Hotelreserveringssysteem: De methode achter de magie

Ben je bekend met het werkelijke proces achter een hotelreserveringssysteem? Een van de pijlers van het beheer van hotelvastgoed is een systeem dat zich bezighoudt met online reserveringen. Met een dergelijk systeem zou de moderne hotelindustrie waarschijnlijk floreren. Een reserveringssysteem is echt de methode achter de magie. Dergelijke systemen verbeteren de gastervaring door het online boekingsproces te stroomlijnen.

Ze handelen ook automatische administratieve taken af en hebben belangrijke functies die het leven van het personeel vereenvoudigen. Kortom, een reserveringssysteem voor je hotel is het beste. Het helpt je reserveringssysteem betrouwbaarder te maken en verlost je team van magere taken.

In deze gids leggen we uit waarom een centraal reserveringssysteem zo belangrijk is in de horeca. Of er nu een officiële kanaalbeheerder is of gratis of betaalde software, reserveringssystemen kunnen een revolutie teweegbrengen in uw accommodatie. Door te leren waarom en hoe u systemen moet reserveren, kunt u de vaardigheden opdoen om die verandering teweeg te brengen.

Ben je klaar om de methode achter de magie van moderne hotels te leren kennen? Hier is onze complete gids voor de wereld van online boekingssystemen.

Waarom hotelreserveringssystemen gebruiken?

Dus, voordat we ingaan op de praktische details, waarom zou je hotelreserveringssystemen gebruiken? De belangrijkste reden is dat het beheren van reserveringen erg tijdrovend is en vatbaar voor menselijke fouten. Dat betekent dat als je deze taak kunt uitbesteden aan (betrouwbaardere) technologie, je een effectiever bedrijf hebt. Dit heeft veel voordelen, zoals het verlichten van burn-out bij het personeel en meer tijd overhouden voor praktische klantenservice.

Maar daarnaast zijn er nog een aantal extra voordelen van een systeem voor online boekingen. Dit zijn de belangrijkste voordelen:

• Real-time beschikbaarheidsupdates voor klanten

In plaats van te moeten wachten tot openingstijden of fysiek contact met iemand op te nemen, krijgen klanten realtime beschikbaarheidsupdates. Dit kan een 'we zijn volgeboekt'-teken zijn of zelfs grijze of rode data waarop gasten niet kunnen klikken. Het biedt klanten een realtime bericht over beschikbaarheid - of gebrek aan beschikbaarheid. Dit is rechttoe rechtaan en houdt het overzichtelijk.

• Het zorgt ervoor dat je efficiënter werkt

Boekingssystemen zijn ook efficiënt. Het betekent dat je je bedrijf soepeler kunt runnen. Het regelt zaken als kamertoewijzing en opbrengstbeheer. Dit zorgt voor een passiever systeem dat minder beslag legt op je tijd en energie - geweldig, toch? Door boekingen efficiënter te maken, maak je tijd vrij voor andere dingen zoals marketing en klantenservice.

• Het is kosteneffectief, zelfs als je vooraf investeert

Tot slot is het echt kosteneffectief. Je kunt bijvoorbeeld het aantal uren dat je betaalde medewerkers of jijzelf besteden aan het handmatig beheren van boekingen verminderen. Zelfs als je vooraf investeert in software voor boekingssystemen, bespaar je zelf op betaalde uren. Het is een van die dingen waarbij je moet investeren om te besparen.

Hoeveel budget heb je voor een reserveringssysteem voor hotelreserveringen?

Hoeveel moet je budgetteren voor een reserveringssysteem voor hotelreserveringen? Dat is een goede vraag. Je kunt een gratis reserveringssysteem vinden dat prima werkt. Of je kiest voor een middenklasse optie voor een paar duizend per jaar. Of u wilt een systeem dat voor u is gemaakt, wat kan oplopen tot vijf cijfers in kosten, vooral voor op maat gemaakte systemen. Kortom, het hangt ervan af welke functies je nodig hebt. Het hangt er ook vanaf hoe groot je bedrijf is en dus hoeveel boekingen je systeem moet beheren.

Over het algemeen kost een centraal reserveringssysteem ongeveer $10 per maand tot een paar duizend. Een populaire optie voor lage budgetten is Sirvoy, dat $10 per maand rekent op basis van een abonnementsmodel. Maar je kunt ook contact opnemen met privéprogrammeurs en systeemontwikkelaars die een reserveringssysteem op maat kunnen ontwerpen.

Deze projecten kunnen oplopen tot $55.000 in totaal of tot $200 per uur. Zoals je kunt zien, is het algemene antwoord dat het afhangt van wat je wilt. Je afvragen hoeveel je moet budgetteren voor een hotelreserveringssysteem is als vragen hoe lang een touwtje is.

We kunnen je zeker wat globale richtlijnen geven. Over het algemeen, als je een niet-aangepast systeem wilt met ondersteuning en goede functies, zouden we $10-40 per maand begroten. Als je een op maat gemaakt systeem wilt met unieke functies die speciaal voor jou zijn gemaakt, zal het duurder zijn.

