De nombreuses personnes choisissent d'appeler une entreprise après avoir trouvé des informations sur celle-ci en ligne. C'est pourquoi les entreprises, même les plus petites, doivent aborder les numéros d'entreprise avec prudence. Un service téléphonique pour petites entreprises pourrait-il être la solution pour vous ?
La demande est une chose, mais ce qui rend un service téléphonique de qualité essentiel, c'est l'impact qu'il a sur la réussite. En réalité, ne pas investir dans un service téléphonique peut freiner considérablement votre croissance, ce que personne ne souhaite.
Dans ce guide, nous vous expliquons pourquoi les services téléphoniques sont essentiels, afin que vous puissiez faire la part des choses. Préparez-vous à découvrir des définitions et des conseils pratiques, ainsi qu'une liste d'avantages pour vous aider à bien comprendre les avantages. Nous avons même ajouté une section sur le meilleur moment pour investir dans les services téléphoniques. Vous disposerez ainsi d'un calendrier solide.
Êtes-vous prêt à choisir une fois pour toutes un service téléphonique pour votre entreprise ? Lisez ce qui suit pour déterminer la meilleure façon de procéder !
Qu'est-ce qu'un service téléphonique pour petites entreprises ?
Un service téléphonique pour petites entreprises est simplement un système qui permet aux entreprises de communiquer avec leurs clients sur des téléphones mobiles ou fixes.
Il s'agit d'un terme générique qui recouvre plusieurs stratégies et approches. Les systèmes téléphoniques professionnels comprennent généralement des appels illimités et certains fournisseurs de services téléphoniques professionnels peuvent proposer des fonctions supplémentaires. Par exemple, vous pouvez activer la transcription des messages vocaux à des fins de formation.
Dans sa forme la plus simple, un numéro de téléphone professionnel prend les appels et permet d'interagir avec les demandes des clients. Cela ouvre un couloir de communication et répond à une demande.
Cependant, elle pourrait aussi faciliter les choses :
- le protocole vocal sur Internet (VOIP), qui permet de passer des appels à partir de l'Internet et de différents appareils, tels que les ordinateurs
- Communication bidirectionnelle par l'intermédiaire d'une API SMS
- Communication unidirectionnelle par le biais d'un shortcode SMS
- Marketing général par SMS
- Le démarchage téléphonique
- le routage des appels, qui permet à plusieurs membres du personnel de répondre aux appels téléphoniques entrants
Vous pouvez voir à quel point un service téléphonique peut être avancé. Lorsque vous démarrez une petite entreprise, les fonctionnalités dont vous avez besoin dépendent fortement de votre secteur d'activité et de vos objectifs.
Par exemple, une petite entreprise en ligne peut avoir besoin d'un routage d'appels si elle traite fréquemment plusieurs demandes simultanément. En revanche, une petite entreprise de restauration peut traiter des visites et des réservations en ligne et être moins souvent confrontée à des appels entrants contradictoires.
Par conséquent, bien qu'ils se trouvent à des étapes similaires de leur parcours et qu'ils réalisent des bénéfices similaires, ils ont besoin de caractéristiques différentes.
En matière de services téléphoniques pour les petites entreprises, il n'y a pas de solution unique. Selon Numa, 60 % des personnes choisissent d'appeler une entreprise après l'avoir trouvée sur Google. Vous devez donc prendre une décision individuelle et choisir un forfait doté des fonctions dont votre entreprise a besoin.
Comment économiser de l'argent sur le service téléphonique d'une petite entreprise
Le coût des fournisseurs de services téléphoniques pour les petites entreprises varie considérablement. Les options de base avec des fonctions limitées peuvent coûter entre 20 et 50 dollars par utilisateur et par mois.
Le principal facteur de coût est le nombre d'utilisateurs que vous souhaitez ajouter au forfait. Pour savoir comment économiser de l'argent sur le service téléphonique d'une petite entreprise, nous vous conseillons de bien connaître le nombre d'utilisateurs. Par exemple :
- Si vous vous ajoutez vous-même à un forfait de 40 dollars par mois, vous n'aurez que 40 dollars à payer.
- Si vous ajoutez deux utilisateurs à un forfait de 40 $ par mois, cela fait 80 $.
- Avec cinq utilisateurs, ces 80 dollars passent à 200 dollars.
- Or, avec 10 utilisateurs, ce montant passerait à 400 dollars.
