Veel mensen kiezen ervoor om een bedrijf te bellen nadat ze er online informatie over hebben gevonden. Dus zelfs de kleinste bedrijven moeten zakelijke nummers zorgvuldig benaderen. Zou een telefoondienst voor kleine bedrijven de oplossing voor jou kunnen zijn?
Vraag is één ding, maar wat een goede telefoondienst echt essentieel maakt, is de mate waarin het succes beïnvloedt. De waarheid is dat niet investeren in een telefoonservice je groei drastisch kan belemmeren en dat wil niemand.
In deze gids leren we je waarom telefoondiensten essentieel zijn, zodat je zelf een afweging kunt maken. Bereid je voor op definities en how-tos, plus een handige lijst met voordelen om je te helpen de voordelen echt te begrijpen. We hebben zelfs een sectie toegevoegd over de beste tijd om te investeren in telefoondiensten. Zo heb je een solide tijdlijn.
Ben je klaar om voor eens en voor altijd te beslissen over een telefoondienst voor je bedrijf? Lees verder om te bepalen wat de beste manier is om verder te gaan!
Wat is een telefoonservice voor kleine bedrijven?
Een telefoondienst voor kleine bedrijven is simpelweg een systeem waarmee bedrijven kunnen communiceren met klanten op mobiele of vaste nummers.
Dit is een overkoepelende term; het is een enkele zin die meerdere strategieën en benaderingen omvat. Zakelijke telefoonsystemen omvatten meestal onbeperkt bellen en sommige aanbieders van zakelijke telefoondiensten bieden extra functies. Je kunt bijvoorbeeld voicemail transcripties inschakelen voor trainingsdoeleinden.
In zijn eenvoudigste vorm neemt een zakelijk telefoonnummer telefoontjes aan en maakt interactie met vragen van klanten mogelijk. Dit opent een communicatiekanaal en voldoet aan een vraag.
Het zou echter ook kunnen vergemakkelijken:
- Voice over Internet Protocol (VOIP) waarmee je kunt bellen vanaf het internet en verschillende apparaten, zoals computers
- Twee-weg communicatie via een SMS API
- Eenrichtingscommunicatie via een SMS shortcode
- Algemene SMS marketing
- Koud bellen
- Gespreksroutering waardoor meerdere medewerkers inkomende telefoongesprekken kunnen aannemen
Je kunt zien hoe geavanceerd een telefoondienst kan worden. Als je begint met een klein bedrijf, zijn de functies die je nodig hebt sterk afhankelijk van je branche en doelen.
Een klein online bedrijf kan bijvoorbeeld nog steeds behoefte hebben aan oproeproutering als het vaak te maken heeft met meerdere inkomende vragen tegelijkertijd. Een klein restaurant heeft misschien te maken met inloop en online boekingen en heeft minder vaak last van botsende inkomende gesprekken.
Daarom hebben ze, ondanks het feit dat ze zich in een vergelijkbare fase van hun reis bevinden en vergelijkbare winsten draaien, verschillende functies nodig.
Bij telefoondiensten voor kleine bedrijven is er geen pasklare oplossing. Volgens Numa kiest 60% van de mensen ervoor om een bedrijf te bellen nadat ze het op Google hebben gevonden. Je moet dus een individuele beslissing nemen om een pakket te kiezen met de functies die jouw unieke bedrijf nodig heeft.
Hoe geld besparen op de telefoondienst voor kleine bedrijven
Aanbieders van telefoondiensten voor kleine bedrijven variëren sterk in kosten. Basisopties met beperkte functies kunnen $20 tot $50 per gebruiker per maand kosten.
De grootste kostenbepaler is het aantal gebruikers dat je aan het pakket wilt toevoegen. Als je wilt weten hoe je geld kunt besparen op een zakelijke telefoondienst voor kleine bedrijven, raden we je aan goed om te gaan met het aantal gebruikers. Bijvoorbeeld:
- Als je alleen jezelf toevoegt aan een pakket van $40 per maand, moet je gewoon $40 betalen.
- Als je twee gebruikers toevoegt aan een pakket van $40 per maand, is dat $80.
- Met vijf gebruikers stijgt die 80 dollar naar 200 dollar.
- Maar met 10 gebruikers zou dat toenemen tot $400.
Als je een team van 10 personen hebt, kan het contraproductief zijn om zoveel gebruikers aan één maandabonnement toe te voegen. Wees echt slim over wie je erbij betrekt. Kleine bedrijven hebben zelden zoveel mensen nodig - misschien kun je volstaan met alleen jezelf en je manager?
