Banco de dados de clientes: O que é e como criar um?

Os clientes se tornaram mais exigentes hoje em dia. Eles precisam de uma experiência personalizada cada vez que cruzam com você. É por isso que um banco de dados de clientes é necessário para prosperar em qualquer setor.

Ao criá-lo, você terá todos os dados de seus clientes, inclusive seus gostos e desgostos, em um só lugar. Usando essas informações, você poderá oferecer aos seus clientes exatamente o que eles desejam.

É claro que não será fácil. Você terá que fazer muita pesquisa e trabalho de base. Mas a boa notícia é que você não precisa armazenar todos esses dados manualmente. Há muitos softwares e recursos, inclusive este artigo, para ajudá-lo nesse processo.

O que é um banco de dados de clientes?

Vamos começar essa discussão respondendo à pergunta mais básica: "O que é um banco de dados de clientes?" Bem, trata-se de uma coleção sistematicamente organizada de informações sobre seus clientes, independentemente de serem novos ou antigos.

O que você armazena no seu banco de dados de clientes depende totalmente de você e de suas metas. Entretanto, alguns campos comuns incluem nomes, detalhes de contato, histórico de compras, preferências e quaisquer outros dados relevantes.

Agora, existem quatro tipos de bancos de dados de clientes, e cada um armazena um tipo diferente de dados.

Em primeiro lugar, há os dados básicos ou de identidade. Como o nome sugere, eles armazenam as informações mais básicas sobre seus clientes. Alguns exemplos de campos seriam nome, idade, endereço, gênero, raça etc.

Esse tipo de informação sobre o cliente facilita a criação de perfis de clientes. Quando você sabe onde sua empresa é popular, pode tomar melhores decisões de marketing.

Em segundo lugar, há os dados de engajamento ou interação. Eles informam como os clientes estão interagindo ou se envolvendo com sua empresa.

Para criar esse banco de dados, observe as visitas ao seu site, a mídia social e o envolvimento com anúncios, as taxas de rejeição, as conversões etc. Os hábitos e as atitudes de seus clientes ficarão mais claros com esses dados.

Além disso, você poderá criar melhores campanhas de marketing que atraiam seu público-alvo.

Em terceiro lugar, você deve armazenar dados comportamentais semelhantes aos anteriores, mas que apresentem um quadro melhor. Carrinhos de compras abandonados, histórico de compras, valores de pedidos de produtos, mapas de calor para cliques e rolagens etc., todos desempenham um papel aqui.

E, por fim, você não deve ignorar os dados de atitude se quiser conhecer seus clientes em um nível mais profundo. Isso inclui dados de avaliações, pesquisas e interação ao vivo com os clientes.

As opiniões e sugestões dos clientes não ajudam apenas no marketing, mas também na melhoria geral de sua empresa.

Por que ter um banco de dados de clientes?

Agora que você já conhece a definição e os tipos de bancos de dados de clientes, vamos passar para o porquê. "Por que ter um banco de dados de clientes?" é a pergunta mais frequente em muitas mentes quando se inicia esse processo.

Parte do motivo é a quantidade de tempo que você precisa dedicar à criação de bancos de dados de clientes precisos. Depois, há o incômodo de gerenciá-los. Mas quando você experimentar as vantagens que ele oferece, tudo valerá a pena. Quais são essas vantagens, você poderia perguntar?

Bem, o objetivo de ter uma plataforma de dados do cliente é conhecer seus clientes. Imagine o nível de atendimento ao cliente que você poderá oferecer quando tiver essas informações.

Você poderá resolver as dúvidas e os problemas de seus clientes em um instante. Porque, em vez de gastar seus recursos para encontrar a raiz, você saberá o que aconteceu em um piscar de olhos.

Isso dará início a um efeito bola de neve de coisas boas para sua empresa. Prestar um ótimo serviço aos seus clientes fará com que eles se tornem fiéis à sua empresa.

E não é segredo que um cliente fiel é o maior patrimônio que uma empresa pode criar para si mesma. Eles geram mais vendas e receita, especialmente se você introduzir um programa de fidelidade.

