La crainte de commettre des erreurs lors de l'établissement des factures est réelle, en particulier pour les petites entreprises. Pourtant, c'est une nécessité pour agir en toute légalité et éviter une situation financière chaotique. C'est pourquoi vous devez apprendre à envoyer une facture.
Une facture est un document qui indique le coût de chaque produit ou service acheté par un client. Son principal objectif est de faire savoir aux acheteurs ce qu'ils doivent à l'entreprise.
Aujourd'hui, de nombreuses entreprises joignent leur facture à un courrier électronique et s'en tiennent là. Toutefois, les choses peuvent varier en fonction de l'entreprise que vous dirigez.
Certains détails de la facture la rendent plus percutante. Si vous souhaitez créer des factures qui font impression et qui vous permettent d'être payé plus rapidement, vous êtes au bon endroit !
Quand devez-vous envoyer des factures à vos clients ?
Si l'envoi de factures est un moyen d'obtenir de l'argent plus rapidement, le choix du moment peut avoir une influence positive ou négative.
L'envoi de la facture avant ou après le travail dépend du type d'entreprise que vous possédez. Si vous fournissez des services tels que la plomberie, il est préférable d'émettre une facture juste après avoir terminé le travail.
En revanche, si vous fournissez des services permanents tels que la comptabilité et la tenue de livres, il est préférable d'établir des factures mensuelles ou trimestrielles.
En outre, certains travaux peuvent nécessiter des modifications ou des travaux supplémentaires. Dans ce cas, prévoyez jusqu'à 48 heures avant d'envoyer la facture. Par exemple, vous créez un plan marketing pour un café. Or, ce plan peut plaire ou déplaire à l'établissement. Il serait donc malvenu de lui demander de payer avant qu'il n'ait approuvé le plan.
Cependant, dans certains cas, vous avez besoin d'argent pour commencer à travailler. Par exemple, vous planifiez un événement pour un restaurant en tant que consultant en alimentation et boissons.
Dans ce cas, il se peut que vous ayez besoin de matériel pour la décoration et d'un paiement anticipé pour inviter les convives. Il serait donc judicieux d'envoyer une facture avant de commencer le travail.
Vous pouvez également mener des campagnes de marketing numérique pour de petites entreprises. Vous diviserez probablement la tâche en plusieurs étapes pour faciliter votre travail. Dans ce cas, il sera plus facile d'envoyer une facture après chaque étape, mais avant que le travail ne soit entièrement achevé.
Éléments essentiels à inclure dans toute facture d'entreprise
Obtenir un paiement plus rapide est peut-être la raison la plus évidente d'envoyer des factures à temps, mais ce n'est pas la seule. Les factures sont également un excellent moyen de se prémunir contre les complications juridiques et la fraude.
Elles vous aident à enregistrer les produits et services que vous avez fournis à vos clients. En cas de désaccord sur le paiement, il vous suffit de présenter la facture. Mais que faut-il impérativement y faire figurer ?
- Numéro de facture: Attribuez un numéro unique à chaque facture afin de la rendre reconnaissable. En cas de litige, vous ne voudrez pas perdre de temps à retrouver la bonne facture.
- Date de la facture: Mentionnez la date à laquelle vous avez créé et émis la facture.
- Votre logo: Votre facture doit pouvoir se distinguer de toutes les autres. L'apposition du logo de votre entreprise contribuera également à vous donner une image plus professionnelle.
- Informations sur l'entreprise: Mentionnez les informations relatives à votre entreprise et tous les détails pertinents. En fonction de votre juridiction, vous devrez peut-être ajouter le numéro de TVA ou d'autres informations. En outre, la facture doit contenir non seulement vos informations, mais aussi celles de vos clients.
- Description et détails du paiement: Décrivez de manière concise les produits ou services que vous avez fournis, ainsi que leurs prix respectifs. Mentionnez également les taxes éventuelles et le prix total que le client doit payer. Si vous envoyez une facture en ligne, vous pouvez également ajouter un bouton permettant aux clients de payer.
- Date d'échéance et conditions: Il ne sert à rien d'envoyer une facture sans date d'échéance, car le client la repoussera sans cesse. En outre, pour rendre la facture plus ferme, mentionnez les conditions de paiement, notamment les conséquences d'un dépassement de la date d'échéance. Mais n'oubliez pas de remercier le client d'avoir fait affaire avec vous.
Quelles sont les différentes façons d'envoyer une facture ?
Les factures manuelles ont perdu leur charme. Les gens ne paient que 6 % de ces factures dans les 30 jours. Les 94 % restants sont payés dans un délai de 30 à 60 jours. Mais il existe d'autres moyens d'envoyer des factures qui encouragent le paiement dans les délais, à condition de les envoyer de la bonne manière.
