Restaurant-Budget-Strategien: Kosten optimieren und Gewinne steigern

Ein Restaurantbudget ist die Grundlage für die finanzielle Gesundheit Ihres Lokals und hilft Ihnen, bessere Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen. Es bestimmt, ob Ihr Restaurant seine Bücher ausgleichen kann, profitabel wird oder mit Verlust arbeitet.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie ein Restaurantbudget aufstellen, um die Finanzen Ihres Restaurants über Wasser zu halten. Scrollen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie verschiedene Kosten in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung in Schach halten können.

Die wichtigsten Bestandteile eines Restaurantbudgets

Lassen Sie uns zunächst einen Überblick über die wichtigsten Bestandteile des Budgetplans Ihres Restaurants geben, damit Sie wissen, worauf Sie achten müssen:

1. Umsatzerlöse: Ihre Umsatzerlöse haben einen erheblichen Einfluss auf den Cashflow, das Budget und die Gewinnspannen Ihres Lokals.
2. Selbstkosten: Die Selbstkosten zeigen die Rentabilität Ihres Restaurants als Unternehmen. Sie umfassen die gesamten Kosten der verkauften Waren (COGS) und die Arbeitskosten. Dies sind zwei der wichtigsten Kosten, die Ihr Restaurant zu tragen hat. Die Kosten der verkauften Waren stellen den Betrag dar, den Sie für alle Zutaten Ihrer Speisekarte bezahlen müssen. Zu den Personalkosten gehören Gesundheitskosten, Lohnsteuern und Sozialleistungen für die Mitarbeiter. 3.__ Marketing__: Sie brauchen ein Marketingbudget, um sicherzustellen, dass Ihr Restaurant weiterhin neue und wiederkehrende Kunden anzieht.
3. Betriebskosten: Betriebskosten sind die verschiedenen Kosten, die Sie für den reibungslosen täglichen Betrieb Ihres Restaurants berücksichtigen müssen. Dazu gehören Versorgungsleistungen wie Miete, Strom und Internet. Möglicherweise müssen Sie auch für die Wartung und den Austausch von Geräten aufkommen.
4. Nettogewinn: Der Nettogewinn gibt an, wie viel Ihrem Unternehmen nach Abzug aller Kosten zur Verfügung steht.

Wie Sie sehen können, sind diese Komponenten für die Verwaltung Ihres Restaurants unerlässlich.

Fixe vs. variable Kosten im Restaurantbetrieb verstehen

Der zweite Schritt bei der Erstellung eines Restaurantbudgets besteht darin, die Unterschiede zwischen festen und variablen Kosten zu verstehen.

Fixe Kosten

Fixe Kosten bleiben im Laufe der Zeit konstant, so dass sie in Ihrem Budget leichter zu berücksichtigen sind. Außerdem müssen Sie diese Kosten bei der Eröffnung Ihres Restaurants bezahlen. Hier sind einige Beispiele für Fixkosten:

• Miete
• Versicherungsprämien
• Auszahlung von Darlehen
• Lizenzgebühren
• Software-Abonnements, z. B. für Ihr POS-System (Point of Sale)

Variable Kosten

Die variablen Kosten schwanken, d. h. sie können in Abhängigkeit von verschiedenen Faktoren variieren. So wirken sich z. B. Ihre Umsatzerlöse und die monatlichen Betriebskosten auf diese Kosten aus. Hier sind einige Beispiele für variable Kosten:

• Kosten für Lebensmittel und Getränke
• Löhne pro Stunde
• Gebühren für die Zahlungsabwicklung
• Versorgungsunternehmen

Umsatzprognose: Umsatzerwartungen festlegen

Bei der Umsatzprognose wird geschätzt, wie viel Umsatz Ihr Restaurant in Zukunft machen wird. Sie ist wichtig, weil sie eine Schätzung liefert, die Ihr Budget auf der Grundlage realistischer Kosten und Einnahmen ausgleicht. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie den Umsatz für Ihr Restaurantbudget prognostizieren können.

