Guide d'expert pour l'équilibrage du tiroir-caisse

Certains éléments de l'hospitalité sont d'une tradition rassurante.

Il y a l'enregistrement à la réception de l'hôtel, la remise d'un pourboire à l'équipe d'accueil pour un travail bien fait et le sentiment momentané d'importance que l'on éprouve lorsque le concierge fait en sorte que notre voiture soit garée dans le parking souterrain.

Au milieu d'une mer de technologie et d'influence des médias sociaux, ce sont ces éléments qui font de l'industrie ce qu'elle est.

C'est ainsi que nous en arrivons aux caisses enregistreuses. Non, vraiment - il s'agit de l'une des opérations les plus importantes dans les restaurants et les hôtels modernes, et elle est à peu près aussi traditionnelle qu'il est possible de l'être.

Il est également très facile de se tromper, alors considérez ce guide comme votre unique source d'information sur la façon d'équilibrer une caisse enregistreuse.

Pourquoi est-il si important d'équilibrer un tiroir-caisse ?

Au Royaume-Uni, un adulte sur dix n'utilise plus d'argent liquide. On pourrait donc penser que les tiroirs-caisses sont une sorte de relique.

Ce n'est tout simplement pas le cas. Pour beaucoup d'entre nous, l'argent liquide est toujours roi. Une étude réalisée en 2018 a révélé que 83 % des consommateurs américains regretteraient l'argent liquide s'il disparaissait à jamais.

Ainsi, l'argent liquide continuera d'affluer dans votre entreprise d'hôtellerie à un bon vieux rythme pendant un certain temps et, quoi qu'il en soit, l'émergence de nouvelles méthodes de paiement telles qu'Apple Pay signifie qu'il est plus important que jamais d'équilibrer le tiroir-caisse.

Vous devez rendre compte de toutes les liquidités qui entrent dans votre entreprise, quelle que soit la manière dont elles le font. Cela permet de s'assurer que tous les bénéfices générés sont correctement comptabilisés et de donner à votre entreprise une image financière beaucoup plus claire.

Il vous aidera même à prévoir et à planifier les inévitables hauts et bas que connaîtra votre entreprise.

Mais... je fais confiance à mes employés !

Quelle que soit la confiance que vous accordez à vos employés, vous devez accepter le fait que, dans la mesure où votre entreprise manipule de l'argent liquide, il est toujours possible que des personnes mal intentionnées en profitent.

On estime que les entreprises américaines perdent en moyenne 7 % de leur chiffre d'affaires annuel à cause des vols commis par leurs employés.

Cela ne signifie pas que vous devez surveiller vos arrières à tout moment en tant que propriétaire de l'entreprise, mais cela illustre parfaitement l'importance de la caisse enregistreuse du restaurant et de votre capacité à l'équilibrer.

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3 points essentiels à retenir pour équilibrer votre caisse enregistreuse

Avant d'entrer dans le vif du sujet, voici trois éléments essentiels à prendre en compte chaque fois que vous équilibrez vos caisses enregistreuses.

1. Toujours avoir une personne par tiroir

Il peut être tentant de réduire les coûts et de n'avoir qu'un seul tiroir-caisse pour tout le monde, mais nous recommandons vraiment d'investir dans autant de tiroirs-caisses que vous avez de personnel en service à un moment donné. Plus il y a de personnes qui ont accès au même tiroir-caisse, plus vous répartissez la responsabilité de ce qui s'y passe.

2. Commencez votre journée en comptant les espèces

Il est facile de penser que l'équilibrage d'un tiroir-caisse est une opération qui ne doit avoir lieu qu'à la fin de la journée. Ce n'est pas le cas. Commencez chaque journée en comptant ce qui se trouve déjà dans votre caisse. Cela vous permettra de conserver une quantité constante et suffisante d'espèces de base dans votre caisse pour répondre à la demande et faciliter le processus d'équilibrage en fin de journée.

3. Déposer des espèces tout au long de l'équipe

Une caisse bien rangée est une caisse saine. Pendant les périodes creuses, veillez à déposer de l'argent, à compter l'argent présent et à retirer la différence de votre compte du matin. Faites-le à deux pour vous assurer qu'il y a deux paires d'yeux sur chaque dépôt et chaque comptage. Si vous en faites une habitude, il vous sera beaucoup plus facile d'équilibrer votre caisse.

Le processus en 5 étapes pour équilibrer les caisses enregistreuses

Maintenant que nous connaissons le quoi, le pourquoi et le quand de l'équilibrage des liquidités dans votre entreprise, voici comment procéder en cinq étapes simples.

Imprimez la liste suivante, fixez-la au mur près de chaque caisse et faites-en le mantra de votre équipe !

1. Déterminer le montant de départ idéal

Il est important que votre caisse enregistreuse contienne un nombre constant de pièces et de billets afin que vous ayez toujours assez de monnaie pour vos clients.

De même, trop d'argent liquide dans le tiroir peut inciter au vol, il est donc important de le garder sous contrôle avec un montant de départ solide.

