Restaurant No Shows: 5 snelle tips om het aantal no shows te verminderen

Restaurant no shows hebben invloed op alle restauranteigenaren, of je nu aan het begin staat van je reis als restaurateur of een doorgewinterde veteraan bent. Deze gasten die tafels reserveren en je vervolgens in de steek laten, zijn de vloek van het bestaan van elke horecamedewerker.

Stel, je opent je eerste restaurant of je hebt een gevestigde zaak. Je doet er alles aan om je eetgelegenheid te laten slagen. Dan merk je de impact van no-shows op je vermogen om te groeien en een gezonde winstlijn te behouden.

Dat betekent dat het tijd is om actie te ondernemen. Lees verder om te leren wat een "no show" is in de voedingsindustrie, waarom het belangrijk is en hoe je no shows kunt bestrijden.

Een No Show definiëren

Voordat we bekijken hoe we de kans op no-shows drastisch kunnen verkleinen, moeten we eerst definiëren wat een 'no-show' is.

Restaurant no shows zijn klanten die een tafel, kamer of afspraak reserveren maar niet komen opdagen. Ze brengen je niet op de hoogte via een telefoontje of sms. Vaak wordt er daarna zelden een excuus of legitieme reden aangeboden.

No-shows komen niet alleen voor in de restaurantwereld. Ze komen ook voor (of verzuimen) in het hotelwezen, de medische sector en de dienstensector.

Twee soorten restaurant no shows

Als het gaat om reserveringen voor restaurants, zijn er twee belangrijke soorten no-shows die je waarschijnlijk zult tegenkomen.

Top-of-funnel no-shows: Dit zijn klanten die je pas hebt ontmoet of met wie je pas hebt gecommuniceerd. Zij zijn de meest waarschijnlijke no-shows. Waarom? Omdat ze niet loyaal zijn aan jou of je bedrijf.

Ze weten niet wat ze bij jou kunnen verwachten en jij weet niet wat je van hen kunt verwachten. Verwacht dat ongeveer 20% van de boekingen in je reserveringssysteem top-of-funnel zijn.

Bottom-of-funnel no shows: Dit zijn de klanten in wie je veel tijd en energie hebt geïnvesteerd. Hun no-shows komen altijd als een verrassing. De kans is groter dat deze klanten op het laatste moment afzeggen. Verwacht dat minder dan 10% van je gasten in deze groep valt.

Het is gemakkelijk om no-shows te verwarren met annuleringen. Sterker nog, mensen gebruiken ze vaak door elkaar terwijl ze klagen over weer een lege tafel. Maar het onderscheid tussen de twee is essentieel.

In het geval van een annulering heeft een gast een reservering die hij niet kan nakomen. Als ze echter van tevoren annuleren, staan ze je toe om hun tafel aan iemand anders te geven.

Met no-shows (vooral recidivisten) brengen ze niet alleen geen bezoek aan je restaurant, maar weerhouden ze anderen er ook van. Ze hebben je opgescheept met lege tafels en weinig kans om die te vullen.

Waarom restaurants niet komen opdagen

Er zijn twee belangrijke redenen waarom mensen hun restaurantreservering of afspraak niet nakomen.

De eerste is helaas noodgevallen. Dit is de reden waarom je nooit een nulpercentage zult krijgen voor restaurant no shows. Noodgevallen gebeuren. Mensen worden ziek, familieleden hebben hulp nodig en er gebeuren auto-ongelukken.

Van alle redenen voor een no-show is een noodgeval heel begrijpelijk. Restauranteigenaren moeten altijd rekening houden met deze mogelijkheid en er niet automatisch van uitgaan dat een no-show slechte bedoelingen had.

De tweede reden waarom klanten niet komen opdagen, zijn prioriteiten. Als een andere taak, afspraak of last-minute gebeurtenis belangrijker lijkt dan een tafelreservering, zullen sommige mensen hun reservering minder prioriteit geven. In feite staat het dan ineens zo ver onder aan hun prioriteitenlijstje dat ze verzuimen om het goed af te handelen.

Als restauranteigenaar heb je natuurlijk liever dat ze komen opdagen. Maar je wilt op zijn minst dat ze afzeggen en een opzegtermijn in acht nemen. Waarom kiezen mensen er dan voor om niet te komen opdagen in plaats van af te zeggen?

In een onderzoek van Carbon Free Dining werden onder andere de volgende redenen genoemd waarom mensen hun reservering niet annuleren:

• De onmogelijkheid om snel de optie om te annuleren te vinden (45%).
• Het kon ze niet schelen (27%).
• Ze zijn vergeten dat ze geboekt hebben (18%).
• Ze reserveerden meerdere tafels bij veel restaurants en maakten een definitieve beslissing dichter bij hun reserveringstijd (9%).

