Auswuchten Ihrer Kassenschublade: Die wichtigsten Schritte für mehr Genauigkeit

Um ein erfolgreiches Unternehmen zu führen, muss man sich um die Feinheiten kümmern, nichts dem Zufall überlassen und seine Einnahmen und Ausgaben sehr genau im Auge behalten.

Zu wissen, wie man die Kassenschublade ausgleicht, wie viel Bargeld sich in der Kasse befinden sollte und wie man mit Unstimmigkeiten im Cashflow umgeht, ist ein grundlegender Teil Ihrer Arbeit als Unternehmer.

Allzu viele von uns machen sich schuldig, die Sorgfaltspflicht von Zeit zu Zeit ein wenig schleifen zu lassen. Wenn Sie sich angewöhnt haben, zu Beginn und am Ende eines jeden Tages nicht zweimal darüber nachzudenken, was eigentlich in Ihrer Kassenschublade vor sich geht... nun, dann erweisen Sie Ihrem Unternehmen möglicherweise einen schlechten Dienst und laufen Gefahr, einige bedeutende Fehler zu machen.

In dieser Woche werden wir uns Schritt für Schritt ansehen, wie Sie Ihre Kassenschublade ausgleichen können, und einige Top-Tipps für eine gute Kassenschubladenpraxis und eine grundlegende Bargeldkontrolle geben.

Wenn Sie diese Ratschläge in Ihre tägliche Routine einbeziehen, werden Sie sich besser um Ihr Endergebnis kümmern und eine Handvoll Risiken beseitigen, die zu erheblichen Problemen führen können, wenn sie nicht kontrolliert werden.

Warum ist es wichtig, Ihre Kassenschublade auszugleichen?

Wenn es um bewährte Geschäftspraktiken geht - nicht zuletzt im Gaststättengewerbe, wo Einnahmen und Ausgaben sorgfältig ausbalanciert werden müssen - ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihren Cashflow im Auge behalten. Der Abgleich der Kassenschublade am Ende eines jeden Tages ist ein wichtiger Aspekt davon, und in einer Zeit, in der sich die Zahlungsarten ständig weiterentwickeln, ist es wichtig, sich etwas Zeit zu nehmen, um sicherzustellen, dass Sie wirklich alles tun, was Sie können, um Ihre Interessen zu wahren.

Im Grunde genommen muss alles, was in Ihrem Unternehmen eingeht, verbucht werden. Barzahlungen sind nur die Spitze des Eisbergs; Kreditkarten, Debitkarten, Gutscheine und mobile Zahlungsmethoden wie Apple Pay ergeben zusammen ein klares Bild davon, wie es um die Finanzen Ihres Unternehmens bestellt ist. Dieses Bild im Auge zu behalten, ist der Schlüssel, um Probleme anzugehen, für die Zukunft zu planen und das Wachstum zu fördern.

Die andere Seite dieses Themas hat mit Vertrauen und Verantwortlichkeit zu tun. Auch wenn Sie ein eingespieltes Team von lieben Mitarbeitern haben, muss jedes Unternehmen, das mit Bargeldzuflüssen und -transaktionen zu tun hat, über eine Reihe von Verfahren und Protokollen verfügen, um Risiken zu verringern, das Vertrauen zu stärken und die Rechenschaftspflicht zu gewährleisten.

Ein eisernes Regelwerk ist der sicherste Weg, Sie und Ihr Unternehmen zu schützen, ebenso wie Ihre Mitarbeiter.

Fehler im Umgang mit Bargeld passieren auch den Besten von uns täglich, und Diebstahl und Betrug sind bedauerliche Tatsachen, die damit einhergehen, dass Sie Ihren Geldfluss anderen Menschen anvertrauen. Darüber hinaus müssen Sie sich auch um Ihre Kunden kümmern - niemand wird gerne übers Ohr gehauen, und Unstimmigkeiten beim Bargeld sind oft ein deutliches Zeichen dafür, dass Fehler gemacht werden und berichtigt werden müssen.

