Kundendatenbank: Was ist das und wie erstellt man eine?

Heutzutage sind die Kunden anspruchsvoller geworden. Sie brauchen jedes Mal, wenn sie mit Ihnen in Kontakt kommen, ein maßgeschneidertes Erlebnis. Deshalb ist eine Kundendatenbank notwendig, um in jeder Branche erfolgreich zu sein.

Damit haben Sie alle Daten Ihrer Kunden, einschließlich ihrer Vorlieben und Abneigungen, an einem Ort. Mit diesen Informationen können Sie Ihren Kunden genau das bieten, was sie wollen.

Natürlich wird es nicht einfach sein. Sie müssen eine Menge Nachforschungen anstellen und Vorarbeit leisten. Aber die gute Nachricht ist, dass Sie all diese Daten nicht manuell speichern müssen. Es gibt eine Menge Software und Ressourcen, einschließlich dieses Artikels, die Ihnen dabei helfen.

Was ist eine Kundendatenbank?

Beginnen wir diese Diskussion mit der Beantwortung der grundlegendsten Frage: "Was ist eine Kundendatenbank?" Nun, es ist eine systematisch organisierte Sammlung von Informationen über Ihre Kunden, unabhängig davon, ob es sich um neue oder alte Kunden handelt.

Was Sie in Ihrer Kundendatenbank speichern, hängt ganz von Ihnen und Ihren Zielen ab. Zu den üblichen Feldern gehören jedoch Namen, Kontaktdaten, Kaufhistorie, Vorlieben und andere relevante Daten.

Es gibt vier Arten von Kundendatenbanken, und jede speichert eine andere Art von Daten.

Erstens gibt es die Basis- oder Identitätsdaten. Wie der Name schon sagt, werden hier die grundlegendsten Informationen über Ihre Kunden gespeichert. Einige Beispielfelder wären Name, Alter, Adresse, Geschlecht, Ethnie, usw.

Mit dieser Art von Kundeninformationen ist es einfach, Kundenprofile zu erstellen. Wenn Sie wissen, wo Ihr Unternehmen beliebt ist, können Sie bessere Marketingentscheidungen treffen.

Zweitens gibt es Daten über das Engagement oder die Interaktion. Diese geben Aufschluss darüber, wie gut Ihre Kunden mit Ihrem Unternehmen interagieren oder sich einbringen.

Um eine solche Datenbank zu erstellen, sollten Sie die Besuche auf Ihrer Website, das Engagement in den sozialen Medien und in der Werbung, die Absprungraten, die Konversionen usw. betrachten. Die Gewohnheiten und Einstellungen Ihrer Kunden werden durch diese Daten deutlicher.

Außerdem können Sie bessere Marketingkampagnen erstellen, die Ihre Zielgruppe ansprechen.

Drittens müssen Sie Verhaltensdaten speichern, die den vorherigen ähnlich sind, aber ein besseres Bild ergeben. Abgebrochene Warenkörbe, Kaufhistorie, Produktbestellwerte, Heatmaps für Klicks und Scrolls usw. spielen hier eine Rolle.

Und schließlich sollten Sie auch die Einstellungsdaten nicht außer Acht lassen, wenn Sie Ihre Kunden auf einer tieferen Ebene kennenlernen möchten. Dazu gehören Daten aus Bewertungen, Umfragen und Live-Interaktionen mit Kunden.

Kundenmeinungen und -vorschläge helfen nicht nur beim Marketing, sondern auch bei der allgemeinen Verbesserung Ihres Unternehmens.

Warum eine Kundendatenbank?

Nachdem Sie nun die Definition und die Arten von Kundendatenbanken kennen, lassen Sie uns zum Warum übergehen. "Warum eine Kundendatenbank?" ist eine brennende Frage, die sich viele stellen, wenn sie mit diesem Prozess beginnen.

Ein Grund dafür ist die Zeit, die Sie in die Erstellung genauer Kundendatenbanken investieren müssen. Und dann ist da noch die Mühe, sie zu verwalten. Aber wenn Sie die Vorteile erleben, die es bietet, ist es das alles wert. Was sind diese Vorteile, werden Sie sich fragen?

Nun, der Sinn einer Kundendatenplattform besteht darin, Ihre Kunden zu kennen. Stellen Sie sich vor, welchen Kundenservice Sie bieten können, wenn Sie über diese Informationen verfügen.

