Guia do especialista para equilibrar a gaveta da sua caixa registradora

Alguns elementos da hospitalidade são tranquilizadoramente tradicionais.

Há o check-in na recepção do hotel, o processo de dar gorjeta à equipe de espera por um trabalho bem feito e a sensação momentânea de importância que se tem quando o concierge providencia o estacionamento do seu carro no subsolo.

Em meio a um mar de magia tecnológica e influência da mídia social, esse material faz do setor o que ele é.

E isso nos leva às caixas registradoras. Não, realmente - essa é uma das rotinas mais importantes nas operações modernas de restaurantes e hotéis, e é a mais tradicional possível.

Também é assustadoramente fácil errar, portanto, considere este seu guia completo sobre como equilibrar uma caixa registradora.

Por que é tão importante equilibrar uma gaveta de dinheiro?

Com um em cada 10 adultos sem dinheiro somente no Reino Unido, você seria perdoado por supor que as gavetas de dinheiro são uma espécie de relíquia.

Esse simplesmente não é o caso. Para muitos de nós, o dinheiro realmente é rei - ainda. Um estudo de 2018 revelou que 83% dos consumidores dos EUA sentiriam falta do dinheiro vivo se ele desaparecesse para sempre.

Portanto, o dinheiro ainda estará entrando em sua empresa de hospitalidade em um ritmo razoável por um tempo e, independentemente disso, o surgimento de novos métodos de pagamento, como o Apple Pay, significa que equilibrar a gaveta de dinheiro agora é mais importante do que nunca.

Você precisa contabilizar todo o dinheiro que entra em sua empresa, independentemente da forma como o faz. Isso garante que todo o lucro gerado seja devidamente contabilizado e dá à sua empresa uma visão financeira muito mais clara.

Ele também o ajudará a prever e planejar os inevitáveis altos e baixos pelos quais sua empresa passará.

Mas... eu confio em meus funcionários!

Não importa o quanto confie em seus funcionários, você precisa aceitar que, como sua empresa lida com dinheiro, sempre há a opção de os nefastos tirarem vantagem.

Estima-se que as empresas nos EUA percam, em média, 7% de sua receita anual devido ao roubo de funcionários.

Isso não significa que você precisa ficar atento a cada passo como proprietário da empresa, mas ilustra bem a importância da caixa registradora do restaurante e sua capacidade de equilibrá-la.

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3 coisas vitais a serem lembradas para equilibrar sua caixa registradora

Antes de entrarmos no processo, aqui estão três coisas de importância vital que você precisará levar em conta sempre que equilibrar suas caixas registradoras.

1. Sempre tenha uma pessoa por gaveta

Pode ser tentador cortar custos e ter apenas uma gaveta para todos, mas realmente recomendamos investir em tantas gavetas quanto o número de funcionários em serviço em um determinado momento. Quanto mais pessoas tiverem acesso à mesma gaveta de dinheiro, mais você estará distribuindo a responsabilidade pelo que acontece dentro dela.

2. Comece seu dia contando dinheiro

É fácil supor que equilibrar uma gaveta de dinheiro é algo que só precisa ser feito no final do dia. Não é bem assim. Certifique-se de começar cada dia contando o que já está em sua caixa. Isso garante que você possa manter uma quantidade consistente e suficiente de numerário base na caixa registradora para atender à demanda e facilitar o processo de balanceamento no final do dia.

3. Depositar dinheiro durante os turnos

Uma caixa registradora arrumada é uma caixa registradora saudável. Durante períodos mais lentos, certifique-se de depositar dinheiro, contar o dinheiro presente e remover a diferença da contagem da manhã. Faça isso em duplas para garantir que haja dois pares de olhos em cada depósito e contagem. Torne isso um hábito e seu balanço será muito mais fácil de ser realizado.

O processo de 5 etapas para equilibrar as caixas registradoras

Agora que já sabemos o que, por que e quando equilibrar o caixa em sua empresa, veja como fazer isso em cinco etapas simples.

Imprima a lista a seguir, fixe-a na parede perto de cada caixa e faça dela o mantra da sua equipe!

1. Determine sua quantidade inicial ideal

É importante que a sua caixa registradora contenha um número consistente de moedas e notas para que você sempre tenha troco suficiente para os clientes.

Da mesma forma, o excesso de dinheiro na gaveta pode incitar o roubo, por isso é importante mantê-lo sob controle com uma quantia inicial sólida.

Decida a quantia básica de dinheiro que manterá em cada caixa registradora para lidar com as transações que provavelmente ocorrerão todos os dias. Uma olhada nos relatórios de receita do dia a dia o ajudará nesse ponto.

