Equilibrar a gaveta da caixa registadora: Passos fundamentais para a exatidão

Gerir uma empresa de sucesso é cuidar dos pormenores, não deixar nada ao acaso e manter um olho muito, muito atento às suas entradas e saídas.

Saber como equilibrar a gaveta da caixa, quanto dinheiro deve estar em caixa e resolver discrepâncias no fluxo de caixa é uma parte fundamental do seu trabalho como proprietário de uma empresa.

Muitos de nós são culpados de deixar escapar um pouco a devida diligência de vez em quando. Se se habituou a não pensar duas vezes sobre o que realmente se passa na sua gaveta de dinheiro no início e no fim de cada dia... bem, está possivelmente a prestar um mau serviço à sua empresa e a correr o risco de cometer alguns erros significativos.

Esta semana, vamos ver passo a passo como equilibrar a sua gaveta de dinheiro, bem como algumas dicas sobre boas práticas de gaveta de dinheiro e controlo básico de dinheiro.

Ao integrar estes conselhos na sua rotina diária, estará a cuidar melhor dos seus resultados e a erradicar um punhado de riscos que podem levar a problemas significativos se não forem controlados.

Porque é que é importante equilibrar a sua gaveta de dinheiro?

Quando se trata das melhores práticas empresariais - sobretudo no sector da restauração, em que as entradas e saídas têm de ser cuidadosamente equilibradas - é fundamental manter o foco no seu fluxo de caixa. Equilibrar a gaveta de dinheiro no final de cada dia é um aspeto importante e, numa época em que os tipos de pagamento estão em constante evolução, é importante dedicar algum tempo para garantir que está realmente a fazer o que pode para cuidar dos seus melhores interesses.

Essencialmente, tudo o que entra na sua empresa precisa de ser contabilizado. Os pagamentos em numerário são apenas a ponta do icebergue; os cartões de crédito, os cartões de débito, os vales e os métodos de pagamento móveis, como o Apple Pay, são todos elementos que se juntam para fornecer uma imagem clara da situação financeira exacta da sua empresa. Manter a atenção nessa imagem é fundamental para resolver problemas, planear o futuro e promover o crescimento.

O outro lado desta questão específica tem a ver com confiança e responsabilidade. Embora possa ter uma equipa unida de funcionários queridos, qualquer empresa que lide com entradas e transacções de dinheiro tem de ter um conjunto de procedimentos e protocolos para reduzir o risco, aumentar a confiança e garantir a responsabilidade.

Ter um conjunto de práticas rigorosas é a forma mais segura de o proteger a si e à sua empresa, bem como de proteger os seus colaboradores.

Não se engane, os erros de manuseamento de dinheiro acontecem diariamente com os melhores de nós, e o roubo e a fraude são realidades infelizes que advêm do facto de confiar o seu fluxo de caixa a outras pessoas. Além disso, também tem de cuidar dos seus clientes - ninguém gosta de ser enganado, e as discrepâncias de caixa são muitas vezes um sinal claro de que estão a ser cometidos erros e que precisam de ser rectificados.

Vejamos algumas práticas vencedoras que devem fazer parte da sua rotina diária baseada em dinheiro - sem excepções, sem desculpas.

Comece cada dia contando o dinheiro na sua gaveta

Saber como equilibrar uma gaveta de dinheiro não é apenas uma questão de saber o que acontece no final de cada turno, é também uma questão de começar cada dia com boas práticas. O nosso conselho? Comece todos os dias por contar o dinheiro que ainda tem na sua caixa.

O seu restaurante precisa de ter sempre uma quantidade base consistente de dinheiro na sua gaveta de dinheiro. Mesmo numa época em que os pagamentos em numerário estão em declínio, continuam a constituir a base de uma proporção significativa das transacções... e todos sabemos como é irritante ser um cliente que efectua um pagamento em numerário e descobrir que o comerciante não tem troco para dar.

Esta quantidade básica de dinheiro, conhecida como fundo de maneio ou caixa pequena, varia naturalmente de empresa para empresa. No entanto, saber qual a quantidade de dinheiro pequeno que deve ter no seu fundo de maneio não deve ser uma conclusão difícil de chegar, uma vez que a experiência diária lhe permitirá saber o que funciona e o que não funciona.

Uma regra geral diz que, para as empresas mais pequenas, cerca de $150 de dinheiro para pequenas despesas deve ser suficiente, e as empresas maiores podem precisar de até $400.

Um membro do pessoal, uma gaveta de dinheiro

OK - para as pequenas empresas que dependem de uma única caixa registadora, esta pode não ser a abordagem mais prática. No entanto, controlar e limitar o número de funcionários responsáveis por cada gaveta de dinheiro nunca é uma má ideia.

