Um orçamento de restaurante é a base da saúde financeira do seu restaurante e ajuda-o a tomar melhores decisões para o seu estabelecimento. Determina se o seu restaurante pode equilibrar as suas contas, tornar-se rentável ou funcionar com prejuízo.
Este guia mostra como fazer o orçamento de um restaurante para manter as finanças do seu restaurante à tona da água. Continue a ler para saber como manter sob controlo os vários custos da sua demonstração de resultados.
Principais componentes de um orçamento de restaurante
Em primeiro lugar, vamos delinear os principais componentes do plano orçamental do seu restaurante para que saiba o que deve controlar:
- Receitas das vendas: As suas receitas de vendas influenciam significativamente o fluxo de caixa, o orçamento e as margens de lucro do seu restaurante.
- Prime Cost: O custo principal mostra a rentabilidade do seu restaurante como um negócio. Representa o custo total das mercadorias vendidas (CPV) e os custos de mão de obra. Estas são duas das despesas mais significativas que o seu restaurante tem de suportar. O custo das mercadorias vendidas representa o montante que tem de pagar por todos os ingredientes do seu menu. Os custos laborais incluem os cuidados de saúde, os impostos sobre os salários e os benefícios dos empregados. 3.__ Marketing__: Deve ter um orçamento de marketing para garantir que o seu restaurante continua a atrair clientes novos e antigos.
- Despesas de funcionamento: As despesas de funcionamento são os vários custos que deve ter em conta para o bom funcionamento diário do seu restaurante. Incluem os serviços públicos como a renda, a eletricidade e a Internet. Pode também ter de contabilizar a manutenção e a substituição do equipamento.
- Lucro líquido: O lucro líquido é o montante disponível para a sua empresa após a contabilização de todas as despesas.
Como pode ver, estes componentes são essenciais para a gestão do seu restaurante.
Compreender os custos fixos e variáveis nas operações dos restaurantes
O segundo passo para criar um orçamento de restaurante é compreender as diferenças entre custos fixos e variáveis.
Custos fixos
Os custos fixos mantêm-se constantes ao longo do tempo, o que os torna mais fáceis de contabilizar no seu orçamento. Além disso, estas despesas devem ser pagas aquando da abertura do restaurante. Eis alguns exemplos de custos fixos:
- Aluguer
- Prémios de seguro
- Pagamentos de empréstimos
- Taxas de licença
- Assinaturas de software, como o seu sistema de ponto de venda (POS)
Custos variáveis
Os custos variáveis são flutuantes, ou seja, podem variar em função de vários factores. Por exemplo, as receitas das vendas e as operações mensais afectam estes custos. Eis alguns exemplos de custos variáveis:
- Despesas de alimentação e bebidas
- Salário por hora
- Taxas de processamento de pagamentos
- Utilidades
Previsão de vendas: Definição das expectativas de receita
A previsão de vendas consiste em estimar o volume de receitas que o seu restaurante irá gerar no futuro. É importante porque fornece uma estimativa para equilibrar o seu orçamento com base em custos e receitas realistas. As secções seguintes destacam a forma de prever as vendas para a repartição do orçamento do restaurante.
Técnicas de estimativa de vendas mensais e sazonais
Utilize as seguintes técnicas para calcular as vendas mensais e sazonais do seu restaurante:
- Análise de tendências: Na análise de tendências, o utilizador utiliza os dados de vendas anteriores para procurar padrões. Utilizar estes padrões para prever as vendas do seu restaurante.
- Calcule a capacidade de refeições do seu restaurante: A capacidade do restaurante é o número máximo de pessoas que o restaurante pode acomodar. É necessário conhecer o número de mesas, a capacidade de lugares sentados, a taxa de rotação das mesas e o tamanho médio dos cheques. Utilize estes dados para prever as vendas quando o seu restaurante estiver a meio da capacidade ou quando o negócio estiver a abrandar.
- Análise de séries cronológicas: Na análise de séries cronológicas, o utilizador recolhe dados em diferentes períodos e regista as alterações. É possível utilizar esta informação para prever as vendas.
