Ein hervorragendes Gästeerlebnis ist im Gastgewerbe von enormer Bedeutung. Es geht darum, Kundenwünsche vorauszusehen und sie prompt zu erfüllen. Statt manueller Arbeit können Sie jedoch Aufgaben mit einem Property Management System (PMS) automatisieren.
Dieses System ist für Immobilienverwalter ein echter Wendepunkt. Es ermöglicht ihnen, alles von Reservierungen bis hin zu Wartungsanfragen an einem einzigen Ort zu verwalten. Das Ergebnis ist ein reibungsloser Betrieb und ein besseres Erlebnis für Gäste und Mieter.
Wenn Sie das Gleiche für Ihr Unternehmen wollen, sind Sie hier genau richtig. Lassen Sie uns herausfinden, was Immobilienverwaltungssysteme sind, wie sie funktionieren, welche Vorteile sie bieten und welche Softwareoptionen am besten geeignet sind!
Was ist ein Immobilienverwaltungssystem?
Ein Immobilienverwaltungssystem ist ein Softwaretool, das Immobilienverwaltern und -eigentümern bei ihren täglichen Aufgaben hilft.
Das Hauptziel dieser Software ist es, alles zu organisieren. Sie bearbeitet Reservierungen, verfolgt die Belegung, verwaltet Wartungsanfragen und verarbeitet Online-Zahlungen - alles an einem Ort.
Dadurch wird es einfacher, Immobilien zu verwalten, die Erfahrung der Mieter oder Kunden zu verbessern und Zeit für manuelle Aufgaben zu sparen.
Es ist jedoch nicht einfach, ein PMS für Ihr Unternehmen auszuwählen. Wenn Sie sich auf den Weg machen, um Ihre Optionen zu erkunden, stehen Sie vor einer wichtigen Entscheidung: Vor-Ort oder Cloud-basiert.
Einerseits müssen Sie ein PMS vor Ort lokal auf einem Desktop installieren und einsetzen. Dies gibt Ihnen mehr Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten. Es erfordert jedoch höhere Vorlaufkosten, technische Unterstützung und regelmäßige Wartung.
Alternativ können Sie von überall aus auf ein cloudbasiertes PMS zugreifen. Sie sind daher einfacher einzurichten und zu skalieren, bieten aber weniger Anpassungsmöglichkeiten. Analysieren Sie also Ihren Bedarf, bevor Sie eine Entscheidung treffen.
Wie funktioniert das Property Management System?
Ein Immobilienverwaltungssystem arbeitet mit Hilfe mehrerer Module. Es vereint mehrere Bereiche der Immobilienverwaltung in einem einzigen System.
Schauen wir uns also die sieben Module an, um die Frage "Wie funktioniert ein Immobilienmanagementsystem?" besser beantworten zu können.
- Reservierung: Unternehmen im Gastgewerbe sind oft auf Online-Buchungen angewiesen, um Geschäfte abzuschließen. Daher ist es sinnvoll, dass ein PMS über ein Reservierungsmodul verfügt, das es den Kunden ermöglicht, online zu buchen und zu bezahlen. Dieses Modul verfügt auch über Funktionen, die dem Unternehmen helfen, diese Online-Buchungen zu verwalten.
- Front-Desk-Betrieb: Das Sprichwort "Der erste Eindruck ist der letzte Eindruck" ist für das Gastgewerbe von großer Bedeutung. Die Kunden erwarten einen herzlichen und schnellen Empfang an der Rezeption. Dieses PMS-Modul unterstützt Sie dabei mit Zimmerverwaltung, Schlüsselvergabe, täglichem Audit und vielem mehr.
- Verwaltung der Kanäle: Auch wenn es Vorteile hat, Ihre Immobilie auf mehreren Kanälen anzubieten, ist es nicht einfach, diese Angebote zu verwalten. Mit dem Modul für die Kanalverwaltung können Sie alle Ihre Inserate von einem Ort aus verwalten.
- Verwaltung der Einnahmen: Mit seinen detaillierten Analysen und der Nachverfolgung ermöglicht Ihnen ein PMS die effektive Verwaltung und Steigerung Ihrer Einnahmen. Es nutzt maschinelles Lernen, um Ihnen zu helfen, die richtigen Preise festzulegen, Ihre Angebote zu optimieren und mehr Umsatz zu generieren.
