco principais benefícios dos serviços telefônicos para empresas. Esses prós podem ser uma excelente motivação ou um fator de decisão se você estiver em dúvida sobre o investimento.
1. Melhor comunicação
Esse benefício principal é inegável: Você está abrindo um canal muito procurado e permitindo uma melhor comunicação com os clientes. Isso é ótimo para permitir melhores respostas e, ao aproveitar esse benefício, você abre as portas para ainda mais melhorias.
2. Fundamentos para o crescimento
Com um serviço telefônico de boa qualidade, surgem mais oportunidades, incluindo as bases para o crescimento. A abertura dessas vias de comunicação cria chances de engajamento com mais pessoas e fornece a estrutura necessária para o crescimento.
3. Aumento da confiança
Não há como negar que um serviço telefônico aumenta a confiança em sua empresa. É excelente para uma imagem de marca confiável. Ter um ponto de contato único e confiável tranquiliza os clientes atuais e potenciais. Além disso, o atendimento telefônico simplesmente parece mais profissional.
Você confiaria em uma empresa com um número de telefone público (e memorável)? Ou confiaria em uma empresa esquiva que não conseguisse descobrir como contatar? Essa via de comunicação instantânea apenas acrescenta um elemento de confiabilidade e prestígio.
4. Redução de avaliações negativas
Ao fornecer esse ponto de contato, você limitará o número de avaliações negativas que receberá. Um dos principais motivos pelos quais as pessoas se apressam em deixar comentários é para reclamar; geralmente é uma reação emocional. Um serviço telefônico adequado fornece um amortecedor, capturando as pessoas que precisam de suporte.
Lidar com problemas de clientes por telefone pode ser complicado. No entanto, isso é muito melhor para sua reputação do que permitir que os problemas vazem para as avaliações públicas.
Uma grande vantagem de investir em um serviço telefônico é que ele redireciona as pessoas para o atendimento ao cliente, e não para os sites de avaliação. E quem não quer uma plataforma brilhante do TripAdvisor, do Google Maps ou do Yelp?
5. Melhor monitoramento da equipe
Por outro lado, investir em um serviço telefônico pode realmente melhorar sua capacidade de monitorar a equipe. Assim como é sua responsabilidade gerenciar as interações com os clientes, você também precisa gerenciar como a equipe interage com os clientes.
Alguns pacotes de serviços incluem recursos de transcrição ou gravação de voz. O objetivo desses recursos é manter o conteúdo da chamada telefônica. Isso pode ser valioso para garantir que a sua equipe esteja cumprindo as políticas e operando com eficiência. Ele oferece excelentes oportunidades de treinamento e de investimento na qualidade de sua força de trabalho.
Também é importante proteger sua própria retaguarda. Trabalhar com vários atendentes de chamadas pode ser difícil, especialmente quando você expande sua empresa. É bom ter um registro das orientações e promessas feitas. Dessa forma, você pode proporcionar consistência em toda a experiência do cliente.
Qual é o melhor serviço telefônico para uma pequena empresa?
O "melhor" serviço telefônico para pequenas empresas não é uma resposta do tipo copiar e colar. Nem todas as empresas exigem os mesmos recursos, o que elimina o conceito de um único serviço vencedor.
Em vez disso, você precisa revisar os critérios internamente antes de fazer compras. Ao comprar serviços telefônicos para empreendimentos de pequenas empresas, você precisa saber o que procurar individualmente.
Dito isso, há alguns sinais de alerta a serem observados e perguntas a serem consideradas, como
- Ele oferece o potencial de roteamento de chamadas à medida que sua empresa cresce?
- Ele oferece serviços de gravação ou transcrição que você poderia usar para fins de treinamento?
- A comunicação bidirecional ou unidirecional é importante para você? Em caso afirmativo, ele oferece uma API de SMS ou um shortcode?
- Você já está investindo em campanhas de mensagens SMS? Se você quiser integrá-lo, ele oferece um gateway de texto para enviar textos de computadores?
- Ele vem com um software de marketing que hospeda recursos de envio em massa? Se não, ele é compatível com um?
Você também deve considerar critérios mais gerais, como:
Existe uma opção de teste ou demonstração gratuita? Essa opção é preferível, pois permite que você mergulhe de cabeça sem muito compromisso financeiro inicial.
- Ele é compatível com seus sistemas existentes?
- Como são as avaliações? Outras pessoas aprovam esse serviço?
- Qual é a política de cancelamento se não for adequado?
- Ele tem os recursos que sua estratégia telefônica específica exige?
- É o momento certo para fazer esse investimento em sua empresa?
Se você já passou por todas essas perguntas e ainda quer um pouco de inspiração. Sugerimos que dê uma olhada nesses provedores:
- Nextiva
- RingCentral
- 8x8
O que é o serviço telefônico VOIP para uma pequena empresa?
Um serviço telefônico VOIP para uma pequena empresa significa simplesmente voz sobre protocolo de Internet. Isso pode parecer muito complicado, mas não é nem de longe tão complicado quanto parece. É prático usar a Internet para chamadas telefônicas - por exemplo, usar um laptop para atender a uma chamada.
Em vez de depender de um telefone celular ou fixo, ele torna seu serviço telefônico mais flexível. Ele simplesmente oferece mais opções quando se trata de gerenciar suas comunicações comerciais.