Waarom Restaurant No Shows belangrijk zijn

Je weet waarom restaurants meestal niet komen opdagen. Maar waarom zijn ze belangrijk? Omdat ze bijdragen aan het inkomstenverlies van een restaurant.

In de restaurantbranche zijn je uitgaven afhankelijk van het aantal klanten dat je ontvangt en hoe dat overeenkomt met je budgettering. Dus als je een tafel verwacht voor het diner vanavond en ze komen niet opdagen, verspil je tijd, geld en middelen.

Denk bijvoorbeeld aan je restaurantpersoneel. Afhankelijk van de verwachte drukte wijs je een bepaalde hoeveelheid keuken- en vloerpersoneel toe aan een dienst. Als het niet zo druk is als je aanvankelijk dacht, betaal je meer personeel voor minder werk.

En dan is er nog voedselverspilling. Laten we zeggen dat je je voorraad beheert en verwacht een bepaalde hoeveelheid ingrediënten per avond te gebruiken.

Dan worden meerdere tabellen niet weergegeven. Dat betekent dat je de toegewezen producten niet gebruikt. In plaats daarvan zul je waarschijnlijk eindigen met verlopen en verspild voedsel.

Volgens nieuwsberichten dragen no-shows jaarlijks miljoenen dollars bij aan de verliezen in de restaurant- en horeca-industrie. Vooral kleinere restaurants worden het hardst getroffen. Waarom? Omdat ze om te beginnen een beperkt aantal zitplaatsen en minder gemiddelde winstmarges hebben.

Degenen die ervoor kiezen om niet te komen opdagen, realiseren zich vaak niet dat ze enorme restaurantproblemen veroorzaken. Ze zijn zich niet bewust van de gederfde inkomsten, de verminderde sfeer en de onnodige stress bij het personeel. Daarom is het ook belangrijk om gasten voor te lichten, zodat ze je niet in de steek laten.

5 onmiddellijk uitvoerbare tips om restaurant no shows te verminderen

Zoals eerder opgemerkt, is er geen sprake van no-shows in restaurants. Je zult er altijd mee te maken krijgen als je in de horeca of in een dienstverlenend bedrijf werkt. Dus hoe kun je je no-show probleem oplossen?

Door beproefde strategieën te gebruiken om het aantal dat je ontvangt en hun impact op je bedrijf te beperken.

1. Neem de verantwoordelijkheid voor de reservering om het aantal no-shows in het restaurant te verminderen

Vergeet niet dat er veel concurrentie is. Als een gast op het laatste moment besluit om voor een tafel in een ander restaurant te kiezen zonder het jou te vertellen, kun je dan eerlijk zeggen dat je er alles aan hebt gedaan om ze betrokken te houden nadat ze geboekt hadden?

Eigenaar zijn van de boeking vanaf het moment dat deze in uw reserveringssysteem terechtkomt. Bel of sms partijen om te bevestigen dat ze nog komen. In feite hebben veel reserveringssoftware tools waarmee u contact kunt opnemen met uw gasten via een e-mail of telefoonlijst.

2. Geef de klant een reden om te komen

Een klant heeft een tafel gereserveerd. Maar wat kun je doen om te laten zien dat ze de dag zelf echt niet willen missen? Stuur ze een e-mail met informatie over hun restaurantreservering en eventuele aantrekkelijke specials of aanbiedingen die die avond beschikbaar zijn.

Verras ze bijvoorbeeld een paar dagen van tevoren met een nieuw menu of een speciale drankaanbieding. Geef ze een reden om jou prioriteit te geven, ongeacht wat er verder nog opduikt. Zorg ervoor dat ze enthousiast zijn over hun komende gastervaring bij jou.

3. Reserveringsvensters implementeren om het aantal Restaurant No Shows te verminderen

Een manier om restaurant no shows in te dammen is een reserveringsvenster. Dit is niet geschikt voor elke locatie. Maar door reserveringsvensters te maken voor elke reservering, geef je een gevoel van schaarste aan je ruimte en diensten.

Veel online reserveringssystemen bieden manieren om een tikkende klok weer te geven terwijl gasten hun tafel reserveren. Of er wordt een memo geplaatst waarin de laatste boekingsdatum wordt vermeld.

Dit kan een betekenisvolle, onbewuste invloed hebben op de boeker. Ze weten dat ze maar een bepaalde tijd hebben om van hun boekingsslot gebruik te maken. Bovendien laat het ze weten dat omboeken in de toekomst lastig zal zijn.

