De eerste indruk heeft meer invloed op de gastervaring dan je denkt. Dat is waar hotelreserveringssoftware om de hoek komt kijken.
Met dit systeem kunnen gasten een kamer in je hotel boeken via een kanaal naar keuze. Ze hoeven je niet te bellen om de beschikbaarheid van een kamer te controleren omdat dit systeem alles kan bijhouden. Zo'n naadloze ervaring zal een geweldige eerste indruk achterlaten bij je klanten en hun algehele ervaring verbeteren.
Deze tool is echter anders dan een online booking engine. In plaats van alleen boekingen aan te nemen, beheert het alles van check-ins tot kamertoewijzingen.
Laten we de reserveringssoftware hotel in detail bekijken!
Wat is hotelreserveringssoftware?
Hotelreserveringssoftware is een hulpmiddel waarmee hotels hun boekingsproces efficiënt kunnen beheren. Hoewel dat eenvoudig genoeg lijkt, gaan de mogelijkheden verder dan het reserveren van kamers.
Het handelt voornamelijk reserveringen af, houdt de beschikbaarheid van kamers bij en integreert boekingen uit verschillende bronnen. Het houdt elke reservering op één plek bij, of de gast nu gebruik maakt van je website, online reisbureaus of rechtstreeks boekt.
Hierdoor kun je alle boekingen in één dashboard beheren zonder dat je tussen verschillende tools hoeft te schakelen.
Door de beschikbaarheid van kamers in realtime bij te werken, kun je bovendien dubbele boekingen voorkomen. Je kunt ook online betalingen starten en zelfs het proces automatiseren.
Dit alles is echter alleen mogelijk als u een hotelreserveringssysteem gebruikt in combinatie met andere tools. Denk hierbij aan een channel manager, een booking engine en een POS-systeem.
6 redenen waarom elk hotel zou moeten investeren in reserveringssoftware voor hotelreserveringen
Met de beschikbaarheid van online booking engines en reisbureaus lijkt investeren in hotelreserveringssoftware misschien zinloos. Deze softwareoplossingen kunnen echter zelden de voordelen van een goed reserveringssysteem evenaren.
Hier zijn zes redenen om in zo'n oplossing te investeren:
- Verbetering van de klantervaring: Real-time toegang tot beschikbaarheid van kamers en andere gegevens zorgt voor een naadloze boekingservaring. Dit kan leiden tot langdurige klantenbinding.
- Upselling en cross-selling: Naast kamers kun je ook andere voorzieningen aan het systeem toevoegen. Dit biedt mogelijkheden voor upselling en cross-selling om de omzet te verhogen.
- Stroomlijning van boekingsprocessen: Dit systeem maakt uw werk efficiënter door u te ontlasten. Bovendien hoeven gasten niet op jou te wachten om hun kamer te boeken, waardoor het boekingsproces sneller verloopt.
- Meer boekingen krijgen: Een eenvoudig en direct boekingsproces moedigt gasten aan om uw hotel boven andere hotels te verkiezen. Als gevolg daarvan krijgt u meer boekingen, waardoor uw inkomsten stijgen.
- Tijd en geld besparen: Een hotelreserveringssysteem vermindert fouten. Het automatiseert en stroomlijnt ook uw boekingsproces, wat tijd bespaart en het inkomstenbeheer verbetert.
- Waardevolle inzichten krijgen: Omdat je een holistisch beeld hebt van al je boekingskanalen, krijg je waardevolle inzichten. Deze gegevens kunnen u helpen datagestuurde beslissingen te nemen om uw boekingsproces en algehele hotelactiviteiten te verbeteren.
Belangrijkste kenmerken van een goed hotelreserveringssysteem
Om een goed hotelreserveringssysteem te kiezen, moet je de belangrijkste functies ervan onderzoeken. Je moet weten waar je op moet letten voordat je je zuurverdiende geld investeert in een softwareoplossing.
Een goed reserveringssysteem moet dus ten eerste beschikken over functies voor contentbeheer. Uw medewerkers en klanten moeten toegang hebben tot alle informatie die ze nodig hebben voor een naadloos boekingsproces. Bovendien moeten er filters zijn voor het gemak van uw gasten.
Bovendien moet het realtime updates bieden om meervoudige boekingen en fouten te voorkomen. Een goed reserveringssysteem heeft ook meerdere betalingsopties. Een online boeking heeft immers geen zin zonder online betalingsopties.
Tot slot moet het flexibiliteit en integratie bieden om ervoor te zorgen dat het past bij de specifieke behoeften van je hotel.
Software voor hotelreserveringen gebruiken
Om het potentieel van een reserveringssysteem te ontdekken, moet je begrijpen hoe je hotelreserveringssoftware gebruikt. Er komt immers veel meer bij kijken dan alleen het boeken van kamers. Dit is wat je moet doen:
- De software instellen: De eerste stap is het installeren van de software op je systeem. De leverancier zal meestal een team sturen om je met dit proces te helpen. Als je systeem echter cloudgebaseerd is, kun je het gewoon online openen.
- Integreer met andere systemen: Een hotelreserveringssysteem werkt meestal samen met een channel manager, internet booking engine en kassasysteem. Integreer deze dus in uw software.