Nem todo serviço telefônico oferece VOIP, que é um recurso bastante avançado e de nicho. Portanto, se você estiver interessado nisso, precisará procurar especificamente os provedores que anunciam o VOIP. No entanto, pode valer a pena, especialmente se você imagina a necessidade de receber chamadas de um computador.
Quando você deve investir em um serviço telefônico?
Pode parecer prematuro, mas recomendamos que você invista em um serviço telefônico imediatamente. A estatística original que mencionamos, sobre 60% dos clientes quererem ligar para empresas que encontram no Google, é reveladora. Há uma demanda muito grande para adiar essa via de comunicação.
Você pode ter uma pequena empresa por vários motivos. Talvez queira ter uma base de clientes unida, ou talvez esteja apenas começando. De qualquer forma, nenhum desses motivos justifica o não investimento em um serviço telefônico comercial - ou pelo menos em um número! É claro que há concessões, como usar um número pessoal, mas isso tem repercussões, como o risco de esgotamento.
Investir em serviços telefônicos estabelece o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, dá uma aparência profissional, permite uma melhor comunicação com o cliente e estabelece as bases para o crescimento dos negócios.
Devido a todos esses benefícios, não há momento melhor do que o presente. É uma ótima iniciativa, não importa o ponto de sua jornada de negócios; na verdade, quanto mais cedo, melhor.
Como coletar números de telefone
Mas espere um pouco. A esta altura, você já sabe o que significa um serviço telefônico, mas também abordamos os recursos de marketing. É muito bom escolher um serviço que ofereça recursos de marketing por SMS. Mas como você realmente coleta números de telefone para tirar proveito disso?
Essa é uma ótima pergunta, e a verdade é que há mais de uma maneira de esfolar um gato. Você pode usar qualquer uma das seguintes estratégias para coletar números de telefone para entrar em contato com as pessoas por meio do seu novo serviço telefônico:
- Ofereça confirmações de texto para reservas e compras.
- Crie um programa de fidelidade baseado em texto.
- Realize competições e exija números de telefone para participar.
- Pergunte aos clientes se você pode enviar-lhes questionários de feedback por texto.
- Configure um software de portal cativo para a rede WiFi de seus convidados.
Beambox: Coleta de números de telefone por meio de WiFi
Você sabia que pode coletar números de telefone por meio de WiFi? Tudo o que você precisa é de um portal cativo. Uma estratégia de portal cativo envolve o investimento em um software específico que se conecta à sua rede WiFi existente. Veja como isso funciona.
Quando um cliente clica para entrar em sua rede de convidados, o portal é exibido. O portal aparece como uma página da Web que contém um formulário solicitando os detalhes de sua escolha. Você pode solicitar qualquer coisa, desde informações demográficas até, neste caso, números de telefone. Não é inteligente?
Os clientes só podem prosseguir depois de preencherem o formulário, o que aumenta a motivação para fornecer o número. Quando o fazem, eles recebem acesso instantâneo à Internet e você recebe um número para o seu banco de dados de contatos.
Você deve cumprir o GDPR declarando que deseja usar o número deles para fins de marketing e obter o consentimento. Em geral, essa estratégia é fácil de organizar e totalmente passiva após o lançamento. É uma ótima maneira de aumentar seu banco de dados e possibilitar futuras campanhas por SMS ou telefone.
Na Beambox, este é o nosso pão e manteiga; nós executamos uma solução de marketing WiFi tudo-em-um com um portal personalizável. Inicie seu teste gratuito do Beambox hoje mesmo e siga os seguintes passos depois de investir no serviço telefônico da sua pequena empresa!
PERGUNTAS FREQUENTES
Não desapareça ainda! Vamos revisar o que já foi abordado. Não há nada como um teste rápido - você tem certeza de que se lembra de todos os pontos essenciais que acabamos de ensinar?
Aqui estão as perguntas mais comuns sobre serviços telefônicos para pequenas empresas. Alguma delas ainda o deixa perplexo?
O que é um serviço telefônico para pequenas empresas?
Um serviço telefônico para pequenas empresas é apenas um sistema que permite a comunicação móvel ou fixa para uma empresa de pequeno porte.
Esse termo abrangente pode se referir a um pacote que oferece a capacidade de receber e fazer chamadas. Ou pode ser um pouco mais avançado, oferecendo marketing por SMS e software de análise. Ele pode até facilitar coisas como o roteamento de chamadas, em que vários gerentes cuidam das linhas.
Qual deve ser o orçamento para um serviço telefônico comercial?
Faça um orçamento de mais de US$ 20 por mês por usuário, aumentando esse valor para cerca de US$ 40 por mês para pacotes mais avançados. O custo de um serviço telefônico realmente depende da escala da sua empresa. Quanto mais membros da equipe você der acesso, mais caro será o serviço. Para pequenas empresas, o investimento não deve ser muito alto. Nós o colocaríamos no mesmo nível do investimento em marketing por e-mail ou software de marketing WiFi. Além disso, é dedutível do imposto de renda e extremamente econômico; obtém bons resultados.
Quais são os benefícios de usar um serviço telefônico para pequenas empresas?
A vantagem de um serviço telefônico para pequenas empresas é que você atende à demanda por essa forma de comunicação. Pegar o telefone e ligar continua sendo um método extremamente popular de comunicação com o cliente.
Portanto, essa estratégia o mantém conectado com sua base existente e com os clientes em potencial. Ela é de baixo custo e bastante essencial se você deseja expandir seus negócios e obter sucesso real.