- Monitorizar os factores externos que afectam as vendas: É necessário analisar os factores externos, como as mudanças políticas, económicas, sociais e tecnológicas, porque afectam as vendas.
Importância da análise dos dados históricos de vendas
Os dados históricos de vendas são valiosos para o seu restaurante porque:
- Destaca as horas de maior movimento e as horas de menor movimento do seu restaurante.
- Mostra os pratos mais populares do seu restaurante.
- Indica onde pode melhorar, comparando os seus dados de vendas actuais e históricos.
Com esta informação, pode utilizar a previsão de vendas para obter um orçamento realista para o seu restaurante.
Gerir os custos de mão de obra: A sua maior despesa
A maior despesa do seu orçamento são os custos de mão de obra. Este é o montante que tem de pagar ao seu pessoal. Deve prestar atenção à percentagem que representa no seu orçamento, pois ajuda a gerir as suas finanças.
Todas as despesas relacionadas com o trabalho
Eis todas as despesas relacionadas com a mão de obra que deve ter em conta no orçamento do seu café ou restaurante:
- Benefícios dos empregados
- Cuidados de saúde
- Impostos sobre os salários
- Salários e ordenados
- Dias de baixa por doença
- Seguro de acidentes de trabalho
Essencialmente, todos os custos que tem de suportar com a sua mão de obra, ou seja, com o pessoal, estão incluídos nas despesas relacionadas com o trabalho.
Estratégias para controlar os custos de mão de obra
As estratégias seguintes são eficazes para manter sob controlo o orçamento mensal do restaurante para os custos de mão de obra:
- Formar e recompensar o seu pessoal: A rotatividade é dispendiosa para o seu restaurante. É necessário investir no recrutamento para encontrar empregados que sejam adequados para o seu restaurante. Além disso, também tem de os formar. Pode reduzir a rotatividade recompensando o pessoal com melhor desempenho. Outra opção é criar uma via de crescimento para os empregados.
- Optimize os horários do seu pessoal: Utilize a sua previsão de vendas para planear o horário do seu pessoal. Isto pode reduzir os custos porque os seus empregados não terão de fazer horas extraordinárias. Para além disso, também melhora a sua eficiência porque se torna mais fácil gerir as suas cargas de trabalho.
- Fornecer formação adequada: A formação garante que o novo pessoal está preparado para trabalhar no seu restaurante. Melhora a eficiência porque eles saberão o que fazer no seu restaurante. Crie um manual e permita que os seus recrutas acompanhem o seu melhor pessoal.
Custos de alimentos e bebidas: Otimizar o preço dos menus
A orçamentação dos custos de alimentos e bebidas é essencial para que o seu restaurante se torne um empreendimento lucrativo. Garante que não se adquirem ingredientes desnecessariamente. Além disso, influencia o preço do seu menu.
Utilize as seguintes estratégias para garantir que as categorias de despesas do restaurante com alimentos e bebidas não excedem o seu orçamento:
- Construa relações fortes com fornecedores fiáveis: Procure fornecedores que forneçam ingredientes de alta qualidade a preços de mercado razoáveis. O objetivo é reduzir os preços das matérias-primas sem comprometer a qualidade.
- Reduzir o desperdício de alimentos: O desperdício de alimentos pode ser dispendioso, especialmente se não for controlado. Dê formação ao seu pessoal para garantir que servem os pedidos certos aos seus clientes. Deve também planear o seu menu e armazenar os ingredientes adequadamente para reduzir o desperdício de alimentos.
- Preste atenção ao tamanho das porções: Padronize o tamanho das porções porque isso ajuda na gestão do inventário e reduz o desperdício de alimentos. Quer que os seus clientes se sintam saciados quando comem no seu restaurante.
- Monitorizar os preços dos ingredientes: Os ingredientes, especialmente os sazonais, podem variar significativamente de preço consoante a procura. A estratégia de preços do seu menu deve ter em conta estas flutuações.
Gestão de serviços públicos: Controlo dos custos de consumo
Os serviços públicos são essenciais para garantir que o seu restaurante funciona como esperado. As facturas de eletricidade, telefone, água e Internet são incluídas nesta categoria. Eis como pode gerir estes custos no seu orçamento:
- Analise as suas facturas de serviços públicos: Analise as suas contas de serviços públicos para perceber onde está a gastar dinheiro. Se houver um serviço que não usa ou quase não usa, considere a hipótese de parar a subscrição.
