Mucha gente decide llamar a una empresa después de encontrar información sobre ella en Internet. Por eso, incluso las empresas más pequeñas deben abordar los números de empresa con cuidado. ¿Podría un servicio telefónico para pequeñas empresas ser la solución para usted?
La demanda es una cosa, pero lo que realmente hace que un servicio telefónico de calidad sea esencial es lo mucho que influye en el éxito. La verdad es que no invertir en un servicio telefónico puede frenar drásticamente tu crecimiento, y nadie quiere eso.
En esta guía te explicamos por qué son esenciales los servicios telefónicos para que puedas sopesarlo por ti mismo. Prepárate para las definiciones y los procedimientos, además de una práctica lista de ventajas que te ayudará a entender realmente los pros. Incluso hemos incluido una sección sobre el mejor momento para invertir en servicios telefónicos. De este modo, tendrás un calendario sólido.
¿Está listo para decidirse de una vez por todas por un servicio telefónico para su empresa? Siga leyendo para determinar el mejor camino a seguir.
¿Qué es un servicio telefónico para pequeñas empresas?
Un servicio telefónico para pequeñas empresas es simplemente un sistema que permite a las empresas comunicarse con sus clientes a través de teléfonos móviles o fijos.
Se trata de un término paraguas; es una única frase que abarca múltiples estrategias y enfoques. Los sistemas telefónicos para empresas suelen incluir llamadas ilimitadas, y algunos proveedores de servicios telefónicos para empresas pueden ofrecer funciones adicionales. Por ejemplo, puedes habilitar la transcripción del buzón de voz con fines de formación.
En su forma más simple, un número de teléfono comercial atiende llamadas y permite interactuar con las consultas de los clientes. Esto abre un pasillo para la comunicación y satisface una demanda.
Sin embargo, también podría facilitar:
- Protocolo de voz sobre Internet (VOIP), que permite realizar llamadas desde Internet y distintos dispositivos, como ordenadores.
- Comunicación bidireccional a través de una API SMS
- Comunicación unidireccional a través de un shortcode SMS
- Marketing general por SMS
- Llamadas en frío
- Enrutamiento de llamadas que permite a varios miembros del personal atender las llamadas entrantes.
Ya ve lo avanzado que puede llegar a ser un servicio telefónico. Al empezar con una pequeña empresa, las funciones que necesita dependen en gran medida de su sector y sus objetivos.
Por ejemplo, un pequeño negocio en línea puede necesitar el enrutamiento de llamadas si atiende con frecuencia varias consultas simultáneamente. Por el contrario, una pequeña empresa de restauración puede atender a clientes sin cita previa y reservas en línea, y recibir llamadas con menos frecuencia.
Por lo tanto, a pesar de encontrarse en etapas similares de su trayectoria y obtener beneficios parecidos, necesitarían características diferentes.
En los servicios telefónicos para pequeñas empresas no hay una solución única. El 60% de las personas deciden llamar a una empresa después de encontrarla en Google, según Numa. Por lo tanto, debes tomar una decisión individual para elegir un paquete con las características que requiere tu negocio.
Cómo ahorrar dinero en un servicio telefónico para pequeñas empresas
Los proveedores de servicios telefónicos para pequeñas empresas varían mucho en coste. Las opciones básicas con funciones limitadas pueden costar entre 20 y 50 dólares al mes por usuario.
El factor que más influye en el coste es el número de usuarios que quieras añadir al paquete. Para saber cómo ahorrar dinero en un servicio telefónico para pequeñas empresas, te sugerimos que seas hábil con el número de usuarios. Por ejemplo:
- Si te añades a ti mismo a un paquete de 40 dólares al mes, tendrás que pagar 40 dólares.
- Si añades dos usuarios a un paquete de 40 $ al mes, son 80 $.
- Con cinco usuarios, esos 80 dólares pasan a 200.
- Sin embargo, con 10 usuarios, esa cifra aumentaría a 400 dólares.
Si tienes un equipo de 10 personas, añadir tantos usuarios a una suscripción mensual puede ser contraproducente. Ten muy en cuenta a quién involucras. Las pequeñas empresas rara vez necesitan tantas manos a la obra: ¿quizá puedas arreglártelas solo contigo mismo y con tu jefe?