Het is ook de moeite waard om te evalueren welke diensten je precies nodig hebt. Zakelijke telefoonlijnen om inkomende gesprekken te beantwoorden zijn onmisbaar, net als het routeren van gesprekken. Maar heb je geavanceerde functies nodig zoals VOIP of zelfs videovergaderingen?
Misschien heb je elders toegang tot geavanceerdere diensten, zoals Google Workspace. Duurdere telefoondiensten zijn misschien niet per se beter. Meer functies betekent niet dat je bedrijf ze ook echt nodig heeft of dat je moet investeren. Evalueer in plaats daarvan de functies achter het prijskaartje en word brutaal over wat je echt nodig hebt.
Als je je in het begin zo kribbig opstelt, kun je op de lange termijn veel geld besparen. Niemand wil meer gebruikers of functies dan ze nodig hebben op hun telefoondienst, zeker niet als dat de rekening opdrijft!
5 Voordelen van het gebruik van een telefoondienst
Je weet wat een telefoondienst is en hoe je geld kunt besparen op deze handige zakelijke pakketten. Je moet echter wel precies begrijpen wat deze strategie zo waardevol maakt. Investeren in een telefoonservice voor je bedrijf heeft veel voordelen, waaronder het eenvoudigweg mogelijk maken van communicatie.
Met dat in gedachten zijn dit de top vijf voordelen van telefoondiensten voor bedrijven. Deze voordelen kunnen een uitstekende motivatie of beslisser zijn als je twijfelt over een investering.
1. Betere communicatie
Dat primaire voordeel is onmiskenbaar: Je opent een veelgevraagd kanaal en maakt betere communicatie met klanten mogelijk. Dit is geweldig voor betere reacties en door dit voordeel te benutten, opent u de deuren voor nog meer verbeteringen.
2. Grondslagen voor groei
Een goede kwaliteit van de telefoondienst biedt meer mogelijkheden, waaronder de basis voor groei. Het openen van deze communicatiepaden creëert kansen om met meer mensen in contact te komen en biedt het kader dat nodig is om te groeien.
3. Toegenomen vertrouwen
Het valt niet te ontkennen dat een telefoonservice het vertrouwen in je bedrijf vergroot. Het is uitstekend voor een gezaghebbend merkimago. Het hebben van één betrouwbaar aanspreekpunt stelt potentiële en huidige klanten gerust. Het ziet er ook gewoon professioneler uit.
Zou jij een bedrijf vertrouwen met een openbaar (en gedenkwaardig) telefoonnummer? Of zou je een ongrijpbaar bedrijf vertrouwen waarvan je niet weet hoe je het moet bereiken? Dat onmiddellijke communicatiepad voegt een element van betrouwbaarheid en prestige toe.
4. Minder negatieve beoordelingen
Door dat aanspreekpunt te bieden, beperk je het aantal negatieve recensies dat je ontvangt. Een belangrijke reden waarom mensen haastig recensies achterlaten is om te tieren; het is vaak een emotionele reactie. Een goede telefoonservice zorgt voor een buffer en vangt mensen op die ondersteuning nodig hebben.
Telefonisch problemen met klanten afhandelen kan lastig zijn. Het is echter veel beter voor je reputatie dan problemen te laten uitlekken naar openbare recensies.
Een groot voordeel van investeren in een telefoonservice is dat mensen worden doorverwezen naar de klantenservice, niet naar beoordelingssites. En wie wil er nu geen glanzend TripAdvisor-, Google Maps- of Yelp-platform?
5. Beter toezicht op personeel
Aan de andere kant kan investeren in een telefoondienst je beter in staat stellen om je personeel te controleren. Net zoals het uw verantwoordelijkheid is om de interacties met klanten te beheren, moet u ook de interactie tussen personeel en klanten beheren.
Bepaalde servicepakketten bevatten functies voor het uitschrijven of opnemen van gesprekken. Het doel hiervan is om de inhoud van het telefoongesprek te bewaren. Dit kan waardevol zijn om ervoor te zorgen dat uw personeel het beleid naleeft en effectief werkt. Het biedt uitstekende mogelijkheden voor training en om te investeren in de kwaliteit van uw personeel.
Het is ook waardevol om jezelf in te dekken. Het kan lastig zijn om met meerdere call-handlers te werken, vooral als je je bedrijf uitbreidt. Het is goed om een overzicht te hebben van adviezen en beloftes. Op die manier kun je zorgen voor consistentie tijdens de hele klantervaring.
