Escusado será dizer que as contas são o tipo de coisa que se quer fazer bem. Quer se trate de despesas comerciais, de lucros ou simplesmente de um registo de cada fatura. Com tantas estadias, especialmente nos grandes hotéis, as suas contas podem fugir-lhe. O software de contabilidade para hotéis é um salva-vidas para os empresários ocupados.
É inegável que há muito para controlar quando se gere um negócio de hotelaria. Mas quando se considera uma propriedade que pode ter 200 novos hóspedes por noite, percebe-se porque é que a automatização se torna necessária. Não há forma de registar tudo isso com precisão e continuar a gerir um hotel de sucesso. Mesmo o melhor contabilista tem de estar constantemente atento, e nem todos os hotéis se podem dar a esse luxo.
Neste guia, ensinar-lhe-emos tudo o que deve saber sobre a escolha de um software para ajudar a contabilidade do seu hotel. Estabeleceremos se é um investimento sensato para si, os meandros da contabilidade hoteleira, algumas definições sólidas e um orçamento.
Pronto? Vamos começar; em menos de 10 minutos, terá os seus próximos passos preparados!
Os meandros da contabilidade hoteleira
Já falámos sobre o que torna as contas de hotel tão complicadas de gerir. A partir do momento em que se tem um hotel de uma dimensão substancial, torna-se difícil controlar as contas. Pense nisto: pode ter 250 quartos em mudança com uma taxa de ocupação de 50% por noite. São 125 reservas para documentar, e isso todos os dias.
Para além disso, há ainda que ter em conta as despesas da empresa. Isto inclui coisas como custos de pessoal e contas de eletricidade e aquecimento. O controlo das despesas pode rapidamente tornar-se um pesadelo se não tiver uma rotação regular do pessoal. Felizmente, a rotação do pessoal na indústria hoteleira não é tão elevada como a rotação do pessoal dos restaurantes, que chega a atingir 75%.
De qualquer modo, o controlo das despesas pode ser difícil em instalações tão grandes. Será que alguém tem tempo para dedicar 100% do seu tempo ao controlo dos lucros? Realisticamente, todos sabemos que é necessário (o que parece ser) 100% do tempo para obter lucro. Deus nos livre de gerir cadeias de hotéis e não apenas hotéis boutique individuais - simplesmente não há tempo para isso.
Ao gerir as contas, pode ser útil investir em ferramentas de Business Intelligence para se manter a par de tudo. Trata-se de um dos processos financeiros mais importantes, não só para os registos fiscais, mas também para o crescimento da empresa. Vale definitivamente a pena o investimento extra.
O que é um software de contabilidade para hotéis?
O software de contabilidade para hotéis é uma tecnologia que o ajuda a controlar as suas operações financeiras. Monitoriza e regista os lucros e os custos operacionais. Também recebe informações financeiras sobre como pode melhorar e obter mais sucesso como empresa.
É importante salientar que esta é também uma opção especializada. Existem muitos softwares de contabilidade no mercado, mas escolher um específico para o sector hoteleiro significa melhores caraterísticas-chave. É útil ter tudo orientado para o seu sector de eleição.
É como ter o seu próprio contabilista de hotel a guardar dados 24 horas por dia, 7 dias por semana, em segundo plano. Não é de admirar que este seja um dos elementos básicos da tecnologia hoteleira sem os quais não pode - e não deve - viver.
5 benefícios do software de contabilidade back office para hotéis
É inegável que ter esse software facilita a sua vida. Só o facto de reduzir o trabalho manual de controlar os custos de pessoal já é valioso. O impacto positivo de um apoio tão abrangente é quase inimaginável.
Até agora, já estabelecemos que o software é a estratégia de marketing hoteleiro de que a sua empresa necessita. Mas vamos aprofundar a questão: quais são as vantagens de investir num software de contabilidade back office para hotéis?
1. Armazenamento em nuvem
Se ainda não conhece as vantagens do armazenamento na nuvem, vai ter uma surpresa. Esta forma de armazenamento de dados utiliza a Internet e servidores remotos em vez de depender de tecnologia física.