L'un des moyens les plus courants et les plus modernes d'envoyer des factures est le courrier électronique. Il existe d'autres moyens tels que PayPal, eBay et les logiciels de facturation. Dans les sections suivantes, nous verrons comment envoyer une facture avec chacune de ces méthodes.
Comment envoyer une facture sur PayPal ?
PayPal est l'un des moyens les plus courants d'envoyer et de recevoir des paiements. Quelle que soit l'entreprise, elle aura la possibilité d'effectuer des transactions par l'intermédiaire de cette plateforme.
De plus, les gens lui font confiance et savent que leur argent est entre de bonnes mains. Il vous permet de personnaliser les modèles afin d'y inclure tous les éléments nécessaires à l'influence d'une facture. De plus, vous pouvez également envoyer des factures par téléphone portable, l'appareil que tout le monde a en main à tout moment !
De plus, il n'y a pas d'abonnement ou de frais mensuels. Vous devez simplement payer un petit pourcentage après avoir reçu votre argent. Voici comment envoyer une facture sur PayPal.
- Commencez par vous connecter à votre compte PayPal si vous en avez un, ou inscrivez-vous gratuitement ! De là, vous pouvez accéder à la section des factures de plusieurs façons.
- Cliquez sur l'icône "Créer une facture" ou choisissez "Envoyer et demander" sur PayPal. De là, vous pouvez créer une facture par lot ou une facture régulière et consulter les factures envoyées ou reçues.
- Saisissez l'adresse électronique, les articles et les services du destinataire. Définissez la quantité et le prix ; voir les ajustements à droite. Personnalisez les champs, activez les paiements partiels ou les pourboires, ainsi que les notes ou les conditions.
- Prévisualisez-le avant de l'envoyer. Vous pouvez également l'enregistrer en tant que brouillon ou modèle pour plusieurs ventes.
- Réviser avec l'icône à côté de l'envoi, puis cliquer sur "Envoyer" lorsque c'est prêt.
Comment envoyer une facture par courrier électronique ?
Comme nous l'avons dit, votre courriel ne doit pas se limiter à une facture en pièce jointe. Mais, étonnamment, ajouter tous les détails financiers dans l'e-mail lui-même n'est pas non plus une bonne pratique. Alors, comment envoyer une facture par courrier électronique ?
Votre courriel doit contenir des informations qui permettent au client de reconnaître facilement votre entreprise. En outre, il doit être clair pour lui, dès le premier coup d'œil, que l'e-mail contient une facture. Si vous avez encore besoin d'éclaircissements, voici un exemple d'e-mail de facturation.
"Bonjour [Nom du destinataire],
J'espère que vous allez bien. Veuillez trouver la facture [numéro] pour [produits ou services] jointe à cet e-mail.
Vous trouverez nos conditions générales de vente en même temps que la facture à l'adresse suivante : [lien ou pièce jointe].
La date d'échéance est le [insérer la date]. Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à les poser par l'intermédiaire de [coordonnées].
Nous sommes impatients de recevoir le paiement et de travailler avec vous à l'avenir.
[Votre entreprise],
[Votre nom]"
Si la date d'échéance approche et que vous n'avez pas eu de nouvelles du client, envoyez-lui un courriel de suivi. Toutefois, il n'est pas nécessaire d'insister à ce stade. La relance doit rester douce et professionnelle.
Comment envoyer une facture sur eBay ?
L'achat et la vente sur eBay se déroulent généralement sans heurts : les acheteurs paient et les vendeurs expédient immédiatement. Mais ce n'est pas un secret : la plateforme n'oblige pas les acheteurs à payer au moment de l'achat.
C'est pourquoi il vous incombe parfois, en tant que vendeur, d'envoyer des rappels de paiement à vos clients. Vous devez donc savoir comment envoyer une facture sur eBay.
- Visitez la page principale d'eBay et connectez-vous.
- Passez votre curseur sur le lien "Mon eBay" dans le coin supérieur droit et choisissez "Vente" dans le menu déroulant.
- Ensuite, survolez le lien "Commandes" dans la section "Carrefour des vendeurs" et choisissez "En attente de paiement".
- Localisez l'option "Envoyer la facture" à côté de la commande spécifique.
- Vérifiez l'exactitude des frais d'expédition et le mode d'expédition choisi. Vous pouvez également ajouter un message à l'attention de l'acheteur à ce stade.
- Appuyez ensuite sur le bouton "Envoyer la facture" et attendez la réponse.
Utiliser un logiciel de facturation pour automatiser et optimiser la facturation
À ce stade, vous devez savoir comment envoyer une facture et pourquoi elle est importante. En résumé, elle indique aux acheteurs ce qu'ils doivent au vendeur. Si la rédaction d'un courriel efficace fonctionne, l'investissement dans un logiciel de facturation est encore mieux. Zoho, FreshBooks et QuickBooks comptent parmi les meilleures options.
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