Équilibrer votre tiroir-caisse : Les étapes clés de la précision

Pour gérer une entreprise avec succès, il faut veiller aux moindres détails, ne rien laisser au hasard et garder un œil très, très attentif sur ses recettes et ses dépenses.

Savoir comment équilibrer le tiroir-caisse, combien d'argent doit se trouver dans votre fonds de caisse et traiter les écarts de trésorerie est une partie fondamentale de votre travail en tant que chef d'entreprise.

Nous sommes trop nombreux à nous rendre coupables d'un manque de diligence de temps à autre. Si vous avez pris l'habitude de ne pas réfléchir à ce qui se passe réellement dans votre tiroir-caisse au début et à la fin de chaque journée... eh bien, vous ne rendez peut-être pas service à votre entreprise et vous risquez de commettre des erreurs importantes.

Cette semaine, nous allons voir étape par étape comment équilibrer votre tiroir-caisse, ainsi que quelques conseils sur les bonnes pratiques en matière de tiroir-caisse et sur le contrôle de base des liquidités.

En intégrant ces conseils à votre routine quotidienne, vous prendrez mieux soin de vos résultats et vous éliminerez une poignée de risques qui pourraient entraîner des problèmes importants s'ils n'étaient pas pris en compte.

Pourquoi est-il important d'équilibrer votre tiroir-caisse ?

Lorsqu'il s'agit de bonnes pratiques commerciales - notamment dans le secteur de la restauration, où les recettes et les dépenses doivent être soigneusement équilibrées - il est primordial de se concentrer sur les flux de trésorerie. L'équilibre de votre tiroir-caisse à la fin de chaque journée en est un aspect majeur et, à une époque où les types de paiement évoluent constamment, il est important de prendre le temps de s'assurer que vous faites vraiment tout ce qui est en votre pouvoir pour défendre au mieux vos intérêts.

Essentiellement, tout ce qui entre dans votre entreprise doit être comptabilisé. Les paiements en espèces ne sont que la partie émergée de l'iceberg ; les cartes de crédit, les cartes de débit, les bons et les méthodes de paiement mobile telles qu'Apple Pay sont autant d'éléments qui permettent d'obtenir une image claire de la situation financière de votre entreprise. Il est essentiel de ne pas perdre de vue cette image pour résoudre les problèmes, planifier l'avenir et favoriser la croissance.

L'autre aspect de cette question est lié à la confiance et à la responsabilité. Même si vous disposez d'une équipe soudée d'employés bien-aimés, toute entreprise qui traite des entrées d'argent et des transactions doit mettre en place un ensemble de procédures et de protocoles afin de réduire les risques, d'accroître la confiance et d'assurer la responsabilisation.

La mise en place d'un ensemble de pratiques rigoureuses est le moyen le plus sûr de vous protéger et de protéger votre entreprise, ainsi que les membres de votre personnel.

Ne vous y trompez pas, les erreurs de manipulation d'argent se produisent quotidiennement chez les meilleurs d'entre nous, et le vol et la fraude sont des réalités malheureuses qui découlent du fait de confier votre trésorerie à d'autres personnes. De plus, vous devez également prendre soin de vos clients - personne n'aime être lésé, et les écarts de caisse sont souvent un signe clair que des erreurs ont été commises et qu'elles doivent être rectifiées.

Examinons quelques pratiques gagnantes qui devraient faire partie de votre routine quotidienne en matière de trésorerie - sans exception, sans excuse.

Commencez chaque journée en comptant l'argent dans votre tiroir-caisse

Savoir équilibrer un tiroir-caisse ne se limite pas à ce qui se passe à la fin de chaque service, il s'agit aussi de commencer chaque journée en mettant en place de bonnes pratiques. Notre conseil ? Commencez chaque journée en comptant l'argent qui se trouve encore dans votre caisse.

Votre restaurant a besoin d'une quantité de base constante d'argent liquide dans son tiroir-caisse à tout moment. Même à une époque où les paiements en espèces sont en baisse, ils constituent toujours la base d'une part importante des transactions... et nous savons tous à quel point il est ennuyeux d'être un client qui effectue un paiement en espèces et qui découvre que le commerçant n'a pas de monnaie à lui rendre.

Cette quantité de base, appelée fonds de caisse ou petite caisse, varie naturellement d'une entreprise à l'autre. Toutefois, il ne devrait pas être difficile de déterminer le montant de la petite caisse, car l'expérience quotidienne vous permettra de savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

Une règle générale veut que pour les petites entreprises, environ 150 dollars de petite caisse suffisent, tandis que les grandes entreprises peuvent avoir besoin de 400 dollars.

Un membre du personnel, un tiroir-caisse

D'accord, pour les petites entreprises qui ne disposent que d'une seule caisse enregistreuse, ce n'est peut-être pas l'approche la plus pratique. Toutefois, contrôler et limiter le nombre de membres du personnel responsables des différents tiroirs-caisses n'est jamais une mauvaise idée.

