Dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration, l'excellence de l'expérience vécue par les clients revêt une importance capitale. Il s'agit d'anticiper les demandes des clients et de les satisfaire rapidement. Toutefois, au lieu de faire du travail manuel, vous pouvez automatiser les tâches à l'aide d'un système de gestion immobilière (PMS).
Ce système change la donne pour les gestionnaires immobiliers. Il leur permet de tout gérer, des réservations aux demandes d'entretien, en un seul endroit pratique. En conséquence, les opérations deviennent plus fluides et les clients ou les locataires bénéficient d'une meilleure expérience.
Vous êtes au bon endroit si vous souhaitez qu'il en soit de même pour votre entreprise. Voyons ce que sont les systèmes de gestion immobilière, comment ils fonctionnent, quels sont leurs avantages et quelles sont les meilleures options logicielles !
Qu'est-ce qu'un système de gestion immobilière ?
Un système de gestion immobilière est un outil logiciel qui aide les gestionnaires et les propriétaires de biens immobiliers dans leurs activités quotidiennes.
L'objectif principal de ce logiciel est de tout organiser. Il s'occupe des réservations, du suivi de l'occupation, de la gestion des demandes d'entretien et du traitement des paiements en ligne, le tout en un seul endroit.
Il devient ainsi plus facile de gérer les biens immobiliers, d'améliorer l'expérience des locataires ou des clients et de gagner du temps sur les tâches manuelles.
Cependant, il n'est pas facile de choisir un PMS pour votre entreprise. Lorsque vous commencerez à explorer vos options, vous serez confronté à un choix important : sur site ou basé sur le cloud.
D'une part, vous devez installer et déployer un PMS sur site localement sur un bureau. Cela vous donne plus de contrôle et de personnalisation. Cependant, elle nécessite des coûts initiaux plus élevés, une assistance technique et une maintenance régulière.
Par ailleurs, vous pouvez accéder à un PMS basé sur le cloud à distance, où que vous soyez. Ces systèmes sont donc plus faciles à mettre en place et à adapter, mais ils offrent moins d'options de personnalisation. Analysez donc vos besoins avant de prendre une décision.
Comment fonctionne le système de gestion des biens immobiliers ?
Un système de gestion immobilière fonctionne à l'aide de plusieurs modules. Il combine plusieurs domaines de la gestion immobilière en un seul système.
Cela dit, examinons les sept modules pour mieux répondre à la question : "Comment fonctionne un système de gestion immobilière ?"
- Réservation: Les entreprises du secteur de l'hôtellerie et de la restauration s'appuient souvent sur les réservations en ligne pour conclure des affaires. Il est donc logique qu'un PMS dispose d'un module de réservation, permettant aux clients d'effectuer des réservations et de payer en ligne. Ce module comporte également des fonctions qui aident l'entreprise à gérer ces réservations en ligne.
- Opérations de réception: L'adage "La première impression est la dernière" a une valeur considérable pour les entreprises du secteur de l'hôtellerie et de la restauration. Les clients attendent un accueil chaleureux et rapide à la réception. Ce module PMS vous aide à y parvenir grâce à la gestion des chambres, à l'attribution des clés, à l'audit quotidien et à bien d'autres choses encore.
- Gestion des canaux: Si l'inscription de votre bien sur plusieurs canaux présente des avantages, la gestion de ces inscriptions n'est pas chose aisée. C'est pourquoi le module de gestion des canaux vous permet de gérer toutes vos annonces à partir d'un seul endroit.
- Gestion des recettes: Grâce à ses analyses et à son suivi détaillés, un PMS vous permet de gérer et d'augmenter vos revenus de manière efficace. Il utilise l'apprentissage automatique pour vous aider à fixer les bons prix, à optimiser vos annonces et à réaliser davantage de ventes.
- Entretien des biens immobiliers: Personne n'aime vivre dans un bâtiment en ruine, qu'il s'agisse d'une location ou d'une chambre d'hôtel. Ce module PMS vous permet d'assigner des tâches d'entretien ménager, de suivre la maintenance de votre propriété et de vous assurer qu'elle est toujours en bon état.
- Gestion des données clients: L'optimisation de votre bien immobilier passe par la collecte et la gestion des données clients. Il est donc logique qu'un PMS dispose de ce module.
- Gestion du back-office: Ce module comprend des tâches telles que la gestion des événements, les rapports, la gestion des coûts, etc. En effet, un gestionnaire immobilier a également besoin d'aide pour les tâches administratives.
4 avantages de l'utilisation de systèmes de gestion immobilière
Les experts prévoient que la valeur des systèmes de gestion immobilière augmentera de 8,9 % entre 2024 et 2033. Étant donné que les experts du secteur fondent leurs prévisions sur l'utilisation actuelle, on peut affirmer sans risque de se tromper que les entreprises adoptent rapidement ce système. Il est donc grand temps d'investir dans un PMS si vous ne l'avez pas encore fait.
