Una experiencia excelente para el cliente es muy importante en el sector de la hostelería. Se trata de anticiparse a las demandas de los clientes y satisfacerlas con prontitud. Sin embargo, en lugar de hacer el trabajo manual, puedes automatizar las tareas utilizando un sistema de gestión de la propiedad (PMS).
Este sistema cambia las reglas del juego para los administradores de fincas. Les permite gestionar todo, desde las reservas hasta las solicitudes de mantenimiento, en un único y cómodo lugar. Como resultado, las operaciones se vuelven más fluidas y los huéspedes o inquilinos pueden tener una mejor experiencia.
Si desea lo mismo para su negocio, está en el lugar adecuado. Exploremos qué son los sistemas de gestión inmobiliaria, cómo funcionan, sus ventajas y las mejores opciones de software.
¿Qué es un sistema de gestión inmobiliaria?
Un sistema de gestión inmobiliaria es una herramienta informática que ayuda a los administradores de fincas y a los propietarios en sus operaciones cotidianas.
El objetivo principal de este software es mantenerlo todo organizado. Gestiona las reservas, hace un seguimiento de la ocupación, gestiona las solicitudes de mantenimiento y procesa los pagos en línea, todo en un mismo lugar.
Como resultado, resulta más fácil gestionar las propiedades, mejorar la experiencia de los inquilinos o clientes y ahorrar tiempo en tareas manuales.
Sin embargo, no es fácil elegir un PMS para su empresa. Cuando se ponga a explorar sus opciones, se encontrará ante una elección importante: en las instalaciones o basado en la nube.
Por un lado, debe instalar y desplegar un PMS localmente en un escritorio. Esto le ofrece más control y personalización. Sin embargo, requerirá mayores costes iniciales, ayuda técnica y mantenimiento periódico.
Alternativamente, puede acceder a un PMS basado en la nube de forma remota desde cualquier lugar. Por lo tanto, son más fáciles de configurar y ampliar, pero ofrecen menos opciones de personalización. Por tanto, analice sus necesidades antes de tomar una decisión.
¿Cómo funciona el sistema de gestión inmobiliaria?
Un sistema de gestión inmobiliaria funciona con la ayuda de múltiples módulos. Combina múltiples áreas de la gestión inmobiliaria en un único sistema.
Dicho esto, examinemos los siete módulos para responder mejor a la pregunta: "¿Cómo funciona un sistema de gestión inmobiliaria?".
- Reservas: Las empresas del sector de la hostelería a menudo dependen de las reservas en línea para cerrar tratos. Por lo tanto, tiene sentido que un PMS tenga un módulo de reservas, que permita a los clientes hacer reservas y pagar en línea. Este módulo también tiene funciones que ayudan a la empresa a gestionar estas reservas en línea.
- Operaciones de recepción: El dicho "La primera impresión es la última" tiene un gran valor para las empresas hoteleras. Los clientes esperan una bienvenida cálida y rápida en la recepción. Este módulo PMS le ayuda a conseguirlo con la gestión de habitaciones, la asignación de llaves, la auditoría diaria y mucho más.
- Gestión de canales: Aunque publicar su propiedad en varios canales tiene sus ventajas, gestionar esos anuncios no es fácil. Por eso, el módulo de gestión de canales te permite gestionar todos tus anuncios desde un único lugar.
- Gestión de ingresos: Con sus análisis y seguimientos detallados, un PMS le permite gestionar y aumentar sus ingresos de forma eficaz. Utiliza el aprendizaje automático para ayudarle a fijar los precios correctos, optimizar sus anuncios y conseguir más ventas.
- Mantenimiento de la propiedad: A nadie le gusta vivir en un edificio en ruinas, ya sea una propiedad de alquiler o una habitación de hotel. Este módulo PMS le ayuda a asignar tareas de limpieza, realizar un seguimiento del mantenimiento de su propiedad y asegurarse de que siempre esté en buen estado.
- Gestión de datos de clientes: Optimizar su propiedad requiere recopilar y gestionar los datos de los clientes, por lo que tiene sentido que un PMS cuente con este módulo.
- Gestión del back-office: Este módulo incluye tareas como la gestión de eventos, informes, gestión de costes, etc. Al fin y al cabo, un administrador de fincas también necesita ayuda con las tareas administrativas.
4 ventajas de los sistemas de gestión inmobiliaria
Los expertos han pronosticado que el valor de los sistemas de gestión inmobiliaria aumentará un 8,9% de 2024 a 2033. Dado que los expertos del sector basan sus predicciones en el uso actual, es seguro afirmar que las empresas están adoptando rápidamente este sistema. Por lo tanto, ya es hora de que invierta en un PMS si aún no lo ha hecho.