Si vous avez une équipe de 10 personnes, il peut être contre-productif d'ajouter autant d'utilisateurs à un abonnement mensuel. Faites preuve d'un grand discernement dans le choix des personnes impliquées. Les petites entreprises ont rarement besoin d'autant de mains sur le pont - peut-être pourriez-vous vous contenter de vous-même et de votre directeur ?
Il convient également d'évaluer exactement les services dont vous avez besoin. Les lignes téléphoniques professionnelles pour répondre aux appels entrants ne sont pas négociables, de même que le routage des appels. Mais avez-vous besoin de fonctions avancées telles que la VOIP ou même des réunions vidéo ?
Vous pouvez peut-être accéder à des services plus avancés ailleurs, comme Google Workspace. Des services téléphoniques plus coûteux ne sont pas forcément meilleurs en soi. Le fait d'inclure davantage de fonctionnalités ne signifie pas que votre entreprise en a réellement besoin ou que vous devriez investir. Au lieu de cela, évaluez les fonctionnalités qui se cachent derrière l'étiquette de prix et soyez brutal quant à ce dont vous avez réellement besoin.
Une attitude tranchante au départ peut vous faire économiser beaucoup d'argent à long terme. Personne ne souhaite avoir plus d'utilisateurs ou de fonctions que nécessaire sur son service téléphonique, surtout si cela fait grimper sa facture !
5 avantages de l'utilisation d'un service téléphonique
Vous savez ce qu'est un service téléphonique et comment économiser de l'argent sur ces forfaits pratiques pour les entreprises. Cependant, vous devriez comprendre exactement ce qui donne de la valeur à cette stratégie en premier lieu. Investir dans un service téléphonique pour votre entreprise présente de nombreux avantages, dont celui de permettre la communication.
Voici donc les cinq principaux avantages des services téléphoniques pour les entreprises. Ces avantages peuvent constituer une excellente motivation ou un facteur de décision si vous hésitez à investir.
1. Une meilleure communication
Ce premier avantage est indéniable : Vous ouvrez un canal très demandé et permettez une meilleure communication avec les clients. Cela permet d'obtenir de meilleures réponses et, en exploitant cet avantage, vous ouvrez la voie à d'autres améliorations.
2. Les fondements de la croissance
Un service téléphonique de bonne qualité s'accompagne d'un plus grand nombre d'opportunités, y compris les bases de la croissance. L'ouverture de ces voies de communication permet de s'engager auprès d'un plus grand nombre de personnes et fournit le cadre nécessaire pour passer à l'échelle supérieure.
3. Une confiance accrue
Il est indéniable qu'un service téléphonique accroît la confiance dans votre entreprise. C'est excellent pour une image de marque qui fait autorité. Le fait de disposer d'un point de contact unique et fiable rassure les clients potentiels et actuels. En outre, il est tout simplement plus professionnel.
Feriez-vous confiance à une entreprise dont le numéro de téléphone est public (et mémorable) ? Ou feriez-vous confiance à une entreprise insaisissable que vous ne sauriez pas comment contacter ? Cette voie de communication instantanée ajoute un élément de confiance et de prestige.
4. Réduction des avis négatifs
En fournissant ce point de contact, vous limiterez le nombre d'avis négatifs que vous recevrez. L'une des principales raisons pour lesquelles les gens s'empressent de laisser des avis est de se plaindre ; il s'agit souvent d'une réaction émotionnelle. Un service téléphonique adéquat sert de tampon et permet d'attraper les personnes qui ont besoin d'aide.
Traiter les problèmes des clients par téléphone peut s'avérer délicat. Cependant, c'est bien mieux pour votre réputation que de laisser les problèmes se propager dans les avis publics.
L'un des grands avantages de l'investissement dans un service téléphonique est qu'il redirige les gens vers le service clientèle, et non vers les sites d'évaluation. Et qui ne veut pas d'une plateforme TripAdvisor, Google Maps ou Yelp rutilante ?
5. Meilleur suivi du personnel
En revanche, l'investissement dans un service téléphonique peut améliorer votre capacité à contrôler le personnel. Tout comme il vous incombe de gérer les interactions avec les clients, vous devez également gérer la façon dont le personnel interagit avec les clients.
Certains services comprennent des fonctions de transcription ou d'enregistrement de la voix. Ces fonctions permettent de conserver le contenu de l'appel téléphonique. Cette fonction peut s'avérer précieuse pour s'assurer que votre personnel respecte les politiques et travaille efficacement. Il offre d'excellentes possibilités de formation et d'investissement dans la qualité de votre personnel.