Techniken zur Schätzung der monatlichen und saisonalen Verkäufe

Verwenden Sie die folgenden Techniken, um den monatlichen und saisonalen Umsatz Ihres Lokals zu schätzen:

• Trendanalyse: Bei der Trendanalyse verwenden Sie die früheren Verkaufsdaten, um nach Mustern zu suchen. Nutzen Sie diese Muster, um den Umsatz für Ihr Lokal zu prognostizieren.
• Berechnen Sie Ihre Restaurantkapazität: Die Restaurantkapazität ist die maximale Anzahl von Personen, die Ihr Restaurant aufnehmen kann. Sie müssen die Anzahl der Tische, die Sitzplatzkapazität, die Tischumschlagshäufigkeit und die durchschnittliche Scheckgröße kennen. Auf dieser Grundlage können Sie eine Umsatzprognose erstellen, wenn Ihr Restaurant nur zur Hälfte ausgelastet ist oder das Geschäft schleppend läuft.
• Zeitreihenanalyse: Bei der Zeitreihenanalyse sammeln Sie Daten in verschiedenen Zeiträumen und zeichnen die Veränderungen auf. Anhand dieser Informationen können Sie Umsatzprognosen erstellen.
• Überwachen Sie externe Faktoren, die den Umsatz beeinflussen: Sie beobachten externe Faktoren wie politische, wirtschaftliche, soziale und technologische Veränderungen, weil sie sich auf Ihren Umsatz auswirken.

Bedeutung der Analyse von historischen Verkaufsdaten

Historische Umsatzdaten sind für Ihr Restaurant wertvoll, weil:

• Sie hebt die Zeiten hervor, in denen Ihr Restaurant am stärksten ausgelastet ist, und die Zeiten, in denen dies nicht der Fall ist.
• Es zeigt die beliebtesten Gerichte in Ihrem Restaurant.
• Sie zeigt auf, wo Sie sich verbessern können, indem Sie Ihre aktuellen und historischen Verkaufsdaten vergleichen.

Anhand dieser Informationen können Sie eine Umsatzprognose erstellen, um ein realistisches Budget für Ihr Restaurant zu erhalten.

Arbeitskosten verwalten: Ihr größter Kostenfaktor

Die größte Ausgabe in Ihrem Budget sind die Arbeitskosten. Das ist der Betrag, den Sie Ihrem Personal zahlen müssen. Sie müssen darauf achten, wie hoch der Prozentsatz in Ihrem Budget ist, denn das hilft bei der Verwaltung Ihrer Finanzen.

Alle arbeitsbezogenen Kosten

Hier finden Sie alle arbeitsbezogenen Ausgaben, die Sie im Budget Ihres Cafés oder Restaurants berücksichtigen müssen:

• Leistungen für Arbeitnehmer
• Gesundheitswesen
• Lohnsummensteuer
• Gehälter und Löhne
• Krankentage
• Arbeitsunfallversicherung

Im Wesentlichen gehören alle Kosten, die Sie für Ihre Arbeitskraft, d. h. für Ihr Personal, tragen müssen, zu den personalbezogenen Ausgaben.

Strategien zur Kontrolle der Arbeitskosten

Die folgenden Strategien sind wirksam, um Ihr monatliches Restaurantbudget für Arbeitskosten in Schach zu halten:

• Schulen und belohnen Sie Ihr Personal: Fluktuation ist für Ihr Restaurant teuer. Sie müssen in die Personalbeschaffung investieren, um Mitarbeiter zu finden, die für Ihr Lokal geeignet sind. Außerdem müssen Sie sie auch schulen. Sie können die Fluktuation verringern, indem Sie Ihre leistungsstärksten Mitarbeiter belohnen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich weiterzuentwickeln.
• Optimieren Sie die Zeitpläne Ihrer Mitarbeiter: Nutzen Sie Ihre Umsatzprognose, um den Zeitplan Ihres Personals zu planen. Das kann die Kosten senken, weil Ihre Mitarbeiter keine Überstunden machen müssen. Außerdem erhöht sich ihre Effizienz, weil es einfacher wird, ihr Arbeitspensum zu bewältigen.
• Sorgen Sie für eine angemessene Ausbildung: Die Schulung stellt sicher, dass Ihr neues Personal auf die Arbeit in Ihrem Restaurant vorbereitet ist. Sie verbessert die Effizienz, weil sie wissen, was sie in Ihrem Restaurant zu tun haben. Erstellen Sie ein Handbuch und ermöglichen Sie Ihren neuen Mitarbeitern, Ihre besten Mitarbeiter zu beobachten.

Kosten für Lebensmittel und Getränke: Optimierung der Menüpreisgestaltung

Die Budgetierung der Kosten für Lebensmittel und Getränke ist für die Rentabilität Ihres Restaurants von entscheidender Bedeutung. Es stellt sicher, dass Sie nicht unnötig Zutaten einkaufen. Außerdem beeinflusst es die Preisgestaltung Ihrer Speisekarte.

