Klanten zijn tegenwoordig veeleisender geworden. Ze hebben elke keer dat ze je tegenkomen een ervaring op maat nodig. Daarom is een klantendatabase noodzakelijk om in elke branche succesvol te zijn.
Door het te maken, heb je alle gegevens van je klanten, inclusief hun voorkeuren en afkeuren, op één plek. Met deze informatie kun je je klanten precies geven wat ze willen.
Natuurlijk zal het niet gemakkelijk zijn. Je zult veel onderzoek en basiswerk moeten doen. Maar het goede nieuws is dat je al deze gegevens niet handmatig hoeft op te slaan. Er is veel software en hulpmiddelen, waaronder dit artikel, om je op weg te helpen.
Wat is een klantendatabase?
Laten we deze discussie beginnen met het beantwoorden van de meest basale vraag, "Wat is een klantendatabase?". Wel, het is een systematisch georganiseerde verzameling van informatie over je klanten, ongeacht of ze nieuw of oud zijn.
Wat je in je klantendatabase opslaat, is helemaal aan jou en je doelen. Enkele veelvoorkomende velden zijn echter namen, contactgegevens, aankoopgeschiedenis, voorkeuren en andere relevante gegevens.
Nu zijn er vier soorten klantendatabases en elk type slaat een ander type gegevens op.
Ten eerste zijn er de basisgegevens of identiteitsgegevens. Zoals de naam al zegt, worden hierin de meest elementaire gegevens van je klanten opgeslagen. Enkele voorbeeldvelden zijn naam, leeftijd, adres, geslacht, ras, enz.
Met dit soort klantinformatie kun je gemakkelijk klantprofielen maken. Als je weet waar je bedrijf populair is, kun je betere marketingbeslissingen nemen.
Ten tweede zijn er engagement- of interactiegegevens. Dit vertelt je hoe goed je klanten met je bedrijf omgaan.
Om zo'n database aan te leggen, moet je kijken naar je websitebezoeken, betrokkenheid bij sociale media en advertenties, bouncepercentages, conversies, enz. De gewoonten en houding van je klanten zullen duidelijker worden door deze gegevens.
Bovendien kun je betere marketingcampagnes maken die je doelgroep aanspreken.
Ten derde moet je gedragsgegevens opslaan die vergelijkbaar zijn met de vorige, maar een beter beeld schetsen. Verlaten winkelwagentjes, aankoopgeschiedenis, productbestellingswaarden, heat maps voor klikken en scrollen, enz. spelen hier allemaal een rol.
En tot slot moet je attitudinale gegevens niet negeren als je je klanten op een dieper niveau wilt leren kennen. Dit omvat gegevens uit beoordelingen, enquêtes en live interactie met klanten.
De meningen en suggesties van klanten helpen niet alleen bij marketing, maar ook bij de algehele verbetering van je bedrijf.
Waarom een klantendatabase?
Nu u de definitie en de soorten klantendatabases kent, gaan we verder met het waarom. "Waarom een klantendatabase?" is een brandende vraag waar veel mensen aan denken als ze voor het eerst met dit proces beginnen.
Een deel van de reden is de hoeveelheid tijd die je moet steken in het creëren van accurate klantendatabases. En dan is er nog het gedoe om ze te beheren. Maar als je de voordelen ervaart die het je biedt, is alles het waard. Wat zijn die voordelen, vraag je je misschien af?
Nou, het hele punt van het hebben van een klantgegevensplatform is het kennen van je klanten. Stel je eens voor hoeveel klantenservice je kunt bieden als je over deze informatie beschikt.
Je kunt de vragen en problemen van je klanten in een oogwenk oplossen. Want in plaats van uw middelen te moeten verspillen aan het vinden van de oorzaak, weet u in één oogopslag wat er is gebeurd.
Dit zal een sneeuwbaleffect van goede dingen voor je bedrijf veroorzaken. Als je je klanten een goede service geeft, zullen ze loyaal zijn aan je bedrijf.
En het is geen geheim dat een trouwe klant de grootste troef is die een bedrijf in handen heeft. Ze brengen je meer omzet en inkomsten, vooral als je een loyaliteitsprogramma introduceert.
Bovendien helpen klantendatabases je om betere marketingbeslissingen te nemen. Laten we dit begrijpen aan de hand van een voorbeeld. Stel dat een van uw klanten twee dagen geleden uw nieuwe product heeft gekocht.
