Expertgids voor het balanceren van uw kassalade

Sommige elementen van gastvrijheid zijn geruststellend traditioneel.

Er is het inchecken aan de balie van het hotel, het geven van een fooi aan het wachtende team voor goed werk en het kortstondige gevoel van belangrijkheid dat je krijgt wanneer de conciërge regelt dat je auto in de ondergrondse parkeergarage wordt geparkeerd.

In een zee van technische tovenarij en invloed van sociale media, maakt dit de industrie tot wat het is.

En dat brengt ons bij de kassa. Nee, echt - dit is een van de belangrijkste routines in moderne restaurants en hotels, en het is zo traditioneel als het maar zijn kan.

Het is ook ontzettend makkelijk om het fout te doen, dus beschouw dit als je alles-in-één gids voor het balanceren van een kassa.

Waarom is het zo belangrijk om een kassalade in evenwicht te houden?

Nu een op de 10 volwassenen alleen al in het Verenigd Koninkrijk geen contant geld meer gebruikt, is het je vergeven als je denkt dat een lade met contant geld een relikwie is.

Dit is gewoon niet het geval. Voor velen van ons is contant geld echt koning - nog steeds. Uit een onderzoek uit 2018 bleek dat 83% van de consumenten in de VS contant geld zou missen als het voor altijd zou verdwijnen.

Contant geld zal je horecazaak dus nog wel een tijdje in een redelijk tempo binnenrollen en hoe dan ook, de opkomst van nieuwe betaalmethoden zoals Apple Pay betekent dat het balanceren van de kassalade nu belangrijker is dan ooit.

Je moet alle contanten die je bedrijf binnenkomen verantwoorden, ongeacht hoe ze binnenkomen. Dit zorgt ervoor dat alle winst die je genereert op de juiste manier wordt verantwoord en geeft je bedrijf een veel duidelijker financieel beeld.

Het zal je zelfs helpen voorspellen en plannen voor de onvermijdelijke pieken en dalen die je bedrijf zal ervaren.

Maar... ik vertrouw mijn werknemers!

Hoeveel je je werknemers ook vertrouwt, je moet accepteren dat, omdat je bedrijf met contant geld omgaat, er altijd de mogelijkheid is voor de kwaadwillenden onder hen om te profiteren.

Naar schatting verliezen bedrijven in de VS jaarlijks gemiddeld 7% van hun jaaromzet aan diefstal door hun werknemers.

Dit betekent niet dat je als bedrijfseigenaar overal op moet letten, maar het illustreert wel hoe belangrijk de restaurantkassa en jouw vermogen om de kassa in balans te houden zijn.

 Gerelateerd artikel: U hebt het beste restaurantteam samengesteld - hier is hoe u ze kunt houden

3 belangrijke dingen om te onthouden voor het balanceren van je kassa

Voordat we ingaan op het proces, zijn hier drie belangrijke dingen waar je rekening mee moet houden elke keer dat je je kassa's balanceert.

1. Altijd één persoon per lade

Het is misschien verleidelijk om kosten te besparen en slechts één kassalade voor iedereen te hebben, maar we raden echt aan om te investeren in net zoveel kassalades als er personeel in dienst is op een bepaald moment. Hoe meer mensen toegang hebben tot dezelfde kassalade, hoe meer je de verantwoordelijkheid spreidt voor wat er in de kassa gebeurt.

2. Begin je dag met het tellen van contant geld

Het is makkelijk om aan te nemen dat het balanceren van een kassalade iets is dat alleen aan het einde van de dag hoeft te gebeuren. Maar dat is niet zo. Zorg ervoor dat je elke dag begint met het tellen van wat er al in je kassa ligt. Dit zorgt ervoor dat je een consistente, voldoende hoeveelheid basiskasgeld in je kassa hebt om aan de vraag te voldoen en maakt het eind van de dag opmaken van de balans eenvoudiger.

3. Contant geld storten tijdens diensten

Een opgeruimde kassa is een gezonde kassa. Zorg er in rustigere periodes voor dat je geld stort, het aanwezige geld telt en het verschil van je ochtendtelling aftrekt. Doe dit met z'n tweeën om er zeker van te zijn dat er twee paar ogen zijn op elke storting en telling. Maak hier een gewoonte van en het zou veel makkelijker moeten zijn om de balans op te maken.

Het 5-stappenproces voor het uitbalanceren van kassa's

Nu we het wat, waarom en wanneer van het balanceren van geld in je bedrijf weten, lees je hier hoe je dat in vijf eenvoudige stappen doet.

Print de volgende lijst uit, hang hem aan de muur bij elke kassa en maak er de mantra van je team van!

1. Bepaal je ideale startbedrag

Het is belangrijk dat je kassa een constant aantal munten en biljetten bevat, zodat je altijd genoeg wisselgeld hebt voor klanten.

Ook te veel contant geld in de la kan diefstal in de hand werken, dus het is belangrijk om het onder controle te houden met een solide startbedrag.