Wat is de beste telefoondienst voor een klein bedrijf?
De "beste" telefoondienst voor kleine bedrijven is geen pasklaar antwoord. Niet elk bedrijf heeft dezelfde functies nodig, waardoor er geen sprake is van één winnende service.
In plaats daarvan moet je de criteria intern bekijken voordat je gaat windowshoppen. Als je gaat shoppen voor telefoondiensten voor kleine bedrijven, moet je weten waar je op individuele basis op moet letten.
Dat gezegd hebbende, zijn er een aantal groene vlaggen waar je op moet letten en vragen waar je rekening mee moet houden, zoals:
- Biedt het de mogelijkheid om gesprekken te routeren als je bedrijf groeit?
- Biedt het opname- of transcriptieservices die je kunt gebruiken voor trainingsdoeleinden?
- Is tweerichtingscommunicatie of eenrichtingscommunicatie belangrijk voor je? Zo ja, biedt het een SMS API of shortcode?
- Investeer je al in sms-campagnes? Als je dit zou willen integreren, biedt het dan een tekstgateway om teksten vanaf computers te versturen?
- Wordt er marketingsoftware meegeleverd met functies voor bulkverzending? Zo niet, is het hiermee compatibel?
Je moet ook meer algemene criteria overwegen, zoals:
Is er een gratis proefversie of demo? Dit verdient de voorkeur omdat je dan je tenen kunt induiken zonder al te veel financiële verplichtingen vooraf.
- Is het compatibel met je bestaande systemen?
- Hoe zijn de beoordelingen? Vinden andere mensen deze service goed?
- Wat zijn de annuleringsvoorwaarden als het niet blijkt te passen?
- Heeft het de functies die jouw specifieke telefoonstrategie vereist?
- Is het het juiste moment om deze investering voor je bedrijf te doen?
Als je je door al deze vragen heen hebt gewerkt en nog steeds inspiratie wilt opdoen. Dan raden we je aan deze aanbieders te bekijken:
- Nextiva
- RingCentral
- 8x8
Wat is VOIP-telefoondienst voor een klein bedrijf?
Een VOIP-telefoonservice voor een klein bedrijf staat simpelweg voor voice over internet protocol. Dat klinkt misschien als een hele mond vol, maar het is lang niet zo ingewikkeld als het klinkt. Het is handig om het internet te gebruiken voor telefoongesprekken - bijvoorbeeld door een laptop te gebruiken om een gesprek aan te nemen.
In plaats van afhankelijk te zijn van een mobiele telefoon of vaste lijn, maakt het je telefoondienst flexibeler. Het biedt je simpelweg meer opties als het gaat om het beheren van je zakelijke communicatie.
Niet elke telefoondienst biedt VOIP, wat een vrij niche en geavanceerde functie is. Als je hierin geïnteresseerd bent, moet je dus specifiek op zoek gaan naar providers die VOIP adverteren. Het kan echter de moeite waard zijn, vooral als je gesprekken vanaf een computer wilt aannemen.
Wanneer moet je investeren in een telefoondienst?
Het klinkt misschien voorbarig, maar we raden je aan om meteen te investeren in een telefoonservice. Die oorspronkelijke statistiek waar we naar verwezen, over 60% van de klanten die bedrijven willen bellen die ze op Google hebben gevonden, is veelzeggend. Er is gewoon te veel vraag om deze manier van communiceren uit te stellen.
Je kunt om verschillende redenen een klein bedrijf hebben. Misschien wil je een hecht klantenbestand, of misschien ben je net begonnen. Hoe dan ook, geen van deze redenen rechtvaardigt het niet investeren in een zakelijke telefoondienst - of op zijn minst een nummer! Natuurlijk zijn er compromissen, zoals het gebruik van een persoonlijk nummer, maar dit heeft gevolgen, zoals het risico op een burn-out.
Investeren in telefoondiensten zorgt voor evenwicht tussen werk en privé, ziet er professioneel uit, maakt betere communicatie met klanten mogelijk en legt de basis voor bedrijfsgroei.
Vanwege al deze voordelen is er geen beter moment dan het heden. Het is een geweldige zet, ongeacht het punt in je zakelijke reis; sterker nog, hoe eerder hoe beter.