Il est également utile de couvrir ses propres arrières. Travailler avec plusieurs gestionnaires d'appels peut s'avérer difficile, surtout lorsque vous développez votre entreprise. Il est bon de disposer d'un registre des conseils et des promesses faites. De cette façon, vous pouvez assurer la cohérence de l'expérience client.
Quel est le meilleur service téléphonique pour une petite entreprise ?
Le "meilleur" service téléphonique pour les petites entreprises n'est pas une réponse "copier-coller". Toutes les entreprises n'ont pas besoin des mêmes fonctionnalités, ce qui élimine le concept d'un service unique et gagnant.
Au contraire, vous devez examiner les critères en interne avant de faire du lèche-vitrine. Lorsque vous recherchez des services téléphoniques pour les petites entreprises, vous devez savoir ce qu'il faut rechercher au cas par cas.
Cela dit, il y a des signaux d'alarme à surveiller et des questions à se poser :
- Offre-t-il la possibilité d'acheminer les appels au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise ?
- Offre-t-il des services d'enregistrement ou de transcription que vous pourriez utiliser à des fins de formation ?
- La communication bidirectionnelle ou unidirectionnelle est-elle importante pour vous ? Dans l'affirmative, l'application propose-t-elle une API SMS ou un shortcode ?
- Investissez-vous déjà dans des campagnes de messages SMS ? Si vous souhaitez l'intégrer, offre-t-il une passerelle permettant d'envoyer des textes à partir d'un ordinateur ?
- Est-il livré avec un logiciel de marketing qui intègre des fonctions d'envoi en masse ? Si ce n'est pas le cas, est-il compatible avec un tel logiciel ?
Vous devez également prendre en considération des critères plus généraux, tels que
Existe-t-il une option d'essai gratuit ou de démonstration ? C'est préférable, car cela vous permet de vous familiariser avec le système sans trop d'engagement financier préalable.
- Est-il compatible avec vos systèmes existants ?
- Quelles sont les critiques ? D'autres personnes approuvent-elles ce service ?
- Quelles sont les conditions d'annulation si le projet ne convient pas ?
- A-t-il les caractéristiques requises par votre stratégie téléphonique particulière ?
- Est-ce le bon moment pour faire cet investissement pour votre entreprise ?
Si vous avez répondu à toutes ces questions et que vous avez encore besoin d'inspiration. Nous vous suggérons d'examiner les fournisseurs suivants :
- Nextiva
- RingCentral
- 8x8
Qu'est-ce qu'un service téléphonique VOIP pour une petite entreprise ?
Un service téléphonique VOIP pour une petite entreprise signifie simplement "voix sur protocole internet". Cela peut sembler compliqué, mais c'est loin de l'être. Il est pratique d'utiliser l'internet pour les appels téléphoniques, par exemple en utilisant un ordinateur portable pour prendre un appel.
Plutôt que de dépendre d'un téléphone mobile ou d'une ligne fixe, il rend votre service téléphonique plus flexible. Il vous offre simplement plus d'options pour la gestion de vos communications professionnelles.
Tous les services de téléphonie n'offrent pas la VOIP, qui est une fonction assez spécialisée et avancée. Par conséquent, si cela vous intéresse, vous devrez rechercher spécifiquement les fournisseurs qui proposent la VOIP. Cela peut toutefois en valoir la peine, surtout si vous envisagez de prendre des appels depuis un ordinateur.
Quand investir dans un service téléphonique ?
Cela peut sembler prématuré, mais nous vous conseillons d'investir dans un service téléphonique dès maintenant. La statistique initiale à laquelle nous avons fait référence, selon laquelle 60 % des clients souhaitent appeler les entreprises qu'ils ont trouvées sur Google, est révélatrice. La demande est tout simplement trop importante pour que l'on puisse retarder ce moyen de communication.
Vous pouvez avoir une petite entreprise pour de multiples raisons. Peut-être souhaitez-vous avoir une base de clients très proche, ou peut-être démarrez-vous à peine. Quoi qu'il en soit, aucune de ces raisons ne justifie de ne pas investir dans un service téléphonique professionnel - ou au moins dans un numéro ! Bien sûr, il existe des compromis, comme l'utilisation d'un numéro personnel, mais cela a des répercussions, comme le risque d'épuisement professionnel.
Investir dans des services téléphoniques permet de concilier vie professionnelle et vie privée, d'avoir une image professionnelle, d'améliorer la communication avec les clients et de jeter les bases de la croissance de l'entreprise.
Compte tenu de tous ces avantages, il n'y a pas de meilleur moment que le présent. Il s'agit d'une excellente décision, quel que soit le stade de votre parcours professionnel ; en fait, le plus tôt sera le mieux.
