A excelente experiência do hóspede é extremamente importante no setor de hospitalidade. Trata-se de antecipar as demandas dos clientes e atendê-las prontamente. No entanto, em vez de fazer o trabalho manual, você pode automatizar as tarefas usando um sistema de gerenciamento de propriedade (PMS).
Esse sistema é um divisor de águas para os gerentes de propriedades. Ele permite que eles lidem com tudo, desde as reservas até as solicitações de manutenção, em um local conveniente. Como resultado, as operações se tornam mais tranquilas e os hóspedes ou locatários podem ter uma experiência melhor.
Você está no lugar certo se quiser o mesmo para sua empresa. Vamos explorar o que são sistemas de gerenciamento de propriedades, como eles funcionam, seus benefícios e as melhores opções de software!
O que é um sistema de gerenciamento de propriedades?
Um sistema de gerenciamento de propriedades é uma ferramenta de software que ajuda os gerentes e proprietários de propriedades em suas operações diárias.
O principal objetivo desse software é manter tudo organizado. Ele lida com reservas, rastreia a ocupação, gerencia solicitações de manutenção e processa pagamentos on-line - tudo em um só lugar.
Como resultado, fica mais fácil gerenciar propriedades, melhorar a experiência do locatário ou do cliente e economizar tempo em tarefas manuais.
No entanto, não é fácil escolher um PMS para sua empresa. Quando começar a explorar suas opções, você se verá diante de uma escolha importante: local ou baseado na nuvem.
Por um lado, você deve instalar e implantar um PMS localmente em um desktop. Isso lhe dá mais controle e personalização. No entanto, exigirá custos iniciais mais altos, ajuda técnica e manutenção regular.
Como alternativa, você pode acessar um PMS baseado em nuvem remotamente de qualquer lugar. Portanto, eles são mais fáceis de configurar e dimensionar, mas oferecem menos opções de personalização. Portanto, analise suas necessidades antes de tomar uma decisão.
Como funciona o sistema de gerenciamento de propriedades?
Um sistema de gerenciamento de propriedades funciona com a ajuda de vários módulos. Ele combina várias áreas de gerenciamento de propriedades em um único sistema.
Dito isso, vamos examinar os sete módulos para responder melhor à pergunta: "Como funciona um sistema de gerenciamento de propriedades?"
- Reservas: As empresas do setor de hospitalidade geralmente dependem de reservas on-line para fechar negócios. Portanto, faz sentido que um PMS tenha um módulo de reservas, permitindo que os clientes façam reservas e pagamentos on-line. Esse módulo também tem recursos que ajudam a empresa a gerenciar essas reservas on-line.
- Operações de recepção: O ditado "A primeira impressão é a última impressão" tem um valor enorme para as empresas de hospitalidade. Os clientes esperam uma recepção calorosa e rápida na recepção. Esse módulo do PMS ajuda você a fazer isso com gerenciamento de quartos, alocação de chaves, auditoria diária e muito mais.
- Gerenciamento de canais: Embora listar sua propriedade em vários canais tenha vantagens, gerenciar essas listagens não é fácil. É por isso que o módulo de gerenciamento de canais permite que você gerencie todas as suas listagens em um só lugar.
- Gerenciamento de receitas: Com sua análise e rastreamento detalhados, um PMS permite que você gerencie e aumente sua receita de forma eficaz. Ele usa o aprendizado de máquina para ajudá-lo a definir os preços certos, otimizar suas listagens e gerar mais vendas.
- Manutenção da propriedade: Ninguém gosta de morar em um prédio em ruínas, seja em um imóvel para aluguel ou em um quarto de hotel. Esse módulo do PMS ajuda a atribuir tarefas de limpeza, acompanhar a manutenção da propriedade e garantir que ela esteja sempre em bom estado.
- Gerenciamento de dados do cliente: A otimização de sua propriedade requer a coleta e o gerenciamento de dados de clientes, portanto, faz sentido que um PMS tenha esse módulo.
- Gerenciamento de back-office: Esse módulo inclui tarefas como gerenciamento de eventos, relatórios, gerenciamento de custos, etc. Afinal de contas, um gerente de propriedade também precisa de ajuda com tarefas administrativas.
4 benefícios valiosos do uso de sistemas de gerenciamento de propriedades
Os especialistas previram que o valor dos sistemas de gerenciamento de propriedades aumentará 8,9% de 2024 a 2033. Como os especialistas do setor baseiam suas previsões no uso atual, é seguro dizer que as empresas estão adotando rapidamente esse sistema. Portanto, é mais do que hora de investir em um PMS, caso ainda não o tenha feito.