Sie werden in der Lage sein, die Fragen und Probleme Ihrer Kunden im Handumdrehen zu lösen. Denn anstatt Ihre Ressourcen für die Suche nach der Ursache zu verschwenden, wissen Sie auf einen Blick, was passiert ist.

Dies wird einen Schneeballeffekt für Ihr Unternehmen auslösen. Wenn Sie Ihren Kunden einen guten Service bieten, werden sie Ihrem Unternehmen treu bleiben.

Und es ist kein Geheimnis, dass ein treuer Kunde das größte Kapital ist, das ein Unternehmen für sich gewinnen kann. Sie bringen Ihnen mehr Umsatz und Einnahmen, besonders wenn Sie ein Treueprogramm einführen.

Außerdem helfen Ihnen Kundendatenbanken, bessere Marketingentscheidungen zu treffen. Lassen Sie uns dies anhand eines Beispiels erläutern. Angenommen, einer Ihrer Kunden hat Ihr neues Produkt erst vor zwei Tagen gekauft.

Oder Sie haben vor ein paar Tagen eine Anfrage erhalten, das neue Produktmerkmal zum alten hinzuzufügen.

Es liegt auf der Hand, dass der zweite Kunde mit größerer Wahrscheinlichkeit auf die Werbung für Ihr neues Produkt reagieren wird. Warum sollten Sie also Ihre Zeit und Ihr Geld damit verschwenden, sie dem ersten Kunden zu zeigen?

Dies wird jedoch nicht möglich sein, ohne Ihre verhaltens- und einstellungsbezogenen Kundendatenbanken zu konsultieren.

Wie erstellt man eine Kundendatenbank?

Wenn Sie immer noch mit dem Gedanken spielen, eine Kundendatenbank für Ihr Unternehmen anzulegen, sollten Sie sich von folgenden Fakten leiten lassen. 66 % der Kunden verlassen sich darauf, dass die Unternehmen wissen, was sie brauchen.

Sie können unmöglich wissen, was Ihre Kunden brauchen, ohne ihre Daten zu analysieren, richtig? Und wenn Sie das nicht tun, lassen Sie eine Menge Geld auf dem Tisch liegen.

Aber ob Sie es glauben oder nicht, dieser Prozess ist keine Raketenwissenschaft. Mit ein wenig Aufwand können Sie Ihre Zielgruppe im Handumdrehen kennenlernen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie eine Kundendatenbank erstellen.

Entscheiden Sie, was und wo Sie speichern möchten

Der erste Schritt zur Erstellung einer Kundendatenbank besteht darin, dass Sie wissen, was Sie speichern wollen und wo. Zu Beginn reicht es aus, die grundlegenden Informationen in einer Excel-Tabelle zu speichern.

Das liegt daran, dass Sie in dieser Zeit nicht so viele Kunden haben werden. Daher wird es einfacher sein, die Daten zu speichern und zu verwalten.

Wenn Sie Ihr Geschäft ausbauen, wird sich auch Ihr Kundenstamm vergrößern. Sie werden Zugang zu mehr Daten haben, auch zu den Meinungen der Menschen über Ihre Marke. In diesem Fall müssen Sie mehr Felder erstellen und umfangreichere Daten speichern. Schauen Sie sich die Arten von Datenbanken an, um zu entscheiden, was Sie speichern möchten.

Ohne ein geeignetes System wird es jedoch nicht einfach sein, diese Daten zu verwalten und zu aktualisieren.

Sie können Microsoft Excel zwar zu Beginn verwenden, aber es ist eine gute Idee, für die Zukunft zu planen. Auf diese Weise müssen Sie Ihre Strategie nicht jedes Mal neu überdenken, wenn Ihr Unternehmen expandiert.

Jetzt müssen Sie das Rad nicht mehr neu erfinden. Es gibt verschiedene Vorlagen und Softwaresysteme, die Sie für die Speicherung Ihrer Daten verwenden können.

Aber denken Sie daran: Mit Datenbanken ist nicht zu spaßen. Ein falscher Schritt, und Sie speichern die falschen Informationen. Und das ist gar nicht so leicht zu erkennen!