Hiervoor zouden we een investering van meer dan $20.000 vooraf begroten. Voor de meeste bedrijven is een reserveringssysteem op abonnementsbasis de meest haalbare en effectieve optie. Dit is zeker iets om in gedachten te houden als je op zoek gaat naar geschikte systeemoplossingen.

Hoe een online reserveringssysteem voor hotels opzetten?

Hoe zet je een online reserveringssysteem voor hotels op? Het korte antwoord is dat je dat niet doet, tenzij je software kunt maken - wat erg indrukwekkend zou zijn. Bij het opzetten van een reserveringssysteem moet je op zoek gaan naar de beste aanbiedingen met alle essentiële functies die je nodig hebt. Het eigenlijke installatieproces daarna hangt af van het softwarepakket dat je kiest. Er zijn echter een aantal basisstappen die u moet volgen en we zullen u laten zien waar u rekening mee moet houden.

1. Kraak uw budget

Om te beginnen moet je echt je budget kraken. Je moet precies weten hoeveel je je kunt veroorloven, met de juiste speelruimte voor het juiste pakket. Op die manier kun je slim en financieel geïnformeerd door de volgende stappen worden geleid. Voor sommige bedrijven kan dit $100 per maand zijn. Voor andere bedrijven kan dit $20.000 zijn, of wil je dit onder de $40 per maand houden. Wat je budget ook is, je zult een oplossing kunnen vinden. Maar je moet het gewoon in gedachten hebben om het kiezen gemakkelijker te maken.

2. Bepaal welke belangrijke functies u nodig hebt

Vervolgens moet je weten welke essentiële functies je nodig hebt. Dit kunnen tools zijn voor het automatisch toewijzen van kamers of het op afstand verwerken van betalingen. Wat je ook nodig hebt, het moet in dit stadium duidelijk zijn. Als je in dit stadium echt begrijpt wat je nodig hebt, kun je het juiste systeem kiezen. Het laatste wat je wilt is dat je later moet terugkijken, toch?

3. Beslis of je maatwerk of maatwerk wilt

In dit stadium heb je een goed idee of je een op maat gemaakt systeem wilt - of nodig hebt. Heb je een budget van meer dan $20.000? En maken de belangrijkste functies die je nodig hebt niet regelmatig deel uit van systeemsoftware op abonnementsbasis? Als je op beide vragen ja antwoordt, is maatwerksoftware een goed idee. Zo niet, doe dan geen moeite en het is geen realistische optie. Als algemene regel geldt dat iedereen prima uit de voeten kan met software die niet op maat is gemaakt.

4. Kijk rond en vergelijk systemen

Ten slotte kun je beginnen met rondkijken en systemen vergelijken. Je moet kijken naar prijzen, reviews en functionaliteit. Je moet ook kijken naar de belangrijkste functies die elk plan biedt. Vergeet niet dat gasten jouw kant van dit systeem niet te zien krijgen. Dit is alleen voor het personeel en jezelf. Daarom is het belangrijkste dat het functioneel, efficiënt en bruikbaar is.

5. Doe een demo en koop als het goed gaat

Tot slot kun je een demo boeken om het systeem beter te leren kennen. Als alles goed gaat, kunt u overgaan tot aankoop of een abonnement nemen. Dit is de laatste stap in het opzetten van een online reserveringssysteem. U moet echter doorgaan met het beoordelen van de efficiëntie van het systeem. Vergeet niet dat uw behoeften en vereisten voor belangrijke functies kunnen veranderen. Het is een goed idee om uw systeem te blijven controleren. Zo blijft u zo effectief mogelijk.

Laatste gedachten: Is een reserveringssysteem de moeite waard?

Dus is een reserveringssysteem de moeite waard? Absoluut. In feite zijn reserveringssystemen zo nuttig dat de meeste hotels niet zonder kunnen. Online reserveringen zijn niet meer weg te denken uit de moderne wereld en u zult moeite hebben om zonder te werken. Als je aarzelt om in dergelijke software voor je bedrijf te investeren, raden we je aan om de sprong te wagen. Het is een fiscaal aftrekbare bedrijfskostenpost.

Bovendien maak je enorm veel tijd vrij voor jezelf en je personeel voor andere essentiële taken. Het is een geweldige manier om je boekingssysteem passief te maken en je bedrijf een boost te geven.

Nu we het toch hebben over het passief maken van je bedrijfsprocessen, een ander goed idee is het opzetten van WiFi-marketing. Je kunt je bestaande hotel WiFi altijd verbeteren. Met WiFi-marketing kun je WiFi voor gasten gebruiken om een passief marketingsysteem te creëren. Het is eenvoudig.

Het enige wat je hoeft te doen is investeren in een captive portal-systeem, dat WiFi-toegang blokkeert totdat gasten hun contactgegevens invoeren. Het werkt als een zonnetje. Met al deze gegevens kun je een automatische e-mail- of sms-marketingcampagne synchroniseren. De gegevens worden rechtstreeks als marketingcontent in- en uitgestuurd.

Hier bij Beambox hebben we een briljant alles-in-één WiFi-marketingplatform. Probeer Beambox vandaag nog gratis uit. Een hotelreserveringssysteem is nog maar het begin.

---