Het spreekt voor zich dat je een goede boekhouding wilt hebben. Of het nu gaat om zakelijke uitgaven, winst of gewoon het bijhouden van elke rekening. Met zo veel overnachtingen, vooral in grotere hotels, kan je boekhouding op hol slaan. Hotelboekhoudsoftware is een redder in nood voor drukke ondernemers.
Er is ontegenzeggelijk veel bij te houden als je een horecabedrijf runt. Maar als je bedenkt dat een pand misschien wel 200 nieuwe gasten per nacht heeft, dan begrijp je waarom automatisering noodzakelijk wordt. Het is onmogelijk om dat nauwkeurig bij te houden en toch een succesvol hotel te runnen. Zelfs de beste boekhouder moet voortdurend aan de bal zijn, en niet elk hotel kan zich dat veroorloven.
In deze gids leren we je alles wat je moet weten over het kiezen van software voor je hotelboekhouding. We zullen vaststellen of het een verstandige investering voor je is, de fijne kneepjes van de hotelboekhouding, een aantal goede definities en een budget.
Klaar? Laten we beginnen; in minder dan 10 minuten heb je je volgende stappen voorbereid!
De complexiteit van hotelrekeningen
We hebben al besproken waarom het zo ingewikkeld is om hotelrekeningen te beheren. Zodra je een hotel van enige omvang hebt, wordt het een uitdaging om de boekhouding bij te houden. Ga maar na: je hebt misschien 250 kamers die veranderen bij een bezettingsgraad van 50% per nacht. Dat zijn 125 boekingen om te documenteren, en dat elke dag.
Daarnaast moet je ook rekening houden met zakelijke uitgaven. Hieronder vallen zaken als personeelskosten en elektriciteits- en verwarmingsrekeningen. Het bijhouden van onkosten kan al snel een nachtmerrie worden als je geen regelmatig personeelsrooster hebt. Gelukkig is het personeelsverloop in de hotelbranche niet zo hoog als in restaurants, waar dat wel 75% kan zijn.
Het bijhouden van je uitgaven kan sowieso moeilijk zijn in zulke grote panden. Heeft iemand de tijd om 100% van zijn tijd te besteden aan het bijhouden van de winst? Realistisch gezien weten we allemaal dat het 100% van de tijd kost om winst te maken. God verhoede dat je hotelketens runt, niet alleen individuele boetiekhotels - er is gewoon geen tijd voor.
Bij het beheren van de boekhouding kan het helpen om te investeren in tools voor bedrijfsinformatie om de vinger aan de pols te houden. Het is een van de belangrijkste financiële processen, niet alleen voor de belasting maar ook voor de groei van het bedrijf. Het is zeker de extra investering waard.
Wat is boekhoudsoftware voor hotels?
Hotelboekhoudsoftware is een technologie die je helpt om je financiële activiteiten bij te houden. Het bewaakt en registreert winst en operationele kosten. Je krijgt ook financiële inzichten in hoe je je als bedrijf kunt verbeteren en succesvoller kunt zijn.
Het is belangrijk om te benadrukken dat dit ook een specialistische optie is. Er is veel boekhoudsoftware op de markt, maar als je er een kiest die specifiek is voor de hotelbranche, betekent dat betere belangrijke functies. Het is handig om alles af te stemmen op de sector van je keuze.
Het is alsof je eigen hotelaccountant 24/7 op de achtergrond gegevens bijhoudt. Geen wonder dat dit een van de technologische hoofdzaken van een hotel is waar je niet zonder kunt - en zou moeten kunnen -.
5 voordelen van boekhoudsoftware voor de backoffice van hotels
Die software maakt je leven ontegensprekelijk gemakkelijker. Alleen al het verminderen van het handmatige werk van het bijhouden van personeelskosten is waardevol. De positieve impact van een dergelijke uitgebreide ondersteuning is bijna onvoorstelbaar.
Inmiddels hebben we vastgesteld dat software de hotelmarketingstrategie is die je bedrijf nodig heeft. Maar laten we dieper graven; wat zijn de voordelen van investeren in boekhoudsoftware voor de backoffice van hotels?
1. Cloudopslag
Als je de voordelen van cloud-opslag nog niet kent, staat je iets te wachten. Deze vorm van gegevensopslag maakt gebruik van het internet en externe servers in plaats van te vertrouwen op fysieke technologie.