Seien Sie daher bereit, den Datenbankverwalter zu schulen. Die Wahl einer einfach zu bedienenden Software wird diese Aufgabe erleichtern.

Außerdem sollten Customer-Intelligence-Plattformen die Möglichkeit bieten, Datenbankvorlagen individuell anzupassen. Das ist wichtig, denn jedes Unternehmen ist anders. Vielleicht benötigen Sie mehr Felder, als in der Vorlage vorhanden sind. Oder Sie brauchen gar nicht so viele und verschwenden am Ende Ihr Geld.

Und schließlich sollten Sie sich für eine Software entscheiden, mit der Sie Ihre Vertriebsaufgaben und Arbeitsabläufe automatisieren können.

Regeln für die Verwendung Ihrer Datenbank aufstellen

Sobald Sie entschieden haben, was Sie wo aufbewahren wollen, müssen Sie einige Grundregeln festlegen.

Sie werden diese Datenbanken nicht nur einmal füllen und dann nie wieder darauf zurückgreifen. Ihr Vertriebsteam wird sie immer wieder einsehen, um Marketingentscheidungen zu treffen.

Außerdem bleiben die Kunden nicht ewig, und es kommen regelmäßig neue hinzu. Ihre Datenbanken müssen also ständig aktualisiert werden. Dafür werden Sie natürlich jemanden benennen. Außer ihnen und anderen autorisierten Personen sollte niemand in der Lage sein, unerwünschte Änderungen vorzunehmen.

Außerdem sind Kundendaten sensibel. Die falsche Person könnte am Ende die Daten Ihrer Kunden verkaufen und Sie in rechtliche Schwierigkeiten bringen.

Um dies zu vermeiden, legen Sie Berechtigungen und Rollen fest. Legen Sie fest, wer Änderungen vornehmen darf und wer die Datenbank nur einsehen kann.

Es ist auch eine gute Idee, Ihre Kundendatenbanken mit einem starken Passwort zu schützen. Danach sollten Sie eine README-Datei oder ein Dokument erstellen, in dem Sie die Benutzer über die Verwendung Ihrer Datenbank informieren.

Diese Datei sollte eine Beschreibung der einzelnen Spalten enthalten, die Sie hinzugefügt haben. Dies erleichtert Ihrem Team das Hinzufügen der Daten.

Geben Sie außerdem die Namen oder Links aller zugehörigen Dateien, einschließlich der Versionen, an, damit alles an einem Ort zu finden ist. Dies erleichtert die Verwaltung der Datenbank, wenn die Daten umfangreicher werden.

Zum Schluss fügen Sie die Rechte und Berechtigungen hinzu, die Sie zuvor festgelegt haben. Diese Daten werden Ihnen helfen, den Schuldigen zu finden, falls es zu einem Missgeschick kommt.

Kundendaten sammeln

Wie Sie Kundendaten sammeln, um die soeben erstellten Felder zu ergänzen, bleibt Ihnen überlassen. Aber vergessen Sie nicht, verschiedene Quellen zu kombinieren. Die meisten Unternehmer machen diesen Fehler, also machen Sie es ihnen nicht nach.

Beginnen Sie mit der Durchführung von Umfragen, da diese am effektivsten sind, um sich ein Gesamtbild zu verschaffen. Sie helfen Ihnen nicht nur dabei, die Namen und E-Mail-Adressen von Personen zu speichern. Sie helfen Ihnen auch, Ihre Kunden zu verstehen und mit ihnen in Kontakt zu treten.

Sie können sie auffordern, ein kurzes Formular auszufüllen, wenn sie Ihr Unternehmen besuchen. Oder Sie könnten ein Formular anzeigen, wenn sie Ihre Website verlassen.

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Live- oder Online-Umfragen handelt. Das Hauptziel ist es, die Informationen zu erhalten.

Allerdings ist nicht jeder bereit, Formulare für Sie auszufüllen. Kombinieren Sie diese Quelle also mit WiFi-Marketing, E-Mail-Newslettern und Blog-Abonnements.

Das Problem ist, dass die Leute diese nicht umsonst abonnieren werden. Wenn Sie also mit der Sammlung von Kundendaten beginnen, müssen Sie einen gewissen Gegenwert bieten. Das kann ein kleiner Anreiz oder eine Information sein.

