Expertenleitfaden zum Auswuchten Ihrer Kassenschublade

Einige Elemente der Gastfreundschaft sind von beruhigender Tradition geprägt.

Da ist das Einchecken am Hotelschalter, das Trinkgeld für die Kellner und das Gefühl der Wichtigkeit, das sich einstellt, wenn der Concierge dafür sorgt, dass Ihr Auto in der Tiefgarage abgestellt wird.

Inmitten einer Flut von technischen Errungenschaften und dem Einfluss der sozialen Medien machen diese Dinge die Branche zu dem, was sie ist.

Und damit sind wir bei den Registrierkassen. Nein, wirklich - das ist eine der wichtigsten Routinen im modernen Restaurant- und Hotelbetrieb, und sie ist so traditionell wie nur möglich.

Es ist auch erschreckend einfach, etwas falsch zu machen. Betrachten Sie dies als Ihren Leitfaden für das Abrechnen einer Registrierkasse.

Warum ist es so wichtig, eine Kassenschublade auszugleichen?

Allein im Vereinigten Königreich ist bereits jeder 10. Erwachsene bargeldlos unterwegs, so dass man annehmen könnte, dass Bargeldschubladen ein Relikt sind.

Das ist einfach nicht der Fall. Für viele von uns ist Bargeld wirklich König - immer noch. Eine Studie aus dem Jahr 2018 ergab, dass 83 % der US-Verbraucher Bargeld vermissen würden, wenn es für immer verschwinden würde.

Bargeld wird also noch eine ganze Weile in Ihr Gastgewerbe fließen, und trotzdem bedeutet das Aufkommen neuer Zahlungsmethoden wie Apple Pay, dass es wichtiger denn je ist, die Kassenschublade auszugleichen.

Sie müssen über alle Barmittel, die in Ihr Unternehmen fließen, Rechenschaft ablegen, unabhängig davon, auf welche Weise dies geschieht. Dadurch wird sichergestellt, dass der gesamte von Ihnen erwirtschaftete Gewinn ordnungsgemäß verbucht wird, und Ihr Unternehmen erhält ein wesentlich klareres Finanzbild.

Es hilft Ihnen sogar bei der Prognose und Planung für die unvermeidlichen Höhen und Tiefen, die Ihr Unternehmen erleben wird.

Aber... ich vertraue meinen Mitarbeitern!

Egal, wie sehr Sie Ihren Mitarbeitern vertrauen, Sie müssen akzeptieren, dass Ihr Unternehmen, das mit Bargeld arbeitet, immer die Möglichkeit hat, dass ruchlose Mitarbeiter einen Vorteil daraus ziehen.

Es wird geschätzt, dass Unternehmen in den USA jährlich durchschnittlich 7 % ihres Jahresumsatzes durch Mitarbeiterdiebstahl verlieren.

Das bedeutet nicht, dass Sie als Geschäftsinhaber auf Schritt und Tritt aufpassen müssen, aber es zeigt, wie wichtig die Restaurantkasse und Ihre Fähigkeit, sie auszugleichen, sind.

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3 wichtige Dinge, die Sie beim Abgleich Ihrer Registrierkasse beachten sollten

Bevor wir uns mit dem Prozess befassen, hier drei äußerst wichtige Dinge, die Sie jedes Mal berücksichtigen müssen, wenn Sie Ihre Registrierkassen abrechnen.

1. Immer eine Person pro Schublade

Es mag verlockend sein, die Kosten zu senken und nur eine Schublade für alle zu haben, aber wir empfehlen wirklich, in so viele Schubladen zu investieren, wie Sie Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt im Dienst haben. Je mehr Personen Zugriff auf dieselbe Kassenschublade haben, desto mehr Verantwortung tragen Sie für das, was in der Schublade vor sich geht.

