Es versteht sich von selbst, dass man die Buchhaltung richtig machen will. Egal, ob es sich um Geschäftsausgaben, Gewinne oder einfach nur um eine Übersicht über jede Rechnung handelt. Bei so vielen Aufenthalten, vor allem in größeren Hotels, kann Ihnen die Buchhaltung schnell über den Kopf wachsen. Eine Hotelbuchhaltungssoftware ist ein Lebensretter für vielbeschäftigte Geschäftsinhaber.
Bei der Führung eines Gastgewerbes gibt es unbestreitbar eine Menge zu überwachen. Aber wenn man bedenkt, dass ein Hotel vielleicht 200 neue Gäste pro Nacht hat, wird klar, warum eine Automatisierung notwendig ist. Es gibt keine Möglichkeit, das genau zu erfassen und gleichzeitig ein erfolgreiches Hotel zu führen. Selbst der beste Buchhalter muss ständig am Ball bleiben, und das kann sich nicht jedes Hotel leisten.
In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über die Auswahl von Software für Ihre Hotelbuchhaltung wissen müssen. Wir klären, ob es sich um eine sinnvolle Investition für Sie handelt, und erläutern die Feinheiten der Hotelbuchhaltung, einige solide Definitionen und ein Budget.
Sind Sie bereit? Fangen wir an; in weniger als 10 Minuten haben Sie Ihre nächsten Schritte vorbereitet!
Die Feinheiten der Hotelbuchhaltung
Wir haben bereits darauf hingewiesen, warum die Buchhaltung von Hotels so kompliziert zu handhaben ist. Sobald Sie ein Hotel von beträchtlicher Größe haben, wird es schwierig, die Buchhaltung zu verfolgen. Stellen Sie sich vor: Sie haben vielleicht 250 Zimmer, die bei einer 50-prozentigen Auslastung pro Nacht wechseln. Das sind 125 Buchungen, die dokumentiert werden müssen, und das jeden Tag.
Abgesehen davon müssen Sie auch die Betriebskosten einkalkulieren. Dazu gehören Dinge wie Personalkosten, Strom- und Heizungsrechnungen. Die Kostenerfassung kann schnell zu einem Albtraum werden, wenn Sie keinen regelmäßigen Personalplan haben. Glücklicherweise ist die Personalfluktuation in der Hotelbranche nicht so hoch wie in der Gastronomie, wo sie bis zu 75 % beträgt.
Die Überwachung Ihrer Ausgaben kann bei so großen Betrieben ohnehin schwierig sein. Hat irgendjemand die Zeit, 100 % seiner Zeit der Gewinnkontrolle zu widmen? Realistisch betrachtet wissen wir alle, dass es (gefühlt) 100 % der Zeit braucht, um überhaupt einen Gewinn zu erzielen. Gott bewahre, dass Sie Hotelketten betreiben, nicht nur einzelne Boutique-Hotels - dafür bleibt einfach keine Zeit.
Bei der Verwaltung der Buchhaltung kann es hilfreich sein, in Business Intelligence-Tools zu investieren, um den Überblick zu behalten. Es handelt sich um einen der wichtigsten Finanzprozesse, nicht nur für die Steuerunterlagen, sondern auch für das Unternehmenswachstum. Die zusätzliche Investition lohnt sich auf jeden Fall.
Was ist eine Hotel-Buchhaltungssoftware?
Die Hotelbuchhaltungssoftware ist eine Technologie, die Ihnen hilft, Ihre Finanzoperationen zu verfolgen. Sie überwacht und erfasst Gewinne und Betriebskosten. Sie erhalten auch finanzielle Einblicke, wie Sie sich verbessern und mehr Erfolg als Unternehmen erzielen können.
Es ist wichtig zu betonen, dass es sich auch hier um eine spezialisierte Option handelt. Es gibt viele Buchhaltungssoftwares auf dem Markt, aber wenn Sie sich für ein Programm entscheiden, das speziell auf die Hotelbranche zugeschnitten ist, haben Sie bessere Schlüsselfunktionen. Es ist hilfreich, wenn alles auf die Branche Ihrer Wahl ausgerichtet ist.
