Usando uma fórmula, você pode calcular facilmente as despesas operacionais de sua empresa. Um contador confiável pode extrair sem esforço os custos semanais e mensais das planilhas financeiras de sua empresa. O contador pode inserir os detalhes usando uma calculadora de despesas operacionais para obter o custo total. Se você é do tipo "faça você mesmo" e quer cuidar das operações da sua empresa, deve aprender a calcular as despesas operacionais. É preciso conhecer os diferentes tipos de despesas operacionais e quais despesas devem ser consideradas no cálculo total. Este artigo fornecerá as informações necessárias, portanto, não há necessidade de se preocupar com o ponto de partida.
Como calcular as despesas operacionais
Antes de começar, você precisa ter conhecimentos básicos de contabilidade. É fundamental estar familiarizado com as terminologias contábeis para entender os demonstrativos financeiros. Será um desafio identificar as despesas corretas sem o conhecimento essencial de contabilidade. Esse jargão não é complicado; com uma rápida pesquisa, você pode descobrir o que essas palavras ou expressões especiais significam.
Aqui estão as etapas com as quais você deve se familiarizar sempre que for calcular uma despesa operacional da empresa:
Coleta de documentos financeiros
Se não tiver certeza de por onde começar, reúna todos os demonstrativos financeiros de sua empresa. Esses demonstrativos incluem:
- Demonstração de resultados, também conhecida como demonstração de lucros e perdas
- Balanço patrimonial
- Demonstração de fluxo de caixa
- Declaração de patrimônio líquido
- Demonstração financeira sem fins lucrativos
- Quaisquer notas ou recibos de despesas que não possam ser incluídos nas demonstrações financeiras
- Extratos bancários
- Extratos de cartão de crédito
Não é necessário, mas é melhor reunir toda a documentação que relacione as despesas comerciais. Algumas dessas declarações podem ser irrelevantes se não estiverem relacionadas a despesas. Algumas delas podem já estar disponíveis na demonstração de resultados ou no balanço patrimonial. Mas se você acredita que há um erro contábil contabilizado, é importante analisar todos os demonstrativos.
Identificação e organização de despesas operacionais
Depois de obter todos os extratos, analise-os com um pente fino para garantir que você não perca nenhuma transação. Se você não anotar cada dólar gasto, poderá não identificá-lo. Isso resultará em um cálculo incorreto das despesas operacionais da empresa. Isso resultará em um cálculo incorreto das despesas operacionais da empresa.
Se você tiver muitos documentos financeiros para analisar, crie uma planilha ou use um software de contabilidade. Isso o ajudará a organizar e controlar todas as despesas com precisão. Comece com a demonstração de lucros e perdas, pois ela inclui uma entrada individual para cada despesa da empresa. Depois de concluir essa e qualquer outra declaração relevante, examine a documentação extra e as faturas para fazer referência cruzada às despesas. Descarte todos os pagamentos que já constam da demonstração de resultados para não duplicar as despesas.
Para facilitar a sua vida, você pode categorizar os custos da sua empresa em três tipos:
-
Despesas de escritório - Aluguel - Custos com serviços públicos - Móveis e suprimentos para escritório - Impostos sobre a propriedade - Honorários advocatícios - Despesas administrativas - Despesas de manutenção
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Despesas com folha de pagamento - Salários - Pensões - Benefícios para funcionários
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Custos de vendas e marketing - Despesas com publicidade e marketing - Materiais de vendas - Software de automação de marketing - Despesas com design - Comissão de vendas
Esses são alguns dos custos operacionais que você pode categorizar para sua demonstração de resultados. Você pode ter mais ou menos ou até mesmo incluir categorias extras, dependendo da natureza de sua empresa. A elaboração de uma lista separará as despesas operacionais de outros tipos de pagamentos comerciais.
Calcular os custos operacionais totais
Some todos os custos de cada categoria depois de identificá-los e organizá-los. Depois de concluída, a próxima etapa é calcular os custos totais da empresa em um período específico. A fórmula é simples. Você soma todos os custos operacionais que calculou para cada categoria. Isso lhe dará uma compreensão clara de quanto sua empresa gasta em suas operações. Por exemplo:
Despesas operacionais = despesas de escritório + despesas com folha de pagamento + custos de vendas e marketing
O cálculo não é a parte complicada. O trabalho principal envolve identificar, categorizar e analisar os resultados. No entanto, se seus livros forem precisos, você poderá controlar as despesas sem ter de alternar entre diferentes demonstrações financeiras e recibos de pagamento.