- Instalar equipamento economizador de energia: O equipamento economizador de energia, especialmente os electrodomésticos com etiquetas ENERGY STAR, pode poupar centenas de dólares em contas de serviços públicos ao longo da sua vida útil. Da mesma forma, instale sistemas inteligentes que se desligam automaticamente quando não estão a ser utilizados.
- Formar o seu pessoal em práticas de conservação de energia: Forneça formação adequada ao seu pessoal para reduzir o consumo de energia. Por exemplo, desligar as luzes quando não estão a ser utilizadas.
O papel das rendas e dos custos de ocupação na elaboração do orçamento
Os custos de aluguer e de ocupação são uma das maiores despesas fixas no orçamento da sua empresa de restauração. Os custos de ocupação incluem os custos de manutenção, seguros, taxas de manutenção da área comum e impostos sobre a propriedade. Não se deve esquecer que estas despesas têm impacto na rentabilidade do restaurante.
Idealmente, a renda do seu restaurante não deve exceder 10% do seu orçamento. O valor da renda depende da localização do seu restaurante. Utilize as seguintes estratégias para reduzir os seus custos de aluguer e de ocupação:
- Negociar com o senhorio: É sempre uma boa ideia falar com o seu senhorio e ver se consegue chegar a um acordo. Por mais pequeno que seja, um desconto pode dar-lhe alguma margem de manobra no seu orçamento. Por exemplo, veja se consegue obter um contrato de aluguer mais longo em troca de uma renda mais baixa.
- Subarrendar espaço adicional: Tem algum espaço que não utiliza no seu restaurante? Porque não utilizar esse espaço para reduzir a sua renda, subarrendando-o a outra empresa? Outra solução é encontrar restaurantes pop-up ou camiões de comida para iniciantes e ver se podem colaborar.
Orçamento de marketing para restaurantes: Atrair e fidelizar clientes
O marketing é necessário para que o seu restaurante assegure um fluxo constante de clientes. Um orçamento de marketing para um restaurante garante que não se gasta demasiado, o que é um problema comum.
O orçamento do seu restaurante para as campanhas de marketing deve variar entre 3% e 6% das suas receitas.
Também deve ter objectivos que pretende alcançar com os seus esforços publicitários. Por exemplo, pretende aumentar em 10% o número de clientes habituais do seu bar num prazo de 3 meses.
Estas dicas ajudá-lo-ão a tirar o máximo partido do orçamento de marketing do seu restaurante:
- Escolha uma combinação de soluções de publicidade digital e local: A utilização de várias soluções de marketing é uma excelente forma de aumentar o seu alcance sem exceder o seu orçamento. Por exemplo, utilize as redes sociais e o marketing por correio eletrónico para alcançar digitalmente o seu público-alvo. Do mesmo modo, utilize anúncios impressos para sensibilizar os habitantes locais da sua área.
- Defina um orçamento diário para os seus anúncios digitais: As soluções de publicidade digital para restaurantes permitem-lhe definir um limite diário. Desta forma, garante que gasta apenas o que está disponível para o seu estabelecimento.
- Monitorizar os anúncios digitais: Não é necessário utilizar todas as soluções de marketing digital disponíveis para os restaurantes. A melhor prática é experimentar vários serviços e ver quais oferecem o melhor retorno sobre o investimento (ROI). Desta forma, é possível otimizar os gastos em futuras campanhas publicitárias.
Custos de manutenção e substituição de equipamentos
A manutenção do equipamento é vital para as operações do seu restaurante. Reduz o tempo que as suas máquinas têm de estar offline, porque pode resolver os problemas antes que estes causem problemas significativos. A manutenção também garante que as máquinas funcionem de forma eficiente.
Eis como orçamentar os custos de manutenção e substituição do equipamento:
- Disponha de um fundo para a manutenção preventiva: Torne obrigatória a manutenção regular do seu equipamento. Siga as recomendações do fabricante para garantir que as máquinas funcionam com o mínimo de problemas. A manutenção preventiva garante que o seu equipamento tem uma longa vida útil. Além disso, reduz as hipóteses de avarias inesperadas, que podem ser dispendiosas.
