Uw kassalade balanceren: Belangrijke stappen voor nauwkeurigheid

Het runnen van een succesvol bedrijf draait allemaal om het verzorgen van de finesses, niets aan het toeval overlaten en je inkomsten en uitgaven heel, heel goed in de gaten houden.

Weten hoe je de kassalade in evenwicht houdt, hoeveel geld er in je kas moet zitten en hoe je afwijkingen in de kasstroom kunt aanpakken, is een fundamenteel onderdeel van je werk als bedrijfseigenaar.

Maar al te velen van ons maken zich af en toe schuldig aan een beetje zorgvuldigheid. Als je eraan gewend bent geraakt om niet twee keer na te denken over wat er eigenlijk in je kassalade gebeurt aan het begin en het einde van elke dag... wel, dan bewijs je je bedrijf mogelijk een slechte dienst en loop je het risico om een aantal grote fouten te maken.

Deze week bekijken we stap voor stap hoe je je kassalade in evenwicht houdt, en geven we een aantal goede tips over goede praktijken met kassalades en basiscontroles op contanten.

Door dit advies in je dagelijkse routine op te nemen, zorg je beter voor je bedrijfsresultaten en neem je een aantal risico's weg die tot grote problemen kunnen leiden als je ze laat liggen.

Waarom is het belangrijk om je kassalade in balans te houden?

Als het aankomt op zakelijke best practices - niet in de laatste plaats in de restaurantbranche, waar inkomsten en uitgaven zorgvuldig in balans moeten zijn - is het van het grootste belang om je te concentreren op je cashflow. Het in evenwicht brengen van je kassalade aan het einde van elke dag is hier een belangrijk aspect van en in een tijdperk waarin betalingsvormen voortdurend veranderen, is het belangrijk om de tijd te nemen om ervoor te zorgen dat je echt doet wat je kunt om je belangen zo goed mogelijk te behartigen.

In wezen moet alles wat je bedrijf binnenkomt worden verantwoord. Contante betalingen zijn slechts het topje van de ijsberg; creditcards, debetkaarten, vouchers en mobiele betaalmethoden zoals Apple Pay vormen samen een duidelijk beeld van waar je bedrijf financieel precies staat. Om problemen aan te pakken, plannen te maken voor de toekomst en groei te bevorderen, is het belangrijk om je aandacht bij dat beeld te houden.

De andere kant van deze kwestie heeft te maken met vertrouwen en verantwoordelijkheid. Hoewel je misschien een hecht team van geliefde medewerkers hebt, moet elk bedrijf dat te maken heeft met de instroom van contant geld en transacties een aantal procedures en protocollen hebben om risico's te beperken, het vertrouwen te vergroten en ervoor te zorgen dat er verantwoording wordt afgelegd.

Een reeks ijzersterke praktijken is de beste manier om jezelf en je bedrijf te beschermen, evenals je medewerkers.

Vergis je niet, fouten in de omgang met contant geld gebeuren dagelijks bij de besten onder ons, en diefstal en fraude zijn ongelukkige realiteiten die horen bij het toevertrouwen van je geldstroom aan andere mensen. Bovendien moet je ook voor je klanten zorgen - niemand wordt graag tekort gedaan en geldproblemen zijn vaak een duidelijk teken dat er fouten worden gemaakt die moeten worden rechtgezet.

Laten we eens kijken naar enkele winnende praktijken die deel zouden moeten uitmaken van je dagelijkse routine op basis van contanten - geen uitzonderingen, geen excuses.

Begin elke dag met het tellen van het geld in uw lade

Weten hoe je een kassalade moet balanceren gaat niet alleen over wat er aan het einde van elke dienst gebeurt, het gaat er ook om dat je elke dag goed begint. Ons advies? Begin elke dag met het tellen van het geld dat nog in je kassa zit.

Je restaurant heeft altijd een consistente basishoeveelheid contant geld in de kassalade nodig. Zelfs in een tijdperk waarin contante betalingen afnemen, vormen ze nog steeds de basis voor een aanzienlijk deel van de transacties... en we weten allemaal hoe vervelend het is om als klant een contante betaling te doen en er vervolgens achter te komen dat de winkelier geen wisselgeld kan teruggeven.

Deze basishoeveelheid contant geld, bekend als een vlot of klein geld, varieert natuurlijk van bedrijf tot bedrijf. Het zou echter niet moeilijk moeten zijn om te weten hoeveel klein geld u in kas moet hebben, omdat u door dagelijkse ervaring weet wat werkt en wat niet.

Een algemene vuistregel zegt dat voor kleinere bedrijven ongeveer $150 aan kasgeld voldoende moet zijn, en dat grotere bedrijven tot $400 nodig kunnen hebben.

Eén medewerker, één kassa

OK - voor kleinere bedrijven die afhankelijk zijn van één kassa, is dit misschien niet de meest praktische aanpak. Maar het controleren en beperken van het aantal medewerkers dat verantwoordelijk is voor individuele kassalades is nooit een slecht idee.

