Guía del experto para equilibrar el cajón de su caja registradora

Algunos elementos de la hospitalidad son tranquilizadoramente tradicionales.

Está el registro en el mostrador del hotel, el proceso de dar propina al equipo de espera por un trabajo bien hecho y la momentánea sensación de importancia que se tiene cuando el conserje se encarga de aparcar el coche en el aparcamiento subterráneo.

En medio de un mar de magia tecnológica e influencia de las redes sociales, este material hace que la industria sea lo que es.

Y eso nos lleva a las cajas registradoras. No, en serio: se trata de una de las rutinas más importantes en la hostelería moderna, y es de lo más tradicional que existe.

También es aterradoramente fácil equivocarse, así que considere esta su guía única sobre cómo cuadrar la caja registradora.

¿Por qué es tan importante cuadrar la caja?

Sólo en el Reino Unido, uno de cada diez adultos no utiliza efectivo, por lo que se podría pensar que los cajones portamonedas son una reliquia.

Pero no es así. Para muchos de nosotros, el dinero en efectivo sigue siendo el rey. Un estudio de 2018 reveló que el 83% de los consumidores estadounidenses echarían de menos el efectivo si desapareciera para siempre.

Así pues, el dinero en efectivo seguirá entrando en tu negocio hostelero a buen ritmo durante un tiempo e, independientemente de ello, la aparición de nuevos métodos de pago como Apple Pay significa que equilibrar la caja registradora es ahora más importante que nunca.

Debe contabilizar todo el efectivo que entra en su empresa, independientemente de cómo lo haga. Esto garantiza que todos los beneficios que generes se contabilicen correctamente y ofrece a tu empresa una imagen financiera mucho más clara.

Incluso le ayudará a prever y planificar los inevitables altibajos que experimentará su negocio.

Pero... ¡confío en mis empleados!

Por mucho que confíe en sus empleados, tiene que aceptar que, como su empresa maneja dinero en efectivo, siempre existe la opción de que los nefastos entre ellos se aprovechen.

Se calcula que las empresas estadounidenses pierden anualmente una media del 7% de sus ingresos anuales por el robo de empleados.

Esto no significa que tenga que vigilar sus espaldas en todo momento como propietario del negocio, pero sí ilustra claramente lo importante que es la caja registradora del restaurante y su capacidad para cuadrarla.

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3 cosas vitales que debe recordar para cuadrar su caja registradora

Antes de adentrarnos en el proceso, aquí tienes tres cosas de vital importancia que deberás tener en cuenta cada vez que hagas balance de caja.

1. Siempre una persona por cajón

Puede resultar tentador recortar gastos y tener un solo cajón para todos, pero realmente recomendamos invertir en tantos como personal tenga en servicio en un momento dado. Cuantas más personas tengan acceso al mismo cajón, mayor será la responsabilidad sobre lo que ocurre en él.

2. Empieza el día contando dinero

Es fácil suponer que cuadrar la caja registradora es algo que sólo hay que hacer al final del día. Pero no es así. Asegúrate de empezar cada día contando lo que ya hay en la caja. Así te asegurarás de tener en la caja una cantidad constante y suficiente de efectivo base para satisfacer la demanda y facilitar el proceso de equilibrado al final del día.

3. Depositar efectivo a lo largo de los turnos

Una caja registradora ordenada es una caja registradora sana. Durante los periodos de menor actividad, asegúrate de ingresar efectivo, contar el efectivo presente y eliminar la diferencia del recuento de la mañana. Hazlo de dos en dos para asegurarte de que hay dos ojos en cada ingreso y recuento. Conviértalo en un hábito y le resultará mucho más fácil hacer el recuento.

El proceso en 5 pasos para cuadrar las cajas registradoras

Ahora que ya sabemos el qué, el por qué y el cuándo de equilibrar el efectivo en tu empresa, te explicamos cómo hacerlo en cinco sencillos pasos.

Imprime la siguiente lista, pégala en la pared cerca de cada caja y conviértela en el mantra de tu equipo.

1. Determine su cantidad inicial ideal

Es importante que su caja registradora contenga un número constante de monedas y billetes para que siempre tenga cambio suficiente para los clientes.

Del mismo modo, un exceso de efectivo en el cajón podría incitar al robo, por lo que es importante mantenerlo bajo control con una cantidad inicial sólida.