Tout se résume à la responsabilité. Plus il y a de personnes ayant accès à des tiroirs-caisses individuels, plus la responsabilité est diluée. C'est une bonne chose lorsqu'il n'y a pas de problème, mais dès que des divergences apparaissent et que des soupçons sont soulevés, le problème devient sérieux et il peut être très difficile de déterminer qui est responsable des espèces manquantes ou des erreurs qui ont été commises.

Les liquidités doivent-elles être déposées tout au long de la journée ?

Si c'est possible et pratique, alors oui - absolument. Évidemment, cela peut s'avérer difficile pour les petits restaurants et les bars dont le personnel est limité.

Toutefois, si vous avez la possibilité de profiter d'heures calmes tout au long de la journée, le fait de vous efforcer de compter et de déposer l'argent de votre caisse réduira les risques d'erreurs et vous apportera une plus grande tranquillité d'esprit et une plus grande responsabilité.

Nous recommandons :

Fixer des heures fixes chaque jour pour le comptage et le dépôt des espèces afin d'assurer la cohérence et une bonne routine. faire en sorte que deux membres du personnel assistent à chaque comptage Prendre des notes (dans un agenda ou sur un appareil intelligent) sur les totaux, les écarts et les noms des membres du personnel concernés afin de réduire le risque d'erreurs. S'assurer que vous savez combien d'argent doit rester dans votre fonds de caisse ou votre petite caisse après le dépôt.

Meilleures pratiques pour le contrôle des tiroirs-caisses en fin de journée

Nous attendons tous avec impatience la fin d'une journée de travail : c'est l'occasion de se réjouir de son succès, de se détendre autour d'un verre et de s'assurer que toutes les cases ont été cochées. C'est aussi le meilleur moment pour surveiller vos pratiques en matière de tiroirs-caisses et pour vous assurer que l'argent entre et sort de votre caisse de manière honnête, efficace et dans l'intérêt de votre entreprise.

L'aspect le plus fondamental consiste à compter soigneusement le montant total des espèces dans votre tiroir-caisse et à comptabiliser tous les types de transactions reçues au cours de la journée. Une fois que tout est additionné, vous comparez votre total avec le total indiqué par votre point de vente.

Si vous croisez les doigts, ce montant devrait être parfaitement aligné. Toutefois, ce n'est pas toujours le cas, et s'il y a un décalage, vous devrez peut-être faire quelques recherches.

Ne paniquez pas s'il s'agit d'un montant insignifiant - les petits écarts font partie intégrante du travail quotidien et sont le plus souvent dus à des erreurs commises par un membre du personnel lorsqu'il rend la monnaie ou reçoit des paiements. En revanche, si vous avez remarqué un écart plus important, il vous faudra creuser un peu plus.

Que se passe-t-il lorsqu'un tiroir-caisse est fermé ?

Un dépassement signifie qu'il y a plus d'argent dans votre tiroir-caisse que ce que votre TPV indique.

S'il est tentant d'y voir une bonne chose (plus d'argent signifie plus de bénéfices, n'est-ce pas ?), cela signifie généralement qu'un client a été lésé. S'il s'en rend compte, vous risquez de perdre un client ou de recevoir de mauvaises critiques en ligne.

Que dois-je faire si un tiroir-caisse est en panne ?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles il peut vous manquer de l'argent à la fin de la journée. Une erreur humaine peut parfois entraîner la remise d'un billet de 10 dollars au lieu d'un billet de 5 dollars, et de l'argent peut être perdu par erreur. Bien entendu, il est possible qu'un membre du personnel glisse de l'argent dans sa poche, ce qui soulève toute une série de questions qui doivent être traitées conformément à la politique de votre entreprise et aux procédures juridiques locales.

Que les écarts soient supérieurs ou inférieurs à la réalité, les problèmes liés aux tiroirs-caisses doivent être réglés par l'établissement d'une politique claire que tous les membres du personnel doivent respecter. La transparence, la responsabilité et la visibilité sont essentielles, et le fait d'instaurer la confiance et de fixer des règles précises contribuera toujours à éviter les problèmes de trésorerie.

Savoir comment équilibrer les opérations de caisse aidera votre entreprise

Il est indéniable que la compréhension et la mise en œuvre des meilleures pratiques en matière de tiroirs-caisses seront bénéfiques pour votre entreprise. Dans le secteur de la restauration et des bars, les transactions en espèces sont rapides et (espérons-le) régulières. En faisant preuve de diligence en vérifiant et en déposant les espèces tout au long de la journée, vous maintiendrez vos bénéfices à un niveau élevé, votre état d'esprit sera positif et votre équipe sera unie.

Bien qu'un bon système de point de vente contribue à la précision, rien ne remplace le bon sens, le soin et l'attention, ainsi qu'une équipe qui travaille dans la même direction. Les méthodes de paiement sont peut-être en train de changer, mais les politiques raisonnables en matière de tiroirs-caisses et la vérification et l'équilibrage quotidiens sont là pour rester.

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