Muitas pessoas optam por telefonar para uma empresa depois de encontrarem informações sobre ela na Internet. Por isso, mesmo as empresas mais pequenas devem abordar os números de telefone comerciais com cuidado. Será que um serviço telefónico para pequenas empresas pode ser a solução para si?
A procura é uma coisa, mas o que realmente torna essencial um serviço telefónico de qualidade é o impacto que tem no sucesso. A verdade é que não investir num serviço telefónico pode travar drasticamente o seu crescimento, e ninguém quer isso.
Neste guia, ensinar-lhe-emos por que razão os serviços telefónicos são essenciais, para que possa avaliar a situação por si próprio. Prepare-se para definições e instruções, além de uma lista útil de vantagens para o ajudar a compreender realmente os prós. Incluímos também uma secção sobre a melhor altura para investir em serviços telefónicos. Desta forma, tem uma linha temporal sólida.
Está pronto para decidir, de uma vez por todas, sobre um serviço telefónico para a sua empresa? Continue a ler para determinar o melhor caminho a seguir!
O que é um serviço telefónico para pequenas empresas?
Um serviço telefónico para pequenas empresas é simplesmente um sistema que permite às empresas comunicar com os clientes através de telemóveis ou telefones fixos.
Este é um termo genérico; é uma frase única que abrange várias estratégias e abordagens. Os sistemas telefónicos para empresas incluem normalmente chamadas ilimitadas e alguns fornecedores de serviços telefónicos para empresas podem oferecer funcionalidades adicionais. Por exemplo, pode ativar transcrições de voicemail para fins de formação.
Na sua forma mais simples, um número de telefone comercial recebe chamadas e permite a interação com as questões dos clientes. Isto abre um corredor para a comunicação e satisfaz uma procura.
No entanto, também pode facilitar:
- Voz sobre Protocolo Internet (VOIP) que permite efetuar chamadas a partir da Internet e de diferentes dispositivos, como computadores
- Comunicação bidirecional através de uma API SMS
- Comunicação unidirecional através de um shortcode SMS
- Marketing geral por SMS
- Chamada fria
- Encaminhamento de chamadas que permite que vários membros do pessoal atendam as chamadas telefónicas recebidas
Pode ver como um serviço telefónico pode ser avançado. Quando se começa com uma pequena empresa, as caraterísticas necessárias dependem muito do seu sector e dos seus objectivos.
Por exemplo, uma pequena empresa em linha pode ainda necessitar de encaminhamento de chamadas se lidar frequentemente com vários pedidos de informação recebidos em simultâneo. Por outro lado, uma pequena empresa de restauração pode lidar com visitas e reservas online e ter problemas com chamadas recebidas em conflito com menos frequência.
Por conseguinte, apesar de se encontrarem em fases semelhantes do seu percurso e de obterem lucros semelhantes, necessitariam de caraterísticas diferentes.
Com os serviços telefónicos para pequenas empresas, não existe uma solução única para todos. 60% das pessoas optam por telefonar a uma empresa depois de a encontrarem no Google, de acordo com a Numa. Por isso, tem de tomar uma decisão individual para escolher um pacote com as funcionalidades de que a sua empresa necessita.
Como poupar dinheiro num serviço telefónico para pequenas empresas
Os fornecedores de serviços telefónicos para pequenas empresas variam muito em termos de custos. As opções básicas com caraterísticas limitadas podem custar entre 20 e 50 dólares por utilizador por mês.
O maior fator de decisão em termos de custos é o número de utilizadores que pretende adicionar ao pacote. Para saber como poupar dinheiro num serviço telefónico para pequenas empresas, sugerimos que tenha cuidado com o número de utilizadores. Por exemplo:
- Se adicionar apenas a si próprio a um pacote de 40 dólares por mês, terá de pagar apenas esses 40 dólares.
- Se adicionar dois utilizadores a um pacote de $40 por mês, são $80.
- Com cinco utilizadores, esses 80 dólares aumentam para 200 dólares.
- No entanto, com 10 utilizadores, esse valor aumentaria para 400 dólares.