Decide una cantidad base de efectivo que retendrás en cada caja para hacer frente a las transacciones que probablemente te encuentres cada día. Echar un vistazo a los informes de ingresos día a día te ayudará en este punto.

2. Mantener un empleado por registro

Ya lo hemos mencionado en nuestros consejos rápidos, pero no está de más repetirlo.

Un empleado por caja significa que tendrá una sola línea de responsabilidad y una operación de comedor mucho más eficiente gracias a la reducción de errores por el síndrome de "demasiados cocineros".

3. Ejecutar una lectura X

Cuando llegues a un punto de parada (normalmente un cambio de turno), realiza una lectura X en tu sistema TPV. Imprímelo y saca la caja, antes de retirarte a una zona discreta.

4. Realización del recuento físico

Cajón de efectivo retirado y X leída a mano, comienza el recuento físico.

Sume los totales de todas las monedas, billetes y recibos PDQ y compare el resultado con los totales de la lectura X.

Siempre que no se haya cometido ningún error al dar el cambio (o algo peor), todo debería cuadrar. Ten en cuenta que no es raro que falte un poco de efectivo, ya que suele ser más habitual que sobre.

5. No olvide la entrega de efectivo

El arqueo de caja se produce cuando un miembro del personal retira e ingresa manualmente el efectivo en la caja. Esto le ayudará a seguir el ritmo de las transacciones de los clientes y a garantizar que se mantiene el nivel básico de efectivo (véase el paso 1).

La frecuencia y el momento de estas bajadas depende de ti, pero tiene sentido hacerlo cuando el comercio baje un poco para no interrumpir el servicio.

Cuando se produzca una entrega de efectivo, asegúrese de que el empleado que la realizó queda registrado junto con la hora, la fecha y el importe de la entrega. Pida al cajero que firme la transacción para asegurarse de que queda registrada la responsabilidad de trabajar con el nuevo saldo.

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Cómo cuadrar una caja registradora - Preguntas frecuentes

P: ¿Qué significa cuadrar una caja registradora? Equilibrar una caja registradora se refiere al proceso de garantizar que el dinero contenido en el cajón refleje con exactitud las transacciones comerciales de ese día (o turno).

P: ¿Cuál es la forma correcta de colocar los billetes en un cajón portamonedas? Para facilitar el recuento, lo mejor es colocar los billetes mirando en la misma dirección para que el importe del billete se encuentre en el mismo lugar durante el recuento físico.

P: ¿Qué ocurre si me excedo en el importe de un billete concreto? Si coges más billetes de los que admite la inserción del cajón, sujeta los billetes sobrantes y llévalos al compartimento situado debajo del cajón. Para evitar tener que hacer esto, asegúrate de que las retiradas de efectivo sean realizadas regularmente por personal superior.

P: ¿Cuál es la diferencia entre una lectura X y Z? Las lecturas X y Z en los sistemas POS modernos proporcionan esencialmente la misma información si se ejecutan al mismo tiempo, pero una lectura X le da una lectura (o vista previa), mientras que ejecutar una lectura Z reiniciará el informe de caja.

P: ¿Qué debo hacer si la caja no cuadra? Si el efectivo no cuadra, hable con un miembro superior del personal. Registra exactamente el desfase y dónde está la discrepancia en términos de tipo de recibo (esto debería ser identificable comparando todos los recibos físicos y el efectivo con la lectura X).

P: ¿Puedo confiar en el TPV para el arqueo de caja? Sí. Un sistema de TPV moderno debería ofrecer siempre una lectura exacta de X y Z, y la mayoría de ellos cuentan con auditoría a nivel de usuario, de modo que cada transacción se marca con fecha y hora en relación con el operador en cuestión.

P: ¿Cuántas retiradas de efectivo debo realizar? Esto depende totalmente de usted, pero es importante recordar que el objetivo principal es garantizar que su saldo inicial nunca se reduzca y que tenga suficiente efectivo en caja para atender las transacciones de los clientes.

P: ¿Cuándo debo realizar el arqueo de caja? Normalmente, lo mejor es cuadrar la caja registradora al final del día o cuando termina el turno de un cajero.

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Conclusión

Hay cosas que nunca cambian, y el proceso de cuadrar una caja registradora es un ejemplo perfecto de una antigua rutina hostelera que todas las empresas del sector deben seguir al pie de la letra.

Esperamos que nuestra guía se convierta en su biblia del equilibrio de la caja registradora. ¿Por qué no compartirla con su personal para asegurarse de que todos cantan el mismo himno?

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