Cálculo de despesas operacionais usando métodos alternativos
Adicionar a soma de todas as despesas operacionais é uma maneira fácil de determinar os custos totais da empresa. Entretanto, há mais de uma maneira de calcular isso, e os métodos alternativos podem exigir equações matemáticas adicionais.
Por que você precisa de métodos alternativos para calcular as despesas operacionais? Há vários motivos pelos quais as empresas podem optar por usar métodos alternativos.
- Um dos motivos é que métodos diferentes podem fornecer uma representação mais precisa dos custos reais incorridos pela empresa.
- O segundo motivo é que o uso de métodos alternativos pode ajudar a identificar áreas em que você pode minimizar ou otimizar os custos. Isso levará a um melhor desempenho financeiro.
- Além disso, você acaba calculando informações financeiras adicionais, como o custo das vendas, a receita total etc.
Isso ajudará as empresas a definir preços, fazer orçamentos, controlar despesas e tomar decisões.
Como calcular o total de despesas operacionais usando a receita total
Outra forma de calcular isso é separar a receita operacional e os custos dos produtos vendidos da receita total.
Receita total
A receita total é o montante total de dinheiro gerado pelas vendas ou outras fontes de renda. Você pode calcular a receita total multiplicando o número de vendas pelo preço de venda de cada item. Por exemplo:
Receita total = número de vendas x preço de venda
Custos de produtos vendidos (COGs)
Os custos diretos incorridos na produção ou aquisição das mercadorias vendidas são o custo das mercadorias vendidas. A fórmula de COGs inclui o custo de matérias-primas, mão de obra e quaisquer outros custos associados à produção de mercadorias.
Receita operacional
A receita operacional é a receita gerada pelas operações principais da empresa, excluindo quaisquer despesas ou receitas não operacionais. Ao subtrair o custo dos produtos vendidos da receita total, você pode determinar a receita operacional. Por exemplo
Receita operacional = receita total - custo dos produtos vendidos
Despesas operacionais
Depois de calcular todas as três informações financeiras, agora você pode calcular as despesas. Se estiver se perguntando como fazer isso, esta é a outra fórmula que você pode usar:
Despesas operacionais = receita total - receita operacional - custo dos produtos vendidos
Como calcular o índice de despesas operacionais
Às vezes, você pode precisar do total de despesas operacionais na forma de uma porcentagem. Para isso, você precisa aprender a calcular o índice de despesas operacionais. O índice de despesas operacionais também é conhecido como OER, e a fórmula é fácil de entender. A equação matemática é o cálculo básico de porcentagem que lhe foi ensinado na escola. Essa equação envolve a divisão da despesa pela receita total e, em seguida, a multiplicação por 100%. Por exemplo:
Índice de despesas operacionais = (despesa total / receita total) * 100
Como calcular as despesas operacionais do ano-base
As despesas operacionais do ano-base não são outro método de cálculo alternativo. Em vez disso, o termo "ano-base" refere-se a um ano de referência. Isso significa que as empresas escolhem um ano como ponto de referência para análises financeiras ao comparar despesas futuras. As empresas optam por calcular seu ano-base porque podem acompanhar e avaliar as mudanças em suas despesas operacionais ao longo do tempo. Elas podem identificar tendências, avaliar o impacto de medidas de redução de custos e tomar decisões relacionadas à alocação de recursos e orçamento. Entender como calcular as despesas operacionais do ano-base é simples. Você precisa de duas coisas:
- O total de despesas operacionais
- Um ano-base para servir como referência para comparação
A fórmula é a seguinte:
Despesas operacionais do ano-base = (total de despesas operacionais do ano atual / total de despesas operacionais do ano-base) * 100
Marketing em despesas operacionais
Se estiver tentando reduzir seus custos operacionais, não corte o marketing. Ele desempenha um papel crucial no desempenho financeiro geral de uma empresa. Ao implementar com precisão as estratégias de marketing, as empresas podem crescer.
Como esse é um fator importante, é melhor contratar uma equipe de marketing profissional, como a Beambox. Eles são especializados em WiFi para hóspedes, que é uma ferramenta valiosa para coletar dados de clientes e conduzir campanhas de marketing baseadas em localização. Com sua experiência, a Beambox sabe como calcular as despesas operacionais para maximizar o ROI. Saiba mais e amplie seus negócios hoje mesmo com a Beambox.
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