Il va sans dire que la comptabilité est le genre de chose que l'on veut bien faire. Qu'il s'agisse de dépenses professionnelles, de bénéfices ou simplement d'un suivi de chaque facture. Compte tenu du nombre de séjours, en particulier dans les grands hôtels, votre comptabilité peut s'emballer. Les logiciels de comptabilité hôtelière sont d'une aide précieuse pour les propriétaires d'entreprises très occupées.
Il y a indéniablement beaucoup de choses à suivre dans la gestion d'une entreprise d'hôtellerie. Mais si l'on considère qu'un établissement peut accueillir 200 nouveaux clients par nuit, on comprend pourquoi l'automatisation devient nécessaire. Il est impossible d'enregistrer ces données avec précision et de continuer à gérer un hôtel prospère. Même le meilleur comptable doit être constamment sur la brèche, ce qui n'est pas à la portée de tous les hôtels.
Dans ce guide, nous vous apprendrons tout ce qu'il faut savoir sur le choix d'un logiciel pour la comptabilité de votre hôtel. Nous déterminerons s'il s'agit d'un investissement judicieux pour vous, les subtilités de la comptabilité hôtelière, quelques définitions solides et un budget.
Vous êtes prêt ? Commençons ; en moins de 10 minutes, vous aurez préparé vos prochaines étapes !
Les complexités de la comptabilité hôtelière
Nous avons déjà abordé les raisons pour lesquelles les comptes des hôtels sont si complexes à gérer. Dès que vous avez un hôtel d'une certaine taille, il devient difficile de suivre les comptes. Pensez-y : vous avez peut-être 250 chambres qui changent à un taux d'occupation de 50 % par nuit. Cela représente 125 réservations à documenter, et ce tous les jours.
En outre, il faut tenir compte des dépenses de l'entreprise. Il s'agit notamment des frais de personnel et des factures d'électricité et de chauffage. Le suivi des dépenses peut rapidement devenir un cauchemar si vous ne disposez pas d'un planning régulier pour le personnel. Heureusement, le taux de rotation du personnel dans l'hôtellerie n'est pas aussi élevé que dans la restauration, où il peut atteindre 75 %.
Le suivi des dépenses peut de toute façon s'avérer difficile dans des locaux aussi vastes. Quelqu'un a-t-il le temps de consacrer 100 % de son temps au suivi des bénéfices ? De manière réaliste, nous savons tous qu'il faut (ce qui semble être) 100 % du temps pour faire des bénéfices. Dieu vous garde de gérer des chaînes hôtelières, et pas seulement des hôtels de charme individuels - vous n'avez tout simplement pas le temps de le faire.
Lorsque l'on gère des comptes, il peut être utile d'investir dans des outils de veille stratégique pour ne pas perdre le fil. Il s'agit de l'un des processus financiers les plus importants, non seulement pour les déclarations fiscales, mais aussi pour la croissance de l'entreprise. L'investissement supplémentaire en vaut vraiment la peine.
Qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilité hôtelière ?
Le logiciel de comptabilité hôtelière est une technologie qui vous aide à suivre vos opérations financières. Il permet de contrôler et d'enregistrer les bénéfices et les coûts opérationnels. Vous obtenez également des informations financières sur la manière dont vous pouvez améliorer votre entreprise et la rendre plus performante.
Il est important de souligner qu'il s'agit également d'une option spécialisée. Il existe de nombreux logiciels de comptabilité, mais le choix d'un logiciel spécifique à l'industrie hôtelière implique de meilleures caractéristiques. Il est utile que tout soit orienté vers votre secteur d'activité.
C'est comme si vous disposiez de votre propre comptable d'hôtel, qui se charge de collecter des données 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 en arrière-plan. Il n'est donc pas étonnant qu'il s'agisse de l'une des technologies de base de l'hôtellerie dont vous ne pouvez - et ne devez - pas vous passer.
5 avantages d'un logiciel de comptabilité hôtelière
L'existence de ce logiciel vous facilite indéniablement la vie. Le simple fait de réduire le travail manuel de suivi des coûts de personnel est déjà précieux. L'impact positif d'un soutien aussi complet est presque inimaginable.
Nous avons maintenant établi que le logiciel est la stratégie de marketing hôtelier dont votre entreprise a besoin. Mais allons plus loin : quels sont les avantages d'investir dans un logiciel de comptabilité d'arrière-guichet pour hôtels ?
