Balanceamento de sua gaveta de dinheiro: Passos fundamentais para a precisão

Administrar um negócio bem-sucedido é cuidar dos mínimos detalhes, não deixar nada ao acaso e manter um olhar muito, muito atento às suas entradas e saídas.

Saber como equilibrar a gaveta de dinheiro, quanto dinheiro deve estar em seu caixa e como lidar com discrepâncias no fluxo de caixa é uma parte fundamental de seu trabalho como proprietário de uma empresa.

Muitos de nós somos culpados de deixar a devida diligência escapar um pouco de vez em quando. Se você se acostumou a não pensar duas vezes sobre o que realmente está acontecendo na sua gaveta de dinheiro no início e no final de cada dia... bem, você possivelmente está prestando um desserviço à sua empresa e correndo o risco de cometer alguns erros significativos.

Nesta semana, vamos dar uma olhada passo a passo em como equilibrar sua gaveta de dinheiro, bem como em algumas dicas importantes sobre boas práticas de gaveta de dinheiro e controle básico de dinheiro.

Ao adotar esses conselhos em sua rotina diária, você estará cuidando melhor de seus resultados e erradicando alguns riscos que podem levar a problemas significativos se não forem controlados.

Por que é importante equilibrar sua gaveta de dinheiro?

Quando se trata de práticas recomendadas de negócios - principalmente no setor de restaurantes, em que as entradas e saídas precisam ser cuidadosamente equilibradas - é fundamental manter o foco no fluxo de caixa. Equilibrar a gaveta de dinheiro no final de cada dia é um aspecto importante disso e, em uma época em que os tipos de pagamento estão em constante evolução, é importante reservar algum tempo para garantir que você esteja realmente fazendo o possível para cuidar de seus interesses.

Essencialmente, tudo o que entra em sua empresa precisa ser contabilizado. Os pagamentos em dinheiro são apenas a ponta do iceberg; cartões de crédito, cartões de débito, vouchers e métodos de pagamento móvel, como o Apple Pay, todos se juntam para fornecer uma imagem clara da situação financeira exata de sua empresa. Manter sua atenção nesse quadro é fundamental para resolver problemas, planejar o futuro e promover o crescimento.

O outro lado dessa questão específica tem a ver com confiança e responsabilidade. Embora você possa ter uma equipe unida de funcionários queridos, qualquer empresa que lide com entrada de dinheiro e transações precisa ter um conjunto de procedimentos e protocolos para reduzir o risco, aumentar a confiança e garantir a responsabilidade.

Ter um conjunto de práticas rígidas é a maneira mais segura de proteger você e sua empresa, bem como os membros da sua equipe.

Não se engane, os erros de manuseio de numerário acontecem diariamente com os melhores de nós, e o roubo e a fraude são realidades infelizes que surgem ao confiar seu fluxo de caixa a outras pessoas. Além disso, você também precisa cuidar de seus clientes - ninguém gosta de ser enganado e as discrepâncias de caixa geralmente são um sinal claro de que erros estão sendo cometidos e precisam ser corrigidos.

Vamos dar uma olhada em algumas práticas vencedoras que devem fazer parte de sua rotina diária baseada em dinheiro - sem exceções, sem desculpas.

Comece cada dia contando o dinheiro em sua gaveta

Saber como equilibrar uma gaveta de dinheiro não se trata apenas do que acontece no final de cada turno, mas também de começar cada dia com boas práticas. Nosso conselho? Comece cada dia contando o dinheiro que ainda está em seu caixa.

Seu restaurante precisa de uma quantidade básica consistente de dinheiro em sua gaveta de caixa o tempo todo. Mesmo em uma época em que os pagamentos em dinheiro estão em declínio, eles ainda formam a base de uma proporção significativa das transações... e todos nós sabemos como é irritante ser um cliente que faz um pagamento em dinheiro e descobre que o comerciante não tem troco para dar.

Essa quantidade básica de dinheiro, conhecida como float ou caixa pequeno, naturalmente varia de empresa para empresa. Entretanto, saber a quantidade de caixa pequeno que deve ter em seu float não deve ser uma conclusão difícil de chegar, pois a experiência diária lhe permitirá saber o que funciona e o que não funciona.

Uma regra geral diz que, para empresas menores, cerca de US$ 150 de caixa pequeno devem ser suficientes, e as empresas maiores podem precisar de até US$ 400.

Um membro da equipe, uma gaveta de dinheiro

OK - para empresas menores que dependem de uma única caixa registradora, essa pode não ser a abordagem mais prática. Entretanto, controlar e limitar o número de funcionários responsáveis por gavetas de dinheiro individuais nunca é uma má ideia.

