O medo de cometer erros ao emitir faturas é real, especialmente para pequenas empresas. No entanto, isso é algo que você precisa fazer para operar legalmente e evitar uma situação financeira caótica. E é por isso que você precisa aprender a enviar uma fatura.
Uma fatura é apenas um documento que informa o custo de cada produto ou serviço que um cliente comprou. Seu principal objetivo é informar aos compradores o que eles devem à empresa.
Atualmente, muitas empresas anexam suas faturas a um e-mail e encerram o assunto. Entretanto, as coisas podem variar dependendo da empresa que você administra.
Há certos detalhes da fatura que a tornam mais poderosa. Se você deseja criar faturas que causem uma boa impressão e que lhe tragam pagamentos mais rapidamente, você está no lugar certo!
Quando você deve enviar faturas para seus clientes?
Embora o envio de faturas seja uma maneira de receber seu dinheiro mais rapidamente, o momento pode ser decisivo para sua influência.
O envio da fatura antes ou depois do trabalho dependerá do tipo de negócio que você possui. Se você presta serviços como encanamento, é melhor emitir uma fatura logo após a conclusão do trabalho.
Em vez disso, se você presta serviços contínuos, como contabilidade e escrituração, faturas mensais ou trimestrais funcionam melhor.
Além disso, há alguns trabalhos que podem exigir alterações ou trabalho adicional. Nesse caso, aguarde até 48 horas antes de enviar a fatura. Por exemplo, você cria um plano de marketing para uma cafeteria. Agora, eles podem gostar ou não. Portanto, pedir-lhes o pagamento antes de aprovarem o plano seria uma má impressão.
Entretanto, há alguns casos em que você precisa de dinheiro para começar a trabalhar. Por exemplo, você está planejando um evento para um restaurante como consultor de alimentos e bebidas.
Nesse caso, você pode precisar de materiais para a decoração, bem como de um pagamento adiantado para convidar os convidados. Portanto, faria sentido enviar uma fatura antes de começar o trabalho.
Como alternativa, você pode estar executando campanhas de marketing digital para pequenas empresas. Provavelmente, você dividirá a tarefa em vários marcos para facilitar seu trabalho. Nesse caso, será mais viável enviar uma fatura após cada marco, mas antes que o trabalho esteja totalmente concluído.
Elementos críticos que toda fatura comercial deve incluir
Receber o pagamento mais rapidamente pode ser o motivo mais óbvio para enviar faturas em dia, mas não é o único. As faturas também são uma ótima maneira de se proteger de complicações legais e fraudes.
Elas ajudam a registrar os produtos e serviços que você forneceu aos clientes. Se houver um desacordo sobre o pagamento, tudo o que você precisa fazer é mostrar a fatura. Entretanto, o que você deve necessariamente incluir nela?
- Número da fatura: Dê a cada fatura um número exclusivo para torná-la reconhecível. Se houver uma disputa, você não vai querer perder tempo para encontrar a fatura correta.
- Data da fatura: Mencione a data em que você criou e emitiu a fatura.
- Seu logotipo: Sua fatura deve ser capaz de se destacar entre todas as outras faturas. A colocação do logotipo de sua empresa também ajudará a dar uma aparência mais profissional.
- Informações comerciais: Mencione as informações de sua empresa e todos os detalhes relevantes. Dependendo de sua jurisdição, talvez seja necessário adicionar o número do IVA ou outras informações. Além disso, a fatura deve incluir não apenas suas informações, mas também as de seus clientes.
- Descrição e detalhes de pagamento: Descreva de forma concisa os produtos ou serviços que você forneceu, juntamente com seus respectivos preços. Além disso, mencione quaisquer impostos e o preço total que o cliente deverá pagar. Se estiver enviando uma fatura on-line, talvez também queira adicionar um botão que permita que os clientes paguem.
- Data de vencimento e termos: Não faz sentido enviar uma fatura sem uma data de vencimento, pois o cliente continuará adiando. Além disso, para tornar a fatura mais firme, mencione as condições de pagamento, como as consequências de perder a data de vencimento. Mas não se esqueça de agradecer ao cliente por fazer negócios com você.
Quais são as diferentes maneiras de enviar uma fatura?
As faturas manuais perderam seu encanto. As pessoas pagam apenas 6% dessas faturas em 30 dias. Elas pagam os 94% restantes depois de 30 a 60 dias. Mas há outras maneiras de enviar faturas que incentivam o pagamento no prazo, desde que você as envie da maneira correta.