- Reserve um orçamento para reparações de emergência: Por vezes, as coisas correm mal, independentemente dos procedimentos que siga. Ter fundos para reparações de emergência permitir-lhe-á resolver rapidamente problemas inesperados. Contacte um serviço de reparação de confiança ou o fabricante do equipamento para saber quanto precisa para reparações de emergência.
- Mantenha um fundo para a substituição do seu equipamento: O seu equipamento de cozinha tem um tempo de vida útil, expresso como o tempo médio entre falhas (MTBF). Esta métrica mostra quanto tempo pode utilizar o equipamento antes de este falhar. No entanto, isso não significa que o seu equipamento irá falhar após esse período. No entanto, é necessário manter fundos para a substituição do equipamento.
Fundo de emergência: Preparar-se para o inesperado
A última coisa que deve fazer é garantir que tem um fundo de emergência no seu orçamento. Neste sector, muita coisa pode acontecer do nada. Por exemplo, pode ocorrer uma catástrofe natural e ter de efetuar reparações substanciais no seu equipamento.
Ou pode ter de fechar o seu restaurante ou servir pratos limitados devido a uma epidemia. Uma almofada financeira permite-lhe absorver despesas inesperadas e manter o seu restaurante a funcionar.
No mínimo, deve ter pelo menos três meses de despesas de funcionamento como fundo de emergência. O objetivo é ter seis meses, pois isso dá-lhe tempo suficiente para pensar e escolher a melhor opção para o seu restaurante. O ideal é manter este dinheiro separado e só aceder a ele quando necessário.
Consulte a repartição dos custos do seu restaurante para saber de quanto capital necessita para as despesas mensais do seu restaurante.
Revisões financeiras regulares: Adaptar o seu orçamento
De acordo com a Kansas Restaurant and Hospitality Association (KRHA), 76% dos operadores de restaurantes registaram um aumento nos custos médios de alimentação. Isto indica que não se deve utilizar o mesmo orçamento todos os anos, porque muita coisa pode mudar ao longo do tempo.
Por exemplo, a inflação pode encarecer a compra dos ingredientes para vários pratos. Pode verificar-se um aumento dos custos laborais porque o governo local aumentou o salário mínimo.
Por vezes, acontece o inesperado e consegue-se manter o restaurante a funcionar. Se mantiver o mesmo orçamento e algo semelhante acontecer no próximo ano, poderá ter de fechar o seu restaurante.
Torne obrigatória a revisão regular do orçamento do seu restaurante. Escolha uma frequência, ou seja, com que frequência quer fazer isso com o seu orçamento.
Compare o orçamento de cada ano e procure padrões nos dados. O custo da mão de obra aumentou devido às horas extraordinárias?
Ao analisar o seu orçamento, obterá informações importantes sobre a forma de o melhorar. Por exemplo, pode mostrar se é necessário aumentar os preços dos menus. Pode identificar se precisa de outro fornecedor para manter o seu COGS sob controlo.
A revisão regular do seu orçamento permite-lhe responder facilmente a desafios inesperados e atravessar períodos difíceis com o mínimo de problemas.
Conclusão
O orçamento de um restaurante é necessário para garantir a estabilidade e a rentabilidade do seu estabelecimento a longo prazo. Ao compreender os vários factores que deve ter em conta no seu orçamento, terá um melhor controlo sobre as suas finanças.
Além disso, dá-lhe uma vantagem sobre os seus concorrentes, porque saberá tirar o máximo partido do que está disponível.
Como já foi referido, é necessário ter em conta os serviços públicos, especialmente as facturas de Internet. O acesso dos clientes ao WiFi do seu restaurante não é negociável, porque os clientes preferem os restaurantes que oferecem este serviço.
Felizmente, é fácil recuperar o dinheiro gasto com este serviço e com os custos de equipamento relacionados, como os routers. Com a solução de marketing WiFi da Beambox, pode garantir que a rede do seu restaurante se torna um ativo rentável.
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