- Instandhaltung von Immobilien: Niemand wohnt gerne in einem verfallenen Gebäude, egal ob es sich um ein Mietobjekt oder ein Hotelzimmer handelt. Mit diesem PMS-Modul können Sie Hausmeistertätigkeiten zuweisen, die Instandhaltung Ihrer Immobilie verfolgen und sicherstellen, dass sie immer in gutem Zustand ist.
- Verwaltung von Kundendaten: Die Optimierung Ihrer Immobilie erfordert die Erfassung und Verwaltung von Kundendaten. Daher ist es sinnvoll, dass ein PMS über dieses Modul verfügt.
- Back-Office-Verwaltung: Dieses Modul umfasst Aufgaben wie Veranstaltungsmanagement, Berichte, Kostenmanagement usw. Schließlich braucht ein Hausverwalter auch Hilfe bei Verwaltungsaufgaben.
4 lohnende Vorteile des Einsatzes von Property Management Systemen
Experten haben vorausgesagt, dass der Wert von Immobilienverwaltungssystemen von 2024 bis 2033 um 8,9 % steigen wird. Da die Branchenexperten ihre Prognosen auf die derzeitige Nutzung stützen, kann man mit Sicherheit sagen, dass die Unternehmen dieses System schnell annehmen. Daher ist es höchste Zeit, dass Sie in ein PMS investieren, falls Sie es noch nicht haben.
Wenn diese Statistik Sie jedoch nicht von der Bedeutung eines PMS überzeugt hat, könnten die folgenden Abschnitte den Ausschlag geben. Lassen Sie uns also vier seiner lohnenden Vorteile erörtern, um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern.
1. Sie können Zeit und Geld sparen
Ein Hotel- und Gaststättengewerbe zu führen bedeutet, täglich mit zahlreichen sich wiederholenden Aufgaben zu jonglieren. Darüber hinaus müssen Sie jeden Tag Ihre Kunden zufrieden stellen, Ihre Immobilien instand halten, Berichte erstellen, Strategien entwickeln und die Finanzen verwalten. All diese Aufgaben brauchen Zeit.
Aber mit einem PMS können Sie die meisten täglichen Aufgaben automatisieren und sich auf das Wesentliche konzentrieren. Da alles an einem Ort ist, müssen Sie keine Zeit mit der Suche nach Informationen verschwenden. Dadurch sparen Sie letztendlich Zeit.
Außerdem bedeutet die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, dass menschliche Fehler vermieden werden. Sie können doppelte Buchungen, Fehlkommunikation und Umsatzeinbußen vermeiden und so langfristig Geld sparen.
2. Die Verfolgung von Daten und die Analyse von Trends wird einfach
Wir haben bereits erwähnt, dass es bei der Kundenerfahrung vor allem darum geht, Anforderungen zu antizipieren und rechtzeitig zu erfüllen. Es geht jedoch nicht darum, wilde Vermutungen anzustellen und auf das Beste zu hoffen. Es geht darum, Daten und Erkenntnisse zu nutzen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Das ist ein weiterer Bereich, in dem ein PMS glänzt.
Sie erhalten Echtzeitdaten und -einblicke, die Ihnen helfen, Trends zu erkennen und Ihren Ansatz anzupassen, um die Bedürfnisse der Kunden besser zu erfüllen. Sie können auch die Gebäudewartung verfolgen und sicherstellen, dass alles in Ordnung ist, wenn Kunden zu Besuch kommen.
Einige Immobilienverwaltungssysteme enthalten sogar Funktionen, die Ihnen helfen, gesetzliche Vorschriften zu verfolgen. Und schließlich können Sie Ihre Marketingkampagnen mit einem Werbemodul verfolgen und optimieren.
3. Die Finanzverwaltung wird einfacher
Bei geschäftlichem Erfolg geht es nicht nur um die Maximierung der Einnahmen. Sie müssen auch in der Lage sein, Ihre Kosten und Finanzen zu verwalten, um sicherzustellen, dass Ihre Bemühungen nicht umsonst waren. Und dann sind da noch die steuerlichen Anforderungen, um die man sich kümmern muss.