Es ist, als hätte man einen eigenen Hotelbuchhalter, der rund um die Uhr im Hintergrund Daten sammelt. Kein Wunder, dass dies eines der Grundnahrungsmittel der Hoteltechnologie ist, ohne die Sie nicht leben können - und sollten.
5 Vorteile der Hotel-Backoffice-Buchhaltungssoftware
Eine solche Software macht Ihnen das Leben zweifellos leichter. Schon allein die Verringerung der manuellen Arbeit bei der Erfassung der Personalkosten ist wertvoll. Die positiven Auswirkungen einer solchen umfassenden Unterstützung sind fast unvorstellbar.
Inzwischen haben wir festgestellt, dass Software die Marketingstrategie für Hotels ist, die Ihr Unternehmen benötigt. Aber lassen Sie uns noch tiefer gehen: Welche Vorteile bietet die Investition in eine Hotel-Backoffice-Buchhaltungssoftware?
1. Cloud-Speicher
Wenn Sie die Vorteile der Cloud-Speicherung noch nicht kennen, können Sie sich auf etwas gefasst machen. Diese Form der Datenspeicherung nutzt das Internet und entfernte Server, anstatt sich auf physische Technologie zu verlassen.
Es gibt eine Menge Gründe, warum dies vorzuziehen ist. Zum einen sind mehrere entfernte Server viel sicherer als ein einziger physischer Server. Im Falle eines Brandes, Diebstahls oder anderer Schäden bleiben Ihre Daten in der Cloud sicher. Sie werden regelmäßig gesichert und rund um die Uhr sicher überwacht.
Es ist auch bequemer, vor allem, wenn Sie ohnehin wenig Platz haben und alle Räume für Ihre Gäste optimal nutzen wollen. Physische Server können sperrig sein.
2. Einfacher Zugang
Aus diesem Grund erleichtert die Buchhaltungssoftware den richtigen Personen den Zugriff auf die Daten. Wenn Sie zum Beispiel eine Hotelkette betreiben, können Manager an verschiedenen Standorten auf wichtige Informationen zugreifen. Alles, was sie brauchen, sind ihre Anmeldedaten. Wie einfach ist das?
Es ist so, als ob jeder seine Studienunterlagen mit anderen teilt, anstatt seine eigenen zu erstellen. Das geht schnell und ist viel effizienter - vor allem, wenn man ohnehin nach der Teamleistung beurteilt wird.
3. Bessere Leistungsverfolgung
Wenn Sie alle Ihre Finanzvorgänge im Blick haben, gibt es kein Halten mehr. Denken Sie nur an die Einblicke, die Sie erhalten. Sie werden genau wissen, wo Sie Geld verdienen und wo es Unklarheiten gibt, die beseitigt werden können. Investieren Sie in eine Software, die ein analytisches Dashboard bietet, und nutzen Sie all diese Daten.
Die Investition in eine Buchhaltungssoftware ist ein intelligenter Weg, um die Leistung Ihres Unternehmens zu verfolgen. Auf diese Weise können Sie Ihre Strategien ständig verbessern und fundiertere Entscheidungen treffen.
4. Leichtere Steuereinreichung
Dies ist ein großer Vorteil. Wir alle wissen, wie stressig das Ende eines Steuerjahres sein kann. Sie müssen all Ihre Ausgaben aufschreiben und 12 Monate lang Dokumente durchgehen. Und als Unternehmen haben Sie noch mehr Papierkram zu erledigen, in einigen Ländern sogar vierteljährliche Überprüfungen.
Kaum hat man ein Steuerformular ausgefüllt, kommt schon das nächste auf einen zu. Die Investition in eine Buchhaltungssoftware ist eine Möglichkeit, die Belastung zu verringern. Die Ablage ist genauer, und die Daten werden übersichtlich dargestellt.