Nutzen Sie die folgenden Strategien, um sicherzustellen, dass die Ausgaben für Lebensmittel und Getränke Ihr Budget nicht überschreiten:

• Bauen Sie enge Beziehungen zu zuverlässigen Anbietern auf: Suchen Sie nach Anbietern, die hochwertige Zutaten zu angemessenen Marktpreisen liefern. Ziel ist es, die Rohstoffpreise zu senken, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen.
• Verringern Sie die Lebensmittelverschwendung: Lebensmittelverschwendung kann teuer werden, vor allem wenn sie unkontrolliert bleibt. Schulen Sie Ihr Personal, um sicherzustellen, dass es Ihren Gästen die richtigen Bestellungen serviert. Sie sollten auch Ihr Menü planen und die Zutaten richtig lagern, um Lebensmittelverschwendung zu vermeiden.
• Achten Sie auf die Portionsgrößen: Standardisieren Sie die Portionsgrößen, denn das hilft bei der Bestandsverwaltung und verringert die Lebensmittelverschwendung. Sie möchten, dass sich Ihre Kunden gesättigt fühlen, wenn sie in Ihrem Restaurant essen.
• Beobachten Sie die Preise der Zutaten: Die Preise für Zutaten, insbesondere für saisonale, können je nach Nachfrage erheblich schwanken. Die Preisstrategie Ihres Menüs muss diesen Schwankungen Rechnung tragen.

Management von Versorgungsleistungen: Kontrolle der Verbrauchskosten

Versorgungsunternehmen sind wichtig, um sicherzustellen, dass Ihr Restaurant wie erwartet läuft. Strom-, Telefon-, Wasser- und Internetrechnungen fallen unter diese Kategorie. Hier erfahren Sie, wie Sie diese Kosten in Ihrem Budget verwalten können:

• Analysieren Sie Ihre Stromrechnungen: Gehen Sie Ihre Rechnungen durch, um herauszufinden, wofür Sie Geld ausgeben. Wenn es einen Dienst gibt, den Sie nicht oder kaum nutzen, sollten Sie überlegen, ob Sie ihn nicht abbestellen.
• Installieren Sie energiesparende Geräte: Energiesparende Geräte, insbesondere solche mit ENERGY STAR-Zeichen, können über ihre Lebensdauer Hunderte von Dollar an Stromkosten einsparen. Installieren Sie außerdem intelligente Systeme, die sich bei Nichtgebrauch automatisch abschalten.
• Schulen Sie Ihr Personal im Umgang mit Energie: Schulen Sie Ihr Personal angemessen, um den Energieverbrauch zu senken. Schalten Sie zum Beispiel das Licht aus, wenn es nicht gebraucht wird.

Die Rolle von Miete und Raumkosten bei der Budgetierung

Die Miet- und Raumkosten sind einer der größten Fixkostenposten im Budget Ihres Restaurantbetriebs. Zu den Raumkosten gehören Instandhaltungskosten, Versicherungen, Gebühren für die Instandhaltung der Gemeinschaftsflächen und Grundsteuern. Sie müssen bedenken, dass diese Ausgaben die Rentabilität Ihres Restaurants beeinflussen.

Im Idealfall sollte die Miete Ihres Restaurants nicht mehr als 10 % Ihres Budgets betragen. Wie viel Miete Sie zahlen, hängt vom Standort Ihres Lokals ab. Nutzen Sie die folgenden Strategien, um Ihre Miet- und Belegungskosten zu senken:

• Verhandeln Sie mit Ihrem Vermieter: Es ist immer eine gute Idee, mit Ihrem Vermieter zu sprechen und zu sehen, ob Sie etwas aushandeln können. Ein noch so kleiner Nachlass kann Ihnen etwas Spielraum in Ihrem Budget verschaffen. Versuchen Sie zum Beispiel, einen längeren Mietvertrag für eine niedrigere Miete zu bekommen.
• Untervermietung von zusätzlichem Raum: Haben Sie in Ihrem Restaurant Platz, den Sie nicht nutzen? Warum nutzen Sie diesen Raum nicht, um Ihre Miete zu senken, indem Sie den Raum an ein anderes Unternehmen untervermieten? Eine andere Lösung ist, Pop-up-Restaurants oder Foodtrucks zu finden und zu sehen, ob Sie zusammenarbeiten können.