Mit den Funktionen zur Ausgabenverwaltung kann ein PMS Ihnen helfen, Ihre finanzielle Gesundheit zu beurteilen und das Beste aus Ihrem Budget zu machen. Außerdem hilft es Ihnen bei Ihren Steuern, indem es alles dokumentiert und Berichte erstellt.
Mit nur einem Mausklick erhalten Sie einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Einnahmen, Ersparnisse, Unterhaltskosten und Ausgaben. All das zusammen hilft Ihnen, bessere finanzielle Entscheidungen zu treffen.
4. Es verbessert die Kundenzufriedenheit
Es gibt kein Konzept der Kundenzufriedenheit ohne eine Verbesserung der Kommunikation. Kunden warten nicht gern auf Antworten, vor allem wenn sie Beschwerden haben. Sie wollen, dass Sie immer auf ihre Fragen antworten und sie durch den Prozess führen.
Hier kommen PMS-Funktionen wie Textbenachrichtigungen, spezielle Portale und sogar Chatbots ins Spiel. Sie helfen Ihnen, schnelle Antworten zu senden und Ihre Kunden zu informieren und einzubinden.
Darüber hinaus vereinfachen diese Systeme Wartungsanfragen, so dass die Kunden Probleme schnell melden und schneller beheben können. Automatische Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass alle auf dem Laufenden bleiben.
Wenn Sie den Mietern Zugang zu wichtigen Dokumenten gewähren, schaffen Sie Vertrauen und sorgen für einen reibungsloseren Ablauf. Die Kombination all dieser Funktionen hilft Ihnen, Ihren Kunden das beste Erlebnis zu bieten und ihre Zufriedenheit und Loyalität zu erhöhen.
Wie man ein Hotel Property Management System auswählt
Wenn Sie bei Google nach den besten Immobilienverwaltungssystemen suchen, erhalten Sie zahlreiche Ergebnisse. Allerdings sind nur wenige davon einen zweiten Blick wert. Sie müssen nicht unbedingt schlecht sein, um schlecht zu passen, denn das hängt von Ihren Bedürfnissen ab.
Dennoch müssen Sie bei der Auswahl eines Hotelverwaltungssystems einige Dinge beachten.
Schauen Sie sich zunächst die Funktionen an und vergleichen Sie sie mit Ihren Bedürfnissen, insbesondere in Bezug auf die Gästeservices. Es ist normal, dass es einige Funktionen gibt, die Sie nicht nutzen werden, aber diese Zahl sollte gering bleiben. Andernfalls werden Sie nur Ihr Budget sprengen.
Vergleichen Sie in diesem Zusammenhang die Preise mit den Funktionen und anderen Softwareoptionen. Ein klügerer Weg, die Preise mit Ihrem Budget zu vergleichen, ist die Betrachtung der Investitionsrendite (ROI). Selbst wenn ein Tool in Ihrem Budget liegt, wird es teuer, wenn es keine Ergebnisse bringt.
Bei vielen Optionen können Sie auch Pakete nach Ihren Bedürfnissen zusammenstellen. Um maximale Flexibilität zu erreichen, sollten Sie diese Optionen wählen. Achten Sie außerdem darauf, ob sich die Software problemlos in Ihr bestehendes Softwarepaket integrieren lässt.
Sehr umfassende Lösungen sind jedoch selten einfach zu benutzen. Das ist kein Problem, wenn Sie ein etabliertes Unternehmen besitzen und über ein technisches Team verfügen. Wenn Sie aber gerade erst anfangen, müssen Sie auch auf die Benutzerfreundlichkeit und den Kundensupport achten.
Top 5 Software-Optionen für ein PMS im Jahr 2024
Da Sie nun wissen, wie Sie ein Hotelimmobilienverwaltungssystem auswählen können, wollen wir nun einige in Frage kommende Optionen besprechen. Eine Liste der beliebtesten Namen und ihrer Funktionen wird Ihnen helfen, bessere Vergleiche anzustellen.