Se tiver uma equipa de 10 pessoas, adicionar tantos utilizadores a uma subscrição mensal pode ser contraproducente. Seja muito inteligente em relação a quem envolve. As pequenas empresas raramente precisam de tantas mãos no convés - talvez possa sobreviver apenas consigo e com o seu gestor?
Também vale a pena avaliar exatamente quais os serviços de que necessita. As linhas telefónicas comerciais para atender as chamadas recebidas não são negociáveis, e o encaminhamento de chamadas também pode ser. Mas será que precisa de funcionalidades avançadas como VOIP ou mesmo reuniões em vídeo?
Poderá ter acesso a serviços mais avançados noutro local, como o Google Workspace. Os serviços telefónicos mais caros podem não ser melhores, por si só. Incluir mais funcionalidades não significa que a sua empresa necessite efetivamente delas ou que deva investir. Em vez disso, avalie as funcionalidades por detrás da etiqueta de preço e seja brutal quanto ao que realmente necessita.
Uma atitude de concorrência desleal no início pode poupar-lhe imenso dinheiro a longo prazo. Ninguém quer mais utilizadores ou funcionalidades do que aquelas de que necessita no seu serviço telefónico, especialmente se isso estiver a aumentar a sua conta!
5 vantagens de utilizar um serviço telefónico
Sabe o que é um serviço telefónico e como poupar dinheiro com estes práticos pacotes empresariais. No entanto, deve compreender exatamente o valor desta estratégia em primeiro lugar. Investir num serviço telefónico para a sua empresa tem muitas vantagens, incluindo simplesmente permitir a comunicação.
Tendo isso em mente, estes são os cinco principais benefícios dos serviços telefónicos para empresas. Estas vantagens podem ser uma excelente motivação ou um fator de decisão se estiver indeciso quanto ao investimento.
1. Melhor comunicação
O principal benefício é inegável: Está a abrir um canal muito procurado e a permitir uma melhor comunicação com os clientes. Isto é ótimo para permitir melhores respostas e, ao aproveitar este benefício, abre as portas para ainda mais melhorias.
2. Bases para o crescimento
Com um serviço telefónico de boa qualidade surgem mais oportunidades, incluindo bases para o crescimento. A abertura dessas vias de comunicação cria oportunidades para envolver mais pessoas e proporciona a estrutura necessária para crescer.
3. Aumento da confiança
Não há como negar que um serviço telefónico aumenta a confiança na sua empresa. É excelente para uma imagem de marca com autoridade. Ter um ponto de contacto único e fiável tranquiliza os clientes potenciais e actuais. Para além disso, tem simplesmente um aspeto mais profissional.
Confiaria numa empresa com um número de telefone público (e memorável)? Ou confiaria numa empresa esquiva que não conseguisse descobrir como contactar? Essa via de comunicação instantânea acrescenta um elemento de confiança e prestígio.
4. Redução das críticas negativas
Ao fornecer esse ponto de contacto, limitará o número de críticas negativas que receberá. Uma das principais razões pelas quais as pessoas se apressam a deixar comentários é para se queixarem; trata-se frequentemente de uma reação emocional. Um serviço telefónico adequado proporciona um amortecedor, captando as pessoas que precisam de apoio.
Lidar com os problemas dos clientes por telefone pode ser complicado. No entanto, é muito melhor para a sua reputação do que permitir que os problemas se transformem em críticas públicas.
Uma grande vantagem de investir num serviço telefónico é o facto de redirecionar as pessoas para o serviço de apoio ao cliente e não para os sites de avaliação. E quem é que não quer uma plataforma brilhante do TripAdvisor, Google Maps ou Yelp?
5. Melhor controlo do pessoal
Por outro lado, investir num serviço telefónico pode melhorar a sua capacidade de monitorizar o pessoal. Tal como é da sua responsabilidade gerir as interações com os clientes, também tem de gerir a forma como o pessoal interage com os clientes.
Alguns pacotes de serviços incluem funcionalidades de transcrição ou gravação de voz. O objetivo destas funções é conservar o conteúdo da chamada telefónica. Isto pode ser valioso para garantir que o seu pessoal está a cumprir as políticas e a funcionar eficazmente. Proporciona excelentes oportunidades de formação e de investimento na qualidade da sua força de trabalho.