Tudo se resume à responsabilidade. Quanto mais pessoas tiverem acesso a gavetas de dinheiro individuais, menor será a responsabilidade. Embora isso seja muito bom quando não há problemas, assim que surgem discrepâncias e suspeitas, o problema se torna sério e pode ser muito difícil identificar o responsável pelo dinheiro perdido ou pelos erros cometidos.

O dinheiro deve ser depositado durante todo o dia?

Se possível e prático, então sim, com certeza deveria. Obviamente, isso pode ser difícil para restaurantes e bares menores com equipe limitada.

No entanto, se você puder aproveitar as horas de silêncio durante o dia, fazer um esforço para contar e depositar o dinheiro do caixa diminuirá a oportunidade de cometer erros e proporcionará mais tranquilidade e responsabilidade.

Nós recomendamos:

Estabelecer horários fixos todos os dias para a contagem e o depósito do numerário para garantir a consistência e uma boa rotina Sempre ter dois membros da equipe testemunhando cada contagem Anotar (em um diário ou em um dispositivo inteligente) os totais, as discrepâncias e os nomes dos funcionários envolvidos para reduzir a chance de erros Assegurar-se de que você sabe quanto dinheiro deve estar em seu caixa ou caixa pequeno após o depósito

Práticas recomendadas para verificação de gaveta de dinheiro no final do dia

Todos nós aguardamos ansiosamente o final de um dia útil - é a sua chance de se deleitar com as glórias do seu sucesso, relaxar com uma bebida e certificar-se de que todos os itens foram marcados. É também o melhor momento para supervisionar as práticas da gaveta de dinheiro e garantir que o dinheiro esteja entrando e saindo do caixa de forma honesta, eficiente e de acordo com os melhores interesses da empresa.

O aspecto mais fundamental disso é contar cuidadosamente o valor total de dinheiro na gaveta de caixa e contabilizar todos os tipos de transações recebidas ao longo do dia. Quando tudo estiver somado, você comparará o total com o total fornecido pelo PDV.

Se você torcer para que isso aconteça, esse valor deve se alinhar perfeitamente. No entanto, nem sempre é esse o caso e, se houver uma incompatibilidade, talvez seja necessário fazer uma investigação.

Não entre em pânico se for uma quantia insignificante - pequenas discrepâncias são parte integrante do cotidiano dos negócios e são mais comumente causadas por erros de um membro da equipe ao dar troco ou receber pagamentos. Entretanto, se você notou uma discrepância maior, terá de ir um pouco mais fundo.

O que acontece quando uma gaveta de dinheiro acaba?

Um excesso significa que há mais dinheiro em sua gaveta de caixa do que o PDV diz que deveria haver.

Embora seja tentador ver isso como uma coisa boa (mais dinheiro significa mais lucro, certo?), geralmente significa que um cliente foi enganado. Se eles perceberem que isso aconteceu, você corre o risco de perder um cliente ou receber críticas ruins on-line.

O que devo fazer se uma gaveta de dinheiro estiver com defeito?

Existem alguns motivos pelos quais você pode estar perdendo dinheiro no final do dia. O erro humano pode, às vezes, fazer com que uma nota de US$ 10 seja dada como troco em vez de US$ 5, e o dinheiro pode ser perdido por engano. É claro que existe a possibilidade de um membro da equipe estar colocando dinheiro no bolso, o que levanta uma série de questões que devem ser tratadas de acordo com a política da empresa e os procedimentos legais locais.

Independentemente de as discrepâncias serem maiores ou menores, os problemas com a gaveta de dinheiro devem ser resolvidos com o estabelecimento de uma política clara para que todos os membros da equipe a sigam. A transparência, a responsabilidade e a visibilidade são fundamentais, e a criação de confiança e a definição de regras em pedra sempre ajudarão a evitar o surgimento de problemas de caixa.

Saber como equilibrar as transações da caixa registradora ajudará sua empresa

Não há como deixar de lado o fato de que compreender e implementar as melhores práticas de gaveta de dinheiro trará benefícios para a sua empresa. No setor de restaurantes e bares, as transações em dinheiro ocorrem rapidamente e (espera-se) de forma consistente, e manter a diligência na verificação e no depósito de dinheiro ao longo do dia manterá seus lucros saudáveis, sua mentalidade positiva e sua equipe unida.

Embora um bom sistema de PDV ajude na precisão, não há como substituir o bom senso, o cuidado e a atenção, e uma equipe que trabalhe na mesma direção. Os métodos de pagamento podem estar mudando, mas as políticas sensatas de gaveta de dinheiro e a verificação e o balanço diários vieram para ficar.

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