Cómo enviar una factura: Curso acelerado para pequeñas empresas

El miedo a cometer errores al hacer facturas es real, sobre todo para las pequeñas empresas. Sin embargo, es algo que hay que hacer para operar legalmente y evitar una situación financiera caótica. Y por eso debes aprender a enviar una factura.

Una factura no es más que un documento que indica el coste de cada producto o servicio que ha comprado un cliente. Su finalidad principal es que los compradores sepan lo que deben a la empresa.

Ahora, muchas empresas adjuntan su factura a un correo electrónico y ya está. Sin embargo, las cosas pueden variar en función de la empresa que dirijas.

Hay ciertos detalles de las facturas que las hacen más impactantes. Si quieres crear facturas que causen impresión y te permitan cobrar más rápido, ¡estás en el lugar adecuado!

¿Cuándo debe enviar las facturas a sus clientes?

Aunque el envío de facturas es una forma de obtener el dinero más rápidamente, el momento en que se hace puede hacer o deshacer su influencia.

Si la envía antes o después del trabajo dependerá del tipo de negocio que tenga. Si das servicios como fontanería, es mejor que emitas una factura justo después de terminar el trabajo.

En cambio, si ofrece servicios continuos como contabilidad y teneduría de libros, las facturas mensuales o trimestrales funcionan mejor.

Además, hay algunos trabajos que pueden requerir cambios o trabajo adicional. En este caso, deja pasar hasta 48 horas antes de enviar la factura. Por ejemplo, creas un plan de marketing para una cafetería. Puede que les guste o no. Así que pedirles el pago antes de que hayan aprobado el plan quedaría mal.

Sin embargo, hay algunos casos en los que necesitas dinero para empezar a trabajar. Por ejemplo, estás planificando un evento para un restaurante como asesor de alimentos y bebidas.

En este caso, puede que necesites materiales para la decoración, así como un pago por adelantado para invitar a los invitados. Así que lo más sensato sería enviar una factura antes de empezar el trabajo.

Otra posibilidad es que dirija campañas de marketing digital para pequeñas empresas. Probablemente dividirás la tarea en varios hitos para facilitarte el trabajo. En este caso, será más factible enviar una factura después de cada hito, pero antes de que el trabajo esté totalmente terminado.

Elementos críticos que toda factura comercial debe incluir

Conseguir un pago más rápido puede ser la razón más obvia para enviar facturas a tiempo, pero no es la única. Las facturas son también una buena forma de evitar complicaciones legales y fraudes.

Te ayudan a registrar los productos y servicios que has prestado a tus clientes. En caso de desacuerdo sobre el pago, basta con mostrar la factura. Sin embargo, ¿qué debes incluir necesariamente en ella?

1. Número de factura: Asigne a cada factura un número único para que sea reconocible. Si hay una disputa, no querrás perder tiempo buscando la factura correcta.
2. Fecha de la factura: Menciona la fecha en la que creaste y emitiste la factura.
3. Su logotipo: Su factura debe destacar entre todas las demás. Colocar el logotipo de su empresa también le ayudará a parecer más profesional.
4. Información empresarial: Mencione la información de su empresa y todos los detalles relevantes. Dependiendo de tu jurisdicción, puede que tengas que añadir el número de IVA u otra información. Además, la factura no solo debe incluir tus datos, sino también los de tus clientes.
5. Descripción y datos de pago: Describa de forma concisa los productos o servicios que ha proporcionado, junto con sus respectivos precios. Mencione también los impuestos y el precio total que debe pagar el cliente. Si envías una factura por Internet, también puedes añadir un botón que permita a los clientes pagar.
6. Fecha de vencimiento y plazos: No tiene sentido enviar una factura sin fecha de vencimiento porque el cliente seguirá aplazándola. Además, para que la factura sea más firme, menciona las condiciones de pago, como las consecuencias de no respetar la fecha de vencimiento. Pero no olvides dar las gracias al cliente por hacer negocios contigo.

¿Cuáles son las distintas formas de enviar una factura?

Las facturas manuales han perdido su encanto. La gente sólo paga el 6% de estas facturas en un plazo de 30 días. El 94% restante se paga entre 30 y 60 días después. Pero hay otras formas de enviar facturas que fomentan el pago a tiempo, siempre que las envíes de la forma correcta.

Una de las formas más comunes y modernas de enviar facturas es a través del correo electrónico. Otras formas son PayPal, eBay y el software de facturación. En las siguientes secciones, vamos a discutir cómo enviar una factura con cada método.