También merece la pena evaluar qué servicios necesita exactamente. Las líneas telefónicas comerciales para responder a las llamadas entrantes no son negociables, y el enrutamiento de llamadas también puede serlo. Pero, ¿necesitas funciones avanzadas como VOIP o incluso videoconferencias?
Quizá puedas acceder a servicios más avanzados en otro sitio, como Google Workspace. Los servicios telefónicos más caros pueden no ser mejores, per se. Incluir más funciones no significa que tu empresa realmente las necesite o que debas invertir. En lugar de eso, evalúa las funciones que hay detrás de la etiqueta del precio y sé brutal sobre lo que realmente necesitas.
Una actitud despiadada al principio puede ahorrarte mucho dinero a largo plazo. Nadie quiere tener más usuarios o funciones de las que necesita en su servicio telefónico, ¡sobre todo si eso encarece su factura!
5 ventajas de utilizar un servicio telefónico
Ya sabe qué es un servicio telefónico y cómo ahorrar dinero con estos prácticos paquetes para empresas. Sin embargo, debería entender exactamente qué es lo que aporta valor a esta estrategia en primer lugar. Invertir en un servicio telefónico para su empresa tiene muchas ventajas, entre ellas simplemente permitir la comunicación.
Teniendo esto en cuenta, estas son las cinco principales ventajas de los servicios telefónicos para empresas. Estas ventajas pueden ser una excelente motivación para decidirte a invertir.
1. Mejor comunicación
Ese beneficio principal es innegable: Estás abriendo un canal muy demandado y permitiendo una mejor comunicación con los clientes. Esto es estupendo para mejorar las respuestas y, al aprovechar esta ventaja, se abren las puertas a mejoras aún mayores.
2. Bases para el crecimiento
Un servicio telefónico de calidad ofrece más oportunidades, incluidas las bases para el crecimiento. La apertura de esas vías de comunicación crea oportunidades para relacionarse con más personas y proporciona el marco necesario para crecer.
3. Aumento de la confianza
Es innegable que un servicio telefónico aumenta la confianza en su empresa. Es excelente para una imagen de marca autorizada. Tener un único punto de contacto fiable tranquiliza a los clientes actuales y potenciales. Además, da una imagen más profesional.
¿Confiaría en una empresa con un número de teléfono público (y fácil de recordar)? ¿O confiaría en una empresa escurridiza con la que no supiera cómo ponerse en contacto? Esa vía de comunicación instantánea añade un elemento de fiabilidad y prestigio.
4. Reducción de las críticas negativas
Al proporcionar ese punto de contacto, limitará el número de reseñas negativas que recibirá. Una de las principales razones por las que la gente se apresura a dejar críticas es para despotricar; suele ser una reacción emocional. Un servicio telefónico adecuado sirve de amortiguador y atrapa a las personas que necesitan apoyo.
Tratar los problemas de los clientes por teléfono puede ser complicado. Sin embargo, es mucho mejor para su reputación que permitir que los problemas se filtren en las reseñas públicas.
Una gran ventaja de invertir en un servicio telefónico es que redirige a la gente hacia el servicio de atención al cliente, no hacia los sitios de reseñas. Y ¿quién no quiere una plataforma reluciente de TripAdvisor, Google Maps o Yelp?
5. Mejor control del personal
Por otro lado, invertir en un servicio telefónico puede mejorar su capacidad para controlar al personal. Al igual que es su responsabilidad gestionar las interacciones con los clientes, también tiene que gestionar cómo interactúa el personal con los clientes.
Algunos paquetes de servicios incluyen funciones de transcripción o grabación de voz. Su objetivo es conservar el contenido de la llamada. Esto puede ser valioso para asegurarse de que su personal respeta las políticas y actúa con eficacia. Ofrece excelentes oportunidades de formación y de inversión en la calidad de su plantilla.
También es valioso cubrirse las espaldas. Trabajar con varios gestores de llamadas puede ser duro, sobre todo a medida que se expande la empresa. Es bueno tener un registro de los consejos y promesas hechos. De este modo, podrá ofrecer coherencia en toda la experiencia del cliente.