1. Stockage dans le nuage
Si vous ne connaissez pas encore les avantages du stockage en nuage, vous allez être surpris. Cette forme de stockage de données utilise l'internet et des serveurs distants plutôt que de s'appuyer sur une technologie physique.
Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles cette solution est préférable. Tout d'abord, plusieurs serveurs distants sont beaucoup plus sûrs qu'un seul serveur physique. En cas d'incendie, de vol ou d'autres dommages, vos données restent en sécurité dans le nuage. Elles font l'objet de sauvegardes régulières et d'une surveillance de la sécurité 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
C'est également plus pratique, surtout si vous manquez déjà d'espace et que vous voulez maximiser l'utilisation de toutes vos pièces pour vos invités. Les serveurs physiques peuvent être encombrants.
2. Facilité d'accès
C'est pourquoi les logiciels de comptabilité facilitent l'accès aux données pour les personnes concernées. Par exemple, si vous dirigez une chaîne d'hôtels, les responsables des différents sites peuvent accéder aux informations importantes. Tout ce dont ils ont besoin, c'est d'un code d'accès. C'est si simple que cela ?
C'est comme si tout le monde partageait ses notes d'étude au lieu de les rédiger soi-même. C'est rapide et beaucoup plus efficace, surtout quand on est jugé sur les performances de l'équipe.
3. Meilleur suivi des performances
Avec le suivi de toutes vos opérations financières, vous ne pouvez plus vous arrêter. Pensez aux informations que vous obtiendrez. Vous saurez exactement où vous gagnez de l'argent et où il y a des lacunes à combler. Investissez dans un logiciel offrant un tableau de bord analytique et utilisez toutes ces données à bon escient.
Investir dans un logiciel de comptabilité est un moyen intelligent de suivre les performances de votre entreprise. Vous pouvez ainsi améliorer constamment vos stratégies et prendre des décisions plus éclairées.
4. Simplification de la déclaration d'impôts
Il s'agit d'un avantage considérable. Nous savons tous à quel point la fin d'une année fiscale peut être stressante. Vous avez toutes vos dépenses à rédiger et 12 mois de documents à éplucher. Et en tant qu'entreprise, vous avez encore plus de paperasserie à remplir, y compris des examens trimestriels dans certains pays.
Vous avez parfois l'impression qu'une fois que vous avez rempli un formulaire d'impôt, un autre vous tombe dessus. Investir dans un logiciel de comptabilité est un moyen d'alléger le fardeau. Les déclarations sont plus précises et les données sont présentées de manière plus claire.
5. Gain de temps et d'argent
Globalement, le principal avantage de cette approche est l'économie de temps et d'argent qu'elle vous permet de réaliser. Plutôt que de consacrer des heures de travail rémunéré (de votre part ou de celle de vos employés) au suivi de vos comptes, ce travail est effectué automatiquement.
"Faire des économies en effectuant cette tâche manuellement est une fausse économie. Il est plus coûteux de passer des heures à s'acquitter de cette tâche que d'investir dans un abonnement mensuel insignifiant. Cela vous laisse le temps d'investir dans d'autres choses, comme le développement de votre entreprise.
Les logiciels de comptabilité hôtelière ont le potentiel de maximiser les profits en réduisant le temps et l'argent que les finances vous font perdre. Qui ne souhaiterait pas cela ?
3 Systèmes de comptabilité les plus courants dans l'hôtellerie
L'achat d'un logiciel peut s'avérer fastidieux, nous ne le nions pas. Il y a tellement d'options sur le marché. Et avec des noms techniques fantaisistes et des tas de jargons, il est difficile de distinguer le bon grain de l'ivraie. Si cette simple idée vous donne des frissons, il est fort probable que vous ayez besoin d'un point de départ.
Il est essentiel d'avoir quelques idées de logiciels populaires que les acteurs du secteur utilisent et apprécient déjà. Vous saurez ainsi à quoi vous attendre lorsque vous déciderez d'aller de l'avant. Quels sont donc les systèmes de comptabilité les plus populaires pour les hôtels ? Voici les trois principaux candidats.
1. Sage Intacct
Sage Intacct est une plateforme de comptabilité basée sur le cloud avec de nombreuses autres fonctionnalités commerciales qui vous permettent de gérer les opérations à distance. Vous pouvez suivre les comptes, les salaires et les ressources humaines à partir d'un seul endroit. Et si vous cherchez un logiciel pour gérer des chaînes hôtelières, c'est celui-là qu'il vous faut. Il est spécialisé dans la gestion d'établissements multiples.