Er zijn talloze redenen waarom dit de voorkeur verdient. Ten eerste zijn meerdere externe servers veel veiliger dan een enkele fysieke server. In geval van brand, diefstal of andere schade blijven uw gegevens veilig in de cloud. Er worden regelmatig back-ups gemaakt en de beveiliging wordt 24/7 bewaakt.
Het is ook handiger, vooral als u al weinig ruimte hebt en al uw ruimtes optimaal wilt benutten voor gasten. Fysieke servers kunnen omvangrijk zijn.
2. Gemakkelijke toegang
Daarom maakt boekhoudsoftware gegevens makkelijker toegankelijk voor de juiste mensen. Als je bijvoorbeeld een hotelketen runt, kunnen managers op verschillende locaties toegang krijgen tot belangrijke informatie. Ze hebben alleen inloggegevens nodig. Hoe eenvoudig is dat?
Het is alsof iedereen studienota's deelt in plaats van ze zelf te maken. Het is snel en veel efficiënter - vooral als je toch al beoordeeld wordt op teamprestaties.
3. Betere tracering van prestaties
Als al je financiële activiteiten worden bijgehouden, is er geen houden meer aan. Denk alleen al aan de inzichten die je krijgt. Je weet precies waar je geld verdient en waar je nog wat kunt verbeteren. Investeer in software met een analytisch dashboard en gebruik al die gegevens.
Investeren in boekhoudsoftware is een intelligente manier om de prestaties van je bedrijf bij te houden. Zo kun je je strategieën voortdurend verbeteren en beter geïnformeerde beslissingen nemen.
4. Gemakkelijker belastingaangifte doen
Dit is een enorm voordeel. We weten allemaal hoe stressvol het einde van een belastingjaar kan zijn. Je hebt al je uitgaven op te stellen en 12 maanden aan documenten door te kruipen. En als bedrijf moet je nog meer papierwerk doen, waaronder kwartaaloverzichten in sommige landen.
Tegen de tijd dat je het ene belastingformulier hebt georganiseerd, kan het lijken alsof er alweer een nieuw formulier je kant op schiet. Investeren in boekhoudsoftware is een manier om de last te verlichten. Het invullen gaat nauwkeuriger en de gegevens worden netjes op een rijtje gezet.
5. Tijd en geld bespaard
Het grote voordeel van deze aanpak is dat het je veel tijd en geld bespaart. In plaats van uren betaalde tijd (van jou of je werknemers) te besteden aan het bijhouden van je rekeningen, gebeurt dit automatisch.
Geld "besparen" door deze taak handmatig uit te voeren is gewoon een valse economie. Er worden meer kosten gemaakt door hier uren aan te besteden dan door te investeren in een maandelijks abonnement. Je houdt tijd over om in andere dingen te investeren, zoals het laten groeien van je bedrijf.
Software voor hotelboekhouding kan de winst maximaliseren door te besparen op tijd en geld die financiën je kosten. Wie zou dat niet willen?
3 Populaire boekhoudsystemen in hotels
Winkelen voor software kan overweldigend aanvoelen; dat zullen we niet ontkennen. Er zijn gewoon zoveel opties. En met fancy technische namen en een hoop jargon is het moeilijk om het goede van het slechte te onderscheiden. Als de gedachte alleen al rillingen over je rug doet lopen, is de kans groot dat je een plek nodig hebt om te beginnen.
Het is essentieel om een paar ideeën te hebben voor populaire software die mensen in de branche al gebruiken en leuk vinden. Op die manier weet je op welke groene vlaggen je moet letten als je beslist waar je mee verder wilt. Wat zijn de populairste boekhoudsystemen voor hotels? Hier zijn de top drie.
1. Sage Intacct
Sage Intacct is een cloudgebaseerd boekhoudplatform met veel andere bedrijfsfuncties waarmee je je activiteiten op afstand kunt beheren. Je kunt je boekhouding, salarisadministratie en HR allemaal vanaf één plek bijhouden. En als je op zoek bent naar software om hotelketens te beheren, dan is dit de software. Het is gespecialiseerd in het beheer van meerdere locaties.
De software is beschikbaar voor een groot aantal sectoren, van de bouw tot de gezondheidszorg en de horeca. Hoewel Sage niet hotelspecifiek is, biedt het specifieke aanpassingen en expertise voor elke branche. Het is een beetje een kameleon, maar op een effectieve manier.
Neem direct contact op met Sage voor een offerte.