Hoe telefoonnummers verzamelen
Maar wacht even. Je begrijpt nu wat een telefoondienst inhoudt, maar we hebben het ook gehad over marketingfuncties. Het is allemaal goed en wel om een dienst te kiezen die SMS marketing functies biedt. Maar hoe verzamel je telefoonnummers om hiervan te profiteren?
Dat is een goede vraag, en de waarheid is dat er meer dan één manier is om een kat te villen. Je kunt een van de volgende strategieën gebruiken om telefoonnummers te verzamelen om contact op te nemen met mensen via je nieuwe telefoondienst:
- Bied tekstbevestigingen voor boekingen en aankopen.
- Maak een loyaliteitsprogramma op basis van tekst.
- Organiseer wedstrijden en vraag om telefoonnummers voor deelname.
- Vraag klanten of je ze feedbackquizzen via sms kunt sturen.
- Stel captive portal-software in voor het WiFi-netwerk van je gast.
Beambox: Telefoonnummers verzamelen via WiFi
Wist je dat je telefoonnummers kunt verzamelen via WiFi? Het enige wat je nodig hebt is een captive portal. Bij een captive portal-strategie moet je investeren in specifieke software die wordt aangesloten op je bestaande WiFi-netwerk. Dit is hoe het werkt.
Wanneer een klant klikt om lid te worden van je gastnetwerk, verschijnt de portal. De portal verschijnt als een webpagina met een formulier waarin je om de gegevens van jouw keuze vraagt. Je kunt van alles vragen, van demografische informatie tot, in dit geval, telefoonnummers. Hoe slim is dat?
Klanten kunnen pas verder als ze het formulier hebben ingevuld, waardoor ze gemotiveerder zijn om hun nummer op te geven. Als ze dat doen, krijgen ze direct toegang tot internet en krijg jij een nummer voor je contactendatabase.
Je moet je houden aan GDPR door te vermelden dat je hun nummer wilt gebruiken voor marketingdoeleinden en toestemming te krijgen. Over het algemeen is deze strategie eenvoudig te organiseren en volledig passief na lancering. Het is een geweldige manier om je database te versterken en toekomstige sms- of telefooncampagnes mogelijk te maken.
Bij Beambox is dit ons brood en boter; we hebben een alles-in-één WiFi-marketingoplossing met een aanpasbare portal. Begin vandaag nog met het gratis proefabonnement van Beambox en neem de volgende stappen nadat je hebt geïnvesteerd in je telefoondienst voor kleine bedrijven!
FAQ
Verdwijn nog niet! Laten we nog eens doornemen wat we hebben behandeld. Er gaat niets boven een snelle popquiz - weet je zeker dat je alles nog weet wat we je net hebben geleerd?
Hier zijn de meest gestelde vragen over telefoondiensten voor kleine bedrijven. Zijn er nog vragen die je niet kunt beantwoorden?
Wat is een telefoonservice voor kleine bedrijven?
Een telefoonservice voor kleine bedrijven is gewoon een systeem dat mobiele of vaste communicatie mogelijk maakt voor een klein bedrijf.
Deze overkoepelende term kan verwijzen naar een pakket dat de mogelijkheid biedt om gesprekken te ontvangen en te voeren. Of het kan iets geavanceerder zijn en sms-marketing en analysesoftware bieden. Het kan zelfs dingen als call routing faciliteren, waarbij meerdere afhandelaars de lijnen bemannen.
Wat moet je budgetteren voor een zakelijke telefoondienst?
Budget vanaf $20 per maand per gebruiker, oplopend tot ongeveer $40 per maand voor meer geavanceerde pakketten. De kosten van een telefoondienst hangen echt af van de omvang van je bedrijf. Hoe meer medewerkers je toegang geeft, hoe duurder het wordt. Voor kleine bedrijven zou de investering niet al te groot moeten zijn. Wij vergelijken het met investeren in e-mailmarketing of WiFi-marketing software. Bovendien is het fiscaal aftrekbaar en zeer kosteneffectief; het levert goede resultaten op.
Wat zijn de voordelen van een telefoonservice voor kleine bedrijven?
Het voordeel van een telefoonservice voor kleine bedrijven is dat je tegemoet komt aan de vraag naar deze vorm van communicatie. De telefoon pakken en bellen blijft een enorm populaire methode om met klanten te communiceren.
Daarom houdt deze strategie je in contact met zowel je bestaande basis als je potentiële klanten. Het is goedkoop en behoorlijk essentieel als je je bedrijf wilt uitbreiden en echt succes wilt boeken.