Of je hebt een paar dagen geleden een verzoek ontvangen om de nieuwe productfunctie toe te voegen aan de oude.
Nu is het duidelijk dat de tweede klant eerder zal reageren op de advertentie over je nieuwe product. Waarom zou je dan je tijd en geld verspillen door het aan de eerste te laten zien?
Maar dit is niet mogelijk zonder je gedrags- en attitudinale klantendatabases te raadplegen.
Hoe maak je een klantendatabase?
Als je nog steeds twijfelt over het opzetten van een klantendatabase voor je bedrijf, is hier een feit dat je kan helpen. 66% van de klanten rekent erop dat bedrijven weten wat ze nodig hebben.
Je kunt onmogelijk weten wat je klanten nodig hebben zonder hun gegevens te analyseren, toch? En als je dat niet doet, laat je veel geld liggen.
Maar geloof het of niet, dit proces is geen raketwetenschap. Met een beetje moeite ken je je doelgroep in een mum van tijd. Hier lees je hoe je een klantendatabase aanlegt.
Beslis wat je wilt opslaan en waar
De eerste stap bij het maken van een klantendatabase is weten wat je wilt opslaan en waar. Als je begint, is het voldoende om de basisinformatie op te slaan in een Excel-sheet.
Dat komt omdat je in die tijd niet zoveel klanten hebt. Daarom is het gemakkelijker om de gegevens op te slaan en te beheren.
Maar als je je bedrijf begint uit te breiden, zal ook je klantenbestand toenemen. Je krijgt toegang tot meer gegevens, waaronder de meningen van mensen over je merk. Dan moet je meer velden maken en uitgebreidere gegevens opslaan. Raadpleeg de soorten databases om te kiezen wat je wilt opslaan.
Het zal echter niet eenvoudig zijn om deze gegevens te beheren en bij te werken zonder een goed systeem.
Hoewel je Microsoft Excel in het begin kunt gebruiken, is het dus een goed idee om plannen te maken voor de toekomst. Op die manier hoef je je strategie niet elke keer te herzien als je bedrijf uitbreidt.
Nu hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden. Er zijn verschillende sjablonen en softwaresystemen die je kunt gebruiken om je gegevens op te slaan.
Maar vergeet niet dat het omgaan met databases geen grapje is. Eén verkeerde beweging en je hebt de verkeerde informatie opgeslagen. En dat is niet eenvoudig te ontdekken!
Wees daarom bereid om de databasebeheerder wat training te geven. Het kiezen van gebruiksvriendelijke software maakt deze taak eenvoudiger.
Bovendien moeten platforms voor klanteninformatie het mogelijk maken om databasesjablonen aan te passen. Dit is belangrijk omdat elk bedrijf anders is. Misschien heb je meer velden nodig dan beschikbaar zijn in het sjabloon. Of je hebt er niet zoveel nodig en verspilt uiteindelijk je geld.
En tot slot, kies software waarmee je verkooptaken en workflows kunt automatiseren.
Maak regels voor het gebruik van uw database
Het is tijd om wat basisregels op te stellen zodra je hebt besloten wat je waar wilt opslaan.
Je zult deze databases niet slechts één keer vullen en er daarna nooit meer naar kijken. Je verkoopteam zal ze keer op keer bekijken om marketingbeslissingen te nemen.
Bovendien blijven klanten niet eeuwig en komen er regelmatig nieuwe bij. Je databases moeten dus voortdurend worden bijgewerkt. Je zult hier uiteraard iemand voor aanstellen. Buiten hen en andere bevoegde mensen mag niemand ongewenste wijzigingen kunnen aanbrengen.
Bovendien zijn klantgegevens gevoelig. De verkeerde persoon kan de gegevens van je klanten verkopen en je in juridische problemen brengen.
Stel machtigingen en rollen in om dit te voorkomen. Bepaal wie wijzigingen mag aanbrengen en wie alleen de database mag bekijken.
Het is ook een goed idee om je klantendatabases te beveiligen met een sterk wachtwoord. Maak daarna een README-bestand of een document om mensen te laten weten hoe ze je database moeten gebruiken.
Dit bestand moet een beschrijving bevatten van elke kolom die je hebt toegevoegd. Dit maakt het makkelijker voor je team om de gegevens toe te voegen.
Vermeld daarnaast de namen of links van alle gerelateerde bestanden, inclusief versies, zodat alles op één plek staat. Dit maakt het makkelijker om de database te beheren als de gegevens uitgebreid worden.