Existem imensas razões pelas quais isto é preferível. Por um lado, vários servidores remotos são muito mais seguros do que um único servidor físico. Em caso de incêndio, roubo ou outros danos, os seus dados permanecem seguros na nuvem. Recebem cópias de segurança regulares e monitorização de segurança 24 horas por dia, 7 dias por semana.
É também mais conveniente, especialmente se já tiver pouco espaço e quiser maximizar todos os seus quartos para os hóspedes. Os servidores físicos podem ser volumosos.
2. Acesso fácil
Por este motivo, o software de contabilidade facilita o acesso aos dados por parte das pessoas certas. Por exemplo, se gerir uma cadeia de hotéis, os gestores de diferentes locais podem aceder a informações importantes. Tudo o que precisam é de detalhes de início de sessão. Não é fácil?
É como se todos partilhassem notas de estudo em vez de fazerem as suas próprias notas. É rápido e muito mais eficiente - especialmente quando se é avaliado pelo desempenho da equipa.
3. Melhor acompanhamento do desempenho
Com todas as suas operações financeiras controladas, não há nada que o impeça. Basta pensar nas informações que obtém. Saberá exatamente onde está a ganhar dinheiro e onde existem pontas soltas que podem ser apertadas. Invista num software que ofereça um painel de controlo analítico e dê bom uso a todos esses dados.
Investir num software de contabilidade é uma forma inteligente de acompanhar o desempenho da sua empresa. Desta forma, pode melhorar constantemente as suas estratégias e tomar decisões mais informadas.
4. Facilitar a declaração de impostos
Trata-se de uma grande vantagem. Todos sabemos como o final de um ano fiscal pode ser stressante. Tem todas as suas despesas para redigir e 12 meses de documentos para analisar. E como empresa, há ainda mais papelada para preencher, incluindo revisões trimestrais em alguns países.
Pode parecer que, quando já organizou um formulário de impostos, já há outro a caminho. Investir num software de contabilidade é uma forma de reduzir o fardo. O preenchimento é mais exato e os dados estarão bem organizados.
5. Poupança de tempo e dinheiro
Em geral, a principal vantagem desta abordagem é a poupança de tempo e dinheiro. Em vez de dedicar horas de tempo pago (por si ou pelos seus empregados) para controlar as suas contas, isso é feito automaticamente.
"Poupar dinheiro" ao efetuar esta tarefa manualmente é apenas uma falsa economia. Há mais custos incorridos ao passar horas a fazer isto sozinho do que ao investir numa taxa de subscrição mensal sem importância. Assim, fica com tempo para investir noutras coisas, como o crescimento da sua empresa.
O software para contabilidade hoteleira tem o potencial de maximizar o lucro, reduzindo o tempo e o dinheiro que as finanças lhe consomem. Quem é que não quereria isso?
3 Sistemas de contabilidade populares em hotéis
A compra de software pode ser uma sensação avassaladora, não o vamos negar. Há tantas opções por aí. E com nomes técnicos extravagantes e um conjunto de jargões, é difícil distinguir o bom do mau. Se só de pensar nisso já sente arrepios na espinha, é provável que precise de um ponto de partida.
É essencial ter algumas ideias de software popular que as pessoas do sector já estejam a utilizar e a apreciar. Desta forma, saberá quais os sinais de alerta a ter em conta quando decidir o que fazer. Então, quais são os sistemas de contabilidade mais populares para hotéis? Aqui estão os três principais concorrentes.
1. Sage Intacct
O Sage Intacct é uma plataforma de contabilidade baseada na nuvem com muitas outras funcionalidades empresariais que lhe permitem gerir as operações remotamente. Pode controlar as contas, os salários e os RH, tudo num único local. E se está à procura de um software para gerir cadeias de hotéis, este é o ideal. É especializado na gestão de várias localizações.
O software está disponível para uma vasta gama de sectores, desde a construção à saúde e à hotelaria. Embora o Sage não seja específico para hotéis, fornece adaptações e conhecimentos específicos em cada sector. É um pouco como um camaleão, mas de uma forma eficaz.
Entre em contacto diretamente com a Sage para obter orçamentos.