Außerdem können Sie Chatbots zu Ihrer Unterstützung einsetzen. Sie können mit Ihren Website-Besuchern interagieren und ihre Probleme durch künstliche Intelligenz lösen. Die Kunden werden ohne weiteres ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse angeben, um sofortige Antworten zu erhalten.

Dann die Analyse der sozialen Medien und der Website. Nutzen Sie diese Instrumente, um zu erfahren, wie viele Kunden mit Ihrem Unternehmen interagieren und wie. So erhalten Sie ein klares Bild davon, wie erfolgreich Ihre Online-Präsenz ist.

Und schließlich sollten Sie sich die Kauf- und Transaktionshistorie Ihrer Kunden ansehen, insbesondere wenn Sie Online-Bestellungen entgegennehmen.

Segmentieren Sie Ihre Kunden

Die Datenbank, die Sie erstellen, wird nicht nur einen Kundentyp enthalten. Es gibt eine ganze Verkaufspipeline, die die Kunden durchlaufen, wenn sie eine Kaufentscheidung treffen.

Aber es ist keine gute Idee, nur die Daten derjenigen zu speichern, die die Ziellinie erreichen. Sie müssen jeden Kunden kennen, unabhängig davon, ob er bereits einen Kauf getätigt hat oder nicht.

Außerdem besteht der Kerngedanke darin, Kundendaten leicht zu finden, wenn man sie braucht. Das wird nicht möglich sein, wenn Sie die Kunden nicht segmentieren, da die Datenbank so viele Informationen enthält. Also, hier ist, was Sie tun müssen.

Fügen Sie erstens Tags für die Art der Kunden hinzu. Einige Beispiele wären Stammkunden, Rabattliebhaber, Passanten, Durchschnittskunden und Entdecker.

Dieser Filter ist besonders praktisch, wenn Sie Marketingkampagnen für verschiedene Stufen des Verkaufstrichters erstellen.

Zweitens: Erstellen Sie Filter für demografische Daten wie Alter, Geschlecht, Ethnie usw. Es wäre auch eine gute Idee, die Kunden nach ihren Vorlieben zu segmentieren.

Mit diesen Filtern müssen Sie nicht mehr viel Zeit damit verbringen, die Felder manuell zu sortieren. Fast jede Kundendatenbank-Software ermöglicht das Hinzufügen solcher Filter. Wenn Ihre Software das nicht tut, ist es vielleicht an der Zeit, etwas zu ändern.

Vergessen Sie nicht, es sicher zu machen

Nach der Erstellung von Feldern, der Erfassung von Kundendaten und dem Hinzufügen von Filtern ist es nun an der Zeit, Ihre Datenbank zu optimieren.

Die Informationen, die Sie gespeichert haben, sind bereits sehr umfangreich. Sie möchten Ihre Arbeitsbelastung nicht noch durch Datenredundanz erhöhen. Dies ist der Fall, wenn Sie mehr als eine Instanz der gleichen Informationen in Ihrer Datenbank haben.

Ein weiteres Problem, mit dem Unternehmen konfrontiert werden, wenn sie ihre Datenbanken nicht optimiert haben, sind veraltete Daten. Wenn zum Beispiel ein Kunde zu einem Konkurrenten gewechselt ist, ist es sinnlos, seine Informationen zu behalten.

Daher müssen Sie über Möglichkeiten zur Datenbereinigung verfügen. Auch dies ist bei den meisten Softwaresystemen möglich, also nutzen Sie es zu Ihrem Vorteil.

Planen Sie außerdem die Verwendung von APIs oder die Einstellung von Programmierern, die Ihnen bei der Zusammenführung verschiedener Datensätze helfen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie Daten aus verschiedenen Tools wie CRM-Datenbanken, E-Mail-Automatisierung usw. sammeln.

Wie bereits erwähnt, sind Kundendaten sensibel. Berechtigungen und Passwörter helfen zwar, sie zu schützen, aber Sie müssen auch andere Vorsichtsmaßnahmen ergreifen.

Informieren Sie Ihre Kunden zunächst darüber, dass Sie ihre Daten sammeln. Bitten Sie sie um ihr Einverständnis, diese Informationen zu speichern und ihnen Werbebotschaften zu schicken.