- Guesty: Wenn Sie eine Ferienimmobilie besitzen, könnte Guesty eine der besten Optionen für Sie sein. Mit dieser Software können Sie Ihre Immobilie auf fast allen gängigen Plattformen für Ferienvermietungen auflisten und verwalten. Es gibt sogar eine mobile App, mit der Sie die Dinge von unterwegs aus verwalten können.
- Oracle Hospitality: Oracle Hospitality ist ein auf den Gast ausgerichtetes PMS, das vor allem bei großen Hotels beliebt ist. Die Benutzer schätzen es vor allem wegen seiner robusten Funktionen, Skalierbarkeit, Integration und Berichterstattung. Allerdings haben sich viele über die komplexe Implementierung und den steilen Lernpfad beschwert.
- Landlord Studio: Landlord Studio, ein weiterer Favorit unter den Vermietern, ist eine erschwingliche Option für kleine Unternehmen. Mit einer übersichtlichen Benutzeroberfläche bietet diese Immobilienverwaltungssoftware Mieterscreening, Zahlungsverfolgung und grundlegende Berichte.
- Cloudbeds: Wenn es um Property-Management-Systeme für Hotels geht, ist Cloudbeds immer wieder beeindruckend, insbesondere bei der Verwaltung mehrerer Hotelgruppen. Der Channel Manager, die Buchungsmaschine und das fortschrittliche Berichtswesen helfen Hotelmanagern bei der Durchführung komplexer Aufgaben. Allerdings ist es vielseitig, so dass es auch für kleinere und mittelgroße Hotels geeignet sein könnte.
- Hostaway: Für Eigentümer von Ferienunterkünften mit mehr als zehn Objekten gibt es keine bessere Wahl als Hostaway. Es hilft Ihnen, Hotelbuchhaltung, Marketing, Vertrieb, Zahlungen und Kommunikation an einem Ort zu verwalten. Sie können sogar die Felder für die Finanzberichterstattung anpassen, damit sie Ihren Zielen besser entsprechen.
Häufig gestellte Fragen zu Property Management Systemen
Inzwischen sind Sie sicher mit einem Immobilienverwaltungssystem vertraut. Lassen Sie uns also einige häufig gestellte Fragen beantworten, bevor wir das Thema abschließen.
Was ist ein Immobilienverwaltungssystem?
Ein Immobilienverwaltungssystem ist eine Software, die Hotels, Ferienvermietungen und andere Immobilienunternehmen bei der Bewältigung ihrer täglichen Aufgaben unterstützt. Es regelt alles von der Reservierung und Abrechnung bis hin zur Wartung und Kundenkommunikation.
Mit dieser Software können Sie die Prozesse reibungsloser gestalten, die betriebliche Effizienz steigern und die Gästezufriedenheit verbessern.
Warum ist ein PMS in der Hotellerie wichtig?
Ein PMS ist in der Hotellerie wichtig, weil es alltägliche Aufgaben wie die Verwaltung von Buchungen und die Abwicklung von Zahlungen vereinfacht.
Diese Software sorgt für Ordnung und hilft den Mitarbeitern, effizienter zu arbeiten. So können sie sich auf das konzentrieren, was am wichtigsten ist - die Erfüllung der Kundenwünsche und die Verbesserung der Kundenerfahrung.
Wer nutzt Immobilienverwaltungssysteme?
Hotelmanager, Hausverwalter und Eigentümer von Ferienunterkünften verwenden Immobilienverwaltungssysteme.
Diese Software hilft diesen Fachleuten, die Dinge reibungslos laufen zu lassen, von der Bearbeitung von Buchungen bis zur Verfolgung ihrer Leistung. Im Grunde kann jeder, der im Gastgewerbe oder in der Immobilienbranche tätig ist, von einem PMS profitieren.
Investieren Sie in ein PMS für einfachere Abläufe und höhere Gästezufriedenheit
Ein Immobilienverwaltungssystem hilft verschiedenen Immobilienbesitzern und -verwaltern bei ihren täglichen Aufgaben. Immobilienmakler können Inserate verwalten, während Eigentümer von Mietobjekten den Überblick über Wartungsanfragen und die Kommunikation mit den Mietern behalten können. Die Investition in diese Systeme ist klug, egal ob Sie Mietobjekte oder ein Luxushotel betreiben.
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