A excelente experiência dos hóspedes é extremamente importante no sector da hotelaria. Trata-se de antecipar as exigências dos clientes e satisfazê-las prontamente. No entanto, em vez de fazer trabalho manual, pode automatizar tarefas utilizando um sistema de gestão de propriedades (PMS).
Este sistema é um divisor de águas para os gestores de propriedades. Permite-lhes tratar de tudo, desde as reservas aos pedidos de manutenção, num único local conveniente. Como resultado, as operações tornam-se mais fáceis e os hóspedes ou inquilinos podem ter uma melhor experiência.
Se pretende o mesmo para a sua empresa, está no sítio certo. Vamos explorar o que são os sistemas de gestão de propriedades, como funcionam, as suas vantagens e as melhores opções de software!
O que é um sistema de gestão de propriedades?
Um sistema de gestão de propriedades é uma ferramenta de software que ajuda os gestores e proprietários de propriedades nas suas operações quotidianas.
O principal objetivo deste software é manter tudo organizado. Trata das reservas, controla a ocupação, gere os pedidos de manutenção e processa os pagamentos online - tudo num único local.
Como resultado, torna-se mais fácil gerir propriedades, melhorar a experiência do inquilino ou do cliente e poupar tempo em tarefas manuais.
No entanto, não é fácil escolher um PMS para a sua empresa. Quando começar a explorar as suas opções, irá deparar-se com uma escolha importante - no local ou baseado na nuvem.
Por um lado, é necessário instalar e implementar um PMS localmente num ambiente de trabalho. Isto dá-lhe mais controlo e personalização. No entanto, exigirá custos iniciais mais elevados, ajuda técnica e manutenção regular.
Em alternativa, pode aceder a um PMS baseado na nuvem remotamente a partir de qualquer lugar. Por conseguinte, são mais fáceis de configurar e escalar, mas oferecem menos opções de personalização. Por isso, analise as suas necessidades antes de tomar uma decisão.
Como funciona o sistema de gestão de propriedades?
Um sistema de gestão imobiliária funciona com a ajuda de vários módulos. Combina várias áreas da gestão imobiliária num único sistema.
Dito isto, vamos examinar os sete módulos para responder melhor à pergunta: "Como funciona um sistema de gestão de propriedades?"
- Reservas: As empresas do sector da hotelaria e restauração dependem frequentemente das reservas online para fechar negócios. Por conseguinte, faz sentido que um PMS tenha um módulo de reservas, que permita aos clientes efetuar reservas e pagamentos online. Este módulo também possui funcionalidades que ajudam a empresa a gerir estas reservas online.
- Operações de receção: O ditado "a primeira impressão é a última" tem um valor enorme para as empresas do sector hoteleiro. Os clientes esperam uma receção calorosa e rápida na receção. Este módulo PMS ajuda-o a fazê-lo com a gestão de quartos, atribuição de chaves, auditoria diária e muito mais.
- Gestão de canais: Embora a inclusão do seu imóvel em vários canais tenha vantagens, a gestão desses anúncios não é fácil. É por isso que o módulo de gestão de canais permite-lhe gerir todos os seus anúncios a partir de um único local.
- Gestão de receitas: Com a sua análise e acompanhamento detalhados, um PMS permite-lhe gerir e aumentar as suas receitas de forma eficaz. Utiliza a aprendizagem automática para o ajudar a definir os preços certos, otimizar as suas listagens e aumentar as vendas.
- Manutenção do imóvel: Ninguém gosta de viver num edifício em ruínas, quer se trate de uma propriedade de aluguer ou de um quarto de hotel. Este módulo PMS ajuda-o a atribuir tarefas de limpeza, a controlar a manutenção da sua propriedade e a garantir que está sempre em bom estado.
- Gestão dos dados dos clientes: A otimização da sua propriedade requer a recolha e gestão dos dados dos clientes, pelo que faz sentido que um PMS tenha este módulo.
- Gestão do back-office: Este módulo inclui tarefas como a gestão de eventos, relatórios, gestão de custos, etc. Afinal de contas, um gestor de propriedades também precisa de ajuda com tarefas administrativas.
4 vantagens da utilização de sistemas de gestão de propriedades
Os especialistas previram que o valor dos sistemas de gestão de propriedades aumentará 8,9% de 2024 a 2033. Uma vez que os especialistas do sector baseiam as suas previsões na utilização atual, é seguro dizer que as empresas estão a adotar rapidamente este sistema. Por conseguinte, é mais do que tempo de investir num PMS, caso ainda não o tenha feito.