2. Xero
O Xero é fantástico para as pequenas empresas hoteleiras, e as suas tarifas começam em apenas 15 dólares por mês - um negócio fantástico! Esta é a sua melhor escolha para gerir a contabilidade do seu hotel com um orçamento limitado. Possui funcionalidades de processamento de salários, controlo de despesas, controlo de projectos e aprovação de pagamentos. Basicamente, o Xero é tudo o que está embrulhado numa pequena caixa.
Até tem uma funcionalidade para convidar o seu contabilista a colaborar e a aceder à plataforma. Simplifica até as conversas mais demoradas. Se não o vai sobrecarregar com dados, é um programa inteligente para começar.
3. Intuit Quickbooks
O Intuit Quickbooks é um software de contabilidade especializado em hotéis boutique. Os preços começam em apenas 35 dólares mensais, aumentando com os níveis de preços definidos. Permite faturar, controlar as transacções e as reservas, e controlar automaticamente as despesas. O que é que pode querer mais?
Os níveis de preços são uma óptima opção, e uma grande vantagem deste software é o número de ofertas de desconto. Pode começar a utilizá-lo com um investimento inicial mínimo.
O que orçamentar para um software de contabilidade para hotéis
Em média, sugerimos um orçamento de mais de 15 dólares para um hotel pequeno, mas os preços podem subir rapidamente para as centenas de dólares. Eis uma descrição aproximada do que pode esperar:
- 15 a 40 dólares para um hotel pequeno
- 60 a 80 dólares para cadeias de gama média
- $100+ para grandes cadeias e propriedades
Em caso de dúvida, peça um teste ou uma demonstração gratuitos. Desta forma, pode determinar exatamente quais as funcionalidades de que necessita, sem ter de investir antecipadamente numa assinatura.
FAQ
Não se apresse ainda; é importante consolidar o que aprendeu sobre software de contabilidade para hotéis. Eis algumas pistas de reflexão.
Que software utilizam os hotéis para a contabilidade?
Existem centenas de opções, mas as escolhas mais populares incluem Xero, Sage Intacct e Intuit Quickbooks. Tudo o que tenha funcionalidades de controlo de despesas e livros é adequado para a contabilidade básica.
As opções mais avançadas incluem coisas como folhas de pagamento, faturação e análise de desempenho.
Quanto custa um software de contabilidade para hotéis?
Faça um orçamento de cerca de 40 a 60 dólares mensais para as necessidades de contabilidade de um hotel médio, com base numa subscrição. É possível encontrar um software tão barato quanto 15 dólares por mês para empresas mais pequenas, mas é provável que o ultrapasse.
As empresas de maior dimensão, como as grandes cadeias de hotéis, terão de fazer um orçamento mais elevado para refletir as maiores exigências de processamento de dados. Espere tarifas de mais de 100 dólares por mês.
Por que razão deve investir num software de contabilidade para hotéis?
O software de contabilidade é fantástico para poupar tempo e dinheiro aos empresários do sector hoteleiro. Também facilita a declaração de impostos ao manter registos mais precisos e completos. O registo de todas as operações financeiras permite uma melhor análise do desempenho para a expansão e melhoria do negócio.
Beambox: WiFi para hotéis
Tal como ninguém quer contas de hotel defeituosas, nenhum hóspede quer WiFi de hotel que não esteja a funcionar. Ter uma solução WiFi de hotel fiável e de confiança não é negociável.
Para investir noutra estratégia passiva que pode melhorar as suas operações comerciais através da tecnologia, pesquise portais cativos. Os portais cativos sincronizam-se com o seu atual sistema WiFi para hóspedes. Em vez de permitir que os hóspedes adiram imediatamente à sua rede, redirecciona-os para um formulário numa página Web.
Personaliza o formulário para solicitar detalhes à sua escolha e, assim que o preencherem, os hóspedes recebem acesso Wi-Fi completo. É uma óptima forma de recolher informações de marketing valiosas.
Na Beambox, oferecemos uma plataforma de marketing WiFi tudo-em-um de confiança para transformar a sua Internet numa ferramenta estratégica essencial.
Deixe o seu software de contabilidade hoteleira de lado para começar a funcionar sozinho e inicie hoje mesmo o seu teste gratuito do Beambox!