Toutefois, si cette statistique ne vous a pas convaincue de l'importance du syndrome prémenstruel, les sections suivantes pourraient faire l'affaire. Pour vous aider à prendre votre décision, nous allons donc examiner quatre de ses avantages intéressants.
1. Vous pouvez gagner du temps et de l'argent
Gérer une entreprise d'hôtellerie et de restauration signifie jongler quotidiennement avec de multiples tâches répétitives. En outre, vous devez satisfaire vos clients, entretenir votre établissement, générer des rapports, élaborer des stratégies et gérer vos finances au quotidien. Toutes ces tâches prennent du temps.
Mais avec un PMS, vous pouvez automatiser la plupart des tâches quotidiennes et vous concentrer sur ce qui compte le plus. Comme tout est regroupé au même endroit, vous ne perdez pas de temps à chercher des informations. Vous gagnez donc du temps.
En outre, l'automatisation des tâches répétitives permet d'éviter les erreurs humaines. Vous éviterez les doubles réservations, les erreurs de communication et les pertes de revenus, ce qui vous permettra d'économiser de l'argent à long terme.
2. Le suivi des données et l'analyse des tendances deviennent faciles
Nous avons mentionné précédemment que l'expérience client consiste à anticiper et à répondre aux demandes en temps voulu. Cependant, il ne s'agit pas de faire des suppositions hasardeuses et d'espérer le meilleur. Il s'agit d'utiliser des données et des informations pour prendre des décisions éclairées. C'est un autre domaine dans lequel un PMS brille.
Il vous fournit des données et des informations en temps réel, ce qui vous permet de repérer les tendances et d'adapter votre approche afin de mieux répondre aux besoins des clients. Vous pouvez également suivre l'entretien du bâtiment et vous assurer que rien n'est éteint lorsque les clients viennent séjourner.
Certains systèmes de gestion immobilière comprennent même des fonctions qui vous aident à suivre les obligations légales. Enfin, un module de publicité vous permet de suivre et d'optimiser vos campagnes de marketing.
3. La gestion financière devient plus facile
La réussite d'une entreprise ne se limite pas à la maximisation des revenus. Vous devez également être en mesure de gérer vos coûts et vos finances afin de vous assurer que vos efforts ne sont pas gaspillés. Enfin, il faut se préoccuper des obligations fiscales.
Grâce à ses fonctions de gestion des dépenses, un PMS peut vous aider à évaluer votre santé financière et à tirer le meilleur parti de votre budget. De plus, il vous aide à payer vos impôts en documentant tout et en créant des rapports.
Vous pouvez obtenir une vue d'ensemble de vos revenus, de votre épargne, de votre entretien et de vos coûts d'un simple clic de souris. Tous ces éléments se combinent pour vous aider à prendre de meilleures décisions financières.
4. Elle améliore la satisfaction des clients
Il n'y a pas de concept de satisfaction de la clientèle sans amélioration de la communication. Les clients n'aiment pas attendre des réponses, surtout s'ils ont des réclamations à formuler. Ils veulent que vous répondiez toujours à leurs questions et que vous les guidiez tout au long du processus.
C'est là que les fonctionnalités du PMS telles que les alertes textuelles, les portails dédiés et même les chatbots s'avèrent utiles. Elles vous aident à envoyer des réponses rapides et à maintenir les clients informés et engagés.
En outre, ces systèmes simplifient les demandes de maintenance, de sorte que les clients peuvent rapidement signaler les problèmes et obtenir des réparations plus rapides. De plus, des rappels automatisés permettent à chacun de rester sur la bonne voie.
Enfin, le fait de permettre aux locataires d'accéder à des documents importants renforce la confiance et facilite leur expérience. La combinaison de toutes ces fonctionnalités vous permet d'offrir la meilleure expérience à vos clients, d'accroître leur satisfaction et leur fidélité.
Comment choisir un système de gestion des propriétés hôtelières
En recherchant les meilleurs systèmes de gestion immobilière sur Google, vous obtiendrez de nombreux résultats. Cependant, seules quelques unes d'entre elles mériteront un second examen. Il n'est pas nécessaire que ces systèmes soient peu performants pour qu'ils soient mal adaptés, car cela dépend de vos besoins.
Néanmoins, vous devez garder à l'esprit quelques points lors du choix d'un système de gestion des propriétés hôtelières.
Commencez par examiner les fonctionnalités et comparez-les à vos besoins, en particulier en ce qui concerne les services aux clients. Il est courant d'avoir des fonctions que vous n'utiliserez pas, mais leur nombre doit rester limité. Sinon, vous risquez de dépasser votre budget.
À cet égard, comparez le prix avec les fonctionnalités et les autres options logicielles. Une manière plus intelligente de comparer les prix avec votre budget est de considérer le retour sur investissement (ROI). Même si un outil est à la portée de votre budget, il deviendra coûteux s'il ne donne pas de résultats.