Le logiciel est disponible pour une vaste gamme d'industries, de la construction aux soins de santé et à l'hôtellerie. Sage n'est pas spécifique à l'hôtellerie, mais il propose des adaptations et une expertise spécifiques à chaque secteur. C'est un peu un caméléon, mais d'une manière efficace.
Contactez directement Sage pour obtenir un devis.
2. Xero
Xero est fantastique pour les petites entreprises hôtelières, et ses tarifs commencent à seulement 15 $ par mois - une offre incroyable ! C'est le meilleur choix pour gérer la comptabilité de votre hôtel avec un budget limité. Il propose des fonctions de paie, de suivi des dépenses, de suivi des projets et d'approbation des paiements. En fait, Xero est tout ce qu'il y a de plus complet dans une petite boîte bien rangée.
Il est même possible d'inviter votre comptable à collaborer et à accéder à la plateforme. Il rationalise même les conversations les plus longues. Si vous n'avez pas l'intention de le submerger de données, c'est un programme intelligent pour commencer.
3. Intuit Quickbooks
Intuit Quickbooks est un logiciel de comptabilité spécialisé dans les hôtels de charme. Les tarifs commencent à partir de 35 $ par mois et augmentent en fonction des tranches de prix définies. Il vous permet d'établir des factures, de suivre les transactions et les réservations, et d'effectuer un suivi automatique des dépenses. Que demander de plus ?
Les paliers de prix sont une excellente option, et l'un des grands avantages de ce logiciel est le nombre d'offres de réduction. Vous pouvez commencer à l'utiliser pour un investissement initial minime.
Quel budget prévoir pour un logiciel de comptabilité hôtelière ?
En moyenne, nous vous conseillons de prévoir un budget de plus de 15 dollars pour un petit hôtel, mais les prix peuvent rapidement grimper à plusieurs centaines d'euros. Voici un aperçu de ce à quoi il faut s'attendre :
- 15 à 40 $ pour un petit hôtel
- 60 à 80 $ pour les chaînes de milieu de gamme
- 100 $ et plus pour les grandes chaînes et les propriétés
En cas de doute, demandez un essai gratuit ou une démonstration. Vous pourrez ainsi déterminer exactement les fonctionnalités dont vous avez besoin sans avoir à investir lourdement dans un abonnement initial.
FAQ
Ne vous précipitez pas tout de suite, il est important de consolider ce que vous avez appris sur les logiciels de comptabilité hôtelière. Voici quelques pistes de réflexion.
Quel logiciel les hôtels utilisent-ils pour leur comptabilité ?
Il existe des centaines d'options, mais les choix les plus courants sont Xero, Sage Intacct et Intuit Quickbooks. Tous les logiciels qui offrent des fonctions de suivi des dépenses et des livres conviennent à la comptabilité de base.
Les options plus avancées comprennent des éléments tels que la paie, la facturation et l'analyse des performances.
Combien coûte un logiciel de comptabilité pour les hôtels ?
Prévoyez un budget d'environ 40 à 60 dollars par mois pour les besoins comptables d'un hôtel moyen, sur la base d'un abonnement. Il est possible de trouver des logiciels à moins de 15 dollars par mois pour les petites entreprises, mais vous risquez de ne plus pouvoir les utiliser.
Les grandes entreprises, comme les grandes chaînes hôtelières, devront prévoir un budget plus important pour tenir compte des demandes de traitement de données plus importantes. Il faut s'attendre à des tarifs de plus de 100 $ par mois.
Pourquoi investir dans un logiciel de comptabilité pour hôtels ?
Les logiciels de comptabilité permettent aux propriétaires d'hôtels d'économiser du temps et de l'argent. Ils facilitent également la déclaration d'impôts en conservant des documents plus précis et plus complets. L'enregistrement de toutes les opérations financières permet une meilleure analyse des performances en vue de l'expansion et de l'amélioration de l'entreprise.
Beambox : WiFi pour les hôtels
Tout comme personne ne veut de comptes d'hôtel défectueux, aucun client ne veut d'un WiFi d'hôtel qui ne fonctionne pas. Disposer d'une solution WiFi fiable et digne de confiance dans un hôtel n'est pas négociable.
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Vous personnalisez le formulaire pour demander les détails de votre choix, et une fois qu'ils ont répondu, les invités bénéficient d'un accès WiFi complet. C'est un excellent moyen de collecter des informations commerciales précieuses.
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