2. Mantenha um funcionário por registro

Mencionamos isso em nossas dicas rápidas acima, mas vale a pena repetir.

Um funcionário por caixa registradora significa que você tem uma linha de responsabilidade e uma operação de refeições muito mais eficiente, graças a menos erros causados pela síndrome do "excesso de cozinheiros".

3. Executar uma leitura X

Quando chegar a um ponto de parada (geralmente uma mudança de turno), execute uma leitura X em seu sistema de PDV. Imprima-o e puxe a gaveta de dinheiro antes de se retirar para uma área discreta.

4. Conduzir a contagem física

Gaveta de dinheiro retirada e X lido à mão, iniciar a contagem física.

Registre a soma total de todas as moedas, notas e recibos de PDQ e compare o resultado com os totais na leitura X.

Desde que não tenham sido cometidos erros na distribuição do troco (ou coisa pior), tudo deve estar certo. Lembre-se de que não é incomum haver uma quantidade mínima de falta de dinheiro, pois isso geralmente é mais comum do que excesso.

5. Não se esqueça da entrega do dinheiro

Um cash drop é quando um membro sênior da equipe retira e deposita manualmente o numerário na gaveta. Isso o ajudará a acompanhar as transações dos clientes e a garantir que o nível básico de numerário (veja a etapa 1) seja mantido.

A frequência e o momento dessas quedas dependem inteiramente de você, mas faz sentido fazer isso quando o comércio cai um pouco para evitar a interrupção do serviço.

Quando ocorrer uma entrega de dinheiro, certifique-se de que o funcionário que a realizou seja registrado juntamente com a hora, a data e o valor da entrega. Peça ao caixa que assine a transação para garantir que a responsabilidade de trabalhar com o novo saldo seja registrada.

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Como equilibrar uma caixa registradora - Perguntas frequentes

P: O que significa equilibrar uma caixa registradora? Equilibrar uma caixa registradora refere-se ao processo de garantir que o dinheiro contido na gaveta do caixa reflita com precisão as transações comerciais daquele dia (ou turno).

P: Qual é a maneira correta de colocar notas em uma gaveta de dinheiro? Para facilitar o balanço, é melhor colocar as notas voltadas para a mesma direção, de modo que o valor da nota fique localizado no mesmo lugar durante a contagem física.

P: E se eu exceder a quantidade de uma determinada nota? Se você pegar mais notas do que a inserção da gaveta pode suportar, prenda as notas em excesso e coloque-as no compartimento sob a gaveta. Para evitar ter que fazer isso, certifique-se de que as retiradas e as entregas de numerário sejam realizadas regularmente por funcionários seniores.

P: Qual é a diferença entre uma leitura X e Z? As leituras X e Z nos sistemas POS modernos fornecem essencialmente as mesmas informações se forem executadas ao mesmo tempo, mas uma leitura X fornece uma leitura (ou visualização), enquanto a execução de uma leitura Z redefinirá o relatório do caixa.

P: O que devo fazer se o caixa não estiver equilibrado? Se o caixa não estiver equilibrado, fale com um membro sênior da equipe. Registre exatamente quanto está faltando e onde está a discrepância em termos de tipo de recibo (isso deve ser identificado comparando todos os recibos físicos e o caixa com o X lido).

P: Posso confiar no PDV para fazer o balanço de caixa? Sim. Um sistema de PDV moderno deve sempre fornecer uma leitura precisa de X e Z, e a maioria apresenta auditoria no nível do usuário, de modo que cada transação é marcada com data e hora em relação ao funcionário em questão.

P: Quantos cash drops devo realizar? Isso depende inteiramente de você, mas é importante lembrar que o objetivo principal é garantir que seu saldo inicial nunca seja reduzido e que você tenha dinheiro suficiente no caixa para atender às transações dos clientes.

P: Quando devo implementar o balanceamento da caixa registradora? Normalmente, é melhor fazer o balanço da caixa registradora no final do dia ou quando o turno de um caixa termina.

 Leitura adicional: Uma lista de verificação de 10 etapas para determinar o melhor sistema de PDV

Concluindo

Algumas coisas nunca mudam, e o processo de equilibrar uma caixa registradora é um exemplo perfeito de uma antiga rotina de hospitalidade que todas as empresas do setor precisam seguir à risca.

Esperamos que o nosso guia se torne a sua bíblia de balanceamento de caixa registradora. Por que não compartilhá-lo com sua equipe para garantir que todos estejam cantando a mesma música?

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