Além disso, os bancos de dados de clientes o ajudam a tomar melhores decisões de marketing. Vamos entender isso com um exemplo. Suponha que um de seus clientes tenha comprado seu novo produto há apenas dois dias.

Como alternativa, você recebeu uma solicitação para adicionar o novo recurso de produto ao antigo há alguns dias.

Agora, é óbvio que o segundo cliente tem maior probabilidade de responder ao anúncio sobre seu novo produto. Então, por que desperdiçar seu tempo e dinheiro exibindo-o para o primeiro?

Mas isso não será possível sem consultar seus bancos de dados de clientes comportamentais e atitudinais.

Como criar um banco de dados de clientes?

Se você ainda está em dúvida sobre a criação de um banco de dados de clientes para a sua empresa, aqui está um fato para orientá-lo. 66% dos clientes contam com as empresas para saber o que eles precisam.

Não é possível saber o que seus clientes precisam sem analisar seus dados, certo? E se você não fizer isso, estará deixando muito dinheiro na mesa.

Mas, acredite ou não, esse processo não é uma ciência de foguetes. Com um pouco de esforço, você poderá conhecer seu público-alvo em pouco tempo. Portanto, veja a seguir como criar um banco de dados de clientes.

Decida o que você deseja armazenar e onde

A primeira etapa para criar um banco de dados de clientes é saber o que você deseja armazenar e onde. No início, armazenar as informações básicas em uma planilha do Excel seria suficiente.

Isso ocorre porque você não terá tantos clientes durante esse período. Portanto, será mais fácil armazenar e gerenciar os dados.

Mas, à medida que você começar a expandir seus negócios, sua base de clientes também aumentará. Você terá acesso a mais dados, incluindo as opiniões das pessoas sobre sua marca. É nesse momento que você terá de criar mais campos e armazenar dados mais extensos. Consulte novamente os tipos de bancos de dados para escolher o que você deseja armazenar.

No entanto, não será fácil gerenciar e atualizar esses dados sem um sistema adequado.

Portanto, embora você possa usar o Microsoft Excel no início, é uma boa ideia planejar o futuro. Dessa forma, você não precisará rever sua estratégia sempre que sua empresa se expandir.

Agora, você não precisa reinventar a roda. Há vários modelos e sistemas de software que você pode usar para armazenar seus dados.

Mas lembre-se de que lidar com bancos de dados não é brincadeira. Um movimento errado e você se verá armazenando informações erradas. Além disso, não é fácil detectar isso!

Portanto, esteja pronto para dar algum treinamento ao gerente do banco de dados. A escolha de um software fácil de usar facilitará essa tarefa.

Além disso, as plataformas de inteligência do cliente devem permitir que você personalize os modelos de banco de dados. Isso é importante porque cada empresa é diferente. Talvez você precise de mais campos do que os disponíveis no modelo. Ou talvez você não precise de tantos campos e acabe desperdiçando seu dinheiro.

E, por fim, escolha um software que permita automatizar as tarefas de vendas e os fluxos de trabalho.

Estabeleça regras sobre como usar seu banco de dados

É hora de definir algumas regras básicas depois de decidir o que armazenar e onde.

Você não preencherá esses bancos de dados apenas uma vez e nunca mais olhará para eles. Sua equipe de vendas os visualizará várias vezes para tomar decisões de marketing.

Além disso, os clientes não permanecerão para sempre, e novos clientes surgirão regularmente. Portanto, seus bancos de dados precisarão de atualizações constantes. Obviamente, você nomeará alguém para isso. Além dele e de outras pessoas autorizadas, ninguém deve poder fazer alterações indesejadas.

Além disso, os dados dos clientes são confidenciais. A pessoa errada pode acabar vendendo os dados de seus clientes e colocá-lo em problemas legais.

Para evitar isso, defina permissões e funções. Decida quem pode fazer alterações e quem pode apenas visualizar o banco de dados.

Também é uma boa ideia proteger seus bancos de dados de clientes com uma senha forte. Depois disso, crie um arquivo README ou um documento para que as pessoas saibam como usar seu banco de dados.