- Configureer de instellingen: Zodra je toegang hebt, kun je kamertypes, prijzen, beschikbaarheid, enz. instellen. Zorg ervoor dat je aanpassingen voldoen aan de behoeften van je hotel voor de beste resultaten.
- Reserveringen beheren: Met de laatste twee stappen ben je klaar om boekingen aan te nemen en te beheren. Dus voer de gegevens van de gast in, inclusief kamervoorkeuren, incheck-/uitcheckdatums en contactgegevens op het moment dat de gast boekt. Dit gebeurt echter alleen wanneer de gast je vraagt om een kamer te reserveren. Automatiseer dit proces dus voor wanneer ze zelf online boekingen willen maken.
- Check-ins en check-outs afhandelen: Gebruik de software om gasten in te checken en ze toe te wijzen aan hun geboekte kamers. U kunt ook de status van de kamer bijwerken voor nauwkeurige tracering. Zodra de gasten klaar zijn om te vertrekken, checkt u ze uit en handelt u het factureringsproces af met behulp van de software.
- Rapporten genereren: Met een hotelreserveringssysteem kun je ook dagelijkse of wekelijkse rapporten genereren om de voortgang bij te houden. Door deze gegevens te analyseren kunt u gegevensgestuurde beslissingen nemen om uw hotelactiviteiten te verbeteren.
Hoe een reservering maken in software voor hotelbeheer
Om een reservering te maken met behulp van hotelbeheersoftware volg je dezelfde stappen als bij het online reserveren van een gast. Je werkt echter met een andere interface.
Hoewel 72% van de mensen de voorkeur geeft aan online reserveringen, bezoeken sommigen hotels en vragen bedienend personeel om hun kamers te reserveren. Dit toont aan dat leren reserveren in hotelbeheersoftware een fantastische optimalisatie is.
Als het een gast was die de kamer boekte, zou deze de website van je hotel hebben bezocht. Werknemers hebben echter meestal toegang tot de systemen van het hotel. Begin dus met toegang te krijgen tot de software via je referenties en navigeer naar de reserverings- of boekingssectie.
Start vervolgens een nieuwe boeking, maar voer nog niets in. Je moet met de gasten praten en naar hun voorkeuren vragen. Leid ze door het proces en beantwoord eventuele vragen.
Voor de eenvoud en om fouten te voorkomen, kun je gasten vragen om hun informatie op papier te zetten. Daarna kunt u ze invoeren in het systeem.
Zodra je de informatie hebt ingevoerd, vraag je de gasten om het te controleren. Wacht rustig tot ze alles hebben genoteerd en bevestigd.
Nadat je de informatie hebt bekeken, kun je de boeking bevestigen. Vaak moet je de gasten meteen inchecken nadat je zulke boekingen hebt gemaakt.
Veelgestelde vragen over online hotelreserveringssoftware
Laten we deze discussie afsluiten met het beantwoorden van een aantal veelgestelde vragen over een hotelreserveringssysteem.
Wat is hotelreserveringssoftware?
Hotelreserveringssoftware is een digitaal hulpmiddel voor het beheren van boekingen, het bijhouden van de beschikbaarheid van kamers en het afhandelen van reserveringen.
Mensen maken hotelboekingen via verschillende kanalen, zoals de website van het hotel, sociale media of reserveringsplatforms van derden. Een hotelreserveringssysteem kan boekingen van al deze kanalen beheren, mits het over de juiste integraties beschikt.
Wat doet hotelreserveringssoftware het best?
Het proces stroomlijnen is wat de hotelreserveringssoftware het beste doet. Maar dat is nog maar het begin.
Deze softwareoplossingen zorgen er ook voor dat de beschikbaarheid van kamers nauwkeurig wordt bijgehouden en dat reserveringen via meerdere boekingskanalen efficiënt worden beheerd. Elke functie verbetert de algehele gastervaring.
Kan ik gratis hotelreserveringssoftware krijgen?
Ja, je kunt gratis hotelreserveringssoftware krijgen. Dit is echter geen goede aanpak.
Gratis opties bieden zelden alle functies die je nodig hebt om het beste uit een reserveringssysteem te halen. Het is dus beter om te investeren in een goed systeem. Als je sceptisch bent, kun je je inschrijven voor de gratis testversies en de software uitproberen voordat je investeert.
Krijg meer hotelboekingen met reserveringssoftware
Hotelreserveringssoftware lijkt misschien overbodig dankzij booking engines en sociale media. Hoewel deze bronnen misschien genoeg zijn om reserveringen aan te nemen, kunnen ze niet wedijveren met een goed reserveringssysteem.
Deze software is de beste aanpak omdat het boekingsprocessen stroomlijnt, nauwkeurig de beschikbaarheid van kamers bijhoudt en bruikbare inzichten biedt. Een ander goed idee is het opzetten van WiFi-marketing voor hotels.
Met deze tool kun je je marketinginitiatieven automatiseren door gebruik te maken van je WiFi. Met Beambox kun je lijsten met e-mail- en sms-contacten samenstellen, op de automatische piloot beoordelingen krijgen en gegevens over je klanten verzamelen.
Beambox is een briljant alles-in-één wifi-marketingplatform dat 12.000 bedrijven helpt te groeien en uit te breiden.
Wil jij de volgende zijn? Start vandaag nog je proefperiode!
