Não é preciso dizer que as contas são o tipo de coisa que você quer fazer direito. Quer se trate de despesas comerciais, lucro ou apenas um controle de cada conta. Com tantas estadias, especialmente em hotéis maiores, suas contas podem fugir de você. O software de contabilidade hoteleira é um salva-vidas para empresários ocupados.
É inegável que há muito a ser monitorado na administração de qualquer negócio de hotelaria. Mas quando você considera uma propriedade que pode ter 200 novos hóspedes por noite, você pode ver por que a automação se torna necessária. Não há como registrar isso com precisão e continuar administrando um hotel de sucesso. Até mesmo o melhor contador precisa estar sempre atento, e nem todo hotel pode se dar a esse luxo.
Neste guia, ensinaremos tudo o que você precisa saber sobre como escolher um software para ajudar na contabilidade do seu hotel. Estabeleceremos se é um investimento sensato para você, as complexidades da contabilidade hoteleira, algumas definições sólidas e um orçamento.
Pronto? Vamos começar; em menos de 10 minutos, você terá suas próximas etapas preparadas!
As complexidades das contas de hotéis
Já mencionamos o que torna as contas de hotel tão difíceis de gerenciar. A partir do momento em que você tem um hotel de tamanho considerável, torna-se um desafio controlar as contas. Pense nisso: você pode ter 250 quartos que mudam a uma taxa de ocupação de 50% por noite. São 125 reservas para documentar, e isso todos os dias.
Além disso, você também deve levar em conta as despesas comerciais. Isso inclui coisas como custos de pessoal e contas de eletricidade e aquecimento. O controle de despesas pode se tornar rapidamente um pesadelo se você não tiver uma rotatividade regular de pessoal. Felizmente, a rotatividade de pessoal no setor hoteleiro não é tão alta quanto a rotatividade de pessoal em restaurantes, que chega a 75%.
De qualquer forma, monitorar suas despesas pode ser difícil em instalações tão grandes. Alguém tem tempo para dedicar 100% do seu tempo ao controle dos lucros? Realisticamente, todos sabemos que é necessário (o que parece ser) 100% do tempo para obter lucro em primeiro lugar. Deus nos livre de administrar cadeias de hotéis, não apenas hotéis-butique individuais - simplesmente não há tempo para isso.
Ao gerenciar as contas, pode ser útil investir em ferramentas de business intelligence para manter o controle sobre tudo. Esse é um dos processos financeiros mais importantes, não apenas para os registros fiscais, mas também para o crescimento dos negócios. Definitivamente, vale a pena o investimento extra.
O que é um software de contabilidade para hotéis?
O software de contabilidade para hotéis é uma tecnologia que ajuda a monitorar suas operações financeiras. Ele monitora e registra os lucros e os custos operacionais. Você também recebe insights financeiros sobre como pode melhorar e obter mais sucesso como empresa.
É importante enfatizar que essa também é uma opção especializada. Existem muitos softwares de contabilidade no mercado, mas a escolha de um software específico para o setor hoteleiro significa melhores recursos principais. É útil ter tudo voltado para o setor de sua escolha.
É como ter o seu próprio contador do hotel armazenando dados em segundo plano 24 horas por dia, 7 dias por semana. Não é de se admirar que esse seja um dos elementos básicos da tecnologia hoteleira sem os quais você não pode - e não deve - viver.
5 benefícios do software de contabilidade de back office para hotéis
É inegável que ter esse software facilita sua vida. Até mesmo a redução do trabalho manual de controlar os custos de pessoal já é valiosa. O impacto positivo desse suporte abrangente é quase inimaginável.
Até aqui, já estabelecemos que o software é a estratégia de marketing hoteleiro de que sua empresa precisa. Mas vamos nos aprofundar: quais são os benefícios de investir em um software de contabilidade de back office para hotéis?
1. Armazenamento em nuvem
Se você ainda não conhece os benefícios do armazenamento em nuvem, vai se surpreender. Essa forma de armazenamento de dados utiliza a Internet e servidores remotos em vez de depender de tecnologia física.