No entanto, se essa estatística não o convenceu da importância de uma TPM, as seções a seguir podem ser suficientes. Portanto, vamos discutir quatro de seus benefícios que valem a pena para ajudá-lo a decidir.
1. Você pode economizar tempo e dinheiro
Administrar uma empresa de hotelaria significa fazer malabarismos com várias tarefas repetitivas diariamente. Além disso, você precisa manter seus clientes satisfeitos, manter sua propriedade, gerar relatórios, criar estratégias e gerenciar as finanças todos os dias. Todas essas tarefas demandam tempo.
Mas com um PMS, você pode automatizar a maioria das tarefas diárias e se concentrar no que é mais importante. Como tudo está em um só lugar, você não precisa perder tempo procurando informações. Como resultado, você acaba economizando tempo.
Além disso, automatizar tarefas repetitivas significa evitar erros humanos. Você pode evitar reservas duplicadas, falhas de comunicação e perda de receita, economizando dinheiro a longo prazo.
2. O rastreamento de dados e a análise de tendências se tornam fáceis
Anteriormente, mencionamos que a experiência do cliente tem tudo a ver com antecipar e atender às demandas no prazo. No entanto, não se trata de fazer suposições e esperar o melhor. Trata-se de usar dados e percepções para tomar decisões informadas. Essa é outra área em que um PMS se destaca.
Ele fornece dados e percepções em tempo real, ajudando-o a identificar tendências e ajustar sua abordagem para melhor atender às necessidades dos clientes. Você também pode acompanhar a manutenção do edifício e garantir que nada esteja desligado quando os clientes vierem se hospedar.
Alguns sistemas de gerenciamento de propriedades incluem até mesmo recursos que o ajudam a monitorar os requisitos legais. Por fim, você pode monitorar e otimizar suas campanhas de marketing com um módulo de publicidade.
3. O gerenciamento financeiro se torna mais fácil
O sucesso empresarial não se resume a maximizar a receita. Você também precisa de meios para gerenciar seus custos e finanças para garantir que seus esforços não sejam desperdiçados. Além disso, é preciso se preocupar com as exigências fiscais.
Com recursos de gerenciamento de despesas, um PMS pode ajudá-lo a avaliar sua saúde financeira e aproveitar ao máximo seu orçamento. Além disso, ele ajuda com seus impostos, documentando tudo e criando relatórios.
Você pode ter uma visão holística de seus ganhos, economias, manutenção e custos com apenas um clique do mouse. Todos esses aspectos se combinam para ajudá-lo a tomar melhores decisões financeiras.
4. Melhora a satisfação do cliente
Não existe um conceito de satisfação do cliente sem melhorar a comunicação. Os clientes não gostam de esperar por respostas, especialmente se tiverem reclamações. Eles querem que você sempre responda às suas dúvidas e os oriente durante o processo.
É aí que os recursos do PMS, como alertas de texto, portais dedicados e até mesmo chatbots, são úteis. Eles ajudam você a enviar respostas rápidas e a manter os clientes informados e envolvidos.
Além disso, esses sistemas simplificam as solicitações de manutenção para que os clientes possam relatar rapidamente os problemas e obter correções mais rápidas. Além disso, os lembretes automatizados ajudam a manter todos no caminho certo.
Por fim, dar aos locatários acesso a documentos importantes gera confiança e torna a experiência deles mais tranquila. A combinação de todos esses recursos ajuda a proporcionar a melhor experiência aos seus clientes, aumentando a satisfação e a fidelidade deles.
Como escolher um sistema de gerenciamento de propriedades hoteleiras
A busca pelos melhores sistemas de gerenciamento de propriedades no Google produzirá vários resultados. No entanto, apenas alguns valerão uma segunda olhada. Eles não precisam necessariamente ter um desempenho ruim para serem uma má opção, pois isso depende de suas necessidades.
No entanto, você deve ter em mente alguns aspectos ao escolher um sistema de gerenciamento de propriedades hoteleiras.
Comece analisando os recursos e comparando-os com suas necessidades, especialmente em relação aos serviços aos hóspedes. É comum ter alguns recursos que você não usará, mas esse número deve ser pequeno. Caso contrário, você acabará saindo do orçamento.
Nesse sentido, compare o preço com os recursos e outras opções de software. Uma maneira mais inteligente de comparar os preços com seu orçamento é analisar o retorno sobre o investimento (ROI). Mesmo que uma ferramenta esteja dentro de seu orçamento, ela se tornará cara se não trouxer resultados.