Também é importante proteger as suas próprias costas. Trabalhar com vários gestores de chamadas pode ser difícil, especialmente à medida que a empresa se expande. É bom ter um registo dos conselhos e das promessas feitas. Desta forma, pode proporcionar consistência em toda a experiência do cliente.
Qual é o melhor serviço telefónico para uma pequena empresa?
O "melhor" serviço telefónico para pequenas empresas não é uma resposta do tipo "copiar e colar". Nem todas as empresas necessitam das mesmas caraterísticas, o que elimina o conceito de um único serviço vencedor.
Em vez disso, é necessário rever os critérios internamente antes de fazer compras. Ao comprar serviços telefónicos para pequenas empresas, é necessário saber o que procurar numa base individual.
Dito isto, há alguns sinais de alerta a ter em conta e questões a considerar, tais como:
- Oferece a possibilidade de encaminhamento de chamadas à medida que a sua empresa cresce?
- Oferece serviços de gravação ou transcrição que possam ser utilizados para fins de formação?
- A comunicação bidirecional ou unidirecional é importante para si? Em caso afirmativo, oferece uma API SMS ou um código curto?
- Já está a investir em campanhas de mensagens SMS? Se pretender esta integração, oferece uma porta de texto para enviar mensagens a partir de computadores?
- É fornecido com um software de marketing que inclui funcionalidades de envio em massa? Se não, é compatível com um?
Deve também ter em conta critérios mais gerais, tais como:
Existe uma opção de teste ou demonstração gratuita? Esta opção é preferível, pois permite-lhe mergulhar sem grandes compromissos financeiros iniciais.
- É compatível com os seus sistemas actuais?
- Como são os comentários? As outras pessoas aprovam este serviço?
- Qual é a política de cancelamento se não for adequado?
- Tem as caraterísticas que a sua estratégia telefónica específica exige?
- É a altura certa para fazer este investimento na sua empresa?
Se já passou por todas estas questões e ainda quer alguma inspiração. Sugerimos que consulte estes fornecedores:
- Nextiva
- RingCentral
- 8x8
O que é o serviço telefónico VOIP para uma pequena empresa?
Um serviço telefónico VOIP para uma pequena empresa significa simplesmente voz sobre protocolo de Internet. Isto pode parecer um bocado complicado, mas não é nem de perto nem de longe tão complicado como parece. É prático utilizar a Internet para fazer chamadas telefónicas - por exemplo, utilizando um computador portátil para atender uma chamada.
Em vez de depender de um telemóvel ou de uma linha fixa, torna o seu serviço telefónico mais flexível. Simplesmente, oferece-lhe mais opções quando se trata de gerir as suas comunicações empresariais.
Nem todos os serviços telefónicos fornecem VOIP, que é uma funcionalidade bastante avançada e de nicho. Por isso, se estiver interessado, terá de procurar especificamente fornecedores que anunciem o VOIP. No entanto, pode valer a pena, especialmente se tiver necessidade de atender chamadas a partir de um computador.
Quando deve investir num serviço telefónico?
Pode parecer prematuro, mas aconselhamo-lo a investir imediatamente num serviço telefónico. A estatística original que referimos, sobre 60% dos clientes quererem telefonar a empresas que encontram no Google, é reveladora. Há demasiada procura para adiar esta via de comunicação.
Pode ter uma pequena empresa por várias razões. Talvez queira ter uma base de clientes unida, ou talvez esteja apenas a começar. De qualquer forma, nenhuma destas razões justifica o não investimento num serviço telefónico comercial - ou, pelo menos, num número! Claro que há compromissos, como a utilização de um número pessoal, mas isso tem repercussões, como o risco de esgotamento.
Investir em serviços telefónicos estabelece o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal, dá um aspeto profissional, permite uma melhor comunicação com os clientes e lança as bases para o crescimento da empresa.
Devido a todas estas vantagens, não há melhor altura do que o presente. É uma óptima jogada, independentemente da fase do seu percurso empresarial; de facto, quanto mais cedo, melhor.
