Equilibrar la caja registradora: Pasos clave para la precisión

Dirigir una empresa con éxito consiste en cuidar los detalles, no dejar nada al azar y vigilar muy de cerca los ingresos y los gastos.

Saber cómo cuadrar la caja, cuánto efectivo debe haber en el fondo de caja y hacer frente a las discrepancias en el flujo de caja es una parte fundamental de su trabajo como empresario.

Demasiados de nosotros somos culpables de descuidar un poco la diligencia debida de vez en cuando. Si te has acostumbrado a no pensar dos veces en lo que realmente ocurre en tu caja al principio y al final de cada día... pues posiblemente estés haciendo un flaco favor a tu negocio, y corres el riesgo de cometer algunos errores importantes.

Esta semana vamos a ver paso a paso cómo cuadrar la caja, así como algunos consejos sobre buenas prácticas de caja y control básico del efectivo.

Si incorpora estos consejos a su rutina diaria, estará cuidando mejor de su cuenta de resultados y erradicando un puñado de riesgos que podrían derivar en problemas importantes si no se controlan.

¿Por qué es importante cuadrar la caja?

Cuando se trata de buenas prácticas empresariales -sobre todo en el sector de la restauración, en el que los ingresos y los gastos deben equilibrarse cuidadosamente-, es fundamental centrarse en el flujo de caja. Equilibrar el cajón de efectivo al final de cada día es un aspecto importante, y en una época en la que los tipos de pago evolucionan constantemente, es importante tomarse un tiempo para asegurarse de que se está haciendo todo lo posible para cuidar de los mejores intereses.

Esencialmente, todo lo que entra en su negocio debe ser contabilizado. Los pagos en efectivo son solo la punta del iceberg; las tarjetas de crédito, las tarjetas de débito, los vales y los métodos de pago móviles como Apple Pay se unen para ofrecer una imagen clara de la situación financiera exacta de su empresa. Mantener la atención en esa imagen es clave para abordar los problemas, planificar el futuro y promover el crecimiento.

La otra cara de esta cuestión tiene que ver con la confianza y la responsabilidad. Aunque tengas un equipo muy unido de empleados muy queridos, cualquier empresa que maneje entradas de efectivo y transacciones debe contar con una serie de procedimientos y protocolos para reducir riesgos, aumentar la confianza y garantizar la rendición de cuentas.

Disponer de un conjunto férreo de prácticas es la forma más segura de protegerle a usted y a su empresa, así como de proteger a los miembros de su personal.

No se equivoque, los errores en el manejo de efectivo ocurren a diario, y los robos y fraudes son realidades desafortunadas que conlleva confiar su flujo de caja a otras personas. Además, también tienes que cuidar de tus clientes: a nadie le gusta que le den gato por liebre, y las discrepancias de efectivo suelen ser una clara señal de que se están cometiendo errores y hay que rectificarlos.

Echemos un vistazo a algunas prácticas ganadoras que deberían formar parte de su rutina diaria basada en el efectivo, sin excepciones ni excusas.

Empiece el día contando el dinero que tiene en el cajón

Saber cómo cuadrar una caja registradora no consiste sólo en lo que ocurre al final de cada turno, sino también en empezar cada día con buenas prácticas. ¿Nuestro consejo? Empieza cada día contando el dinero que queda en caja.

Su restaurante necesita disponer en todo momento de una cantidad base constante de efectivo en caja. Incluso en una época en la que los pagos en efectivo están en declive, siguen siendo la base de una proporción significativa de las transacciones... y todos sabemos lo molesto que es ser un cliente que hace un pago en efectivo, sólo para descubrir que el comerciante no tiene cambio para dar.

Esta cantidad base de efectivo, conocida como fondo de caja o caja chica, variará naturalmente de una empresa a otra. Sin embargo, no debería ser difícil saber cuánto dinero hay que tener en caja, ya que la experiencia diaria te dirá lo que funciona y lo que no.

Como regla general, para las pequeñas empresas bastan unos 150 dólares de caja chica, mientras que las grandes pueden necesitar hasta 400 dólares.

Un empleado, un cajero

De acuerdo: para las pequeñas empresas que dependen de una sola caja registradora, puede que éste no sea el enfoque más práctico. Sin embargo, controlar y limitar el número de miembros del personal responsables de las cajas individuales nunca es una mala idea.