Esse arquivo deve incluir uma descrição de cada coluna que você adicionou. Isso facilitará para a sua equipe adicionar os dados.

Além disso, mencione os nomes ou links de todos os arquivos relacionados, inclusive as versões, para que tudo esteja em um só lugar. Isso facilitará o gerenciamento do banco de dados quando os dados se tornarem extensos.

Por fim, adicione os direitos e as permissões que você decidiu anteriormente. Esses dados o ajudarão a encontrar o culpado em caso de qualquer contratempo.

Coleta de dados do cliente

Você decide como coletar os dados do cliente para adicionar aos campos que acabou de criar. Mas não se esqueça de combinar várias fontes. A maioria dos proprietários de empresas comete esse erro, portanto, não se deixe levar por eles.

Comece realizando pesquisas, pois elas são as mais eficazes para obter o panorama geral. Elas não ajudam apenas a armazenar os nomes e os endereços de e-mail das pessoas. Elas também o ajudam a entender e a se conectar com seus clientes.

Você pode pedir que eles preencham um pequeno formulário quando visitarem seu estabelecimento. Ou pode exibir um formulário quando eles saírem do seu site.

Não importa se essas pesquisas são ao vivo ou on-line. O objetivo principal é obter as informações.

No entanto, nem todos estão dispostos a preencher formulários para você. Portanto, combine essa fonte com marketing WiFi, boletins informativos por e-mail e assinaturas de blogs.

O problema é que as pessoas não se inscrevem nelas de graça. Portanto, ao iniciar a coleta de dados de clientes, é preciso oferecer algum valor em troca. Isso pode ser um pequeno incentivo ou informações.

Além disso, você pode usar chatbots em seu auxílio. Eles podem interagir com os visitantes do seu site e resolver seus problemas por meio de inteligência artificial. Os clientes fornecerão facilmente seus nomes e e-mails em troca de respostas instantâneas.

Em seguida, a mídia social e a análise do site. Use essas ferramentas para saber quantos clientes interagem com sua empresa e como. Isso dará uma visão clara do sucesso de sua presença on-line.

E, por fim, consulte o histórico de compras e transações do cliente, especialmente se você recebe pedidos on-line.

Segmentar seus clientes

O banco de dados que você criar não terá apenas um tipo de cliente. Há todo um pipeline de vendas pelo qual os clientes passam quando tomam uma decisão de compra.

Mas não é uma boa ideia armazenar apenas as informações daqueles que chegam à linha de chegada. Você deve conhecer cada cliente, quer ele tenha feito uma compra ou não.

Além disso, a ideia central é encontrar facilmente os dados dos clientes quando você precisar deles. Isso não será possível se você não segmentar os clientes, pois o banco de dados contém muitas informações. Portanto, aqui está o que você precisa fazer.

Em primeiro lugar, adicione tags para o tipo de cliente. Alguns exemplos seriam: clientes regulares, amantes de descontos, transeuntes, medianos e exploradores.

Esse filtro será especialmente útil ao criar campanhas de marketing para diferentes estágios do funil de vendas.

Em segundo lugar, crie filtros sobre dados demográficos, como idade, gênero, raça etc. Também seria uma boa ideia segmentar os clientes de acordo com suas preferências.

Com esses filtros, você não precisará gastar muito tempo classificando manualmente os campos. Quase todos os softwares de banco de dados de clientes permitem que você adicione esses filtros. Mas se o seu não permitir, talvez seja hora de fazer uma alteração.

Não se esqueça de torná-lo seguro

Depois de criar campos, coletar dados de clientes e adicionar filtros, é hora de otimizar seu banco de dados.

As informações que você armazenou já são bastante extensas. Você não gostaria de aumentar sua carga de trabalho lidando com redundância de dados. Isso ocorre quando você tem mais de uma instância da mesma informação em seu banco de dados.

Outro problema que as empresas enfrentam quando não otimizam seus bancos de dados são os dados desatualizados. Por exemplo, se um cliente se mudou para o seu concorrente, não adianta manter as informações dele.