Como recolher números de telefone
Mas espere um pouco. Neste momento, já sabe o que implica um serviço telefónico, mas também abordámos as funcionalidades de marketing. É bom escolher um serviço que ofereça funcionalidades de marketing por SMS. Mas como é que se recolhem números de telefone para tirar partido disso?
É uma óptima pergunta, e a verdade é que há mais do que uma forma de esfolar um gato. Pode utilizar qualquer uma das seguintes estratégias para recolher números de telefone para contactar pessoas através do seu novo serviço telefónico:
- Ofereça confirmações de texto para reservas e compras.
- Criar um programa de fidelização baseado em texto.
- Organizar concursos e exigir números de telefone para a participação.
- Pergunte aos clientes se pode enviar-lhes questionários de feedback por texto.
- Configure um software de portal cativo para a rede Wi-Fi do seu hóspede.
Beambox: Recolha de números de telefone através de WiFi
Sabia que pode recolher números de telefone através de WiFi? Tudo o que precisa é de um portal cativo. Uma estratégia de portal cativo envolve o investimento num software específico que se liga à sua rede WiFi existente. Veja como funciona.
Quando um cliente clica para aderir à sua rede de convidados, é ativado o portal. O portal é apresentado como uma página Web que contém um formulário que solicita os dados da sua escolha. Pode pedir qualquer coisa, desde informações demográficas até, neste caso, números de telefone. Quão inteligente é isso?
Os clientes só podem prosseguir depois de preencherem o formulário, o que aumenta a motivação para fornecerem o seu número. Quando o fazem, recebem acesso instantâneo à Internet e você obtém um número para a sua base de dados de contactos.
Deve respeitar o RGPD, declarando que pretende utilizar o seu número para fins de marketing e obter o seu consentimento. Em geral, esta estratégia é fácil de organizar e totalmente passiva após o lançamento. É uma excelente forma de aumentar a sua base de dados e permitir futuras campanhas por SMS ou telefone.
Na Beambox, este é o nosso pão e manteiga; gerimos uma solução de marketing WiFi tudo-em-um com um portal personalizável. Comece hoje o seu teste gratuito do Beambox e dê os seguintes passos depois de investir no serviço telefónico da sua pequena empresa!
FAQ
Não desapareçam já! Vamos rever o que já falámos. Não há nada como um teste rápido - tem a certeza de que se lembra de todos os pontos essenciais que acabámos de lhe ensinar?
Aqui estão as perguntas mais frequentes sobre serviços telefónicos para pequenas empresas. Alguma delas ainda o deixa perplexo?
O que é um serviço telefónico para pequenas empresas?
Um serviço telefónico para pequenas empresas é apenas um sistema que permite a comunicação móvel ou fixa para uma empresa de pequena dimensão.
Este termo genérico pode referir-se a um pacote que oferece a possibilidade de receber e efetuar chamadas. Ou pode ser um pouco mais avançado, oferecendo software de marketing e análise de SMS. Pode até facilitar coisas como o encaminhamento de chamadas, em que vários operadores gerem as linhas.
Qual deve ser o orçamento para um serviço telefónico comercial?
Orçamentos superiores a $20 por mês por utilizador, aumentando para cerca de $40 por mês para pacotes mais avançados. O custo de um serviço telefónico depende realmente da dimensão da sua empresa. Quanto maior for o número de funcionários a que der acesso, mais caro será o serviço. Para as pequenas empresas, o investimento não deve ser demasiado elevado. Colocamo-lo ao nível do investimento em marketing por correio eletrónico ou software de marketing WiFi. Além disso, é dedutível nos impostos e extremamente rentável; obtém bons resultados.
Quais são as vantagens de utilizar um serviço telefónico para pequenas empresas?
A vantagem de um serviço telefónico para pequenas empresas é que satisfaz a procura desta forma de comunicação. Pegar no telefone e telefonar continua a ser um método extremamente popular de comunicação com os clientes.
Por conseguinte, esta estratégia mantém-no ligado tanto à sua base existente como a potenciais clientes. É de baixo custo e bastante essencial se quiser expandir o seu negócio e ter um verdadeiro sucesso.