2. Beginnen Sie Ihren Tag mit dem Zählen von Bargeld

Es ist leicht anzunehmen, dass das Abgleichen der Kassenschublade etwas ist, das nur am Ende des Tages zu erfolgen hat. Dem ist nicht so. Stellen Sie sicher, dass Sie jeden Tag damit beginnen, den Bestand in Ihrer Kasse zu zählen. So stellen Sie sicher, dass Sie eine gleichmäßige, ausreichende Menge an Basisgeld in Ihrer Kasse haben, um die Nachfrage zu befriedigen und den Abgleich am Ende des Tages zu erleichtern.

3. Einzahlung von Bargeld während der Schicht

Eine aufgeräumte Kasse ist eine gesunde Kasse. Achten Sie in schwachen Zeiten darauf, dass Sie Bargeld einzahlen, das vorhandene Bargeld zählen und die Differenz zu Ihrer morgendlichen Zählung abziehen. Tun Sie dies zu zweit, damit jede Einzahlung und jede Zählung von zwei Personen beobachtet wird. Machen Sie sich dies zur Gewohnheit, und Ihre Abrechnung sollte viel leichter von der Hand gehen.

Das 5-Schritte-Verfahren zum Abgleich von Registrierkassen

Jetzt, da wir wissen, was, warum und wann der Bargeldausgleich in Ihrem Unternehmen zu erfolgen hat, zeigen wir Ihnen, wie Sie ihn in fünf einfachen Schritten erreichen.

Drucken Sie die folgende Liste aus, befestigen Sie sie an der Wand neben jeder Kasse und machen Sie sie zum Mantra Ihres Teams!

1. Bestimmen Sie Ihren idealen Startbetrag

Es ist wichtig, dass Ihre Registrierkasse eine gleichmäßige Anzahl von Münzen und Scheinen enthält, damit Sie immer genügend Wechselgeld für Ihre Kunden haben.

Ebenso kann zu viel Bargeld in der Schublade zu Diebstählen verleiten, daher ist es wichtig, die Menge mit einem soliden Anfangsbetrag unter Kontrolle zu halten.

Entscheiden Sie sich für einen Grundbetrag an Bargeld, den Sie in jeder Kasse behalten werden, um die Transaktionen zu bewältigen, die Sie jeden Tag erwarten. Ein Blick auf die täglichen Umsatzberichte wird Ihnen dabei helfen.

2. Behalten Sie einen Mitarbeiter pro Register

Wir haben dies bereits in unseren Kurztipps erwähnt, aber es lohnt sich, es zu wiederholen.

Ein Angestellter pro Kasse bedeutet, dass Sie eine einzige Verantwortungslinie haben und einen weitaus effizienteren Speisebetrieb, da weniger Fehler aufgrund des Syndroms "zu viele Köche" gemacht werden.

3. Eine X-Lesung durchführen

Wenn Sie einen Haltepunkt erreichen (in der Regel ein Schichtwechsel), führen Sie eine X-Ablesung an Ihrem Kassensystem durch. Drucken Sie es aus und ziehen Sie die Kassenschublade heraus, bevor Sie sich in einen diskreten Bereich zurückziehen.

4. Durchführen der physischen Zählung

Entnahme der Kassenschublade und Ablesen von X auf der Hand, Beginn der physischen Zählung.

Zählen Sie die Gesamtsummen aller Münzen, Banknoten und PDQ-Bons zusammen und vergleichen Sie das Ergebnis mit den Summen auf dem X-Leser.

Solange bei der Herausgabe von Wechselgeld keine Fehler gemacht wurden (oder Schlimmeres), sollte alles stimmen. Denken Sie nur daran, dass es nicht ungewöhnlich ist, dass es zu einem minimalen Mangel an Bargeld kommt, da dies in der Regel häufiger vorkommt als ein Überschuss.

5. Vergessen Sie nicht die Geldübergabe

Bei einer Bargeldabgabe entnimmt ein leitender Angestellter manuell Bargeld und legt es in die Schublade. Auf diese Weise können Sie mit den Kundentransaktionen Schritt halten und sicherstellen, dass der äußerst wichtige Grundbestand an Bargeld (siehe Schritt 1) erhalten bleibt.