Restaurant-Marketing-Budget: Kunden anlocken und binden

Marketing ist für Ihr Restaurant notwendig, um einen stetigen Strom von Gästen zu gewährleisten. Ein Budget für das Restaurantmarketing stellt sicher, dass Sie nicht zu viel ausgeben, was ein häufiges Problem ist.

Das Budget Ihres Lokals für Ihre Marketingkampagnen sollte zwischen 3 und 6 % Ihres Umsatzes betragen.

Sie sollten auch Ziele haben, die Sie mit Ihren Werbemaßnahmen erreichen wollen. Zum Beispiel wollen Sie die Zahl der Stammkunden Ihres Lokals innerhalb von 3 Monaten um 10 % erhöhen.

Diese Tipps helfen Ihnen, das Marketingbudget Ihres Restaurants optimal zu nutzen:

• Wählen Sie eine Mischung aus digitalen und lokalen Werbelösungen: Der Einsatz mehrerer Marketinglösungen ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Reichweite zu erhöhen, ohne Ihr Budget zu überschreiten. Nutzen Sie zum Beispiel soziale Medien und E-Mail-Marketing, um Ihre Zielgruppe digital zu erreichen. Ebenso können Sie mit Printanzeigen die Aufmerksamkeit der Menschen in Ihrer Region erhöhen.
• Legen Sie ein Tagesbudget für Ihre digitalen Anzeigen fest: Mit digitalen Werbelösungen für Restaurants können Sie ein Tagesbudget festlegen. So können Sie sicherstellen, dass Sie nur so viel ausgeben, wie Ihrem Betrieb zur Verfügung steht.
• Überwachen Sie die digitalen Anzeigen: Es ist nicht notwendig, dass Sie jede für Restaurants verfügbare digitale Marketinglösung nutzen. Am besten ist es, mehrere Dienste auszuprobieren und zu sehen, welche die beste Kapitalrendite (ROI) bieten. Auf diese Weise können Sie Ihre Ausgaben für künftige Werbekampagnen optimieren.

Kosten für die Wartung und den Ersatz von Geräten

Die Wartung der Geräte ist für den Betrieb Ihres Restaurants unerlässlich. Sie verkürzt die Zeit, in der Ihre Maschinen nicht in Betrieb sind, weil Sie Probleme beheben können, bevor sie zu größeren Problemen führen. Die Wartung stellt auch sicher, dass die Maschinen effizient arbeiten.

Hier erfahren Sie, wie Sie die Kosten für die Wartung und den Austausch von Geräten einplanen können:

• Legen Sie einen Fonds für vorbeugende Wartung an: Machen Sie es zur Pflicht, Ihre Geräte regelmäßig zu warten. Befolgen Sie die Empfehlungen des Herstellers, um sicherzustellen, dass die Maschinen mit minimalen Problemen arbeiten. Vorbeugende Wartung gewährleistet eine lange Lebensdauer Ihrer Geräte. Außerdem verringert sie das Risiko von unerwarteten Ausfällen, die teuer werden können.
• Stellen Sie ein Budget für Notreparaturen bereit: Manchmal geht etwas schief, egal, welche Verfahren Sie anwenden. Wenn Sie über Mittel für Notreparaturen verfügen, können Sie unerwartete Probleme schnell beheben. Wenden Sie sich an einen vertrauenswürdigen Reparaturdienst oder den Gerätehersteller, um zu erfahren, wie viel Sie für Notreparaturen benötigen.
• Legen Sie einen Fonds für die Erneuerung Ihrer Geräte an: Ihre Küchengeräte haben eine Lebensdauer, die als mittlere Ausfallzeit (MTBF) angegeben wird. Diese Kennzahl gibt an, wie lange Sie das Gerät betreiben können, bevor es ausfällt. Das bedeutet jedoch nicht, dass Ihre Geräte nach diesem Zeitraum ausfallen. Dennoch müssen Sie Mittel für den Austausch von Geräten bereithalten.

Notfallfonds: Vorbereitung auf das Unerwartete

Das letzte, was Sie tun müssen, ist sicherzustellen, dass Sie einen Notfallfonds in Ihrem Budget haben. In dieser Branche kann viel aus heiterem Himmel passieren. Zum Beispiel kann es eine Naturkatastrophe geben, und Sie müssen umfangreiche Reparaturen an Ihren Geräten vornehmen.

