Een uitstekende gastervaring is enorm belangrijk in de horeca. Het draait allemaal om het anticiperen op de wensen van de klant en het direct voldoen aan deze wensen. Maar in plaats van handmatig werk te doen, kun je taken automatiseren met behulp van een property management systeem (PMS).
Dit systeem is een doorbraak voor vastgoedbeheerders. Hiermee kunnen ze alles, van reserveringen tot onderhoudsverzoeken, op één handige plek afhandelen. Hierdoor verlopen de werkzaamheden soepeler en hebben gasten of huurders een betere ervaring.
Je bent hier aan het juiste adres als je hetzelfde wilt voor jouw bedrijf. Laten we eens kijken wat vastgoedbeheersystemen zijn, hoe ze werken, wat de voordelen zijn en wat de beste software-opties zijn!
Wat is een vastgoedbeheersysteem?
Een vastgoedbeheersysteem is software die vastgoedbeheerders en eigenaars helpt bij hun dagelijkse werkzaamheden.
Het belangrijkste doel van deze software is om alles georganiseerd te houden. Het regelt reserveringen, houdt de bezetting bij, beheert onderhoudsaanvragen en verwerkt online betalingen - alles op één plek.
Hierdoor wordt het eenvoudiger om vastgoed te beheren, de ervaring van huurders of klanten te verbeteren en tijd te besparen op handmatige taken.
Het is echter niet eenvoudig om een PMS voor je bedrijf te kiezen. Wanneer je je opties gaat onderzoeken, kom je voor een belangrijke keuze te staan - lokaal of in de cloud.
Aan de ene kant moet je een on-premise PMS lokaal installeren en implementeren op een desktop. Dit geeft je meer controle en maatwerk. Het vergt echter hogere aanloopkosten, technische hulp en regelmatig onderhoud.
Als alternatief kun je een cloudgebaseerd PMS overal vandaan benaderen. Ze zijn dus gemakkelijker in te stellen en op te schalen, maar bieden minder aanpassingsmogelijkheden. Analyseer dus eerst je behoeften voordat je een beslissing neemt.
Hoe werkt een gebouwbeheersysteem?
Een vastgoedbeheersysteem werkt met behulp van meerdere modules. Het combineert meerdere gebieden van vastgoedbeheer in één systeem.
Laten we de zeven modules eens onder de loep nemen om een beter antwoord te krijgen op de vraag: "Hoe werkt een vastgoedbeheersysteem?".
- Reservering: Bedrijven in de horeca zijn vaak afhankelijk van online boekingen om deals te sluiten. Daarom is het logisch dat een PMS een reserveringsmodule heeft, zodat klanten online kunnen boeken en betalen. Deze module heeft ook functies die het bedrijf helpen om deze online boekingen te beheren.
- Receptie: Het gezegde "De eerste indruk is de laatste indruk" is van grote waarde voor horecabedrijven. Klanten verwachten een warm en snel welkom bij de receptie. Deze PMS-module helpt u daarbij met kamerbeheer, sleuteltoewijzing, dagelijkse controle en meer.
- Kanaalbeheer: Hoewel het aanbieden van je woning op meerdere kanalen voordelen heeft, is het beheren van die aanbiedingen niet eenvoudig. Daarom kun je met de kanaalbeheermodule al je aanbiedingen vanaf één plek beheren.
- Beheer van inkomsten: Met zijn gedetailleerde analyses en tracking stelt een PMS je in staat om je inkomsten effectief te beheren en te verhogen. Het maakt gebruik van machine learning om je te helpen de juiste prijzen te bepalen, je aanbiedingen te optimaliseren en meer omzet te genereren.
- Onderhoud van eigendommen: Niemand woont graag in een afbrokkelend gebouw, of het nu gaat om een huurwoning of een hotelkamer. Met deze PMS-module kun je huishoudelijke taken toewijzen, het onderhoud van je pand bijhouden en ervoor zorgen dat het altijd in goede staat verkeert.
- Beheer van klantgegevens: Om je woning te optimaliseren moet je klantgegevens verzamelen en beheren, dus het is logisch dat een PMS over deze module beschikt.
- Back-office beheer: Deze module omvat taken zoals evenementenbeheer, rapporten, kostenbeheer, enz. Een vastgoedbeheerder heeft immers ook hulp nodig bij administratieve taken.
4 waardevolle voordelen van vastgoedbeheersystemen
Experts hebben voorspeld dat de waarde van vastgoedbeheersystemen tussen 2024 en 2033 met 8,9% zal stijgen. Aangezien de experts in de sector hun voorspellingen baseren op het huidige gebruik, kunnen we gerust stellen dat bedrijven dit systeem snel aan het invoeren zijn. Daarom is het hoog tijd dat je investeert in een PMS als je dat nog niet hebt gedaan.