¿Cuál es el mejor servicio telefónico para una pequeña empresa?
El "mejor" servicio telefónico para pequeñas empresas no es una respuesta de copiar y pegar. No todas las empresas necesitan las mismas prestaciones, lo que elimina el concepto de un único servicio ganador.
En su lugar, debe revisar los criterios internamente antes de mirar escaparates. A la hora de buscar servicios telefónicos para pequeñas empresas, hay que saber qué buscar individualmente.
Dicho esto, hay algunas banderas verdes que buscar y preguntas que considerar, como:
- ¿Ofrece la posibilidad de enrutar las llamadas a medida que crece su negocio?
- ¿Ofrece servicios de grabación o transcripción que puedas utilizar con fines de formación?
- ¿Es importante para ti la comunicación bidireccional o unidireccional? Si es así, ¿ofrece una API SMS o un código corto?
- ¿Invierte ya en campañas de mensajes SMS? Si quieres integrarlo, ¿ofrece pasarela de texto para enviar textos desde ordenadores?
- ¿Viene con un software de marketing que incluya funciones de envío masivo? Si no es así, ¿es compatible con alguno?
También debe tener en cuenta criterios más generales, como:
¿Existe una opción de prueba o demostración gratuita? Esto es preferible, ya que le permite sumergirse sin demasiado compromiso financiero por adelantado.
- ¿Es compatible con sus sistemas actuales?
- ¿Cómo son las críticas? ¿Otras personas aprueban este servicio?
- ¿Cuál es la política de cancelación si no encaja?
- ¿Tiene las prestaciones que requiere tu estrategia telefónica concreta?
- ¿Es el momento adecuado para realizar esta inversión en su empresa?
Si ya ha respondido a todas estas preguntas y todavía quiere un poco de inspiración, le sugerimos que eche un vistazo a estos proveedores. Te sugerimos que eches un vistazo a estos proveedores:
- Nextiva
- RingCentral
- 8x8
¿Qué es el servicio telefónico VOIP para una pequeña empresa?
Un servicio telefónico VOIP para una pequeña empresa significa simplemente voz sobre protocolo de Internet. Puede parecer un trabalenguas, pero no es tan complicado como parece. Es muy práctico utilizar Internet para hacer llamadas, por ejemplo, desde un ordenador portátil.
En lugar de depender de un teléfono móvil o fijo, hace que su servicio telefónico sea más flexible. Simplemente le ofrece más opciones a la hora de gestionar las comunicaciones de su empresa.
No todos los servicios telefónicos ofrecen VOIP, que es una función bastante especializada y avanzada. Por lo tanto, si te interesa, tendrás que buscar específicamente proveedores que anuncien VOIP. Sin embargo, podría merecer la pena, sobre todo si prevés la necesidad de atender llamadas desde un ordenador.
¿Cuándo invertir en un servicio telefónico?
Puede sonar prematuro, pero le aconsejamos que invierta en un servicio telefónico de inmediato. La estadística original a la que nos referíamos, sobre el 60% de clientes que quieren llamar a empresas que encuentran en Google, es reveladora. Hay demasiada demanda como para retrasar esta vía de comunicación.
Puede que tenga una pequeña empresa por múltiples razones. Tal vez quiera tener una base de clientes muy unida, o quizá esté empezando. En cualquier caso, ninguna de estas razones justifica no invertir en un servicio telefónico para empresas, o al menos en un número. Claro que hay compromisos, como utilizar un número personal, pero esto tiene repercusiones, como el riesgo de agotamiento.
Invertir en servicios telefónicos establece el equilibrio entre la vida laboral y personal, da una imagen profesional, permite una mejor comunicación con los clientes y sienta las bases del crecimiento empresarial.
Por todas esas ventajas, no hay mejor momento que el presente. Es un gran paso, no importa en qué punto de tu trayectoria empresarial te encuentres; de hecho, cuanto antes, mejor.