Erwähnen Sie außerdem, warum Sie diese Daten sammeln und wie Sie sie verwenden werden. Es ist auch eine gute Idee, die Kunden dazu zu bringen, Ihre Bedingungen zu akzeptieren. So können Sie rechtliche Komplikationen vermeiden.

Und auch wenn dies kontraintuitiv erscheinen mag, sollten Sie nicht mehr Daten sammeln als nötig. Dadurch wird es für Sie nur noch schwieriger, die Kundendaten sicher zu halten.

Außerdem müssen Sie eine Datenschutzsoftware verwenden und diese ständig aktualisieren. Wenn Sie WiFi-Marketinglösungen zur Datenerfassung nutzen, verwenden Sie ein separates Gastnetz, um das Hauptnetz zu schützen. Und schließlich müssen Sie die regionalen Datenschutzbestimmungen einhalten.

Verwenden Sie Kundendatenbank-Software, um Daten einfach zu speichern

Das mag wie eine Menge zu verdauender Informationen erscheinen. Aber die gute Nachricht ist, dass Sie all diese Aufgaben nicht manuell erledigen müssen. Wie bereits erwähnt, gibt es eine Vielzahl von Softwaresystemen, die Ihnen bei der Erstellung von Kundendatenbanken helfen.

Wenn Sie gerade erst anfangen, zögern Sie vielleicht, in teure Systeme zu investieren, und das ist völlig verständlich. Aber auch dann gibt es einige kostenlose Optionen, die gut funktionieren.

Bitrix24 ist in dieser Hinsicht eine der besten Optionen. Und das Beste daran ist, dass es eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern gibt, was bei kostenlosen Systemen selten ist. Dann gibt es noch Hubspot Sales Hub, das es wirklich einfach macht, Kundeneinblicke zu sammeln und zu bearbeiten.

Darüber hinaus können Sie auch Monday.com und Freshsales als kostenlose Kundendatenbank-Software in Betracht ziehen.

Denken Sie daran, dass diese Systeme nur über begrenzte Funktionen verfügen und Sie möglicherweise nicht viel tun können. Die kostenlose Version von HubSpot CRM erlaubt zum Beispiel nur fünf Dokumente pro Benutzer und fünf E-Mail-Vorlagen pro Monat.

Positiv ist, dass Sie kostenpflichtige Systeme in der Regel mit einer kostenlosen Testversion ausprobieren können, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Erstens können Sie in Zendesk investieren, das im Vergleich zu anderer detaillierter Software recht günstig ist. Sie hilft Ihnen bei der Integration von Kanälen, damit Sie die Daten problemlos an einem einzigen Ort einsehen können. Außerdem können Sie Ihre Arbeitsabläufe automatisieren, um den Aufwand zu verringern. Außerdem können Sie die Software 14 Tage lang kostenlos testen.

Zweitens gibt es ClickUp, das zwar auf der teureren Seite der Skala liegt, aber auch das am besten durchdachte ist.

Sie können sogar Ihr Team mit einem integrierten Chat- und Kommentarsystem verwalten. Weitere Optionen finden Sie in Zoho, Pipedrive, Salesforce oder Airtable.

Nutzen Sie Kundendaten, um Ihren Umsatz zu steigern

Der Aufbau einer Kundendatenbank ist nicht so schwer, wie es klingt. Alles, was Sie brauchen, sind die richtigen Werkzeuge und Kenntnisse, die Sie wahrscheinlich schon haben.

Der erste Schritt besteht darin, zu entscheiden, was Sie speichern wollen und wo. Danach müssen Sie Regeln und Berechtigungen festlegen, bevor Sie Kundendaten sammeln. Und schließlich kombinieren Sie Daten aus verschiedenen Quellen.

Wenn Sie auf einfache Weise Daten sammeln und vereinfachte Berichte und Einblicke erhalten möchten, sollten Sie Beambox WiFi und E-Mail-Marketing ausprobieren. Damit sammeln Sie jedes Mal Daten, wenn sich Ihre Kunden mit Ihrem WiFi verbinden, was Ihre E-Mail-Strategie erheblich verbessern kann. Außerdem können Sie Kampagnen auf Autopilot laufen lassen und Ihre Online-Reputation ganz einfach steigern. Möchten Sie es ausprobieren? Starten Sie jetzt Ihre kostenlose Testversion!

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