5. Zeit und Geld gespart
Der größte Vorteil dieses Ansatzes ist die Zeit- und Geldersparnis. Anstatt stundenlang bezahlte Zeit (von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern) für die Überwachung Ihrer Konten aufzuwenden, geschieht dies automatisch.
"Geld zu sparen", indem man diese Aufgabe manuell durchführt, ist einfach eine falsche Wirtschaft. Es entstehen mehr Kosten, wenn Sie Stunden damit verbringen, diese Aufgabe allein zu bewältigen, als wenn Sie in eine unbedeutende monatliche Abonnementgebühr investieren. Dadurch bleibt Ihnen Zeit, die Sie in andere Dinge investieren können, z. B. in das Wachstum Ihres Unternehmens.
Software für die Hotelbuchhaltung hat das Potenzial, den Gewinn zu maximieren, indem sie den Zeit- und Kostenaufwand für die Finanzen reduziert. Wer würde das nicht wollen?
3 Beliebte Buchhaltungssysteme in Hotels
Der Kauf von Software kann sich überwältigend anfühlen; das wollen wir nicht leugnen. Es gibt einfach so viele Möglichkeiten. Und bei den ausgefallenen technischen Namen und den vielen Fachausdrücken ist es schwer, das Gute vom Schlechten zu unterscheiden. Wenn Ihnen allein der Gedanke daran einen Schauer über den Rücken jagt, brauchen Sie wahrscheinlich einen Anfang.
Es ist wichtig, einige Ideen für beliebte Software zu haben, die in der Branche bereits verwendet wird und gut ankommt. Auf diese Weise wissen Sie, worauf Sie achten müssen, wenn Sie sich für ein System entscheiden. Welches sind nun die beliebtesten Buchhaltungssysteme für Hotels? Hier sind die drei Spitzenreiter.
1. Sage Intacct
Sage Intacct ist eine Cloud-basierte Buchhaltungsplattform mit vielen anderen Geschäftsfunktionen, die es Ihnen ermöglichen, Geschäfte aus der Ferne zu verwalten. Sie können Buchhaltung, Gehaltsabrechnung und Personalwesen von einem Ort aus verfolgen. Und wenn Sie nach einer Software für die Verwaltung von Hotelketten suchen, ist dies die richtige Lösung. Sie ist auf die Verwaltung mehrerer Standorte spezialisiert.
Die Software ist für eine Vielzahl von Branchen erhältlich, vom Bauwesen über das Gesundheitswesen bis hin zum Gastgewerbe. Sage ist zwar nicht hotelspezifisch, bietet aber spezifische Anpassungen und Fachwissen für jede Branche. Es ist ein bisschen wie ein Chamäleon, aber auf eine effektive Art und Weise.
Wenden Sie sich direkt an Sage, um ein Angebot zu erhalten.
2. Xero
Xero ist fantastisch für kleinere Hotelunternehmen und die Preise beginnen bei nur $15 pro Monat - ein fantastisches Angebot! Dies ist die beste Wahl für die Verwaltung Ihrer Hotelbuchhaltung mit einem geringen Budget. Es bietet Funktionen für Gehaltsabrechnung, Kostenverfolgung, Projektverfolgung und Zahlungsfreigabe. Im Grunde genommen ist Xero alles in einer kleinen Box verpackt.
Es gibt sogar eine Funktion, mit der Sie Ihren Buchhalter einladen können, mitzuarbeiten und auf die Plattform zuzugreifen. Selbst langwierige Konversationen werden dadurch vereinfacht. Wenn Sie es nicht mit Daten überfrachten wollen, ist es ein kluges Programm, um damit anzufangen.
3. Intuit Quickbooks
Intuit Quickbooks ist eine Buchhaltungssoftware, die sich auf Boutique-Hotels spezialisiert hat. Die Preise beginnen bei nur 35 $ monatlich und steigen mit festgelegten Preisstufen. Damit können Sie Rechnungen erstellen, Transaktionen und Reservierungen überwachen und Ausgaben automatisch verfolgen. Was kann man sich mehr wünschen?
