Een factuur sturen: Spoedcursus voor kleine bedrijven

De angst om fouten te maken bij het maken van facturen is reëel, vooral voor kleine bedrijven. Toch is dat iets wat je moet doen om legaal te werken en een chaotische financiële situatie te voorkomen. En daarom moet je leren hoe je een factuur verstuurt.

Een factuur is gewoon een document dat de kosten vermeldt van elk product of elke dienst die een klant heeft gekocht. Het belangrijkste doel is om kopers te laten weten wat ze het bedrijf verschuldigd zijn.

Veel bedrijven voegen hun factuur bij een e-mail en zijn klaar. Dit kan echter variëren, afhankelijk van het bedrijf dat je runt.

Er zijn bepaalde factuurdetails die de factuur krachtiger maken. Als je facturen wilt maken die indruk maken en sneller geld opleveren, ben je hier aan het juiste adres!

Wanneer moet je facturen sturen naar je klanten?

Hoewel het sturen van facturen een manier is om sneller geld te krijgen, kan de timing de invloed ervan maken of breken.

Of je de factuur voor of na het werk verstuurt, hangt af van het soort bedrijf dat je hebt. Als je diensten verleent zoals loodgieterswerk, kun je beter een factuur uitreiken direct nadat je het werk hebt voltooid.

Als je daarentegen doorlopende diensten levert zoals boekhouding en administratie, werken maandelijkse of driemaandelijkse facturen beter.

Bovendien zijn er opdrachten die wijzigingen of extra werk vereisen. Houd in dat geval rekening met maximaal 48 uur voordat je de factuur verstuurt. Je maakt bijvoorbeeld een marketingplan voor een coffeeshop. Nu kunnen ze het wel of niet leuk vinden. Het zou dus slecht overkomen als je hen om betaling zou vragen voordat ze het plan hebben goedgekeurd.

Er zijn echter gevallen waarin je geld nodig hebt om aan de slag te gaan. Je plant bijvoorbeeld een evenement voor een restaurant als voedsel- en drankadviseur.

In dit geval heb je misschien materialen nodig voor de decoratie en een vooruitbetaling om de gasten uit te nodigen. Het is dus verstandig om een factuur te sturen voordat je met het werk begint.

Of je voert digitale marketingcampagnes uit voor kleine bedrijven. Je zult de taak waarschijnlijk opdelen in meerdere mijlpalen om het werk gemakkelijker te maken. Hier is het beter om een factuur te sturen na elke mijlpaal, maar voordat het werk volledig is afgerond.

Kritische elementen die elke zakelijke factuur moet bevatten

Sneller betaald krijgen is misschien de meest voor de hand liggende reden om tijdig facturen te sturen, maar het is niet de enige. Facturen zijn ook een goede manier om jezelf te behoeden voor juridische complicaties en fraude.

Ze helpen je bij het vastleggen van de producten en diensten die je aan je klanten hebt geleverd. Als er onenigheid is over de betaling, hoef je alleen maar de factuur te laten zien. Maar wat moet er per se op staan?

1. Factuurnummer: Geef elke factuur een uniek nummer om hem herkenbaar te maken. Als er een geschil is, wil je geen tijd verliezen met het zoeken naar de juiste factuur.
2. Factuurdatum: Vermeld de datum waarop je de factuur hebt gemaakt en uitgegeven.
3. Je logo: Je factuur moet opvallen tussen alle andere facturen. Door je bedrijfslogo te plaatsen, kom je ook professioneler over.
4. Bedrijfsinformatie: Vermeld je bedrijfsinformatie en alle relevante details. Afhankelijk van je rechtsgebied moet je misschien het btw-nummer of andere informatie toevoegen. Ook moet de factuur niet alleen jouw informatie bevatten, maar ook die van je klanten.
5. Beschrijving en betalingsgegevens: Beschrijf beknopt de producten of diensten die je hebt geleverd, samen met hun respectievelijke prijzen. Vermeld ook eventuele belastingen en de totale prijs die de klant moet betalen. Als je een online factuur stuurt, kun je ook een knop toevoegen waarmee klanten kunnen betalen.
6. Vervaldatum en termijnen: Het heeft geen zin om een factuur te sturen zonder vervaldatum, want de klant zal het blijven uitstellen. En om de factuur steviger te maken, vermeld je de betalingsvoorwaarden, zoals de gevolgen van het missen van de vervaldatum. Maar vergeet niet de klant te bedanken voor het zakendoen.

Wat zijn de verschillende manieren om een factuur te sturen?

Handmatige facturen hebben hun charme verloren. Mensen betalen slechts 6% van deze facturen binnen 30 dagen. De overige 94% betalen ze pas na 30 tot 60 dagen. Maar er zijn andere manieren om facturen te versturen die aanmoedigen tot tijdige betaling, op voorwaarde dat je ze op de juiste manier verstuurt.

Een van de meest gebruikte en moderne manieren om facturen te versturen is via e-mail. Andere manieren zijn PayPal, eBay en factureringssoftware. In de volgende paragrafen bespreken we hoe je met elke methode een factuur verstuurt.