No entanto, se esta estatística não a convenceu da importância de uma SPM, as secções que se seguem podem ser suficientes. Vamos então discutir quatro dos seus benefícios para a ajudar a decidir.
1. Pode poupar tempo e dinheiro
Gerir uma empresa de hotelaria significa fazer malabarismos com múltiplas tarefas repetitivas numa base diária. Além disso, tem de manter os seus clientes satisfeitos, manter a sua propriedade, gerar relatórios, criar estratégias e gerir as finanças todos os dias. Todas estas tarefas requerem tempo.
Mas com um PMS, pode automatizar a maioria das tarefas do dia a dia e concentrar-se no que é mais importante. Uma vez que tudo se encontra num único local, nem sequer tem de perder tempo à procura de informações. Como resultado, acaba por poupar tempo.
Além disso, automatizar tarefas repetitivas significa evitar erros humanos. Pode evitar duplas reservas, falhas de comunicação e perda de receitas, poupando-lhe dinheiro a longo prazo.
2. O acompanhamento de dados e a análise de tendências tornam-se fáceis
Anteriormente, mencionámos que a experiência do cliente tem tudo a ver com a antecipação e a satisfação atempada das necessidades. No entanto, não se trata de fazer suposições e esperar pelo melhor. Trata-se de utilizar dados e conhecimentos para tomar decisões informadas. Esta é outra área em que um PMS brilha.
Fornece-lhe dados e informações em tempo real, ajudando-o a detetar tendências e a ajustar a sua abordagem para melhor satisfazer as necessidades dos clientes. Também pode acompanhar a manutenção do edifício e certificar-se de que nada está desligado quando os clientes vêm para ficar.
Alguns sistemas de gestão de propriedades incluem mesmo funcionalidades que o ajudam a controlar os requisitos legais. Por último, pode acompanhar e otimizar as suas campanhas de marketing com um módulo de publicidade.
3. A gestão financeira torna-se mais fácil
O sucesso empresarial não se resume à maximização das receitas. Também é necessário ter os meios para gerir os custos e as finanças para garantir que os seus esforços não são desperdiçados. Para além disso, há que ter em conta os requisitos fiscais.
Com funcionalidades de gestão de despesas, um PMS pode ajudá-lo a avaliar a sua saúde financeira e a tirar o máximo partido do seu orçamento. Além disso, ajuda-o com os seus impostos, documentando tudo e criando relatórios.
Pode obter uma visão holística dos seus rendimentos, poupanças, manutenção e custos com apenas um clique do rato. Tudo isto se conjuga para o ajudar a tomar melhores decisões financeiras.
4. Melhora a satisfação do cliente
Não existe um conceito de satisfação do cliente sem melhorar a comunicação. Os clientes não gostam de esperar por respostas, especialmente se tiverem queixas. Eles querem que responda sempre às suas questões e que os guie ao longo do processo.
É aqui que as funcionalidades do PMS, como alertas de texto, portais dedicados e até chatbots, são úteis. Ajudam-no a enviar respostas rápidas e a manter os clientes informados e empenhados.
Além disso, estes sistemas simplificam os pedidos de manutenção para que os clientes possam comunicar rapidamente os problemas e obter reparações mais rápidas. Além disso, os lembretes automáticos ajudam a manter todos no caminho certo.
Por último, dar aos inquilinos acesso a documentos importantes cria confiança e torna a sua experiência mais fácil. A combinação de todas estas funcionalidades ajuda-o a proporcionar a melhor experiência aos seus clientes, aumentando a sua satisfação e fidelidade.
Como escolher um sistema de gestão de propriedades hoteleiras
Se procurar os melhores sistemas de gestão de propriedades no Google, obterá vários resultados. No entanto, apenas alguns merecem uma segunda análise. Não têm necessariamente de ter um mau desempenho para serem uma má opção, uma vez que isso depende das suas necessidades.
No entanto, é necessário ter em conta alguns aspectos ao escolher um sistema de gestão de propriedades hoteleiras.
Comece por analisar as funcionalidades e compará-las com as suas necessidades, especialmente no que diz respeito aos serviços aos hóspedes. É comum ter algumas funcionalidades que não vai utilizar, mas este número deve ser reduzido. Caso contrário, acabará por ficar fora do orçamento.
Nesse sentido, compare o preço com as funcionalidades e outras opções de software. Uma forma mais inteligente de comparar os preços com o seu orçamento é analisar o retorno do investimento (ROI). Mesmo que uma ferramenta esteja dentro do seu orçamento, tornar-se-á dispendiosa se não produzir resultados.