Die Preisstaffeln sind eine großartige Option, und ein großer Vorteil dieser Software ist die Anzahl der Rabattangebote. Sie können damit für eine minimale Anfangsinvestition beginnen.
Was man für Hotel-Buchhaltungs-Software einplanen sollte
Im Durchschnitt sollten Sie für ein kleines Hotel mehr als 15 $ einplanen, aber die Preise können schnell in den mittleren Hunderterbereich steigen. Hier ist eine grobe Aufschlüsselung dessen, was Sie erwarten können:
- $15 bis $40 für ein kleines Hotel
- $60 bis $80 für Ketten der mittleren Preisklasse
- $100+ für große Ketten und Immobilien
Im Zweifelsfall fragen Sie nach einer kostenlosen Testversion oder Demo. Auf diese Weise können Sie genau feststellen, welche Funktionen Sie benötigen, ohne im Voraus viel Geld in ein Abonnement zu investieren.
FAQ
Überstürzen Sie nichts, denn es ist wichtig, das Gelernte über Hotelbuchhaltungssoftware zu konsolidieren. Hier sind einige Denkanstöße.
Welche Software verwenden die Hotels für die Buchhaltung?
Es gibt Hunderte von Optionen, aber zu den beliebtesten gehören Xero, Sage Intacct und Intuit Quickbooks. Alles, was über Funktionen zur Kosten- und Buchungsverfolgung verfügt, ist für die grundlegende Buchhaltung geeignet.
Zu den fortgeschrittenen Optionen gehören Dinge wie Gehaltsabrechnung, Rechnungsstellung und Leistungsanalyse.
Wie viel kostet eine Buchhaltungssoftware für Hotels?
Planen Sie für den Buchhaltungsbedarf eines durchschnittlichen Hotels auf Abonnementbasis etwa 40 bis 60 US-Dollar pro Monat ein. Für kleinere Unternehmen ist es möglich, Software für weniger als 15 $ pro Monat zu finden, aber Sie werden wahrscheinlich aus dieser Software herauswachsen.
Größere Unternehmen, wie z. B. große Hotelketten, müssen mehr Geld einplanen, um den größeren Datenverarbeitungsanforderungen gerecht zu werden. Rechnen Sie mit Preisen von 100 Dollar und mehr pro Monat.
Warum sollten Sie in eine Buchhaltungssoftware für Hotels investieren?
Buchhaltungssoftware ist eine fantastische Möglichkeit, Zeit und Geld zu sparen. Außerdem erleichtert sie die Steuererklärung durch genauere und gründlichere Aufzeichnungen. Die Aufzeichnung aller Finanzvorgänge ermöglicht eine bessere Leistungsanalyse zur Skalierung und Verbesserung des Unternehmens.
Beambox: WiFi für Hotels
So wie niemand fehlerhafte Hotelkonten haben möchte, möchte auch kein Gast ein nicht funktionierendes Hotel-WiFi haben. Eine zuverlässige und vertrauenswürdige Hotel-WiFi-Lösung ist nicht verhandelbar.
Um in eine weitere passive Strategie zu investieren, die Ihre Geschäftsabläufe durch Technologie verbessern kann, sollten Sie sich über Captive Portals informieren. Captive Portale werden mit Ihrem bestehenden WiFi-System für Gäste synchronisiert. Anstatt den Gästen sofort die Möglichkeit zu geben, Ihrem Netzwerk beizutreten, werden sie auf ein Webseitenformular umgeleitet.
Sie personalisieren das Formular, um Details Ihrer Wahl abzufragen, und sobald sie diese erfüllen, erhalten die Gäste vollen WiFi-Zugang. Dies ist eine großartige Möglichkeit, wertvolle Marketingdaten zu sammeln.
Wir von Beambox bieten Ihnen eine zuverlässige All-in-One WiFi Marketing Plattform, die Ihr Internet in ein wichtiges strategisches Werkzeug verwandelt.
Legen Sie Ihre Hotelbuchhaltungssoftware beiseite und starten Sie noch heute Ihren kostenlosen Beambox-Test!