Portanto, você precisa ter maneiras de limpar os dados. Novamente, a maioria dos sistemas de software permite isso, portanto, use-o a seu favor.

Além disso, planeje o uso de APIs ou a contratação de programadores para ajudá-lo a mesclar diferentes conjuntos de dados. Isso é especialmente útil quando você está coletando dados de várias ferramentas, como bancos de dados de CRM, automação de e-mail etc.

Conforme mencionado anteriormente, os dados dos clientes são confidenciais. Embora as permissões e senhas ajudem a mantê-los seguros, você também deve tomar outras precauções.

Comece informando aos clientes que você está coletando os dados deles. Peça o consentimento deles para armazenar essas informações e enviar-lhes promoções.

Além disso, mencione por que você está coletando esses dados e como os usará. Também é uma boa ideia fazer com que os clientes aceitem seus termos. Isso o ajudará a evitar complicações legais.

E, embora isso possa parecer contraintuitivo, você não deve coletar mais dados do que o necessário. Isso só aumentará o incômodo de manter os dados dos clientes seguros.

Você também deve usar um software de proteção de dados e mantê-lo atualizado. Se estiver usando soluções de marketing WiFi para coletar dados, use uma rede de convidados separada para manter a rede principal segura. E, por fim, cumpra as normas regionais de proteção de dados.

Use o software de banco de dados de clientes para armazenar dados com facilidade

Isso pode parecer muita informação para digerir. Mas a boa notícia é que você não precisa fazer todas essas tarefas manualmente. Conforme mencionado anteriormente, há muitos sistemas de software que o ajudam a criar bancos de dados de clientes.

Quando você está apenas começando, pode hesitar em investir em sistemas caros, o que é totalmente compreensível. Mesmo assim, você tem algumas opções gratuitas que funcionam muito bem.

O Bitrix24 é uma das melhores opções nesse sentido. E a melhor parte é que ele vem com usuários ilimitados, o que é raro em sistemas gratuitos. Há também o Hubspot Sales Hub, que facilita muito a coleta e o trabalho com as percepções dos clientes.

Além disso, você também pode considerar o Monday.com e o Freshsales como softwares gratuitos de banco de dados de clientes.

Lembre-se de que esses sistemas terão recursos limitados e talvez você não consiga fazer muita coisa. Por exemplo, a versão gratuita do HubSpot CRM permite apenas cinco documentos por usuário e cinco modelos de e-mail por mês.

Pelo lado positivo, geralmente é possível testar sistemas pagos com uma avaliação gratuita antes de tomar uma decisão.

Em primeiro lugar, você pode investir no Zendesk, que é bastante razoável em comparação com outros softwares detalhados. Ele o ajuda a integrar canais para visualizar os dados em um único local com facilidade. Além disso, você pode automatizar seus fluxos de trabalho para reduzir a carga. Ele também oferece uma avaliação gratuita de 14 dias para que você possa testar as águas.

Em segundo lugar, há o ClickUp, que pode estar no lado mais caro da escala, mas é o mais elaborado.

Você pode até mesmo gerenciar sua equipe com um sistema integrado de bate-papo e comentários. Para obter mais opções, considere o Zoho, o Pipedrive, o Salesforce ou o Airtable.

Aproveite os dados dos clientes para aumentar suas vendas

Criar um banco de dados de clientes não é tão difícil quanto parece. Tudo o que você precisa é das ferramentas e do conhecimento certos, que você provavelmente já tem.

A primeira etapa é decidir o que você deseja armazenar e onde. Depois de fazer isso, defina regras e permissões antes de coletar os dados dos clientes. Por fim, combine dados de várias fontes.

Se você quiser coletar dados facilmente e ter relatórios e insights simplificados, experimente o Beambox WiFi e o e-mail marketing. Com ele, você coletará dados sempre que seus clientes se conectarem ao seu WiFi, o que pode turbinar sua estratégia de e-mail. Além disso, você pode executar campanhas no piloto automático e aumentar sua reputação on-line com facilidade. Deseja experimentá-lo? Comece sua avaliação gratuita agora!

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