Hoe stuur ik een factuur via PayPal?

PayPal is een van de meest gebruikte manieren om betalingen te verzenden en te ontvangen. Neem een willekeurig bedrijf en het zal de mogelijkheid hebben om transacties via dit platform uit te voeren.

Bovendien vertrouwen mensen erop en weten ze dat hun geld in veilige handen is. Je kunt sjablonen zo aanpassen dat ze alle noodzakelijke dingen bevatten die een factuur invloedrijk maken. Bovendien kun je facturen ook versturen via mobiele telefoons, het apparaat dat iedereen altijd bij de hand heeft!

Bovendien heeft het geen abonnement of maandelijkse kosten. Je hoeft alleen een klein percentage te betalen nadat je je geld hebt ontvangen. Zo stuur je een factuur via PayPal.

• Begin met inloggen op je PayPal-rekening als je die hebt, of meld je gratis aan! Van daaruit kun je op een paar manieren naar het factuurgedeelte gaan.
• Klik op het pictogram "Een factuur maken" of kies "Verzenden en aanvragen" op PayPal. Van daaruit kun je een batchfactuur of gewone factuur maken en verzonden of ontvangen facturen bekijken.
• Voer het e-mailadres, de artikelen en de diensten van de ontvanger in. Stel de hoeveelheid en de prijs in; zie aanpassingen aan de rechterkant. Pas velden aan, activeer gedeeltelijke betalingen of fooien en notities of voorwaarden.
• Bekijk een voorbeeld voordat je het verstuurt. Je kunt het ook opslaan als concept of sjabloon voor meerdere verkopen.
• Controleer met het pictogram naast verzenden en klik op "Verzenden" als je klaar bent.

Hoe stuur ik een factuur via e-mail?

Zoals gezegd moet je e-mail niet alleen bestaan uit een bijgevoegde factuur. Maar verrassend genoeg is het ook geen goede gewoonte om alle financiële details in de e-mail zelf te vermelden. Hoe verstuur je dan een factuur via e-mail?

Welnu, je e-mail moet informatie bevatten die het voor de klant gemakkelijk maakt om je bedrijf te herkennen. Bovendien moet het op het eerste gezicht duidelijk zijn dat de e-mail een factuur bevat. Als je nog meer uitleg nodig hebt, is hier een voorbeeld van een e-mail met een factuur.

"Hallo [naam ontvanger],

Ik hoop dat het goed met u gaat. Bij deze e-mail vindt u de factuur [nummer] voor [producten of diensten].

Samen met de factuur vindt u onze algemene voorwaarden op [link of bijlage].

De vervaldatum is [datum invullen]. Als je vragen of opmerkingen hebt, aarzel dan niet om deze te stellen via [contactgegevens].

We kijken uit naar de betaling en de toekomstige samenwerking.

[Uw bedrijf],

[Uw naam]"

Als de vervaldatum nadert en je nog niets van de klant hebt gehoord, stuur hem dan een follow-up e-mail. Je hoeft nu echter niet opdringerig te zijn. De follow-up moet nog steeds vriendelijk en professioneel zijn.

Hoe verstuur je een factuur op eBay?

Kopen en verkopen op eBay is meestal een soepel proces waarbij kopers betalen en verkopers onmiddellijk verzenden. Maar het is geen geheim dat het platform kopers niet verplicht te betalen op het moment van aankoop.

Daarom is het soms aan jou als verkoper om betalingsherinneringen naar je klanten te sturen. Daarom moet je weten hoe je een factuur op eBay verstuurt.

1. Ga naar de hoofdpagina van eBay en log in.
2. Beweeg je cursor over de link 'Mijn eBay' in de rechterbovenhoek en kies 'Verkopen' in het vervolgkeuzemenu.
3. Ga vervolgens met de muis over de link "Bestellingen" in het gedeelte "Verkopershub" en kies "In afwachting van betaling".
4. Zoek de optie "Factuur verzenden" naast de specifieke bestelling.
5. Controleer de juistheid van de verzendkosten en de gekozen verzendmethode. Je kunt op dit punt ook een bericht aan de koper toevoegen.
6. Druk vervolgens op de knop "Factuur verzenden" en wacht op antwoord.

Gebruik factureringssoftware om te automatiseren en optimaliseren

Op dit punt moet je weten hoe je een factuur verstuurt en waarom dat belangrijk is. Samengevat vertelt het kopers wat ze de verkoper verschuldigd zijn. Het schrijven van een effectieve e-mail werkt, maar investeren in factureringssoftware is nog beter. Zoho, FreshBooks en QuickBooks zijn enkele van de beste opties.

Als je een lokaal bedrijf hebt en je wilt je omzet verhogen, probeer dan de WiFi-marketingoplossing van Beambox. Hiermee kun je gegevens van klanten verzamelen en marketingcampagnes automatiseren. Bovendien kun je positieve recensies verzamelen en voorkomen dat negatieve recensies online komen.

Beambox heeft geen verborgen kosten en vereist geen extra hardware. Start je gratis proefperiode van dertig dagen en sluit je aan bij de 12.000 andere locaties die hun bedrijf met ons laten groeien.

---