Uma das formas mais comuns e modernas de enviar faturas é por e-mail. Outras formas incluem PayPal, eBay e software de faturamento. Nas seções a seguir, discutiremos como enviar uma fatura com cada método.
Como enviar uma fatura no PayPal?
O PayPal é uma das formas mais comuns de enviar e receber pagamentos. Qualquer empresa terá a opção de fazer transações por meio dessa plataforma.
Além disso, as pessoas confiam nele e sabem que seu dinheiro estará em boas mãos. Ele permite que você personalize modelos para incluir todos os itens necessários que tornam uma fatura influente. Além disso, você também pode enviar faturas por meio de telefones celulares, o dispositivo que todos têm em mãos o tempo todo!
Além disso, ele não tem nenhuma assinatura ou taxa mensal. Você só precisa pagar uma pequena porcentagem depois de receber o dinheiro. Veja aqui como enviar uma fatura no PayPal.
- Comece fazendo login na sua conta do PayPal, se tiver uma, ou inscreva-se gratuitamente! A partir daí, você pode acessar a seção de faturas de algumas maneiras.
- Clique no ícone "Criar uma fatura" ou escolha "Enviar e solicitar" no PayPal. A partir daí, você pode criar uma fatura em lote ou regular e visualizar as faturas enviadas ou recebidas.
- Digite o e-mail, os itens e os serviços do destinatário. Defina a quantidade e o preço; veja os ajustes à direita. Personalize os campos, habilite pagamentos parciais ou gorjetas e notas ou termos.
- Visualize antes de enviar. Você também pode salvá-lo como rascunho ou modelo para várias vendas.
- Revise com o ícone ao lado de enviar e clique em "Enviar" quando estiver pronto.
Como enviar uma fatura por e-mail?
Conforme mencionado, seu e-mail não deve consistir apenas em uma fatura anexada. Mas, surpreendentemente, acrescentar todos os detalhes financeiros no próprio e-mail também não é uma boa prática. Então, como enviar uma fatura por e-mail?
Bem, seu e-mail deve conter informações que facilitem para o cliente reconhecer sua empresa. Além disso, deve ficar claro para ele, à primeira vista, que o e-mail contém uma fatura. Se você ainda precisar de mais esclarecimentos, aqui está um exemplo de e-mail de fatura.
"Oi [nome do destinatário],
Espero que esteja tudo bem com você. A fatura [número] de [produtos ou serviços] está anexada a este e-mail.
Juntamente com a fatura, você pode encontrar nossos termos e condições em [link ou anexo].
A data de vencimento é [inserir data]. Se tiver alguma dúvida ou preocupação, não hesite em perguntar por meio de [detalhes de contato].
Estamos ansiosos para receber o pagamento e trabalhar com você no futuro.
[Sua empresa],
[Seu nome]"
Se a data de vencimento estiver próxima e você não tiver recebido resposta do cliente, envie-lhe um e-mail de acompanhamento. Entretanto, não há necessidade de ser insistente nesse momento. O acompanhamento ainda deve ser gentil e profissional.
Como enviar uma fatura no eBay?
A compra e venda no eBay geralmente é um processo tranquilo, em que os compradores pagam e os vendedores enviam imediatamente. Mas não é segredo que a plataforma não obriga os compradores a pagar no momento da compra.
Por esse motivo, às vezes cabe a você, como vendedor, enviar lembretes de pagamento aos seus clientes. Portanto, você deve saber como enviar uma fatura no eBay.
- Visite a página principal do eBay e faça o login.
- Passe o cursor sobre o link "My eBay" (Meu eBay) no canto superior direito e escolha "Selling" (Venda) no menu suspenso.
- Em seguida, passe o mouse sobre o link "Orders" (Pedidos) na seção "Seller Hub" (Centro do vendedor) e escolha "Awaiting payment" (Aguardando pagamento).
- Localize a opção "Send Invoice" (Enviar fatura) ao lado do pedido específico.
- Verifique a exatidão da taxa de remessa e o método de remessa escolhido. Você também pode adicionar uma mensagem para o comprador nesse momento.
- Em seguida, pressione o botão "Send Invoice" (Enviar fatura) e aguarde a resposta.
Use o software de faturamento para automatizar e otimizar
A esta altura, você deve estar familiarizado com a forma de enviar uma fatura e por que ela é importante. Para recapitular, ela informa aos compradores o que eles devem ao vendedor. Embora escrever um e-mail eficaz funcione, investir em um software de faturamento é ainda melhor. Zoho, FreshBooks e QuickBooks são algumas das melhores opções.
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