2. Xero
Xero is fantastisch voor kleinere hotelbedrijven en de tarieven beginnen bij slechts $15 per maand - een geweldige deal! Dit is je beste keuze voor het beheren van je hotelboekhouding met een klein budget. Het heeft functies voor salarisadministratie, het bijhouden van onkosten, het bijhouden van projecten en het goedkeuren van betalingen. Eigenlijk is Xero alles in een keurig doosje.
Het heeft zelfs een functie om je accountant uit te nodigen om mee te werken en toegang te krijgen tot het platform. Het stroomlijnt zelfs de meest langdurige gesprekken. Als je het niet gaat overstelpen met gegevens, is het een slim programma om mee te beginnen.
3. Intuit Snelboeken
Intuit Quickbooks is boekhoudsoftware die gespecialiseerd is in boetiekhotels. De tarieven beginnen bij slechts $ 35 per maand en lopen op met vaste prijsniveaus. Je kunt factureren, transacties en reserveringen bijhouden en uitgaven automatisch bijhouden. Wat wil je nog meer?
De prijsniveaus zijn een geweldige optie en een groot voordeel van deze software is het aantal kortingsaanbiedingen. Je kunt ermee aan de slag voor een minimale investering vooraf.
Wat te budgetteren voor software voor hotelrekeningen
Gemiddeld stellen we voor om meer dan $15 te betalen voor een klein hotel, maar de prijzen kunnen snel oplopen tot in de honderden. Hier is een ruwe schatting van wat je kunt verwachten:
- $15 tot $40 voor een klein hotel
- $60 tot $80 voor ketens uit het middensegment
- $100+ voor grote ketens en eigendommen
Als je twijfelt, vraag dan om een gratis proefversie of demo. Op die manier kun je precies vaststellen welke functies je nodig hebt zonder vooraf veel te investeren in een abonnement.
FAQ
Haast je nog niet; het is belangrijk om te consolideren wat je hebt geleerd over boekhoudsoftware voor hotels. Hier is wat stof tot nadenken.
Welke software gebruiken hotels voor de boekhouding?
Er zijn honderden opties, maar populaire keuzes zijn Xero, Sage Intacct en Intuit Quickbooks. Alles met functies voor het bijhouden van uitgaven en boeken is geschikt voor de basisboekhouding.
De meer geavanceerde opties omvatten zaken als salarisadministratie, facturatie en prestatieanalyses.
Hoeveel kost boekhoudsoftware voor hotels?
Budget rond de $40 tot $60 per maand voor de gemiddelde boekhouding van een hotel op abonnementsbasis. Het is mogelijk om software te vinden die zo goedkoop is als $15 per maand voor kleinere bedrijven, maar je zult er waarschijnlijk uit groeien.
Grotere bedrijven, zoals grote hotelketens, zullen meer geld moeten uittrekken voor de grotere eisen die aan gegevensverwerking worden gesteld. Verwacht tarieven van $100+ per maand.
Waarom zou je investeren in boekhoudsoftware voor hotels?
Boekhoudsoftware is fantastisch om eigenaars van hotelbedrijven tijd en geld te besparen. Het maakt het ook eenvoudiger om belastingaangifte te doen door een nauwkeuriger en grondiger administratie bij te houden. Door alle financiële transacties vast te leggen, kunnen de prestaties beter worden geanalyseerd, zodat het bedrijf kan worden geschaald en verbeterd.
Beambox: WiFi voor hotels
Net zoals niemand defecte hotelrekeningen wil, wil geen enkele gast hotel WiFi dat niet werkt. Een betrouwbare WiFi-oplossing voor hotels is onmisbaar.
Om te investeren in een andere passieve strategie die je bedrijfsvoering kan verbeteren door middel van technologie, onderzoek je captive portals. Captive portals synchroniseren met je bestaande WiFi-gastensysteem. In plaats van gasten onmiddellijk toe te laten tot je netwerk, worden ze omgeleid naar een webpagina.
Je personaliseert het formulier om gegevens van jouw keuze te vragen en zodra ze hieraan voldoen, krijgen gasten volledige WiFi-toegang. Het is een geweldige manier om waardevolle marketinggegevens te verzamelen.
Bij Beambox bieden we een vertrouwd alles-in-één WiFi-marketingplatform om van je internet een essentieel strategisch instrument te maken.
Zet je boekhoudsoftware voor hotels aan de kant en begin vandaag nog met je gratis proefversie van Beambox!