Cómo recopilar números de teléfono
Pero espere. A estas alturas, ya sabes lo que implica un servicio telefónico, pero también hemos hablado de las funciones de marketing. Está bien elegir un servicio que ofrezca funciones de marketing por SMS. Pero, ¿cómo se recopilan los números de teléfono para aprovecharlo?
Es una gran pregunta, y la verdad es que hay más de una forma de despellejar a un gato. Podrías utilizar cualquiera de las siguientes estrategias para recopilar números de teléfono y ponerte en contacto con la gente a través de tu nuevo servicio telefónico:
- Ofrezca confirmaciones por SMS para reservas y compras.
- Cree un programa de fidelización basado en texto.
- Organice concursos y exija números de teléfono para participar.
- Pregunte a los clientes si puede enviarles cuestionarios de opinión por SMS.
- Configure un software de portal cautivo para la red WiFi de sus invitados.
Beambox: Recopilación de números de teléfono a través de WiFi
¿Sabías que puedes recopilar números de teléfono a través de WiFi? Todo lo que necesita es un portal cautivo. Una estrategia de portal cautivo implica invertir en un software específico que se conecta a la red WiFi existente. Así es como funciona.
Cuando un cliente hace clic para unirse a su red de invitados, se activa el portal. El portal aparece como una página web que contiene un formulario en el que se solicitan los datos que usted elija. Puede solicitar cualquier cosa, desde información demográfica hasta, en este caso, números de teléfono. ¿A que es inteligente?
Los clientes sólo pueden continuar una vez que han rellenado el formulario, lo que aumenta la motivación para facilitar su número. Cuando lo hacen, obtienen acceso instantáneo a Internet y usted un número para su base de datos de contactos.
Debe cumplir el GDPR indicando que desea utilizar su número con fines de marketing y obteniendo su consentimiento. En general, esta estrategia es fácil de organizar y totalmente pasiva tras su lanzamiento. Es una forma estupenda de aumentar tu base de datos y permitir futuras campañas de SMS o telefónicas.
En Beambox, este es nuestro pan de cada día; gestionamos una solución de marketing WiFi todo en uno con un portal personalizable. Comience hoy mismo su prueba gratuita de Beambox y siga los siguientes pasos después de invertir en su servicio telefónico para pequeñas empresas.
PREGUNTAS FRECUENTES
No desaparezcas todavía. Repasemos lo que hemos aprendido. No hay nada como un rápido examen sorpresa: ¿estás seguro de que recuerdas todo lo esencial que acabamos de enseñarte?
Estas son las preguntas más frecuentes sobre servicios telefónicos para pequeñas empresas. ¿Alguna de ellas te deja perplejo?
¿Qué es un servicio telefónico para pequeñas empresas?
Un servicio telefónico para pequeñas empresas no es más que un sistema que permite la comunicación móvil o fija de una empresa a pequeña escala.
Este término general puede referirse a un paquete que ofrece la posibilidad de recibir y hacer llamadas. O puede ser un poco más avanzado y ofrecer marketing por SMS y software de análisis. Incluso puede facilitar cosas como el enrutamiento de llamadas, en el que varios gestores atienden las líneas.
¿Cuál debe ser el presupuesto de un servicio telefónico para empresas?
Presupueste más de 20 dólares al mes por usuario, cifra que puede aumentar a unos 40 dólares al mes para los paquetes más avanzados. El coste de un servicio telefónico depende realmente de la escala de su empresa. Cuantos más empleados tenga a su disposición, más caro le resultará. Para las pequeñas empresas, la inversión no debería ser demasiado grande. Nosotros la equipararíamos a la inversión en marketing por correo electrónico o software de marketing por WiFi. Además, es desgravable y muy rentable; da buenos resultados.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar un servicio telefónico para pequeñas empresas?
La ventaja de un servicio telefónico para pequeñas empresas es que satisface la demanda de esta forma de comunicación. Descolgar el teléfono y llamar sigue siendo un método enormemente popular de comunicación con los clientes.
Por lo tanto, esta estrategia le mantiene conectado tanto con su base actual como con sus clientes potenciales. Es de bajo coste y bastante esencial si desea ampliar su negocio y ver el éxito real.