Die Häufigkeit und der Zeitpunkt dieser Senkungen liegt ganz bei Ihnen, aber es ist sinnvoll, dies zu tun, wenn der Handel ein wenig nachlässt, um eine Unterbrechung des Dienstes zu vermeiden.

Achten Sie darauf, dass bei einer Bargeldabgabe der Mitarbeiter, der die Transaktion durchgeführt hat, zusammen mit Uhrzeit, Datum und Betrag der Abgabe festgehalten wird. Bitten Sie den Kassierer, die Transaktion abzuzeichnen, um sicherzustellen, dass die Verantwortung für die Arbeit mit dem neuen Saldo festgehalten wird.

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Wie man eine Registrierkasse ausgleicht - FAQs

F: Was bedeutet das Abgleichen einer Registrierkasse? Das Abgleichen einer Registrierkasse bezieht sich auf den Prozess, mit dem sichergestellt wird, dass das in der Kassenschublade enthaltene Geld die Geschäftstransaktionen des Tages (oder der Schicht) genau widerspiegelt.

F: Wie legt man Geldscheine richtig in eine Kassenschublade ein? Um das Abrechnen zu erleichtern, ist es am besten, die Geldscheine in dieselbe Richtung zu legen, damit sich der Geldbetrag bei der physischen Zählung an derselben Stelle befindet.

F: Was ist, wenn ich die Menge eines bestimmten Scheins überschreite? Wenn Sie mehr Geldscheine nehmen, als der Schubladeneinschub fassen kann, klemmen Sie die überzähligen Scheine zusammen und legen Sie sie in das Fach unter der Schublade. Um dies zu vermeiden, sollten Sie dafür sorgen, dass das Einwerfen und Entnehmen von Bargeld regelmäßig von leitenden Angestellten durchgeführt wird.

F: Was ist der Unterschied zwischen einer X- und einer Z-Lesung? X- und Z-Lesungen auf modernen POS-Systemen liefern im Wesentlichen dieselben Informationen, wenn sie gleichzeitig ausgeführt werden. Bei einer X-Lesung erhalten Sie jedoch eine Lesung (oder eine Vorschau), während bei einer Z-Lesung der Kassenbericht zurückgesetzt wird.

F: Was soll ich tun, wenn die Kasse nicht ausgeglichen ist? Wenn Ihre Kasse nicht ausgeglichen ist, wenden Sie sich an einen leitenden Angestellten. Halten Sie genau fest, um welchen Betrag die Kasse nicht ausgeglichen ist und wo die Diskrepanz in Bezug auf die Belegart liegt (dies sollte durch einen Vergleich aller physischen Belege und des Bargelds mit der X-Lesung feststellbar sein).

F: Kann ich dem POS für den Bargeldausgleich vertrauen? Ja. Ein modernes Kassensystem sollte Ihnen immer eine genaue X- und Z-Anzeige liefern, und die meisten bieten eine Prüfung auf Benutzerebene, so dass jede Transaktion mit einem Zeit- und Datumsstempel für den betreffenden Mitarbeiter versehen ist.

F: Wie viele Bargeldabgaben sollte ich durchführen? Das ist ganz Ihnen überlassen, aber es ist wichtig, daran zu denken, dass das Hauptziel darin besteht, sicherzustellen, dass Ihr Startguthaben nie reduziert wird und dass Sie genügend Bargeld in der Kasse haben, um die Kundengeschäfte zu bedienen.

F: Wann sollte ich einen Kassenabgleich durchführen? In der Regel ist es am besten, die Kasse am Ende des Tages oder bei Beendigung der Schicht eines Kassierers abzuschließen.

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Einpacken

Manche Dinge ändern sich nie, und der Vorgang des Abgleichs einer Registrierkasse ist ein perfektes Beispiel für eine uralte Routine im Gastgewerbe, die jedes Unternehmen in diesem Sektor buchstabengetreu befolgen muss.

Wir hoffen, dass unser Leitfaden zu Ihrer Bibel für den Kassenabschluss wird. Warum geben Sie ihn nicht an Ihre Mitarbeiter weiter, um sicherzustellen, dass Sie alle nach dem gleichen Schema vorgehen?

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