Voeg tot slot de rechten en machtigingen toe die je eerder hebt besloten. Deze gegevens zullen je helpen om de schuldige te vinden in geval van ongelukken.
Klantgegevens verzamelen
Hoe je klantgegevens verzamelt om toe te voegen aan de velden die je net hebt gemaakt, is aan jou. Maar vergeet niet om verschillende bronnen te combineren. De meeste bedrijfseigenaren maken deze fout, dus zorg dat je niet in hun schoenen terechtkomt.
Begin met het uitvoeren van enquêtes omdat die het meest effectief zijn om het hele plaatje te krijgen. Ze helpen je niet alleen om namen en e-mailadressen van mensen op te slaan. Ze helpen je ook om je klanten te begrijpen en met hen in contact te komen.
Je kunt ze vragen een kort formulier in te vullen wanneer ze je vestiging bezoeken. Of je kunt een formulier weergeven wanneer ze je website verlaten.
Het maakt niet uit of deze enquêtes live of online zijn. Het belangrijkste doel is om de informatie te krijgen.
Niet iedereen is echter bereid om formulieren voor je in te vullen. Combineer deze bron dus met wifi-marketing, e-mailnieuwsbrieven en blogabonnementen.
Het probleem is dat mensen zich hier niet voor niets op abonneren. Dus als je voor het eerst begint met het verzamelen van klantgegevens, moet je iets terugdoen. Dit kan een kleine prikkel zijn of informatie.
Bovendien kun je chatbots te hulp schieten. Ze kunnen communiceren met bezoekers van je website en hun problemen oplossen met behulp van kunstmatige intelligentie. Klanten zullen gemakkelijk hun naam en e-mailadres opgeven in ruil voor directe antwoorden.
Dan sociale media en website analytics. Gebruik deze tools om te weten hoeveel klanten interactie hebben met je bedrijf en hoe. Dit geeft een duidelijk beeld van hoe succesvol je online aanwezigheid is.
En tot slot, kijk naar de aankoop- en transactiegeschiedenis van klanten, vooral als je online bestellingen doet.
Segmenteer uw klanten
De database die je aanlegt, bevat niet slechts één type klant. Er is een hele verkooppijplijn die klanten doorlopen wanneer ze een aankoopbeslissing nemen.
Maar het is geen goed idee om alleen informatie op te slaan van degenen die de eindstreep halen. Je moet elke klant kennen, of ze nu al een aankoop hebben gedaan of niet.
Bovendien is het kernidee dat je klantgegevens gemakkelijk kunt vinden wanneer je ze nodig hebt. Dat is niet mogelijk als je klanten niet segmenteert, omdat de database zoveel informatie bevat. Dit is dus wat je moet doen.
Voeg eerst tags toe voor het type klanten. Enkele voorbeelden zijn vaste klanten, kortingsliefhebbers, voorbijgangers, doorsnee klanten en ontdekkingsreizigers.
Dit filter is vooral handig bij het maken van marketingcampagnes voor verschillende fasen van de verkooptrechter.
Ten tweede, maak filters over demografische gegevens zoals leeftijd, geslacht, ras, enz. Het zou ook een goed idee zijn om klanten te segmenteren op basis van hun voorkeuren.
Met deze filters hoef je niet veel tijd te besteden aan het handmatig sorteren van de velden. Met bijna alle software voor klantendatabases kun je dergelijke filters toevoegen. Maar als de jouwe dat niet doet, is het misschien tijd om te veranderen.
Vergeet niet om het veilig te maken
Nadat je velden hebt gemaakt, klantgegevens hebt verzameld en filters hebt toegevoegd, is het tijd om je database te optimaliseren.
De informatie die je hebt opgeslagen is al behoorlijk uitgebreid. Je wilt je werklast niet verhogen door je bezig te houden met gegevensredundantie. Dit is wanneer je meer dan één instantie van dezelfde informatie in je database hebt.
Een ander probleem waar bedrijven mee te maken krijgen als ze hun databases niet hebben geoptimaliseerd, zijn verouderde gegevens. Als een klant bijvoorbeeld naar je concurrent is verhuisd, heeft het geen zin om zijn gegevens te bewaren.
Daarom moet je manieren hebben om gegevens op te schonen. Nogmaals, de meeste softwaresystemen staan dit toe, dus gebruik het in je voordeel.