Sin embargo, si esta estadística no le ha convencido de la importancia de un SPM, puede que los apartados siguientes lo hagan. Veamos cuatro de sus beneficios para ayudarte a decidir.
1. Puede ahorrar tiempo y dinero
Dirigir un negocio de hostelería significa hacer malabarismos con múltiples tareas repetitivas a diario. Además, hay que tener contentos a los clientes, mantener los locales, generar informes, crear estrategias y gestionar las finanzas cada día. Todas estas tareas requieren tiempo.
Pero con un PMS, puede automatizar la mayoría de las tareas cotidianas y centrarse en lo que más importa. Como todo está en un mismo sitio, ni siquiera tiene que perder tiempo buscando información. Como resultado, acabas ahorrando tiempo.
Además, automatizar las tareas repetitivas significa evitar errores humanos. Puede evitar las reservas dobles, los errores de comunicación y la pérdida de ingresos, lo que le ahorrará dinero a largo plazo.
2. Rastrear datos y analizar tendencias se convierte en algo fácil
Antes hemos mencionado que la experiencia del cliente consiste en anticiparse y satisfacer las demandas a tiempo. Sin embargo, no se trata de hacer conjeturas y esperar lo mejor. Se trata de utilizar datos y perspectivas para tomar decisiones informadas. Esta es otra área en la que brilla un PMS.
Le proporciona datos y perspectivas en tiempo real, lo que le ayuda a detectar tendencias y ajustar su enfoque para satisfacer mejor las necesidades de los clientes. También puedes hacer un seguimiento del mantenimiento del edificio y asegurarte de que no falta nada cuando los clientes vienen a alojarse.
Algunos sistemas de gestión inmobiliaria incluyen incluso funciones que le ayudan a hacer un seguimiento de los requisitos legales. Por último, puede realizar un seguimiento y optimizar sus campañas de marketing con un módulo de publicidad.
3. La gestión financiera es más fácil
El éxito empresarial no consiste sólo en maximizar los ingresos. También necesita medios para gestionar sus costes y finanzas y asegurarse de que sus esfuerzos no se echan a perder. Además, hay que preocuparse de los requisitos fiscales.
Con funciones de gestión de gastos, un PMS puede ayudarle a juzgar su salud financiera y sacar el máximo partido de su presupuesto. Además, te ayuda con los impuestos al documentarlo todo y crear informes.
Puede obtener una visión holística de sus ingresos, ahorros, mantenimiento y costes con sólo un clic del ratón. Todo ello se combina para ayudarte a tomar mejores decisiones financieras.
4. Mejora la satisfacción del cliente
No hay concepto de satisfacción del cliente sin mejorar la comunicación. A los clientes no les gusta esperar respuestas, sobre todo si tienen quejas. Quieren que siempre respondas a sus dudas y les guíes en el proceso.
Ahí es donde resultan útiles funciones del PMS como las alertas de texto, los portales específicos e incluso los chatbots. Le ayudan a enviar respuestas rápidas y a mantener a los clientes informados y comprometidos.
Además, estos sistemas simplifican las solicitudes de mantenimiento para que los clientes puedan informar rápidamente de los problemas y obtener soluciones más rápidas. Además, los recordatorios automáticos ayudan a mantener a todo el mundo al día.
Por último, dar a los inquilinos acceso a documentos importantes genera confianza y facilita su experiencia. Combinar todas estas funciones le ayuda a ofrecer la mejor experiencia a sus clientes, aumentando su satisfacción y fidelidad.
Cómo elegir un sistema de gestión hotelera
Buscar los mejores sistemas de gestión inmobiliaria en Google arrojará múltiples resultados. Sin embargo, sólo unos pocos merecen una segunda mirada. No tienen por qué ser necesariamente de bajo rendimiento para ser una mala opción, ya que depende de sus necesidades.
No obstante, debe tener en cuenta algunos aspectos a la hora de elegir un sistema de gestión hotelera.
Empieza por mirar las prestaciones y compararlas con tus necesidades, sobre todo en lo que respecta a los servicios para huéspedes. Es habitual que haya algunas prestaciones que no vayas a utilizar, pero este número debe ser reducido. De lo contrario, sólo conseguirás salirte del presupuesto.
A este respecto, compare el precio con las características y otras opciones de software. Una forma más inteligente de comparar los precios con su presupuesto es fijarse en el retorno de la inversión (ROI). Aunque una herramienta esté dentro de tu presupuesto, te saldrá cara si no te aporta resultados.