Tudo se resume à responsabilidade. Quanto maior for o número de pessoas com acesso a gavetas de dinheiro individuais, menor será a responsabilidade. Embora tudo isto esteja bem quando não há problemas, assim que surgem discrepâncias e são levantadas suspeitas, torna-se um problema sério e pode ser muito difícil identificar o responsável pela falta de dinheiro ou pelos erros cometidos.

O dinheiro deve ser depositado ao longo do dia?

Se for possível e prático, então sim - absolutamente. Obviamente, isto pode ser difícil para restaurantes e bares mais pequenos com pessoal limitado.

No entanto, se conseguir aproveitar as horas de silêncio ao longo do dia, fazer um esforço para contar e depositar dinheiro na sua caixa diminuirá a oportunidade de cometer erros e proporcionará uma maior tranquilidade e responsabilidade.

Recomendamos:

Estabelecer horários fixos todos os dias para a contagem e depósito do dinheiro, de modo a garantir a consistência e uma boa rotina Ter sempre dois membros do pessoal a testemunhar cada contagem Tomar notas (num diário ou num dispositivo inteligente) dos totais, discrepâncias e nomes dos membros do pessoal envolvidos para reduzir a possibilidade de erros Assegurar-se de que sabe quanto dinheiro deve estar no seu fundo de caixa após o depósito

Melhores práticas para a verificação da gaveta de dinheiro no final do dia

Todos nós esperamos ansiosamente pelo final de um dia de trabalho - é a oportunidade de nos deleitarmos com as glórias do nosso sucesso, de nos sentarmos com uma bebida e de nos certificarmos de que todas as caixas estão assinaladas. É também a melhor altura para supervisionar as práticas da sua gaveta de dinheiro e certificar-se de que o dinheiro entra e sai da sua caixa registadora de forma honesta, eficiente e com os melhores interesses da sua empresa no coração.

O aspeto mais fundamental é a contagem cuidadosa do montante total de dinheiro na sua gaveta de dinheiro e a contabilização de todos os tipos de transacções recebidas ao longo do dia. Quando tudo estiver somado, deve comparar o seu total com o total indicado pelo seu POS.

Se não houver problemas, este montante deve estar perfeitamente alinhado. No entanto, nem sempre é esse o caso e, se houver um desfasamento, poderá ter de fazer alguma investigação.

Não entre em pânico se for uma quantia insignificante - as pequenas discrepâncias fazem parte do quotidiano empresarial e são geralmente causadas por erros de um funcionário ao dar trocos ou receber pagamentos. No entanto, se se aperceber de uma discrepância maior, terá de ir um pouco mais fundo.

O que acontece quando uma gaveta de dinheiro acaba?

Um excesso significa que há mais dinheiro na sua gaveta de dinheiro do que o seu POS diz que deveria haver.

Embora seja tentador ver isto como uma coisa boa (mais dinheiro significa mais lucro, certo?), normalmente significa que um cliente foi enganado. Se ele perceber que isso aconteceu, corre o risco de perder um cliente ou de receber más críticas online.

O que devo fazer se uma gaveta de dinheiro estiver com defeito?

Existem algumas razões pelas quais pode estar a perder dinheiro no final do dia. O erro humano pode, por vezes, fazer com que uma nota de 10 dólares seja dada como troco em vez de 5 dólares, e o dinheiro pode perder-se por engano. Naturalmente, existe a possibilidade de um membro do pessoal estar a meter dinheiro nos bolsos, o que levanta uma série de questões que teriam de ser tratadas de acordo com a política da sua empresa e os procedimentos legais locais.

Quer as discrepâncias sejam superiores ou inferiores, os problemas com as gavetas de dinheiro devem ser resolvidos através do estabelecimento de uma política clara que todos os membros da equipa devem seguir. A transparência, a responsabilidade e a visibilidade são fundamentais, e a criação de confiança e o estabelecimento de regras em pedra ajudarão sempre a evitar o aparecimento de problemas de caixa.

Saber como equilibrar as transacções da caixa registadora ajudará a sua empresa

Não há como fugir ao facto de que compreender e implementar as melhores práticas de gaveta de dinheiro trará benefícios para o seu negócio. Na indústria dos restaurantes e bares, as transacções em dinheiro são rápidas e (esperamos) consistentes, e manter-se diligente ao verificar e depositar dinheiro ao longo do dia manterá os seus lucros saudáveis, a sua mentalidade positiva e a sua equipa unida.

Embora um bom sistema de POS ajude na precisão, não há nada que substitua o bom senso, o cuidado e a atenção, e uma equipa que trabalhe na mesma direção. Os métodos de pagamento podem estar a mudar, mas as políticas sensatas de gaveta de dinheiro e a verificação e equilíbrio diários estão aqui para ficar.

---