Guia do especialista para equilibrar a gaveta da sua caixa registadora

Alguns elementos da hospitalidade são tranquilizadoramente tradicionais.

Há o check-in no balcão do hotel, o processo de dar uma gorjeta à equipa de espera por um trabalho bem feito e o sentimento momentâneo de importância que se tem quando o concierge arranja o estacionamento para o seu carro no parque subterrâneo.

No meio de um mar de magia tecnológica e influência das redes sociais, este material faz da indústria o que ela é.

E isso leva-nos às caixas registadoras. Não, a sério - esta é uma das rotinas mais importantes nas operações dos restaurantes e hotéis modernos, e é a mais tradicional de todas.

É também assustadoramente fácil de errar, por isso, considere este o seu guia completo sobre como equilibrar uma caixa registadora.

Porque é que é tão importante equilibrar uma gaveta de dinheiro?

Só no Reino Unido, um em cada 10 adultos não usa dinheiro, pelo que se pode pensar que as gavetas de dinheiro são uma espécie de relíquia.

Não é esse o caso. Para muitos de nós, o dinheiro vivo é realmente rei - ainda. Um estudo de 2018 revelou que 83% dos consumidores norte-americanos sentiriam falta de dinheiro se este desaparecesse para sempre.

Portanto, o dinheiro continuará a entrar no seu negócio de hotelaria a um ritmo bastante antigo durante algum tempo e, independentemente disso, o aparecimento de novos métodos de pagamento como o Apple Pay significa que equilibrar a gaveta do dinheiro é agora mais importante do que nunca.

É necessário contabilizar todo o dinheiro que entra na sua empresa, independentemente da forma como o faz. Isto garante que todos os lucros gerados são devidamente contabilizados e dá à sua empresa uma imagem financeira muito mais clara.

Até o ajudará a prever e planear os inevitáveis altos e baixos que a sua empresa terá.

Mas... confio nos meus empregados!

Por muito que confie nos seus empregados, tem de aceitar que, uma vez que a sua empresa lida com dinheiro, há sempre a possibilidade de os nefastos se aproveitarem.

Estima-se que as empresas nos EUA perdem anualmente uma média de 7% das suas receitas anuais devido ao roubo de trabalhadores.

Isto não significa que o empresário tenha de estar sempre atento, mas ilustra bem a importância da caixa registadora do restaurante e da sua capacidade de a equilibrar.

 Artigo relacionado: Criou a melhor equipa de restaurante - eis como mantê-la

3 aspectos essenciais a ter em conta para equilibrar a sua caixa registadora

Antes de entrarmos no processo, eis três aspectos de importância vital que terá de ter em conta sempre que equilibrar as suas caixas registadoras.

1. Ter sempre uma pessoa por gaveta

Pode ser tentador cortar nos custos e ter apenas uma gaveta para todos, mas recomendamos que invista em tantas quantas as pessoas que tem ao serviço num determinado momento. Quanto mais pessoas tiverem acesso à mesma gaveta de dinheiro, maior será a responsabilidade pelo que acontece na mesma.

2. Começar o dia a contar dinheiro

É fácil assumir que o equilíbrio de uma gaveta de dinheiro é algo que só precisa de ser feito no final do dia. Não é assim. Certifique-se de que começa todos os dias por contar o que já está na sua caixa registadora. Isto garante que pode manter uma quantidade consistente e suficiente de dinheiro base na sua caixa registadora para satisfazer a procura e facilitar o processo de equilíbrio no final do dia.

3. Depositar dinheiro ao longo dos turnos

Uma caixa registadora arrumada é uma caixa registadora saudável. Durante os períodos mais calmos, certifique-se de que deposita dinheiro, conta o dinheiro presente e retira a diferença da sua contagem matinal. Faça isto de dois em dois para garantir que há dois pares de olhos em cada depósito e contagem. Torne isto um hábito e o seu balanço será muito mais fácil de efetuar.

O processo em 5 passos para equilibrar as caixas registadoras

Agora que já sabemos o quê, porquê e quando equilibrar o dinheiro na sua empresa, eis como o fazer em cinco passos simples.

Imprima a seguinte lista, cole-a na parede perto de cada caixa e faça dela o mantra da sua equipa!

1. Determine a sua quantidade inicial ideal

É importante que a sua caixa registadora contenha um número consistente de moedas e notas para que tenha sempre trocos suficientes para os clientes.

Da mesma forma, demasiado dinheiro na gaveta pode incitar ao roubo, pelo que é importante mantê-lo sob controlo com um montante inicial sólido.