Maar als deze statistiek je nog niet overtuigd heeft van het belang van een PMS, dan kunnen de volgende paragrafen misschien helpen. Laten we vier van de waardevolle voordelen bespreken om je te helpen beslissen.
1. U kunt tijd en geld besparen
Een horecabedrijf runnen betekent dagelijks jongleren met meerdere repetitieve taken. Bovendien moet je elke dag je klanten tevreden houden, je pand onderhouden, rapporten genereren, strategieën creëren en je financiën beheren. Al deze taken kosten tijd.
Maar met een PMS kun je de meeste dagelijkse taken automatiseren en je concentreren op wat het belangrijkst is. Omdat alles op één plek staat, hoef je niet eens tijd te verspillen aan het zoeken naar informatie. Uiteindelijk bespaar je dus tijd.
Bovendien betekent het automatiseren van repetitieve taken dat menselijke fouten worden vermeden. Je kunt dubbele boekingen, miscommunicatie en verloren inkomsten voorkomen, waardoor je op de lange termijn geld bespaart.
2. Gegevens bijhouden en trends analyseren wordt eenvoudig
Eerder zeiden we al dat klantervaring draait om anticiperen en op tijd voldoen aan de vraag. Het gaat echter niet om gissen en er het beste van hopen. Het gaat om het gebruik van gegevens en inzichten om weloverwogen beslissingen te nemen. Dat is nog een gebied waar een PMS uitblinkt.
Het geeft je realtime gegevens en inzichten, zodat je trends kunt herkennen en je aanpak kunt aanpassen om beter aan de behoeften van klanten te voldoen. Je kunt ook het onderhoud van het gebouw bijhouden en ervoor zorgen dat er niets uit staat als er klanten komen logeren.
Sommige vastgoedbeheersystemen bevatten zelfs functies waarmee je wettelijke vereisten kunt bijhouden. Tot slot kun je je marketingcampagnes bijhouden en optimaliseren met een advertentiemodule.
3. Financieel beheer wordt eenvoudiger
Zakelijk succes draait niet alleen om het maximaliseren van inkomsten. Je hebt ook de middelen nodig om je kosten en financiën te beheren om ervoor te zorgen dat je inspanningen niet verloren gaan. En dan zijn er nog de belastingvereisten om je zorgen over te maken.
Met functies voor uitgavenbeheer kan een PMS je helpen om je financiële gezondheid te beoordelen en je budget optimaal te benutten. Bovendien helpt het bij je belastingen door alles te documenteren en rapporten te maken.
Je kunt met één muisklik een holistisch overzicht krijgen van je inkomsten, besparingen, onderhoud en kosten. Al deze dingen samen helpen je om betere financiële beslissingen te nemen.
4. Het verbetert de klanttevredenheid
Er bestaat geen concept van klanttevredenheid zonder de communicatie te verbeteren. Klanten wachten niet graag op antwoord, zeker niet als ze klachten hebben. Ze willen dat je hun vragen altijd beantwoordt en hen door het proces loodst.
Dat is waar PMS-functies zoals sms-waarschuwingen, speciale portals en zelfs chatbots van pas komen. Ze helpen je om snel te reageren en klanten op de hoogte en betrokken te houden.
Bovendien vereenvoudigen deze systemen onderhoudsaanvragen, zodat klanten problemen snel kunnen melden en sneller een oplossing krijgen. Bovendien helpen automatische herinneringen om iedereen op schema te houden.
Door huurders toegang te geven tot belangrijke documenten bouw je vertrouwen op en verloopt hun ervaring soepeler. Door al deze functies te combineren, kunt u uw klanten de beste ervaring bieden, waardoor hun tevredenheid en loyaliteit toeneemt.
Hoe een beheersysteem voor hoteleigendom kiezen
Zoeken naar de beste vastgoedbeheersystemen op Google zal meerdere resultaten opleveren. Er zijn er echter maar een paar die de moeite waard zijn. Ze hoeven niet per se slecht te presteren, omdat het afhangt van je behoeften.
Toch moet je een paar dingen in gedachten houden bij het kiezen van een beheersysteem voor hotelvastgoed.
Begin met het bekijken van de functies en vergelijk ze met je behoeften, vooral wat betreft gastenservices. Het is normaal om een aantal functies te hebben die je niet zult gebruiken, maar dit aantal moet klein blijven. Anders ga je uiteindelijk alleen maar buiten je budget.
Vergelijk in dat geval de prijs met de functies en andere softwareopties. Een slimmere manier om de prijzen te vergelijken met je budget is door te kijken naar de return on investment (ROI). Zelfs als een tool binnen je budget valt, wordt het duur als het geen resultaten oplevert.