¿Cómo enviar una factura en PayPal?

PayPal es una de las formas más comunes de enviar y recibir pagos. Tome cualquier negocio, y tendrá la opción de realizar transacciones a través de esta plataforma.

Además, la gente confía en ella y sabe que su dinero estará en buenas manos. Te permite personalizar las plantillas para que incluyan todo lo necesario para que una factura sea influyente. Además, también puedes enviar facturas a través del móvil, ¡el dispositivo que todo el mundo tiene en sus manos en todo momento!

Además, no tiene ninguna suscripción ni cuota mensual. Sólo tienes que pagar un pequeño porcentaje después de recibir el dinero. A continuación te explicamos cómo enviar una factura en PayPal.

• Empieza por iniciar sesión en tu cuenta PayPal si tienes una, o regístrate gratis. Desde allí, puedes acceder a la sección de facturas de varias maneras.
• Haga clic en el icono "Crear una factura" o seleccione "Enviar y solicitar" en PayPal. Desde ahí, puede crear una factura por lotes o periódica y ver las facturas enviadas o recibidas.
• Introduzca el correo electrónico, los artículos y los servicios del destinatario. Establezca la cantidad y el precio; consulte los ajustes a la derecha. Personalice los campos, habilite pagos parciales o propinas, y notas o condiciones.
• Vista previa antes de enviar. También puedes guardarlo como borrador o plantilla para múltiples ventas.
• Revise con el icono junto a enviar y haga clic en "Enviar" cuando esté listo.

¿Cómo enviar una factura por correo electrónico?

Como ya hemos dicho, el correo electrónico no debe limitarse a adjuntar una factura. Pero, sorprendentemente, añadir todos los detalles financieros en el propio correo electrónico tampoco es una buena práctica. Entonces, ¿cómo enviar una factura por correo electrónico?

Pues bien, su correo electrónico debe contener información que facilite al cliente reconocer su empresa. Además, debe quedar claro a primera vista que el correo electrónico contiene una factura. Si aún necesitas más aclaraciones, aquí tienes un ejemplo de correo electrónico de factura.

"Hola [Nombre del destinatario],

Espero que le vaya bien. Adjunto a este correo electrónico la factura [número] correspondiente a [productos o servicios].

Junto con la factura, encontrará nuestras condiciones generales en [enlace o archivo adjunto].

La fecha límite es [insertar fecha]. Si tiene alguna pregunta o duda, no dude en preguntar a través de [datos de contacto].

Estamos deseando recibir el pago y trabajar con ustedes en el futuro.

[Su empresa],

[Su nombre]"

Si se acerca la fecha de vencimiento y no ha recibido respuesta del cliente, envíele un correo electrónico de seguimiento. Sin embargo, no hay necesidad de ser insistente en este punto. El seguimiento debe seguir siendo amable y profesional.

¿Cómo enviar una factura en eBay?

Comprar y vender en eBay suele ser un proceso sencillo en el que los compradores pagan y los vendedores envían inmediatamente. Pero no es ningún secreto que la plataforma no obliga a los compradores a pagar en el momento de la compra.

Por este motivo, a veces te toca a ti, como vendedor, enviar recordatorios de pago a tus clientes. Por lo tanto, debes saber cómo enviar una factura en eBay.

1. Visita la página principal de eBay e inicia sesión.
2. Sitúe el cursor sobre el enlace "Mi eBay" de la esquina superior derecha y seleccione "Vender" en el menú desplegable.
3. A continuación, pase el ratón por encima del enlace "Pedidos" dentro de la sección "Seller Hub" y elija "En espera de pago".
4. Localice la opción "Enviar factura" junto al pedido específico.
5. Verifique la exactitud de los gastos de envío y el método de envío elegido. También puede añadir un mensaje al comprador en este punto.
6. A continuación, pulse el botón "Enviar factura" y espere la respuesta.

Utilice el software de facturación para automatizar y optimizar

Llegados a este punto, debe estar familiarizado con cómo enviar una factura y por qué es importante. Para recapitular, indica a los compradores lo que deben al vendedor. Aunque escribir un correo electrónico eficaz funciona, invertir en un software de facturación es aún mejor. Zoho, FreshBooks y QuickBooks son algunas de las mejores opciones.

Si tienes un negocio local y quieres aumentar tus ingresos, prueba la solución de marketing WiFi de Beambox. Le ayuda a recopilar datos de los clientes y a automatizar las campañas de marketing. Además, puedes acumular reseñas positivas y evitar que las negativas lleguen a Internet.

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