Utilizando uma fórmula, pode calcular facilmente as despesas de funcionamento da sua empresa. Um contabilista fiável pode extrair sem esforço os custos semanais e mensais das folhas financeiras da sua empresa. O contabilista pode introduzir os detalhes utilizando uma calculadora de despesas de funcionamento para obter o custo total. Se é um homem de bricolage e quer tratar das operações da sua empresa, deve aprender a calcular as despesas de funcionamento. É necessário conhecer os diferentes tipos de despesas de funcionamento e quais as despesas que devem ser contabilizadas no cálculo total. Este artigo fornecerá as informações necessárias, pelo que não há necessidade de se preocupar com o ponto de partida.
Como calcular as despesas de funcionamento
Antes de começar, é necessário ter conhecimentos básicos de contabilidade. É vital estar familiarizado com as terminologias contabilísticas para fazer contas às demonstrações financeiras. Sem os conhecimentos essenciais de contabilidade, será difícil identificar as despesas corretas. Este jargão não é complicado; com uma pesquisa rápida, pode descobrir o que significam estas palavras ou expressões especiais.
Eis os passos com que se deve familiarizar sempre que calcular uma despesa de funcionamento da empresa:
Recolha de documentos financeiros
Se não tiver a certeza por onde começar, reúna todas as demonstrações financeiras da sua empresa. Estas declarações incluem:
- Demonstração de resultados, também conhecida como demonstração de lucros e perdas
- Balanço
- Demonstração dos fluxos de caixa
- Declaração de património
- Demonstração financeira sem fins lucrativos
- Quaisquer notas ou recibos de despesas que não possam ser incluídas nas demonstrações financeiras
- Extractos bancários
- Extractos de cartões de crédito
Não é necessário, mas é preferível reunir toda a documentação que enumere as despesas da empresa. Algumas destas declarações podem revelar-se irrelevantes se não estiverem relacionadas com as despesas. Algumas delas podem já estar disponíveis na declaração de rendimentos ou no balanço. Mas se acredita que existe um erro contabilístico contabilizado, é importante rever todos os extractos.
Identificação e organização das despesas operacionais
Assim que tiver todos os extractos, passe-os a pente fino para garantir que não se esquece de nenhuma transação. Se não anotar cada dólar gasto, pode não o identificar. O resultado será um cálculo incorreto das despesas de funcionamento da empresa.
Se tiver muitos documentos financeiros para analisar, crie uma folha de cálculo ou utilize um software de contabilidade. Isso ajudá-lo-á a organizar e a controlar todas as despesas com precisão. Comece pela declaração de lucros e perdas, pois esta inclui uma entrada individual para cada despesa da empresa. Uma vez concluída essa e qualquer outra declaração relevante, consulte a documentação extra e as facturas para cruzar as referências das despesas. Elimine quaisquer pagamentos que já constem da declaração de rendimentos para não duplicar as despesas.
Para facilitar a sua vida, pode classificar os custos da sua empresa em três tipos:
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Despesas de escritório - Rendas - Despesas de eletricidade - Mobiliário e material de escritório - Impostos sobre o património - Despesas legais - Despesas administrativas - Despesas de manutenção
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Despesas com salários - Salários - Pensões - Benefícios dos empregados
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Custos de vendas e marketing - Despesas de publicidade e marketing - Materiais de venda - Software de automatização de marketing - Despesas de design - Comissão de vendas
Estes são alguns dos custos operacionais que pode categorizar para a sua demonstração de resultados. Pode ter mais ou menos ou até incluir categorias extra, dependendo da natureza do seu negócio. A elaboração de uma lista permite separar as despesas operacionais de outros tipos de pagamentos da empresa.
Calcular os custos operacionais totais
Depois de identificar e organizar todos os custos de cada categoria, soma-os. Uma vez concluído, o próximo passo é calcular os custos totais da empresa para um período específico. A fórmula é simples. Soma-se todos os custos operacionais calculados para cada categoria. Isto dar-lhe-á uma compreensão clara de quanto a sua empresa gasta nas suas operações. Por exemplo:
Despesas de exploração = despesas de escritório + despesas de pessoal + despesas de vendas e marketing
O cálculo não é a parte mais complicada. O trabalho principal consiste em identificar, categorizar e analisar os resultados. No entanto, se os seus livros forem corretos, pode controlar as despesas sem ter de saltar entre diferentes demonstrações financeiras e recibos de pagamento.