Bij veel opties kun je ook pakketten aanpassen op basis van je behoeften. Voor maximale flexibiliteit kun je beter voor deze opties kiezen. Kijk bovendien of de software gemakkelijk integreert met je bestaande softwarepakket.
Zeer uitgebreide oplossingen zijn echter zelden gebruiksvriendelijk. Dit is geen probleem als je een gevestigd bedrijf hebt en een technisch team tot je beschikking hebt. Maar als je net begint, moet je ook rekening houden met gebruiksgemak en klantenondersteuning.
Top 5 software-opties voor een PMS in 2024
Nu je weet hoe je een beheersysteem voor hotelvastgoed moet kiezen, bespreken we een paar haalbare opties. Met een lijst van de populairste namen en hun functies kun je beter vergelijken.
- Guesty: Als je een vakantiewoning bezit, is Guesty misschien wel een van de beste opties voor jou. Met deze software kun je je woning op bijna alle populaire platforms voor vakantieverhuur plaatsen en beheren. Er is zelfs een mobiele app waarmee je alles onderweg kunt beheren.
- Oracle Hospitality: Oracle Hospitality is vooral populair onder grote hotels en is een gastgericht PMS. Gebruikers waarderen het vooral om zijn robuuste functies, schaalbaarheid, integratie en rapportage. Veel mensen hebben echter geklaagd over de complexe implementatie en het steile leertraject.
- Landlord Studio: Landlord Studio, een andere favoriet onder huurders, is een betaalbare optie voor kleine bedrijven. Deze software voor vastgoedbeheer heeft een duidelijke interface en biedt het screenen van huurders, het bijhouden van betalingen en basisrapportage.
- Cloudbeds: Als het gaat om vastgoedbeheersystemen voor hotels, laat Cloudbeds nooit verstek gaan om indruk te maken, vooral bij het beheren van meerdere hotelgroepen. De channel manager, booking engine en geavanceerde rapportage helpen hotelmanagers om complexe taken uit te voeren. Het is echter veelzijdig, dus het kan ook geschikt zijn voor kleinere en middelgrote hotels.
- Hostaway: Er is geen betere keuze dan Hostaway voor eigenaars van vakantiewoningen met meer dan tien accommodaties. Het helpt je om de hotelboekhouding, marketing, verkoop, betalingen en communicatie allemaal op één plek te beheren. U kunt zelfs velden voor financiële rapportage aanpassen zodat ze beter aansluiten bij uw doelen.
Veelgestelde vragen over systemen voor vastgoedbeheer
Je moet nu wel bekend zijn met een property management systeem. Laten we daarom een aantal veelgestelde vragen beantwoorden voordat we afsluiten.
Wat is een vastgoedbeheersysteem?
Een property management systeem is software die helpt bij het beheren van de dagelijkse taken voor hotels, vakantieverblijven en andere vastgoedbedrijven. Het regelt alles, van reserveringen en facturering tot onderhoud en communicatie met klanten.
Met deze software kun je de processen soepeler laten verlopen, de operationele efficiëntie verbeteren en de gasttevredenheid verhogen.
Waarom is een PMS belangrijk in de hotelindustrie?
Een PMS is belangrijk in de hotelsector omdat het alledaagse taken zoals het beheren van boekingen en het afhandelen van betalingen vereenvoudigt.
Door alles georganiseerd te houden, helpt deze software het personeel efficiënter te werken. Daardoor kunnen ze zich concentreren op wat het belangrijkst is: voldoen aan de eisen van de klant en hun ervaring verbeteren.
Wie gebruikt vastgoedbeheersystemen?
Hotelmanagers, vastgoedbeheerders en eigenaars van vakantieverblijven gebruiken systemen voor vastgoedbeheer.
Deze software helpt deze professionals om alles soepel te laten verlopen, van het afhandelen van boekingen tot het bijhouden van hun prestaties. Eigenlijk kan iedereen in de horeca of vastgoedsector baat hebben bij een PMS.
Investeer in een PMS voor eenvoudigere operaties en hogere gasttevredenheid
Een vastgoedbeheersysteem helpt verschillende eigenaars en beheerders met dagelijkse taken. Makelaars kunnen aanbiedingen beheren, terwijl eigenaars van huurwoningen onderhoudsaanvragen en communicatie met huurders kunnen bijhouden. Investeren in deze systemen is slim, of je nu een huurwoning of een luxe hotel runt.
Bied je je gasten WiFi aan? Haal er het beste uit door het te gebruiken als marketingtool. Beambox is een WiFi-marketingplatform dat je helpt gegevens te verzamelen en marketingcampagnes uit te voeren.
Met Beambox kun je met een paar klikken contactlijsten maken en campagnes automatiseren. Bovendien kun je eenvoudig gastnetwerken maken en je verbinding beveiligen. Begin vandaag nog met testen!