Décidez du montant de base que vous conserverez dans chaque caisse pour traiter les transactions que vous êtes susceptible d'effectuer chaque jour. Un coup d'œil rétrospectif sur les rapports de recettes au jour le jour vous sera utile à cet égard.

2. Garder un employé par registre

Nous l'avons mentionné dans nos conseils rapides ci-dessus, mais cela mérite d'être répété.

Un employé par caisse, c'est une seule ligne de responsabilité et un service de restauration beaucoup plus efficace, car il y a moins d'erreurs dues au syndrome du "trop de cuisiniers".

3. Effectuer une lecture X

Lorsque vous atteignez un point d'arrêt (généralement un changement d'équipe), effectuez une lecture X sur votre système POS. Imprimez-la et retirez le tiroir-caisse avant de vous retirer dans une zone discrète.

4. Effectuer le comptage physique

Le tiroir-caisse est retiré et X est lu en main, le comptage physique commence.

Faites le total de toutes les pièces, de tous les billets et de tous les reçus PDQ et comparez le résultat aux totaux figurant sur le relevé X.

Si aucune erreur n'a été commise lors de la remise de la monnaie (ou pire), tout devrait concorder. Gardez à l'esprit qu'il n'est pas inhabituel d'avoir un minimum de manques d'argent, ceux-ci étant généralement plus fréquents que les excédents.

5. N'oubliez pas le dépôt d'argent

Un dépôt d'espèces consiste en un retrait et un dépôt manuels d'espèces dans le tiroir par un membre du personnel de haut rang. Cela vous aidera à suivre les transactions des clients et à garantir le maintien du niveau de base de l'argent liquide (voir l'étape 1).

La fréquence et le moment de ces baisses dépendent entièrement de vous, mais il est judicieux de le faire lorsque le commerce baisse un peu afin d'éviter de perturber le service.

Lorsqu'un dépôt d'espèces a lieu, assurez-vous que l'employé qui l'a effectué est enregistré, ainsi que l'heure, la date et le montant du dépôt. Demandez au caissier de signer la transaction pour s'assurer que la responsabilité de travailler avec le nouveau solde est enregistrée.

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Comment équilibrer une caisse enregistreuse - FAQ

Q : Que signifie équilibrer une caisse enregistreuse ? L'équilibrage d'une caisse enregistreuse consiste à s'assurer que l'argent contenu dans le tiroir-caisse reflète fidèlement les transactions commerciales de la journée (ou de l'équipe).

Q : Quelle est la bonne façon de placer les billets dans un tiroir-caisse ? Pour faciliter l'équilibrage, il est préférable de placer les billets dans la même direction afin que le montant du billet se trouve au même endroit lors du comptage physique.

Q : Que se passe-t-il si je dépasse le montant d'un billet particulier ? Si vous prenez plus de billets que le tiroir ne peut en contenir, coupez les billets excédentaires ensemble et placez-les dans le compartiment situé sous le tiroir. Pour éviter d'avoir à le faire, veillez à ce que les dépôts et les retraits de billets soient effectués régulièrement par des membres du personnel d'encadrement.

Q : Quelle est la différence entre une lecture X et une lecture Z ? Les lectures X et Z sur les systèmes POS modernes fournissent essentiellement les mêmes informations si elles sont exécutées en même temps, mais une lecture X vous donne une lecture (ou un aperçu), tandis qu'une lecture Z réinitialise le rapport de caisse.

Q : Que dois-je faire si la caisse n'est pas équilibrée ? Si votre caisse n'est pas équilibrée, parlez-en à un cadre supérieur. Notez le montant exact de l'écart et l'origine de la différence en termes de type de reçu (il est possible de l'identifier en comparant tous les reçus physiques et l'argent liquide avec la lecture des X).

Q : Puis-je faire confiance au TPV pour l'équilibrage des comptes ? Oui. Un système de caisse moderne devrait toujours vous donner une lecture X et Z précise, et la plupart des systèmes proposent un audit au niveau de l'utilisateur, de sorte que chaque transaction est horodatée par rapport à l'opérateur en question.

Q : Combien de retraits d'espèces dois-je effectuer ? C'est à vous de décider, mais il est important de se rappeler que l'objectif principal est de s'assurer que votre solde de départ n'est jamais réduit et que vous avez suffisamment d'argent en caisse pour servir les transactions des clients.

Q : Quand dois-je procéder à l'équilibrage de la caisse enregistreuse ? Il est généralement préférable d'équilibrer votre caisse enregistreuse à la fin de la journée ou lorsque l'équipe d'un caissier se termine.

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Conclusion

Certaines choses ne changent jamais, et le processus d'équilibrage d'une caisse enregistreuse est un exemple parfait d'une routine hospitalière ancestrale que chaque entreprise du secteur doit suivre à la lettre.

Nous espérons que notre guide deviendra votre bible de l'équilibrage des caisses enregistreuses. Pourquoi ne pas le partager avec votre personnel pour vous assurer que vous chantez tous sur la même longueur d'onde ?

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