Maak bovendien gebruik van API's of huur programmeurs in om je te helpen verschillende datasets samen te voegen. Dit is vooral handig als je gegevens verzamelt uit verschillende tools zoals CRM-databases, e-mailautomatisering, enz.
Zoals eerder vermeld, zijn klantgegevens gevoelig. Hoewel machtigingen en wachtwoorden helpen om ze veilig te houden, moet je ook andere voorzorgsmaatregelen nemen.
Begin met klanten te laten weten dat je hun gegevens verzamelt. Vraag hun toestemming om deze informatie op te slaan en om hen promoties te sturen.
Vermeld ook waarom je deze gegevens verzamelt en hoe je ze gaat gebruiken. Het is ook een goed idee om klanten je voorwaarden te laten accepteren. Zo voorkom je juridische complicaties.
En hoewel dit misschien contra-intuïtief lijkt, moet je niet meer gegevens verzamelen dan je nodig hebt. Dit maakt het alleen maar moeilijker om klantgegevens veilig te houden.
Je moet ook gegevensbeschermingssoftware gebruiken en deze up-to-date houden. Als je WiFi-marketingoplossingen gebruikt om gegevens te verzamelen, gebruik dan een apart gastnetwerk om het hoofdnetwerk veilig te houden. En tot slot moet je voldoen aan de regionale regelgeving voor gegevensbescherming.
Gebruik klantendatabasesoftware om gegevens eenvoudig op te slaan
Dat lijkt misschien veel informatie om te verwerken. Maar het goede nieuws is dat je al deze taken niet handmatig hoeft uit te voeren. Zoals eerder gezegd, zijn er veel softwaresystemen die je helpen bij het maken van klantendatabases.
Als je net begint, aarzel je misschien om te investeren in dure systemen, en dat is heel begrijpelijk. Zelfs dan heb je een aantal gratis opties die prima werken.
Bitrix24 is in dit opzicht een van de beste opties. En het beste is dat er onbeperkte gebruikers zijn, wat zeldzaam is bij gratis systemen. Dan is er nog Hubspot Sales Hub, waarmee het heel eenvoudig is om klantinzichten te verzamelen en ermee te werken.
Bovendien kun je Monday.com en Freshsales ook overwegen als gratis software voor klantendatabases.
Vergeet niet dat deze systemen beperkte functies hebben en dat je er misschien niet veel mee kunt doen. De gratis versie van HubSpot CRM staat bijvoorbeeld maar vijf documenten per gebruiker en vijf e-mailsjablonen per maand toe.
Aan de andere kant kun je betaalde systemen meestal gratis uitproberen voordat je een beslissing neemt.
Ten eerste kun je investeren in Zendesk, dat heel redelijk is in vergelijking met andere gedetailleerde software. Het helpt je bij het integreren van kanalen om gegevens gemakkelijk op één plek te bekijken. Bovendien kun je je workflows automatiseren om de last te verminderen. Zendesk biedt ook een gratis proefversie van 14 dagen, zodat je de software kunt uitproberen.
Ten tweede is er ClickUp, dat misschien aan de duurdere kant van de schaal is, maar wel de meest uitgebreide.
Je kunt zelfs je team beheren met een geïntegreerd chat- en commentaarsysteem. Voor meer opties kun je Zoho, Pipedrive, Salesforce of Airtable overwegen.
Gebruik klantgegevens om uw verkoop te stimuleren
Een klantendatabase opbouwen is niet zo moeilijk als het klinkt. Je hebt alleen de juiste tools en kennis nodig, die je nu waarschijnlijk wel hebt.
De eerste stap is beslissen wat je wilt opslaan en waar. Zodra je dat hebt gedaan, stel je regels en machtigingen in voordat je klantgegevens verzamelt. Combineer tot slot gegevens uit verschillende bronnen.
Als je eenvoudig gegevens wilt verzamelen en over vereenvoudigde rapporten en inzichten wilt beschikken, probeer dan Beambox WiFi en e-mailmarketing. Hiermee verzamel je gegevens op elk moment dat je klanten verbinding maken met je WiF, wat je e-mailstrategie een superboost kan geven. Bovendien kun je campagnes op de automatische piloot uitvoeren en je online reputatie eenvoudig laten groeien. Wilt u het proberen? Start dan nu uw gratis proefperiode!
Aan de slag met gratis WiFi-marketing
Beambox helpt bedrijven zoals het uwe groeien met gegevensvastlegging, marketingautomatisering en reputatiemanagement.
30 dagen gratis aanmelden