4. Implementeer een no-nonsense, duidelijk annuleringsbeleid

Staan je annuleringsvoorwaarden hoog en trots tijdens je boekingsproces? Of heb je het weggestopt uit angst dat het mensen afschrikt?

Als het dat laatste is - stop dan. Controleer of je annuleringsvoorwaarden zichtbaar en uiteindelijk duidelijk zijn. Leg uit wat er gebeurt als mensen niet binnen een bepaalde periode annuleren.

Als je nog geen annuleringsvoorwaarden hebt, is dit het moment om er een op te stellen. We raden je aan om no-shows in rekening te brengen. Het klinkt hard, maar een no-show fee is de beste manier om het aantal lege tafels te verminderen.

Verzamel de creditcardgegevens van gasten wanneer ze reserveren via je reserveringssoftware voor restaurants. Vertel ze dat ze no-showkosten moeten betalen als ze na een bepaalde tijd annuleren. Dit is vooral handig om de aandacht te trekken van recidivisten.

5. Verminder het aantal Restaurant No Shows door het gemakkelijk te maken om van tevoren af te zeggen

Dit klinkt misschien contra-intuïtief, maar het annuleren van een boeking op je locatie moet drempelvrij zijn.

In plaats van de optie te verbergen of het proces op uw website te begraven, maakt u annulering eenvoudig. Zorg dat het vooraan staat in uw berichten of telefoongesprekken met potentiële gasten.

We zullen hierna bespreken waarom.

De geheime saus: Restaurant No-Shows voorkomen door vereenvoudiging van annuleringen

Annuleringen zijn veel beter dan restaurant no shows. Ze resulteren in minder tijdverlies en stellen je in staat om omzetverlies te voorkomen.

Daarom moeten mensen gemakkelijk kunnen annuleren als ze echt niet kunnen. Vergeet niet om een solide, duidelijk annuleringsbeleid op te stellen.

De timing is hier het belangrijkste. Zorg ervoor dat de uiterste datum waarop iemand zijn boeking kan annuleren je nog steeds de tijd geeft om een vervanger te vinden. 24-48 uur is meestal genoeg, maar ga voor langer als je dat prettiger vindt.

Technologie gebruiken om het aantal no-shows te verminderen

Goed nieuws: je leeft in een wereld met ongelooflijke technologie die je kan helpen om het aantal no-shows aanzienlijk te verminderen.

Er zijn twee vormen van technologie in het bijzonder die restauranthouders zullen helpen.

Optimaliseer uw reserveringssysteem om restaurant no shows te voorkomen

Of je nu tafels of kamers aanbiedt, je reserveringssysteem speelt een belangrijke rol bij het voorkomen van een no show. Systemen met geautomatiseerde gastencorrespondentie waarmee gasten hun eigen boekingen kunnen beheren, zijn het geld waard.

Beperk restaurant no shows met SMS en e-mailmarketing

Herinneringsteksten en e-mails sturen over boekingen is eenvoudig als je een systeem hebt dat dat kan. Maar dat geldt ook voor een e-mailmarketingplatform. Gebruik deze om regelmatig nieuwsbrieven en aanbiedingen te versturen, zodat je altijd in het geheugen van je klanten zit.

Creëer een klantenloyaliteitsprogramma om het aantal no-shows in restaurants te beperken

Een andere briljante manier om je no show-problemen aan te pakken is door een loyaliteitsprogramma voor restaurants op te zetten. Dit trekt mensen dichter bij je merk en resulteert in meer definitieve boekingen.

Laatste gedachten over restaurant no shows

We weten allemaal dat een no-show geen pretje is. Vooral als je geen binnenlopers kunt krijgen om je nu lege stoelen op te vullen. Je hoeft echter niet overgeleverd te zijn aan de grillen van je klanten. Verminder deze tijdrovende klanten door preventieve technologische methodes toe te passen.

Zoals het maken van een loyaliteitsprogramma of contact houden met je gasten via e-mail of sms-herinneringen. Weet je niet zeker hoe je deze waardevolle informatie verzamelt om het aantal restaurant no shows te verminderen? Probeer BeamBox.

BeamBox is een softwaretool voor wifi-marketing waarmee je klantinzichten en -gegevens kunt verzamelen. Gebruik onze captivate portaaltechnologie om e-mails van bezoekers te verzamelen. Zo kun je contact met ze houden voor toekomstige boekingen.

Klaar om uw bedrijf te zien groeien? Start vandaag nog uw gratis proefversie van BeamBox!

---