Muitas opções permitem-lhe também personalizar os pacotes em função das suas necessidades. Para obter a máxima flexibilidade, é preferível escolher estas opções. Além disso, verifique se o software se integra facilmente no seu pacote de software existente.
No entanto, as soluções muito completas raramente são fáceis de utilizar. Isto não será um problema se possuir uma empresa estabelecida e tiver uma equipa técnica à sua disposição. Mas se está a começar, também terá de considerar a facilidade de utilização e o apoio ao cliente.
As 5 principais opções de software para um PMS em 2024
Agora que sabe como escolher um sistema de gestão de propriedades hoteleiras, vamos discutir algumas opções viáveis. Ter uma lista dos nomes mais populares e das suas caraterísticas ajudá-lo-á a fazer melhores comparações.
- Guesty: Se é proprietário de uma propriedade de aluguer para férias, o Guesty pode ser uma das melhores opções para si. Com este software, pode listar e gerir a sua propriedade em quase todas as plataformas populares de aluguer para férias. Até tem uma aplicação móvel para o ajudar a gerir as coisas em movimento.
- Oracle Hospitality: Mais popular entre os grandes hotéis, o Oracle Hospitality é um PMS centrado nos hóspedes. Os utilizadores gostam especialmente dele pelas suas funcionalidades robustas, escalabilidade, integração e relatórios. No entanto, muitas pessoas queixam-se da sua implementação complexa e dos seus percursos de aprendizagem acentuados.
- Landlord Studio: Outro favorito entre as propriedades de aluguer, o Landlord Studio é uma opção acessível para pequenas empresas. Com uma interface simples, este software de gestão de propriedades permite a seleção de inquilinos, o controlo de pagamentos e a elaboração de relatórios básicos.
- Cloudbeds: Quando se trata de sistemas de gerenciamento de propriedades para hotéis, o Cloudbeds nunca deixa de impressionar, especialmente ao gerenciar vários grupos de hotéis. O seu gestor de canais, motor de reservas e relatórios avançados ajudam os gestores de hotéis a realizar tarefas complexas. No entanto, é versátil, pelo que também pode ser adequado para hotéis de pequena e média dimensão.
- Hostaway: Não há melhor opção do que a Hostaway para proprietários de alugueres para férias com mais de dez propriedades. Ajuda-o a gerir a contabilidade, o marketing, as vendas, os pagamentos e as comunicações do hotel, tudo num único local. Pode até personalizar os campos dos relatórios financeiros para que se adaptem melhor aos seus objectivos.
Perguntas frequentes sobre sistemas de gestão de propriedades
Neste momento, já deve estar familiarizado com um sistema de gestão de propriedades. Por isso, vamos responder a algumas perguntas frequentes antes de terminarmos.
O que é um sistema de gestão de imóveis?
Um sistema de gestão de propriedades é um software que ajuda a gerir as tarefas diárias de hotéis, alugueres para férias e outras empresas imobiliárias. Trata de tudo, desde as reservas e faturação até à manutenção e comunicação com o cliente.
Com este software, pode tornar os processos mais fáceis, aumentar a eficiência operacional e melhorar a satisfação dos hóspedes.
Porque é que um PMS é importante na indústria hoteleira?
Um PMS é importante na indústria hoteleira porque simplifica as tarefas quotidianas, como a gestão de reservas e o tratamento de pagamentos.
Ao manter tudo organizado, este software ajuda a equipa a trabalhar de forma mais eficiente. Como resultado, podem concentrar-se no que é mais importante - satisfazer as exigências dos clientes e melhorar a sua experiência.
Quem utiliza os sistemas de gestão de imóveis?
Os gestores de hotéis, gestores de propriedades e proprietários de alugueres para férias utilizam sistemas de gestão de propriedades.
Este software ajuda estes profissionais a manter as coisas a funcionar sem problemas, desde o tratamento das reservas até ao acompanhamento do seu desempenho. Basicamente, qualquer pessoa no sector da hotelaria ou do imobiliário pode beneficiar de um PMS.
Investir num PMS para simplificar as operações e aumentar a satisfação dos clientes
Um sistema de gestão de propriedades ajuda vários proprietários e gestores de propriedades nas tarefas quotidianas. Os agentes imobiliários podem gerir as listagens, enquanto os proprietários de imóveis para arrendamento podem acompanhar os pedidos de manutenção e a comunicação com os inquilinos. Investir nestes sistemas é inteligente, quer gere propriedades de aluguer ou um hotel de luxo.
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