Muchas opciones también le permiten personalizar los paquetes en función de sus necesidades. Para obtener la máxima flexibilidad, sería mejor elegir estas opciones. Además, compruebe si el programa se integra fácilmente con el conjunto de programas informáticos que ya tiene.
Sin embargo, las soluciones muy completas rara vez son fáciles de usar. Esto no será un problema si tienes una empresa establecida y un equipo técnico a tu disposición. Pero si estás empezando, también tendrás que tener en cuenta la facilidad de uso y la atención al cliente.
Las 5 mejores opciones de software para un PMS en 2024
Ahora que ya sabe cómo elegir un sistema de gestión hotelera, vamos a analizar algunas opciones viables. Tener una lista de los nombres más populares y sus características le ayudará a hacer mejores comparaciones.
- Guesty: Si tienes una propiedad de alquiler vacacional, Guesty puede ser una de las mejores opciones para ti. Con este software, puedes listar y gestionar tu propiedad en casi todas las plataformas populares de alquiler vacacional. Incluso tiene una aplicación móvil para ayudarte a gestionar las cosas sobre la marcha.
- Oracle Hospitality: Muy popular entre los grandes hoteles, Oracle Hospitality es un PMS centrado en los huéspedes. A los usuarios les gusta especialmente por sus sólidas funciones, escalabilidad, integración y generación de informes. Sin embargo, muchas personas se han quejado de su compleja implementación y de sus complicados procesos de aprendizaje.
- Landlord Studio: Otro favorito entre las propiedades de alquiler, Landlord Studio es una opción asequible para las pequeñas empresas. Con una interfaz limpia, este software de gestión de propiedades ofrece selección de inquilinos, seguimiento de pagos e informes básicos.
- Cloudbeds: Cuando se trata de sistemas de gestión de propiedades para hoteles, Cloudbeds nunca deja de impresionar, especialmente cuando se gestionan varios grupos hoteleros. Su gestor de canales, su motor de reservas y sus informes avanzados ayudan a los gestores hotel eros a llevar a cabo tareas complejas. Sin embargo, es versátil, por lo que también podría adaptarse a hoteles pequeños y medianos.
- Hostaway: No hay mejor opción que Hostaway para los propietarios de alquileres vacacionales con más de diez propiedades. Te ayuda a gestionar la contabilidad del hotel, el marketing, las ventas, los pagos y las comunicaciones, todo en un solo lugar. Incluso puedes personalizar los campos de los informes financieros para que se ajusten mejor a tus objetivos.
Preguntas frecuentes sobre los sistemas de gestión inmobiliaria
A estas alturas, ya debe estar familiarizado con los sistemas de gestión inmobiliaria. Así que vamos a responder a algunas preguntas frecuentes antes de terminar.
¿Qué es un sistema de gestión inmobiliaria?
Un sistema de gestión de propiedades es un software que ayuda a gestionar las tareas cotidianas de hoteles, alquileres vacacionales y otras empresas inmobiliarias. Se encarga de todo, desde las reservas y la facturación hasta el mantenimiento y la comunicación con los clientes.
Con este software, puede agilizar los procesos, aumentar la eficacia operativa y mejorar la satisfacción de los clientes.
¿Por qué es importante un PMS en el sector hotelero?
Un PMS es importante en el sector hotelero porque simplifica tareas cotidianas como la gestión de reservas y la tramitación de pagos.
Al mantenerlo todo organizado, este software ayuda al personal a trabajar de forma más eficiente. Como resultado, pueden centrarse en lo más importante: satisfacer las demandas de los clientes y mejorar su experiencia.
¿Quién utiliza los sistemas de gestión inmobiliaria?
Los gestores hoteleros, los administradores de propiedades y los propietarios de alquileres vacacionales utilizan sistemas de gestión de propiedades.
Este software ayuda a estos profesionales a mantener todo en orden, desde la gestión de las reservas hasta el seguimiento de su rendimiento. Básicamente, cualquiera que se dedique a la hostelería o al negocio inmobiliario puede beneficiarse de un PMS.
Invierta en un PMS para simplificar las operaciones y aumentar la satisfacción de los huéspedes
Un sistema de gestión inmobiliaria ayuda a varios propietarios y administradores con las tareas cotidianas. Los agentes inmobiliarios pueden gestionar los anuncios, mientras que los propietarios de inmuebles de alquiler pueden hacer un seguimiento de las solicitudes de mantenimiento y la comunicación con los inquilinos. Invertir en estos sistemas es inteligente, tanto si gestionas propiedades de alquiler como un hotel de lujo.
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