Werfen wir einen Blick auf einige erfolgreiche Praktiken, die Teil Ihrer täglichen Bargeld-Routine sein sollten - ohne Ausnahmen, ohne Ausreden.

Beginnen Sie jeden Tag mit dem Zählen des Bargelds in Ihrer Schublade

Wenn man weiß, wie man eine Kassenschublade ausgleicht, geht es nicht nur darum, was am Ende jeder Schicht passiert, sondern auch darum, jeden Tag mit guten Praktiken zu beginnen. Unser Ratschlag? Beginnen Sie jeden Tag damit, das Bargeld zu zählen, das sich noch in Ihrer Kasse befindet.

Ihr Restaurant benötigt jederzeit eine konstante Basismenge an Bargeld in der Kassenschublade. Selbst in einer Zeit, in der Barzahlungen immer weniger werden, bilden sie immer noch die Grundlage für einen beträchtlichen Teil der Transaktionen... und wir alle wissen, wie ärgerlich es ist, wenn man als Kunde eine Barzahlung vornimmt und dann feststellt, dass der Händler kein Wechselgeld herausgeben kann.

Diese Grundmenge an Bargeld, die als "Float" oder "Petty Cash" bezeichnet wird, variiert natürlich von Unternehmen zu Unternehmen. Dennoch sollte es nicht schwer sein, die richtige Menge an Kleingeld zu finden, da Sie aus täglicher Erfahrung wissen, was funktioniert und was nicht.

Eine allgemeine Faustregel besagt, dass für kleinere Unternehmen eine Portokasse von etwa 150 Dollar ausreichen sollte, während größere Unternehmen bis zu 400 Dollar benötigen können.

Ein Mitarbeiter, eine Kassenschublade

OK - für kleinere Unternehmen, die sich auf eine einzige Registrierkasse verlassen, ist dies vielleicht nicht der praktischste Ansatz. Allerdings ist es nie eine schlechte Idee, die Zahl der für die einzelnen Kassenschubladen zuständigen Mitarbeiter zu kontrollieren und zu begrenzen.

Alles hängt von der Rechenschaftspflicht ab. Je mehr Personen Zugriff auf einzelne Kassenschubladen haben, desto dünner ist die Verantwortlichkeit verteilt. Das ist zwar schön und gut, wenn es keine Probleme gibt, aber sobald Unstimmigkeiten auftreten und Verdacht geschöpft wird, wird es zu einem ernsten Problem, und es kann sehr schwierig sein, festzustellen, wer für fehlendes Bargeld oder gemachte Fehler verantwortlich ist.

Sollte Bargeld den ganzen Tag über deponiert werden?

Wenn es möglich und praktikabel ist, dann ja - unbedingt. Natürlich könnte dies für kleinere Restaurants und Bars mit begrenztem Personalbestand schwierig sein.

Wenn Sie jedoch in der Lage sind, die ruhigen Stunden des Tages zu nutzen, um das Bargeld an der Kasse zu zählen und einzuzahlen, verringert sich die Gefahr von Fehlern, und Sie haben mehr Sicherheit und Verantwortlichkeit.

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Festlegung fester Zeiten für die tägliche Zählung und Einzahlung von Bargeld, um Konsistenz und eine gute Routine zu gewährleisten Jede Zählung sollte immer von zwei Mitarbeitern bezeugt werden. Notizen (in einem Tagebuch oder auf einem intelligenten Gerät) über Summen, Unstimmigkeiten und die Namen der beteiligten Mitarbeiter machen, um die Wahrscheinlichkeit von Fehlern zu verringern Sicherstellen, dass Sie wissen, wie viel Geld sich nach der Einzahlung noch in Ihrer Kasse befinden sollte

Bewährte Praktiken für die Prüfung der Kassenschublade am Tagesende

Wir alle freuen uns auf das Ende eines Geschäftstages - es ist die Gelegenheit, sich in der Herrlichkeit Ihres Erfolges zu sonnen, die Füße hochzulegen und sich zu vergewissern, dass alle Punkte erfüllt sind. Es ist auch der beste Zeitpunkt, um Ihre Kassenführung zu überprüfen und sicherzustellen, dass das Geld ehrlich, effizient und im besten Interesse Ihres Unternehmens ein- und ausgeht.