Bepaal een basisbedrag aan contant geld dat je in elke kassa wilt bewaren voor de transacties die je waarschijnlijk elke dag zult tegenkomen. Een terugblik op de omzetrapporten per dag kan je hierbij helpen.

2. Houd één medewerker per register

We noemden dit al in onze snelle tips hierboven, maar het verdient herhaling.

Eén medewerker per kassa betekent dat je één verantwoordingslijn hebt en een veel efficiëntere bediening dankzij minder fouten door het 'te veel koks'-syndroom.

3. Voer een X-aflezing uit

Wanneer je een stoppunt bereikt (meestal een wisseling van dienst), voer je een X-aflezing uit op je kassasysteem. Druk het af en trek de kassalade leeg voordat je je terugtrekt in een discrete ruimte.

4. De fysieke telling uitvoeren

Haal de kassalade en X uit de hand, begin met de fysieke telling.

Tel de totalen van alle munten, biljetten en PDQ-ontvangsten bij elkaar op en vergelijk het resultaat met de totalen op de X af te lezen.

Als er geen fouten zijn gemaakt bij het teruggeven van wisselgeld (of erger), zou alles moeten kloppen. Houd er rekening mee dat het niet ongebruikelijk is om een minimaal tekort aan contanten te hebben, aangezien dit meestal vaker voorkomt dan een overschot.

5. Vergeet de gelddruppel niet

Bij een cash drop verwijdert een senior medewerker handmatig contant geld en stort het in de lade. Dit helpt je om de transacties van klanten bij te houden en ervoor te zorgen dat het o zo belangrijke basisniveau aan contanten (zie stap 1) op peil blijft.

De frequentie en timing van deze dalingen is geheel aan jou, maar het is verstandig om dit te doen wanneer de handel een beetje dipt om verstoring van de service te voorkomen.

Wanneer er geld wordt ingeleverd, zorg er dan voor dat de medewerker die dit heeft gedaan wordt geregistreerd, samen met de tijd, datum en het bedrag van de inlevering. Vraag de kassier om de transactie af te tekenen, zodat de verantwoordelijkheid voor het werken met het nieuwe saldo wordt vastgelegd.

 Gerelateerd artikel: 10 krachtige apps voor de moderne restauranteigenaar

Een kassa balanceren - veelgestelde vragen

V: Wat betekent een kassa in evenwicht brengen? Het balanceren van een kassa verwijst naar het proces waarbij het geld in de kassalade een nauwkeurige weergave is van de zakelijke transacties van die dag (of dienst).

V: Wat is de juiste manier om biljetten in een kassalade te leggen? Om het tellen te vergemakkelijken, kun je de biljetten het beste in dezelfde richting leggen, zodat het bedrag van de biljetten op dezelfde plek ligt tijdens de fysieke telling.

V: Wat als ik het bedrag van een bepaald biljet overschrijd? Als je meer biljetten neemt dan de lade-invoer kan verwerken, knip je de overtollige biljetten samen en breng je ze naar het vak onder de lade. Om te voorkomen dat je dit moet doen, moet je ervoor zorgen dat het innemen en uitnemen van geld regelmatig wordt uitgevoerd door senior medewerkers.

V: Wat is het verschil tussen een X en Z lezen? X- en Z-aflezingen op moderne kassasystemen leveren in wezen dezelfde informatie op als ze tegelijkertijd worden uitgevoerd, maar een X-aflezing geeft je een aflezing (of preview), terwijl een Z-aflezing het kassarapport opnieuw instelt.

V: Wat moet ik doen als het geld niet in evenwicht is? Als de kas niet in evenwicht is, neem dan contact op met een senior medewerker. Noteer precies hoeveel er mis is en waar het verschil zit wat betreft het type kassabon (dit moet kunnen worden vastgesteld door alle fysieke kassabonnen en contant geld te vergelijken met de X-aflezing).

V: Kan ik de POS vertrouwen voor het balanceren van contanten? Ja. Een modern kassasysteem zou je altijd een nauwkeurige X- en Z-aflezing moeten geven, en de meeste beschikken over auditing op gebruikersniveau, zodat elke transactie wordt voorzien van een tijd- en datumstempel met de betreffende medewerker.

V: Hoeveel geldafhalingen moet ik doen? Dit is geheel aan jou, maar het is belangrijk om te onthouden dat het belangrijkste doel is om ervoor te zorgen dat je startsaldo nooit daalt en dat je genoeg geld in de kassa hebt om transacties van klanten te bedienen.

V: Wanneer moet ik kassa balanceren? Het is meestal het beste om je kassa te balanceren aan het einde van de dag of wanneer de dienst van een kassière erop zit.

 Verder lezen: Een checklist van 10 stappen om het beste kassasysteem te bepalen

Inpakken

Sommige dingen veranderen nooit en het proces van het balanceren van een kassa is een perfect voorbeeld van een eeuwenoude horecaroutine die elk bedrijf in de sector tot op de letter moet volgen.

We hopen dat onze gids je kassa-evenwichtsbijbel wordt. Waarom deel je hem niet met je personeel om er zeker van te zijn dat jullie allemaal van hetzelfde laken een pak zingen?

---