Como enviar uma fatura: Curso rápido para pequenas empresas

O receio de cometer erros ao emitir facturas é real, especialmente para as pequenas empresas. No entanto, isso é algo que tem de ser feito para funcionar legalmente e evitar uma situação financeira caótica. É por isso que tem de aprender a emitir uma fatura.

Uma fatura é apenas um documento que indica o custo de cada produto ou serviço que um cliente comprou. O seu principal objetivo é informar os compradores sobre o que devem à empresa.

Atualmente, muitas empresas anexam a sua fatura a um e-mail e ficam por aí. No entanto, as coisas podem variar consoante a empresa que dirige.

Há certos detalhes da fatura que a tornam mais poderosa. Se pretende criar facturas que causem boa impressão e que lhe permitam receber o pagamento mais rapidamente, está no sítio certo!

Quando é que deve enviar facturas aos seus clientes?

Embora o envio de facturas seja uma forma de obter o seu dinheiro mais rapidamente, o momento em que são enviadas pode ser determinante para a sua influência.

O envio da fatura antes ou depois do trabalho depende do tipo de empresa que possui. Se prestar serviços como canalização, é preferível emitir uma fatura logo após a conclusão do trabalho.

Em vez disso, se prestar serviços contínuos, como contabilidade e escrituração, as facturas mensais ou trimestrais funcionam melhor.

Além disso, há trabalhos que podem exigir alterações ou trabalhos adicionais. Neste caso, deve aguardar 48 horas antes de enviar a fatura. Por exemplo, cria um plano de marketing para um café. Agora, eles podem gostar ou não. Por isso, pedir-lhes o pagamento antes de terem aprovado o plano seria mau.

No entanto, há alguns casos em que precisa de dinheiro para começar a trabalhar. Por exemplo, está a planear um evento para um restaurante como consultor de alimentos e bebidas.

Neste caso, poderá precisar de materiais para a decoração, bem como de um pagamento adiantado para convidar os convidados. Por isso, faz sentido enviar uma fatura antes de começar o trabalho.

Em alternativa, pode estar a gerir campanhas de marketing digital para pequenas empresas. É provável que divida a tarefa em várias etapas para facilitar o seu trabalho. Neste caso, será mais viável enviar uma fatura após cada etapa, mas antes de o trabalho estar totalmente concluído.

Elementos críticos que todas as facturas comerciais devem incluir

Receber o pagamento mais rapidamente pode ser a razão mais óbvia para enviar facturas atempadamente, mas não é a única. As facturas são também uma excelente forma de evitar complicações legais e fraudes.

Ajudam-no a registar os produtos e serviços que forneceu aos seus clientes. Em caso de desacordo sobre o pagamento, basta mostrar a fatura. No entanto, o que é que deve necessariamente incluir na fatura?

1. Número da fatura: Atribua a cada fatura um número único para que seja reconhecível. Em caso de litígio, não vai querer perder tempo a encontrar a fatura certa.
2. Data da fatura: Mencionar a data em que a fatura foi criada e emitida.
3. O seu logótipo: A sua fatura deve poder destacar-se entre todas as outras facturas. A colocação do logótipo da sua empresa também o ajudará a parecer mais profissional.
4. Informações comerciais: Mencionar as informações sobre a sua empresa e todos os pormenores relevantes. Dependendo da jurisdição, poderá ser necessário acrescentar o número de IVA ou outras informações. Além disso, a fatura deve incluir não só as suas informações, mas também as dos seus clientes.
5. Descrição e pormenores de pagamento: Descreva de forma concisa os produtos ou serviços que forneceu, juntamente com os respectivos preços. Além disso, mencione eventuais impostos e o preço total que o cliente tem de pagar. Se estiver a enviar uma fatura em linha, poderá também querer adicionar um botão que permita aos clientes efetuar o pagamento.
6. Data de vencimento e condições: Não vale a pena enviar uma fatura sem data de vencimento, porque o cliente vai continuar a adiá-la. Além disso, para tornar a fatura mais firme, mencione as condições de pagamento, tais como as consequências do incumprimento da data de vencimento. Mas não se esqueça de agradecer ao cliente por ter feito negócio consigo.

Quais são as diferentes formas de enviar uma fatura?

As facturas manuais perderam o seu encanto. As pessoas pagam apenas 6% destas facturas no prazo de 30 dias. Os restantes 94% são pagos após 30 a 60 dias. Mas existem outras formas de enviar facturas que incentivam o pagamento atempado, desde que as envie da forma correta.