Decida qual o montante base de dinheiro que irá reter em cada caixa registadora para fazer face às transacções que provavelmente irá encontrar todos os dias. Um olhar sobre os relatórios de receitas do dia a dia ajudá-lo-á neste ponto.

2. Manter um empregado por registo

Mencionámos isto nas nossas dicas rápidas acima, mas vale a pena repetir.

Um empregado por caixa registadora significa que tem uma linha de responsabilidade e uma operação de restauração muito mais eficiente graças a menos erros causados pelo síndroma de "demasiados cozinheiros".

3. Efetuar uma leitura X

Quando chegar a um ponto de paragem (normalmente uma mudança de turno), faça uma leitura X no seu sistema POS. Imprima-o e puxe a gaveta do dinheiro, antes de se retirar para uma área discreta.

4. Efetuar a contagem física

Retirado da gaveta do dinheiro e lido X na mão, iniciar a contagem física.

Registar os totais de todas as moedas, notas e recibos PDQ e comparar o resultado com os totais da leitura X.

Desde que não tenham sido cometidos erros na distribuição do troco (ou pior), tudo deverá estar correto. Tenha em atenção que não é invulgar haver um mínimo de faltas de dinheiro, uma vez que estas são normalmente mais comuns do que os excessos.

5. Não esquecer a entrega do dinheiro

Um levantamento de dinheiro é quando um membro sénior do pessoal retira e deposita manualmente o dinheiro na gaveta. Isto ajudá-lo-á a acompanhar as transacções dos clientes e a garantir que o nível básico de dinheiro (ver passo 1) é mantido.

A frequência e o momento destas descidas depende inteiramente de si, mas faz sentido fazê-lo quando o comércio desce um pouco para evitar perturbar o serviço.

Quando ocorre uma entrega de dinheiro, certifique-se de que o funcionário que a efectuou é registado juntamente com a hora, a data e o montante da entrega. Peça ao caixa que assine a transação para garantir que a responsabilidade de trabalhar com o novo saldo é registada.

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Como equilibrar uma caixa registadora - FAQs

P: O que significa equilibrar uma caixa registadora? Equilibrar uma caixa registadora refere-se ao processo de garantir que o dinheiro contido na gaveta da caixa reflecte com precisão as transacções comerciais desse dia (ou turno).

P: Qual é a forma correta de colocar notas numa gaveta de dinheiro? Para facilitar o balanço, é preferível colocar as notas viradas para a mesma direção, de modo a que o montante da nota esteja localizado no mesmo local durante a contagem física.

P: E se eu exceder a quantidade de uma determinada nota? Se levantar mais notas do que a inserção da gaveta pode suportar, junte as notas em excesso e coloque-as no compartimento por baixo da gaveta. Para evitar ter de fazer isto, certifique-se de que as entregas e retiradas de dinheiro são efectuadas regularmente por funcionários superiores.

P: Qual é a diferença entre uma leitura X e Z? As leituras X e Z nos sistemas POS modernos fornecem essencialmente a mesma informação se forem executadas ao mesmo tempo, mas uma leitura X dá-lhe uma leitura (ou pré-visualização), enquanto que a execução de uma leitura Z irá reiniciar o relatório do caixa.

P: O que devo fazer se o dinheiro não estiver equilibrado? Se o seu dinheiro não estiver equilibrado, fale com um membro superior do pessoal. Registe exatamente quanto está em falta e onde se encontra a discrepância em termos do tipo de recibo (isto deve ser identificável comparando todos os recibos físicos e o dinheiro com o X lido).

P: Posso confiar no POS para efetuar o balanço de caixa? Sim. Um sistema moderno de POS deve sempre fornecer uma leitura precisa de X e Z, e a maioria possui auditoria ao nível do utilizador, pelo que todas as transacções são marcadas com a hora e a data do operador em questão.

P: Quantas entregas de dinheiro devo efetuar? Isso depende inteiramente de si, mas é importante lembrar que o principal objetivo é garantir que o seu saldo inicial nunca é reduzido e que tem dinheiro suficiente na caixa para servir as transacções dos clientes.

P: Quando devo implementar o equilíbrio da caixa registadora? Normalmente, é melhor equilibrar a sua caixa registadora no final do dia ou quando termina o turno de um caixa.

 Leitura adicional: Uma lista de verificação de 10 passos para determinar o melhor sistema POS

Concluir

Há coisas que nunca mudam, e o processo de equilibrar uma caixa registadora é um exemplo perfeito de uma rotina antiga da hotelaria que todas as empresas do sector têm de seguir à risca.

Esperamos que o nosso guia se torne a sua bíblia do equilíbrio da caixa registadora. Por que não partilhá-lo com o seu pessoal para garantir que todos cantam da mesma folha de hinos?

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