As primeiras impressões têm mais peso na experiência do hóspede do que se pensa. É aí que entra o software de reservas de hotel.
Com este sistema, os hóspedes podem reservar um quarto no seu hotel a partir de qualquer canal à sua escolha. Não terão de telefonar para o hotel para verificar a disponibilidade de quartos, uma vez que este sistema consegue controlar tudo. Uma experiência tão perfeita deixará uma óptima primeira impressão nos seus clientes e melhorará a sua experiência geral.
No entanto, esta ferramenta é diferente de um motor de reservas online. Em vez de se limitar a aceitar reservas, gere tudo, desde o check-in à atribuição de quartos.
Vamos então explorar o software de reservas de hotel em pormenor!
O que é um software de reserva de hotel?
O software de reserva de hotel é uma ferramenta que ajuda os hotéis a gerir o seu processo de reserva de forma eficiente. Embora isso possa parecer bastante simples, as suas capacidades vão para além da reserva de quartos.
Trata principalmente das reservas, controla a disponibilidade dos quartos e integra as reservas de várias fontes. Mantém todas as reservas num único local, quer o hóspede utilize o seu sítio Web, agências de viagens online ou faça reservas diretas.
Como resultado, pode gerir todas as reservas num único painel de controlo sem ter de alternar entre várias ferramentas.
Além disso, a atualização da disponibilidade de quartos em tempo real ajuda-o a evitar duplas reservas. Também pode iniciar pagamentos em linha e até automatizar o processo.
No entanto, tudo isto só será possível se utilizar um sistema de reservas de hotel juntamente com outras ferramentas. Estas incluem um gestor de canais, um motor de reservas e um sistema POS.
6 razões pelas quais todos os hotéis devem investir num software de reservas de hotéis
Com a disponibilidade de motores de reserva online e agências de viagens, investir num software de reserva de hotel pode parecer inútil. No entanto, estas soluções de software raramente conseguem replicar as vantagens de um sistema de reservas adequado.
Eis seis razões para investir numa solução deste tipo:
- Melhorar a experiência do cliente: O acesso em tempo real à disponibilidade de quartos e a outros dados permite uma experiência de reserva sem problemas. Isto pode levar à fidelização do cliente a longo prazo.
- Upselling e cross-selling: Para além dos quartos, pode adicionar outras comodidades ao sistema. Isto proporciona oportunidades de upsell e cross-selling para aumentar as receitas.
- Simplificação dos processos de reserva: Este sistema torna o seu trabalho mais eficiente, tirando-lhe o peso dos ombros. Além disso, os hóspedes não terão de esperar por si para reservar o quarto, o que torna o processo de reserva mais rápido.
- Obter mais reservas: Um processo de reserva fácil e direto incentiva os hóspedes a escolherem o seu hotel em vez de outros. Como resultado, obtém mais reservas, aumentando as suas receitas.
- Poupança de tempo e dinheiro: Um sistema de reservas de hotel reduz os erros. Também automatiza e simplifica o processo de reserva, o que poupa tempo e melhora a gestão de receitas.
- Obtenção de informações valiosas: Uma vez que terá uma visão holística de todos os seus canais de reserva, obterá informações valiosas. Estes dados podem ajudá-lo a tomar decisões baseadas em dados para melhorar o seu processo de reserva e as operações gerais do hotel.
Principais caraterísticas de um bom sistema de reservas de hotéis
A escolha de um bom sistema de reservas de hotel requer a exploração das suas principais caraterísticas. É necessário saber o que procurar antes de investir o seu dinheiro suado numa solução de software.
Por isso, em primeiro lugar, um bom sistema de reservas deve ter funcionalidades de gestão de conteúdos. Os seus funcionários e clientes devem poder aceder a qualquer informação de que necessitem para um processo de reserva sem problemas. Além disso, devem existir filtros para facilitar a vida dos seus hóspedes.
Além disso, deve fornecer actualizações em tempo real para evitar múltiplas reservas e erros. Um bom sistema de reservas também tem várias opções de pagamento. Afinal de contas, uma reserva em linha não faz sentido sem opções de pagamento em linha.
Por último, deve oferecer flexibilidade e integração para garantir que se adapta às necessidades específicas do seu hotel.
Como utilizar o software de reservas de hotéis
Para descobrir o potencial de um sistema de reservas, é necessário compreender como utilizar um software de reservas de hotel. Afinal de contas, há muito mais do que apenas reservar quartos. Por isso, eis o que precisa de fazer:
- Configurar o software: O primeiro passo é instalar o software no seu sistema. Normalmente, o fornecedor enviará uma equipa para o ajudar neste processo. No entanto, se o seu sistema for baseado na nuvem, pode simplesmente aceder-lhe online.