De nombreuses options vous permettent également de personnaliser les forfaits en fonction de vos besoins. Pour une flexibilité maximale, il est préférable de choisir ces options. En outre, vérifiez si le logiciel s'intègre facilement à votre suite logicielle existante.
Toutefois, les solutions très complètes sont rarement faciles à utiliser. Cela ne pose pas de problème si vous possédez une entreprise bien établie et que vous disposez d'une équipe technique. Mais si vous débutez, vous devrez également tenir compte de la facilité d'utilisation et de l'assistance à la clientèle.
Les 5 meilleurs logiciels pour un PMS en 2024
Maintenant que vous savez comment choisir un système de gestion des propriétés hôtelières, examinons quelques options viables. Une liste des noms les plus courants et de leurs caractéristiques vous permettra de mieux comparer les différents systèmes.
- Guesty: Si vous êtes propriétaire d'une location de vacances, Guesty pourrait être l'une des meilleures options pour vous. Ce logiciel vous permet d'inscrire et de gérer votre propriété sur presque toutes les plateformes de location de vacances les plus populaires. Il dispose même d'une application mobile pour vous aider à gérer vos affaires en déplacement.
- Oracle Hospitality: Oracle Hospitality est un PMS axé sur les clients, surtout utilisé par les grands hôtels. Les utilisateurs l'apprécient particulièrement pour ses fonctionnalités robustes, son évolutivité, son intégration et ses rapports. Toutefois, de nombreuses personnes se sont plaintes de la complexité de sa mise en œuvre et de son parcours d'apprentissage ardu.
- Landlord Studio: Autre favori des propriétaires de logements locatifs, Landlord Studio est une option abordable pour les petites entreprises. Doté d'une interface claire, ce logiciel de gestion immobilière permet de sélectionner les locataires, de suivre les paiements et d'établir des rapports de base.
- Cloudbeds: Lorsqu'il s'agit de systèmes de gestion immobilière pour les hôtels, Cloudbeds ne manque jamais d'impressionner, en particulier lorsqu'il s'agit de gérer plusieurs groupes hôteliers. Son gestionnaire de canaux, son moteur de réservation et ses rapports avancés aident les directeurs d'hôtel à accomplir des tâches complexes. Cependant, ce système est polyvalent et peut donc convenir aux hôtels de petite et moyenne taille.
- Hostaway: Il n'y a pas de meilleur choix que Hostaway pour les propriétaires de locations de vacances possédant plus de dix propriétés. Il vous aide à gérer la comptabilité de l'hôtel, le marketing, les ventes, les paiements et les communications en un seul endroit. Vous pouvez même personnaliser les champs des rapports financiers pour qu'ils correspondent mieux à vos objectifs.
Questions fréquemment posées sur les systèmes de gestion immobilière
Vous devez maintenant être familiarisé avec un système de gestion immobilière. Répondons donc à quelques questions fréquemment posées avant de conclure.
Qu'est-ce qu'un système de gestion immobilière ?
Un système de gestion immobilière est un logiciel qui aide à gérer les tâches quotidiennes des hôtels, des locations de vacances et d'autres entreprises immobilières. Il s'occupe de tout, des réservations et de la facturation à la maintenance et à la communication avec les clients.
Grâce à ce logiciel, vous pouvez fluidifier les processus, améliorer l'efficacité opérationnelle et la satisfaction des clients.
Pourquoi un PMS est-il important dans l'industrie hôtelière ?
Un PMS est important dans l'industrie hôtelière car il simplifie les tâches quotidiennes telles que la gestion des réservations et des paiements.
En organisant tout, ce logiciel aide le personnel à travailler plus efficacement. Ils peuvent ainsi se concentrer sur ce qui compte le plus : répondre aux demandes des clients et améliorer leur expérience.
Qui utilise les systèmes de gestion immobilière ?
Les gérants d'hôtels, les gestionnaires immobiliers et les propriétaires de locations de vacances utilisent des systèmes de gestion immobilière.
Ce logiciel aide ces professionnels à assurer le bon déroulement des opérations, de la gestion des réservations au suivi de leurs performances. En fait, toute personne travaillant dans le secteur de l'hôtellerie ou de l'immobilier peut bénéficier d'un PMS.
Investir dans un PMS pour simplifier les opérations et augmenter la satisfaction des clients
Un système de gestion immobilière aide divers propriétaires et gestionnaires de biens immobiliers dans leurs tâches quotidiennes. Les agents immobiliers peuvent gérer les annonces, tandis que les propriétaires de biens locatifs peuvent suivre les demandes d'entretien et la communication avec les locataires. Il est judicieux d'investir dans ces systèmes, que vous gériez des immeubles locatifs ou un hôtel de luxe.
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