Uma das formas mais comuns e modernas de enviar facturas é através de correio eletrónico. Outras formas incluem PayPal, eBay e software de faturação. Nas secções que se seguem, iremos abordar a forma de enviar uma fatura com cada método.

Como enviar uma fatura no PayPal?

O PayPal é uma das formas mais comuns de enviar e receber pagamentos. Qualquer empresa terá a opção de efetuar transacções através desta plataforma.

Além disso, as pessoas confiam nela e sabem que o seu dinheiro estará em boas mãos. Permite-lhe personalizar modelos para incluir todos os elementos necessários que tornam uma fatura influente. Além disso, também pode enviar facturas através de telemóveis, o dispositivo que todos têm nas mãos a toda a hora!

Além disso, não tem qualquer subscrição ou taxa mensal. Apenas tem de pagar uma pequena percentagem depois de receber o seu dinheiro. Eis como enviar uma fatura no PayPal.

• Comece por iniciar sessão na sua conta PayPal, se tiver uma, ou inscreva-se gratuitamente! A partir daí, pode aceder à secção de facturas de várias formas.
• Clique no ícone "Criar uma fatura" ou escolha "Enviar e solicitar" no PayPal. A partir daí, pode criar uma fatura em lote ou normal e ver as facturas enviadas ou recebidas.
• Introduza o e-mail, os artigos e os serviços do destinatário. Defina a quantidade e o preço; veja os ajustes à direita. Personalize os campos, active pagamentos parciais ou gorjetas, e notas ou termos.
• Pré-visualizar antes de enviar. Também pode guardá-lo como rascunho ou modelo para várias vendas.
• Reveja com o ícone junto a enviar e clique em "Enviar" quando estiver pronto.

Como enviar uma fatura por e-mail?

Como já foi referido, o seu e-mail não deve consistir apenas numa fatura anexa. Mas, surpreendentemente, acrescentar todos os detalhes financeiros no próprio e-mail também não é uma boa prática. Então, como enviar uma fatura por correio eletrónico?

Bem, o seu correio eletrónico deve conter informações que facilitem o reconhecimento da sua empresa por parte do cliente. Além disso, deve ser claro para ele, à primeira vista, que o e-mail contém uma fatura. Se ainda precisar de mais esclarecimentos, aqui está um exemplo de e-mail de faturação.

"Olá [Nome do destinatário],

Espero que esteja a correr tudo bem. A fatura [número] de [produtos ou serviços] encontra-se anexada a este e-mail.

Juntamente com a fatura, pode encontrar os nossos termos e condições em [ligação ou anexo].

A data limite é [inserir data]. Se tiver alguma dúvida ou questão, não hesite em perguntar através de [dados de contacto].

Estamos ansiosos por receber o pagamento e por trabalhar convosco no futuro.

[A sua empresa],

[Seu nome]"

Se a data de vencimento estiver a aproximar-se e não tiver recebido resposta do cliente, envie-lhe um e-mail de acompanhamento. No entanto, não é necessário ser insistente nesta altura. O seguimento deve ser delicado e profissional.

Como enviar uma fatura no eBay?

Comprar e vender no eBay é normalmente um processo simples, em que os compradores pagam e os vendedores enviam imediatamente. Mas não é segredo que a plataforma não obriga os compradores a pagar no momento da compra.

Por este motivo, cabe-lhe por vezes a si, enquanto vendedor, enviar avisos de pagamento aos seus clientes. Por conseguinte, é necessário saber como enviar uma fatura no eBay.

1. Visite a página principal do eBay e inicie sessão.
2. Passe o cursor sobre a ligação "My eBay" no canto superior direito e selecione "Selling" no menu pendente.
3. Em seguida, passe o cursor sobre a ligação "Encomendas" na secção "Centro do Vendedor" e selecione "A aguardar pagamento".
4. Localize a opção "Enviar fatura" junto à encomenda específica.
5. Verificar a exatidão da taxa de envio e o método de envio escolhido. Nesta altura, também pode adicionar uma mensagem ao comprador.
6. Em seguida, prima o botão "Enviar fatura" e aguarde a resposta.

Utilizar um software de faturação para automatizar e otimizar

Nesta altura, já deve estar familiarizado com a forma de enviar uma fatura e a sua importância. Recapitulando, a fatura indica aos compradores o que devem ao vendedor. Embora escrever um e-mail eficaz funcione, investir num software de faturação é ainda melhor. Zoho, FreshBooks e QuickBooks são algumas das melhores opções.

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