- Integrar com outros sistemas: Um sistema de reservas de hotel funciona normalmente em conjunto com um gestor de canais, um motor de reservas na Internet e um sistema POS. Por isso, integre-os no seu software.
- Configurar as definições: Quando tiver acesso, defina os tipos de quartos, preços, disponibilidade, etc. Certifique-se de que as suas personalizações correspondem às necessidades do seu hotel para obter os melhores resultados.
- Gerir reservas: Com os dois últimos passos, está pronto para aceitar reservas e geri-las. Por isso, introduza os dados do hóspede, incluindo as preferências de quarto, as datas de check-in/check-out e as informações de contacto quando fizerem a reserva. No entanto, isto só acontece quando o hóspede lhe pede para reservar um quarto. Por isso, automatize este processo para quando os hóspedes quiserem fazer as suas próprias reservas online.
- Tratar de check-ins e check-outs: Utilize o software para efetuar o check-in dos hóspedes e atribuí-los aos quartos reservados. Também pode atualizar o estado do quarto para um acompanhamento preciso. Quando os hóspedes estiverem prontos para sair, faça o check-out e trate do processo de faturação utilizando o software.
- Gerar relatórios: Um sistema de reservas de hotel também lhe permite gerar relatórios diários ou semanais para acompanhar o progresso. A análise destes dados permite-lhe tomar decisões baseadas em dados para melhorar as operações do seu hotel.
Como efetuar uma reserva num software de gestão hoteleira
Para efetuar uma reserva utilizando um software de gestão hoteleira, seguirá passos semelhantes aos de uma reserva online. No entanto, a interface é diferente.
Embora 72% das pessoas prefiram as reservas online, algumas visitam os hotéis e pedem aos funcionários para reservarem os seus quartos. Isto mostra que aprender a fazer uma reserva num software de gestão hoteleira é uma otimização fantástica.
Se fosse um hóspede a reservar o quarto, teria acedido ao sítio Web do hotel. No entanto, os funcionários têm normalmente acesso aos sistemas do hotel. Assim, comece por aceder ao software através das suas credenciais e navegue até à secção de reservas ou marcação.
Em seguida, inicie uma nova reserva, mas não introduza nada ainda. Terá de falar com os hóspedes e pedir-lhes as suas preferências. Guie-os ao longo do processo, respondendo a quaisquer perguntas que possam ter.
Para simplificar e evitar erros, pode pedir aos convidados que escrevam as suas informações num papel. Depois, pode introduzi-las no sistema.
Depois de introduzir as informações, peça aos convidados que as revejam. Aguarde calmamente que eles façam a contagem e confirmem tudo.
Depois de rever as informações, pode confirmar a reserva. É frequente ter de efetuar o check-in dos hóspedes imediatamente após a realização de tais reservas.
Perguntas frequentes sobre o software de reserva de hotéis em linha
Vamos terminar esta discussão respondendo a algumas perguntas frequentes sobre um sistema de reservas de hotel.
O que é um software de reserva de hotel?
O software de reserva de hotel é uma ferramenta digital para gerir reservas, acompanhar a disponibilidade de quartos e tratar das reservas.
As pessoas fazem reservas de hotéis através de vários meios, como o sítio Web do hotel, as redes sociais ou plataformas de reservas de terceiros. Um sistema de reservas de hotel capaz de gerir as reservas de todos estes cursos, desde que tenha as integrações corretas.
Qual é o melhor software de reserva de hotel?
Simplificar o processo é o que o software de reserva de hotel faz melhor. No entanto, isso é apenas o começo.
Estas soluções de software também garantem um controlo preciso da disponibilidade dos quartos e gerem eficazmente as reservas a partir de vários canais de reserva. Todas as funcionalidades melhoram a experiência geral dos hóspedes.
Posso obter software de reserva de hotel gratuitamente?
Sim, pode obter software de reserva de hotéis gratuitamente. No entanto, esta não é uma boa abordagem.
As opções gratuitas raramente oferecem todas as funcionalidades de que necessita para tirar o máximo partido de um sistema de reservas. Por isso, é melhor investir num bom sistema. Se estiver cético, pode registar-se nas avaliações gratuitas e ter uma ideia do software antes de investir.
Obter mais reservas de hotel com um software de reservas
O software de reservas de hotéis pode parecer desnecessário devido aos motores de reserva e às redes sociais. Embora estas fontes possam ser suficientes para receber reservas, não podem rivalizar com um sistema de reservas adequado.
Este software é a melhor abordagem porque simplifica os processos de reserva, regista com precisão a disponibilidade de quartos e fornece informações acionáveis. Outra óptima ideia é criar um marketing WiFi para o hotel.
Com esta ferramenta, pode automatizar as suas iniciativas de marketing tirando partido do seu WiFi. Com a Beambox, pode criar listas de contactos por correio eletrónico e SMS, obter avaliações em piloto automático e recolher dados sobre os seus clientes.
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