Het komt allemaal neer op verantwoordelijkheid. Hoe meer personen toegang hebben tot afzonderlijke kassalades, hoe dunner de verantwoordingsplicht is. Dit is allemaal goed en wel als er geen problemen zijn, maar zodra er discrepanties ontstaan en verdenkingen worden geuit, wordt het een serieus probleem en kan het heel moeilijk zijn om vast te stellen wie verantwoordelijk is voor vermist geld of fouten die zijn gemaakt.

Moet contant geld elke dag worden gestort?

Als het mogelijk en praktisch is, dan ja - absoluut. Uiteraard kan dit moeilijk zijn voor kleinere restaurants en bars met weinig personeel.

Als je echter kunt profiteren van de rustige uren gedurende de dag, en je moeite doet om het geld uit je kassa te tellen en te storten, verklein je de kans op fouten en zorg je voor extra gemoedsrust en verantwoordelijkheid.

Een aanrader:

Elke dag vaste tijden instellen voor het tellen en storten van contant geld om te zorgen voor consistentie en een goede routine Altijd twee medewerkers bij elke telling aanwezig laten zijn Notities maken (in een agenda of op een smart device) van totalen, afwijkingen en de namen van de betrokken medewerkers om de kans op fouten te verkleinen Ervoor zorgen dat je weet hoeveel geld er na de storting nog in je kas moet zitten.

Beste praktijken voor het controleren van kassa's aan het einde van de dag

We kijken allemaal uit naar het einde van een werkdag - het is je kans om je te koesteren in de glorie van je succes, je voeten omhoog te leggen met een drankje en ervoor te zorgen dat elk hokje is afgevinkt. Het is ook het beste moment om je kassalade te controleren en ervoor te zorgen dat het geld eerlijk en efficiënt in en uit je kassa stroomt, met het beste voor je bedrijf voor ogen.

Het meest fundamentele aspect hiervan is het zorgvuldig tellen van de totale hoeveelheid contant geld in je kassalade en het bijhouden van alle soorten transacties die gedurende de dag binnenkomen. Als alles is opgeteld, vergelijk je je totaal met het totaal dat je POS opgeeft.

Als het goed is, komt dit bedrag perfect overeen. Dit is echter niet altijd het geval en als het bedrag niet overeenkomt, moet je misschien wat onderzoek doen.

Raak niet in paniek als het om een onbeduidend bedrag gaat - kleine afwijkingen horen bij het dagelijkse werk en worden meestal veroorzaakt doordat een medewerker fouten maakt bij het geven van wisselgeld of het ontvangen van betalingen. Als je echter een groter verschil hebt opgemerkt, moet je iets dieper graven.

Wat gebeurt er als de kassa leeg is?

Een overschot betekent dat er meer geld in je kassalade ligt dan er volgens je kassa zou moeten liggen.

Hoewel het verleidelijk is om dit als iets goeds te zien (meer geld betekent meer winst, toch?), betekent het meestal dat een klant te kort is gedaan. Als ze zich realiseren dat dit is gebeurd, loop je het risico een klant te verliezen of slechte online recensies te ontvangen.

Wat moet ik doen als een geldlade onder zit?

Er zijn een paar redenen waarom je aan het eind van de dag geld kunt missen. Een menselijke fout kan er soms toe leiden dat een biljet van $10 als wisselgeld wordt gegeven in plaats van $5, en geld kan per ongeluk verloren gaan. Natuurlijk is het ook mogelijk dat een medewerker geld in zijn zak steekt, wat een heleboel problemen oplevert die moeten worden opgelost in overeenstemming met het bedrijfsbeleid en de plaatselijke wettelijke procedures.

Of je nu te veel of te weinig geld hebt, problemen met de kassalade moeten worden aangepakt door een glashelder beleid op te stellen dat door alle medewerkers moet worden gevolgd. Transparantie, verantwoordingsplicht en zichtbaarheid zijn essentieel, en door vertrouwen op te bouwen en regels vast te leggen kun je geldproblemen altijd voorkomen.

Weten hoe je kassatransacties balanceert zal je bedrijf helpen

Je kunt er niet omheen dat het begrijpen en implementeren van de beste kassaladepraktijken voordelen heeft voor je bedrijf. In de restaurant- en barbranche komen contante transacties snel en (hopelijk) consequent. Als je de hele dag door het contante geld controleert en stort, blijft je winst gezond, je mentaliteit positief en je team eensgezind.

Hoewel een goed kassasysteem helpt bij de nauwkeurigheid, is er geen vervanging voor gezond verstand, zorg en aandacht en een team dat in dezelfde richting trekt. Betaalmethoden mogen dan veranderen, maar een verstandig beleid voor kassalades en dagelijks controleren en balanceren blijft bestaan.

---