Todo se reduce a la responsabilidad. Cuantas más personas tengan acceso a un mismo cajón portamonedas, menor será el grado de responsabilidad. Aunque todo esto está muy bien cuando no hay problemas, en cuanto surgen discrepancias y se levantan sospechas, se convierte en un problema serio, y puede ser muy difícil determinar quién es el responsable de que falte efectivo o de que se hayan cometido errores.

¿Debe ingresarse efectivo a lo largo del día?

Si es posible y práctico, claro que sí. Obviamente, esto puede ser difícil para los restaurantes y bares más pequeños con personal limitado.

Sin embargo, si puede aprovechar las horas tranquilas del día, esforzarse por contar e ingresar el dinero de la caja reducirá la posibilidad de cometer errores y le proporcionará más tranquilidad y responsabilidad.

Recomendamos:

Establecer horas fijas cada día para el recuento y depósito del efectivo, a fin de garantizar la coherencia y una buena rutina. Tener siempre dos miembros del personal como testigos de cada recuento Tomar notas (en un diario o en un dispositivo inteligente) de los totales, las discrepancias y los nombres de los miembros del personal implicados para reducir la posibilidad de errores. Asegurarse de que se sabe cuánto dinero debe haber en el fondo común o caja para gastos menores después del depósito.

Buenas prácticas para el control de caja al final del día

Todos esperamos con impaciencia el final de la jornada laboral: es la oportunidad de disfrutar de la gloria del éxito, relajarse con una copa y asegurarse de que se han marcado todas las casillas. También es el mejor momento para supervisar las prácticas de caja y asegurarse de que el dinero ha entrado y salido de la caja de forma honesta, eficiente y teniendo en cuenta los intereses de la empresa.

El aspecto más fundamental de esto es contar cuidadosamente la cantidad total de efectivo en su caja registradora, y contabilizar todos los tipos de transacciones recibidas a lo largo del día. Una vez sumado todo, compararás tu total con el que te da tu TPV.

Si cruza los dedos, esta cantidad debería coincidir perfectamente. Sin embargo, esto no siempre es así, y si hay un desajuste puede que tengas que investigar un poco.

No se asuste si se trata de una cantidad insignificante: las pequeñas discrepancias forman parte de la actividad diaria y suelen deberse a errores cometidos por un empleado al dar el cambio o recibir pagos. Sin embargo, si ha observado una discrepancia mayor, tendrá que indagar un poco más.

¿Qué ocurre cuando se acaba una caja?

Un exceso significa que hay más efectivo en su caja de lo que su TPV dice que debería haber.

Aunque es tentador ver esto como algo bueno (más dinero significa más beneficios, ¿verdad?), suele significar que un cliente ha sido estafado. Si se dan cuenta, corres el riesgo de perder un cliente o de recibir malas críticas en Internet.

¿Qué debo hacer si una caja registradora está averiada?

Hay varias razones por las que puede faltar dinero en efectivo al final del día. A veces, un error humano puede hacer que se dé como cambio un billete de 10 dólares en lugar de uno de 5, y el dinero puede perderse por error. Por supuesto, existe la posibilidad de que un miembro del personal se meta dinero en los bolsillos, lo que plantea toda una serie de problemas que habría que resolver de acuerdo con la política de la empresa y los procedimientos legales locales.

Tanto si las discrepancias son por exceso como por defecto, los problemas de caja deben resolverse estableciendo una política clara que todo el personal deba seguir. La transparencia, la rendición de cuentas y la visibilidad son fundamentales, y fomentar la confianza y establecer normas claras siempre ayudará a evitar que surjan problemas de efectivo.

Saber cómo cuadrar las transacciones de la caja registradora ayudará a su negocio

Es innegable que comprender y aplicar las mejores prácticas de caja aportará beneficios a su negocio. En el sector de los restaurantes y bares, las transacciones en efectivo se realizan de forma rápida y (con suerte) constante, por lo que ser diligente comprobando y depositando el efectivo a lo largo del día mantendrá tus beneficios sanos, tu mentalidad positiva y a tu equipo unido.

Aunque un buen sistema de TPV ayudará a mejorar la precisión, en realidad no hay nada mejor que el sentido común, el cuidado y la atención, y un equipo que trabaje en la misma dirección. Los métodos de pago pueden estar cambiando, pero las políticas sensatas de caja registradora y la comprobación y el balance diarios están aquí para quedarse.

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