Muitas opções também permitem que você personalize os pacotes de acordo com suas necessidades. Para obter o máximo de flexibilidade, seria melhor escolher essas opções. Além disso, verifique se o software se integra facilmente ao seu pacote de software existente.
Entretanto, soluções altamente abrangentes raramente são fáceis de usar. Isso não será um problema se você for proprietário de uma empresa estabelecida e tiver uma equipe técnica à sua disposição. Mas se estiver apenas começando, também terá que considerar a facilidade de uso e o suporte ao cliente.
As 5 principais opções de software para um PMS em 2024
Agora que você sabe como escolher um sistema de gerenciamento de propriedades hoteleiras, vamos discutir algumas opções viáveis. Ter uma lista dos nomes mais populares e seus recursos o ajudará a fazer melhores comparações.
- Guesty: Se você possui uma propriedade para aluguel por temporada, o Guesty pode ser uma das melhores opções para você. Com esse software, você pode listar e gerenciar sua propriedade em quase todas as plataformas populares de aluguel por temporada. Ele ainda tem um aplicativo móvel para ajudá-lo a gerenciar as coisas em qualquer lugar.
- Oracle Hospitality: Mais popular entre os grandes hotéis, o Oracle Hospitality é um PMS voltado para o hóspede. Os usuários gostam dele especialmente por seus recursos robustos, escalabilidade, integração e relatórios. No entanto, muitas pessoas se queixam de sua implementação complexa e de seus caminhos de aprendizado íngremes.
- Landlord Studio: Outro favorito entre as propriedades de aluguel, o Landlord Studio é uma opção acessível para pequenas empresas. Com uma interface limpa, esse software de gerenciamento de propriedades oferece triagem de inquilinos, controle de pagamentos e relatórios básicos.
- Cloudbeds: Quando se trata de sistemas de gerenciamento de propriedades para hotéis, a Cloudbeds nunca deixa de impressionar, especialmente ao gerenciar vários grupos de hotéis. Seu gerenciador de canais, motor de reservas e relatórios avançados ajudam os gerentes de hotéis a realizar tarefas complexas. No entanto, ele é versátil e, por isso, também pode se adequar a hotéis de pequeno e médio porte.
- Hostaway: Não há opção melhor do que o Hostaway para proprietários de aluguéis de férias com mais de dez propriedades. Ele o ajuda a gerenciar a contabilidade, o marketing, as vendas, os pagamentos e as comunicações do hotel, tudo em um só lugar. Você pode até mesmo personalizar os campos dos relatórios financeiros para que se ajustem melhor às suas metas.
Perguntas frequentes sobre sistemas de gerenciamento de propriedades
A esta altura, você já deve estar familiarizado com um sistema de gerenciamento de propriedades. Portanto, vamos responder a algumas perguntas frequentes antes de encerrarmos o assunto.
O que é um sistema de gerenciamento de propriedades?
Um sistema de gerenciamento de propriedades é um software que ajuda a gerenciar as tarefas diárias de hotéis, aluguéis de férias e outras empresas imobiliárias. Ele cuida de tudo, desde as reservas e o faturamento até a manutenção e a comunicação com o cliente.
Com esse software, você pode facilitar os processos, aumentar a eficiência operacional e melhorar a satisfação dos hóspedes.
Por que um PMS é importante no setor hoteleiro?
Um PMS é importante no setor hoteleiro porque simplifica as tarefas diárias, como o gerenciamento de reservas e de pagamentos.
Ao manter tudo organizado, esse software ajuda a equipe a trabalhar com mais eficiência. Como resultado, eles podem se concentrar no que é mais importante: atender às demandas dos clientes e aprimorar sua experiência.
Quem usa os sistemas de gerenciamento de propriedades?
Gerentes de hotéis, gerentes de propriedades e proprietários de aluguéis de férias usam sistemas de gerenciamento de propriedades.
Esse software ajuda esses profissionais a manter as coisas funcionando sem problemas, desde o gerenciamento de reservas até o acompanhamento do desempenho. Basicamente, qualquer pessoa do setor de hotelaria ou imobiliário pode se beneficiar de um PMS.
Invista em um PMS para simplificar as operações e aumentar a satisfação dos hóspedes
Um sistema de gerenciamento de propriedades ajuda vários proprietários e gerentes de propriedades nas tarefas diárias. Os corretores de imóveis podem gerenciar as listagens, enquanto os proprietários de imóveis para aluguel podem acompanhar as solicitações de manutenção e a comunicação com os inquilinos. Investir nesses sistemas é inteligente, quer você administre propriedades para aluguel ou um hotel de luxo.
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