Oder Sie müssen wegen einer Epidemie Ihr Restaurant schließen oder nur wenige Gerichte anbieten. Ein finanzielles Polster ermöglicht es Ihnen, unerwartete Ausgaben aufzufangen und Ihr Restaurant über Wasser zu halten.

Sie sollten mindestens die Betriebskosten von drei Monaten als Notfallfonds zur Verfügung haben. Streben Sie sechs Monate an, denn dann haben Sie genug Zeit, um über den besten Schritt für Ihr Lokal nachzudenken. Idealerweise sollten Sie dieses Geld getrennt aufbewahren und nur bei Bedarf darauf zugreifen.

Schauen Sie sich die Kostenaufstellung Ihres Restaurants an, um zu verstehen, wie viel Kapital Sie für die monatlichen Ausgaben Ihres Restaurants benötigen.

Regelmäßige Finanzüberprüfungen: Ihr Budget anpassen

Nach Angaben der Kansas Restaurant and Hospitality Association (KRHA) verzeichneten 76 % der Restaurantbetreiber einen Anstieg der durchschnittlichen Lebensmittelkosten. Das bedeutet, dass man nicht jedes Jahr dasselbe Budget verwenden sollte, da sich im Laufe der Zeit viel ändern kann.

Zum Beispiel kann die Inflation den Kauf der Zutaten für verschiedene Gerichte verteuern. Es kann sein, dass die Arbeitskosten steigen, weil die lokale Regierung den Mindestlohn erhöht hat.

Manchmal passiert etwas Unerwartetes, und Sie schaffen es gerade so, Ihr Restaurant am Laufen zu halten. Wenn Sie das gleiche Budget beibehalten und nächstes Jahr etwas Ähnliches passiert, müssen Sie Ihr Lokal vielleicht schließen.

Machen Sie es sich zur Pflicht, das Budget Ihres Restaurants regelmäßig zu überprüfen. Wählen Sie eine Häufigkeit, d.h. wie oft Sie dies mit Ihrem Budget tun wollen.

Vergleichen Sie die Budgets der einzelnen Jahre und suchen Sie nach Mustern in den Daten. Sind die Arbeitskosten aufgrund von Überstunden gestiegen?

Durch die Analyse Ihres Budgets erhalten Sie wichtige Erkenntnisse darüber, wie Sie Ihr Budget verbessern können. Sie können zum Beispiel feststellen, ob Sie die Preise für Ihre Menüs erhöhen müssen. Sie können feststellen, ob Sie einen weiteren Lieferanten benötigen, um Ihre COGS unter Kontrolle zu halten.

Eine regelmäßige Überprüfung Ihres Budgets ermöglicht es Ihnen, auf unerwartete Herausforderungen zu reagieren und schwierige Zeiten mit minimalen Problemen zu überstehen.

Einpacken

Die Budgetierung von Restaurants ist notwendig, um sicherzustellen, dass Ihr Lokal langfristig stabil und rentabel ist. Wenn Sie die verschiedenen Faktoren kennen, die Sie in Ihrem Budget berücksichtigen müssen, haben Sie eine bessere Kontrolle über Ihre Finanzen.

Außerdem verschafft es Ihnen einen Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern, denn Sie wissen, wie Sie das Beste aus den vorhandenen Möglichkeiten machen können.

Wie bereits erwähnt, müssen Sie für die Nebenkosten aufkommen, insbesondere für die Internetrechnung. Es ist nicht verhandelbar, dass Sie Ihren Gästen Zugang zum WiFi Ihres Restaurants bieten, denn die Kunden bevorzugen Lokale, die diesen Dienst anbieten.

Zum Glück ist es einfach, das Geld, das Sie für dieses Dienstprogramm und die damit verbundenen Gerätekosten wie Router ausgeben, wieder hereinzuholen. Mit Beambox's WiFi Marketing Lösung können Sie sicherstellen, dass Ihr Restaurantnetzwerk ein Gewinnbringer wird.

Informieren Sie mit Ihrer WiFi-Login-Seite über laufende Angebote und Rabatte, bieten Sie aktuelle Informationen über Ihr Restaurant und vieles mehr. Sie können sie sogar an das Branding Ihres Restaurants anpassen.

Melden Sie sich noch heute bei Beambox an und stellen Sie sicher, dass das WiFi Ihres Restaurants zu Ihrem Budget beiträgt, anstatt nur eine weitere Ausgabe zu sein!

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