Der grundlegendste Aspekt dabei ist das sorgfältige Zählen des Gesamtbetrags an Bargeld in Ihrer Kassenschublade und die Erfassung aller Arten von Transaktionen, die im Laufe des Tages eingehen. Wenn Sie alles zusammengezählt haben, vergleichen Sie die Summe mit der Summe, die Ihr Kassensystem anzeigt.

Drücken Sie die Daumen, dass dieser Betrag genau übereinstimmt. Das ist jedoch nicht immer der Fall, und wenn es eine Diskrepanz gibt, müssen Sie eventuell Nachforschungen anstellen.

Keine Panik, wenn es sich um einen unbedeutenden Betrag handelt - kleine Unstimmigkeiten gehören zum Tagesgeschäft und werden meist dadurch verursacht, dass ein Mitarbeiter bei der Herausgabe von Wechselgeld oder beim Empfang von Zahlungen Fehler macht. Wenn Sie jedoch eine größere Diskrepanz festgestellt haben, müssen Sie ein wenig tiefer graben.

Was passiert, wenn eine Kassenschublade zu Ende ist?

Ein Überschuss bedeutet, dass sich mehr Bargeld in Ihrer Kassenschublade befindet, als laut Ihrer Kasse vorhanden sein sollte.

Es ist zwar verlockend, dies als eine gute Sache zu betrachten (mehr Geld bedeutet mehr Gewinn, nicht wahr?), aber in der Regel bedeutet es, dass ein Kunde übers Ohr gehauen wurde. Wenn er merkt, dass das passiert ist, besteht die Gefahr, dass Sie einen Kunden verlieren oder schlechte Online-Bewertungen erhalten.

Was soll ich tun, wenn eine Kassenschublade defekt ist?

Es gibt einige Gründe, warum Ihnen am Ende des Tages Bargeld fehlen könnte. Menschliches Versagen kann manchmal dazu führen, dass ein 10-Dollar-Schein statt eines 5-Dollar-Scheins als Wechselgeld herausgegeben wird, und es kann versehentlich Geld verloren gehen. Es besteht natürlich auch die Möglichkeit, dass ein Mitarbeiter Bargeld in seine Tasche steckt, was eine ganze Reihe von Problemen aufwirft, die im Einklang mit Ihren Geschäftsgrundsätzen und den örtlichen rechtlichen Verfahren behandelt werden müssen.

Unabhängig davon, ob Ihre Diskrepanzen zu hoch oder zu niedrig sind, sollten Probleme mit Kassenschubladen durch die Festlegung einer kristallklaren Richtlinie behandelt werden, die von allen Mitarbeitern zu befolgen ist. Transparenz, Rechenschaftspflicht und Sichtbarkeit sind der Schlüssel, und der Aufbau von Vertrauen und die Festlegung von Regeln in Stein gemeißelt wird immer helfen, Bargeldprobleme zu vermeiden.

Wissen, wie man Kassentransaktionen ausgleicht, hilft Ihrem Unternehmen

Es ist unbestreitbar, dass die Kenntnis und Umsetzung der besten Praktiken für Kassenschubladen Vorteile für Ihr Unternehmen mit sich bringt. Im Gaststättengewerbe werden Bargeldtransaktionen schnell und (hoffentlich) beständig abgewickelt. Wenn Sie den ganzen Tag über sorgfältig Bargeld prüfen und einzahlen, bleiben Ihre Gewinne gesund, Ihre Einstellung positiv und Ihr Team geeint.

Ein gutes Kassensystem hilft zwar bei der Genauigkeit, aber es gibt keinen Ersatz für gesunden Menschenverstand, Sorgfalt und Aufmerksamkeit und ein Team, das an einem Strang zieht. Die Zahlungsmethoden mögen sich ändern, aber eine vernünftige Kassenschubladenpolitik und die tägliche Überprüfung und Abrechnung werden bleiben.

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