Comment collecter des numéros de téléphone
Mais attendez. Vous savez maintenant ce qu'implique un service téléphonique, mais nous avons également abordé les fonctions de marketing. C'est une bonne chose de choisir un service qui offre des fonctions de marketing par SMS. Mais comment collecter des numéros de téléphone pour en tirer parti ?
C'est une excellente question, et la vérité est qu'il y a plus d'une façon d'écorcher un chat. Vous pouvez utiliser l'une des stratégies suivantes pour collecter des numéros de téléphone afin de contacter des personnes par l'intermédiaire de votre nouveau service téléphonique :
- Proposez des confirmations par SMS pour les réservations et les achats.
- Créer un programme de fidélisation par texte.
- Organiser des concours et exiger des numéros de téléphone pour la participation.
- Demandez à vos clients si vous pouvez leur envoyer des questionnaires d'évaluation par SMS.
- Mettez en place un logiciel de portail captif pour le réseau WiFi de vos invités.
Beambox : Collecte de numéros de téléphone par WiFi
Saviez-vous que vous pouviez collecter des numéros de téléphone par le biais du WiFi ? Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'un portail captif. Une stratégie de portail captif implique d'investir dans un logiciel spécifique qui s'attache à votre réseau WiFi existant. Voici comment cela fonctionne.
Lorsqu'un client clique pour rejoindre votre réseau d'invités, le portail s'ouvre. Le portail se présente sous la forme d'une page web contenant un formulaire demandant les informations de votre choix. Vous pouvez demander des informations démographiques ou, dans le cas présent, des numéros de téléphone. C'est pas malin, non ?
Les clients ne peuvent continuer qu'une fois qu'ils ont rempli le formulaire, ce qui les incite à communiquer leur numéro. Ils bénéficient alors d'un accès instantané à l'internet et vous obtenez un numéro pour votre base de données de contacts.
Vous devez respecter le GDPR en indiquant que vous souhaitez utiliser leur numéro à des fins de marketing et en obtenant leur consentement. Dans l'ensemble, cette stratégie est facile à organiser et entièrement passive après son lancement. C'est un excellent moyen de renforcer votre base de données et de permettre de futures campagnes par SMS ou par téléphone.
Chez Beambox, c'est notre pain et notre beurre ; nous offrons une solution de marketing WiFi tout-en-un avec un portail personnalisable. Commencez dès aujourd'hui votre essai gratuit de Beambox et suivez les étapes suivantes après avoir investi dans le service téléphonique de votre petite entreprise !
FAQ
Ne disparaissez pas tout de suite ! Revenons sur ce que nous avons abordé. Rien de tel qu'un petit test : êtes-vous sûr de vous souvenir de tous les éléments essentiels que nous venons de vous enseigner ?
Voici les questions les plus fréquemment posées sur les services téléphoniques pour les petites entreprises. L'une d'entre elles vous laisse-t-elle de marbre ?
Qu'est-ce qu'un service téléphonique pour petites entreprises ?
Un service téléphonique pour petites entreprises est un système permettant la communication mobile ou fixe pour une petite entreprise.
Ce terme générique peut désigner un forfait permettant de recevoir et d'émettre des appels. Il peut aussi être un peu plus avancé et offrir un logiciel de marketing et d'analyse par SMS. Il peut même faciliter des choses comme le routage des appels, où plusieurs opérateurs gèrent les lignes.
Quel est le budget à prévoir pour un service de téléphonie d'entreprise ?
Prévoyez un budget de 20 dollars par mois et par utilisateur, et de 40 dollars par mois pour les formules plus évoluées. Le coût d'un service téléphonique dépend vraiment de la taille de votre entreprise. Plus le nombre d'employés auxquels vous donnez accès est élevé, plus le coût est élevé. Pour les petites entreprises, l'investissement ne devrait pas être trop important. Nous le comparerions à un investissement dans un logiciel de marketing par courrier électronique ou de marketing WiFi. En outre, il est déductible des impôts et extrêmement rentable ; il donne de bons résultats.
Quels sont les avantages de l'utilisation d'un service téléphonique pour petites entreprises ?
L'avantage d'un service téléphonique pour petites entreprises est que vous répondez à la demande pour cette forme de communication. Décrocher le téléphone et appeler reste une méthode de communication extrêmement populaire auprès des clients.
Cette stratégie vous permet donc de rester en contact avec votre base existante et vos clients potentiels. Peu coûteuse, elle est essentielle si vous souhaitez développer votre entreprise et connaître un réel succès.