Há vários motivos pelos quais isso é preferível. Por um lado, vários servidores remotos são muito mais seguros do que um único servidor físico. Em caso de incêndio, roubo ou outros danos, seus dados permanecem seguros na nuvem. Eles recebem backups regulares e monitoramento de segurança 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Também é mais conveniente, especialmente se você já estiver com pouco espaço e quiser maximizar todos os seus quartos para os hóspedes. Os servidores físicos podem ser volumosos.
2. Acesso fácil
Por esse motivo, o software de contabilidade facilita o acesso aos dados para as pessoas certas. Por exemplo, se você administra uma cadeia de hotéis, os gerentes de diferentes locais podem acessar informações importantes. Tudo o que eles precisam é de detalhes de login. Não é fácil?
É como se todos compartilhassem anotações de estudo em vez de fazerem as suas próprias. É rápido e muito mais eficiente, especialmente quando você é avaliado pelo desempenho da equipe.
3. Melhor acompanhamento do desempenho
Com todas as suas operações financeiras rastreadas, não há como impedi-lo. Pense nas percepções que você terá. Você saberá exatamente onde está ganhando dinheiro e onde há alguma ponta solta que possa ser corrigida. Invista em um software que ofereça um painel de controle analítico e faça bom uso de todos esses dados.
Investir em um software de contabilidade é uma maneira inteligente de acompanhar o desempenho de sua empresa. Dessa forma, você pode aprimorar constantemente suas estratégias e tomar decisões mais informadas.
4. Declaração de impostos mais fácil
Esse é um grande benefício. Todos nós sabemos como o final de um ano fiscal pode ser estressante. Você tem todas as suas despesas para redigir e 12 meses de documentos para analisar. E, como empresa, há ainda mais papelada a ser preenchida, incluindo revisões trimestrais em alguns países.
Pode parecer que, no momento em que você organiza um formulário de imposto de renda, há outro em seu caminho. Investir em um software de contabilidade é uma maneira de diminuir a carga. O preenchimento é mais preciso e os dados serão organizados de forma clara.
5. Economia de tempo e dinheiro
Em geral, o principal benefício dessa abordagem é a economia de tempo e dinheiro. Em vez de dedicar horas de tempo remunerado (seu ou dos funcionários) para controlar suas contas, isso é feito automaticamente.
"Economizar dinheiro" ao realizar essa tarefa manualmente é apenas uma falsa economia. Há mais custos incorridos ao passar horas fazendo isso sozinho do que ao investir em uma taxa de assinatura mensal sem importância. Isso deixa você com tempo para investir em outras coisas, como o crescimento de seus negócios.
O software para contabilidade hoteleira tem o potencial de maximizar o lucro, reduzindo o tempo e o dinheiro que as finanças gastam. Quem não gostaria de ter isso?
3 Sistemas de contabilidade populares em hotéis
A compra de software pode parecer uma tarefa árdua, não vamos negar. Há tantas opções por aí. E, com nomes técnicos extravagantes e um monte de jargões, é difícil separar o que é bom do que é ruim. Se só de pensar nisso você já sente calafrios na espinha, é provável que precise de um lugar para começar.
É essencial ter algumas ideias de softwares populares que as pessoas do setor já estejam usando e gostando. Dessa forma, você saberá alguns sinais de alerta a serem observados ao decidir o que fazer. Então, quais são os sistemas de contabilidade mais populares para hotéis? Aqui estão os três principais concorrentes.
1. Sage Intacct
O Sage Intacct é uma plataforma de contabilidade baseada na nuvem com muitos outros recursos de negócios que permitem gerenciar operações remotamente. Você pode acompanhar as contas, a folha de pagamento e o RH, tudo em um só lugar. E, se estiver procurando um software para gerenciar cadeias de hotéis, este é o ideal. Ele é especializado no gerenciamento de vários locais.
O software está disponível para uma vasta gama de setores, desde a construção até a saúde e a hotelaria. Embora o Sage não seja específico para hotéis, ele oferece adaptações e conhecimentos específicos para cada setor. É um pouco como um camaleão, mas de uma forma eficaz.
Entre em contato diretamente com a Sage para obter cotações.