Cálculo de despesas operacionais utilizando métodos alternativos
Adicionar a soma de todas as despesas operacionais é uma forma fácil de determinar os custos totais da empresa. No entanto, existe mais do que uma forma de o calcular, e os métodos alternativos podem exigir equações matemáticas adicionais.
Porque é que são necessários métodos alternativos para calcular as despesas de funcionamento? Há várias razões pelas quais as empresas podem optar por utilizar métodos alternativos.
- Uma das razões é que diferentes métodos podem fornecer uma representação mais exacta dos custos reais incorridos pela empresa.
- A segunda razão é que a utilização de métodos alternativos pode ajudar a identificar áreas em que é possível minimizar ou otimizar os custos. Isto conduzirá a um melhor desempenho financeiro.
- Além disso, acaba por calcular informações financeiras adicionais, como o custo das vendas, a receita total, etc.
Isto ajudará as empresas a fixar preços, elaborar orçamentos, controlar despesas e tomar decisões.
Como calcular o total de despesas operacionais usando a receita total
Outra forma de o calcular é separar os proveitos operacionais e os custos das mercadorias vendidas das receitas totais.
Receitas totais
A receita total é o montante total de dinheiro gerado pelas vendas ou outras fontes de rendimento. Pode calcular a receita total multiplicando o número de vendas pelo preço de venda de cada item. Por exemplo:
Receita total = número de vendas x preço de venda
Custos de mercadorias vendidas (COGs)
Os custos diretos incorridos na produção ou aquisição dos bens que vende constituem o custo dos bens vendidos. A fórmula do custo das mercadorias vendidas inclui o custo das matérias-primas, da mão de obra e de quaisquer outros custos associados à produção de mercadorias.
Receitas operacionais
O rendimento operacional é o rendimento gerado pelas operações principais da empresa, excluindo quaisquer despesas ou rendimentos não operacionais. Subtraindo o custo das mercadorias vendidas ao total das receitas, é possível determinar o rendimento operacional. Por exemplo
Rendimento operacional = receitas totais - custo das mercadorias vendidas
Despesas de funcionamento
Depois de ter calculado as três informações financeiras, pode agora calcular as despesas. Se está a pensar como o fazer, esta é a outra fórmula que pode utilizar:
Despesas de exploração = receitas totais - receitas de exploração - custo das mercadorias vendidas
Como calcular o rácio de despesas operacionais
Por vezes, pode ser necessário obter o total das despesas de funcionamento sob a forma de uma percentagem. Para isso, é necessário aprender a calcular o rácio das despesas de exploração. O rácio de despesas de exploração também é conhecido como OER e a fórmula é fácil de compreender. A equação matemática é o cálculo básico da percentagem que lhe foi ensinado na escola. Essa equação envolve a divisão da despesa pela receita total e, em seguida, a multiplicação por 100%. Por exemplo:
Rácio das despesas de funcionamento = (despesas totais / receitas totais) * 100
Como calcular as despesas operacionais do ano base
As despesas de funcionamento do ano de referência não constituem outro método de cálculo alternativo. Em vez disso, o termo "ano de referência" refere-se a um ano de referência. O que isto significa é que as empresas escolhem um ano como ponto de referência para análises financeiras quando comparam despesas futuras. As empresas optam por calcular o seu ano de referência porque podem acompanhar e avaliar as alterações nas suas despesas operacionais ao longo do tempo. Podem identificar tendências, avaliar o impacto de medidas de redução de custos e tomar decisões relativas à orçamentação e afetação de recursos. Compreender como calcular as despesas operacionais do ano-base é simples. São necessárias duas coisas:
- O total das despesas de funcionamento
- Um ano de referência para servir de termo de comparação
A fórmula é a seguinte:
Despesas de exploração do ano de referência = (total das despesas de exploração do ano em curso / total das despesas de exploração do ano de referência) * 100
Marketing nas despesas operacionais
Se está a tentar reduzir os seus custos operacionais, não corte no marketing. Este desempenha um papel crucial no desempenho financeiro global de uma empresa. Ao implementar corretamente as estratégias de marketing, as empresas podem crescer.
Uma vez que este é um fator importante, é melhor contratar uma equipa de marketing profissional como a Beambox. Eles são especializados em WiFi para hóspedes, que é uma ferramenta valiosa para recolher dados de clientes e conduzir campanhas de marketing baseadas na localização. Com a sua experiência, a Beambox sabe como calcular as despesas operacionais para maximizar o ROI. Saiba mais e faça crescer o seu negócio hoje com a Beambox.
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