2. Xero
O Xero é fantástico para empresas hoteleiras menores, e suas tarifas começam em apenas US$ 15 por mês - uma oferta incrível! Essa é a melhor opção para gerenciar a contabilidade do hotel com um orçamento limitado. Ele tem recursos de folha de pagamento, controle de despesas, controle de projetos e aprovação de pagamentos. Basicamente, o Xero é tudo embrulhado em uma caixinha.
Ele ainda tem um recurso para convidar seu contador para colaborar e acessar a plataforma. Ele simplifica até mesmo as conversas mais longas. Se você não for sobrecarregá-lo com dados, é um programa inteligente para começar.
3. Intuit Quickbooks
O Intuit Quickbooks é um software de contabilidade especializado em hotéis-boutique. As tarifas começam em apenas US$ 35 mensais, aumentando com níveis de preços definidos. Ele permite faturar, monitorar transações e reservas e controlar automaticamente as despesas. O que mais você poderia querer?
Os níveis de preços são uma ótima opção, e uma grande vantagem desse software é o número de ofertas de desconto. Você pode começar a usá-lo com um investimento inicial mínimo.
O que orçar para um software de contabilidade de hotel
Em média, sugerimos um orçamento de mais de US$ 15 para um hotel pequeno, mas os preços podem subir rapidamente para centenas de dólares. Aqui está um detalhamento aproximado do que se pode esperar:
- US$ 15 a US$ 40 para um hotel pequeno
- US$ 60 a US$ 80 para cadeias de médio porte
- Mais de US$ 100 para grandes cadeias e propriedades
Em caso de dúvida, solicite uma avaliação ou demonstração gratuita. Dessa forma, você pode estabelecer exatamente os recursos de que precisa sem investir muito em uma assinatura antecipada.
PERGUNTAS FREQUENTES
Não se apresse ainda; é importante consolidar o que você aprendeu sobre software de contabilidade para hotéis. Aqui estão alguns pontos para reflexão.
Qual software os hotéis usam para contabilidade?
Há centenas de opções disponíveis, mas as escolhas mais populares incluem Xero, Sage Intacct e Intuit Quickbooks. Qualquer ferramenta com recursos de controle de despesas e livros é adequada para a contabilidade básica.
As opções mais avançadas incluem itens como folha de pagamento, faturamento e análise de desempenho.
Quanto custa um software de contabilidade para hotéis?
Faça um orçamento de cerca de US$ 40 a US$ 60 mensais para as necessidades de contabilidade de um hotel médio com base em uma assinatura. É possível encontrar software tão barato quanto US$ 15 por mês para empresas menores, mas é provável que você o supere.
Empresas maiores, como grandes redes de hotéis, precisarão fazer um orçamento maior para refletir as demandas maiores de processamento de dados. Espere tarifas de mais de US$ 100 por mês.
Por que você deve investir em um software de contabilidade para hotéis?
O software de contabilidade é fantástico para economizar tempo e dinheiro dos proprietários de hotéis. Ele também facilita a declaração de impostos ao manter registros mais precisos e completos. O registro de todas as operações financeiras permite uma melhor análise de desempenho para dimensionamento e aprimoramento dos negócios.
Beambox: WiFi para hotéis
Assim como ninguém quer contas de hotel com defeito, nenhum hóspede quer um WiFi de hotel que não esteja funcionando. Ter uma solução WiFi de hotel confiável e fidedigna não é negociável.
Para investir em outra estratégia passiva que pode melhorar suas operações comerciais por meio da tecnologia, pesquise portais cativos. Os portais cativos são sincronizados com seu sistema WiFi para hóspedes existente. Em vez de permitir que os convidados entrem imediatamente em sua rede, ele os redireciona para um formulário de página da Web.
Você personaliza o formulário para solicitar os detalhes de sua escolha e, assim que eles concordam, os hóspedes recebem acesso total ao WiFi. É uma ótima maneira de coletar detalhes valiosos de marketing.
Na Beambox, oferecemos uma plataforma de marketing WiFi tudo-em-um confiável para transformar sua Internet em uma ferramenta estratégica essencial.
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