Estrategias presupuestarias para restaurantes: Optimizar costes y aumentar beneficios

El presupuesto de un restaurante es la base de la salud financiera de su establecimiento y le ayuda a tomar mejores decisiones. Determina si tu restaurante puede cuadrar sus cuentas, ser rentable o funcionar con pérdidas.

Esta guía muestra cómo elaborar el presupuesto de un restaurante para mantener sus finanzas a flote. Sigue leyendo para saber cómo controlar los distintos costes de tu cuenta de pérdidas y ganancias.

Componentes clave del presupuesto de un restaurante

En primer lugar, vamos a esbozar los componentes clave del plan presupuestario de su restaurante para que sepa qué debe controlar:

1. Ingresos por ventas: Sus ingresos por ventas influyen significativamente en el flujo de caja, el presupuesto y los márgenes de beneficio de su restaurante.
2. Coste primario: El coste primario muestra la rentabilidad de su restaurante como negocio. Representa el coste total de los bienes vendidos (COGS) y los costes laborales. Son dos de los gastos más significativos que tiene que soportar su restaurante. El coste de los bienes vendidos representa la cantidad que debe pagar por todos los ingredientes de su menú. Los costes laborales incluyen la asistencia sanitaria, los impuestos sobre las nóminas y las prestaciones de los empleados. 3.__ Marketing__: Debe contar con un presupuesto de marketing para asegurarse de que su restaurante sigue atrayendo a clientes nuevos y habituales.
3. Gastos de explotación: Los gastos de explotación son los distintos costes que debes tener en cuenta para que tu restaurante funcione a diario sin problemas. Incluyen servicios como el alquiler, la electricidad e Internet. Es posible que también tengas que tener en cuenta el mantenimiento y la sustitución de los equipos.
4. Beneficio neto: El beneficio neto es la cantidad de la que dispone tu empresa después de contabilizar todos los gastos.

Como puede ver, estos componentes son esenciales para gestionar su restaurante.

Costes fijos y variables en la gestión de restaurantes

El segundo paso para crear un presupuesto de restaurante es comprender las diferencias entre costes fijos y variables.

Costes fijos

Los costes fijos permanecen constantes a lo largo del tiempo, por lo que son más fáciles de contabilizar en su presupuesto. Además, tendrás que pagar estos gastos al abrir tu restaurante. He aquí algunos ejemplos de gastos fijos:

• Alquiler
• Primas de seguro
• Pagos de préstamos
• Tasas de licencia
• Suscripciones a programas informáticos, como su sistema de punto de venta (TPV)

Costes variables

Los costes variables fluctúan, es decir, pueden variar en función de diversos factores. Por ejemplo, los ingresos por ventas y las operaciones mensuales afectan a estos costes. He aquí algunos ejemplos de costes variables:

• Gastos de comida y bebida
• Salario por hora
• Comisiones de procesamiento de pagos
• Servicios

Previsión de ventas: Fijar las expectativas de ingresos

La previsión de ventas consiste en estimar cuántos ingresos generará su restaurante en el futuro. Es importante porque proporciona una estimación para equilibrar su presupuesto basándose en costes e ingresos realistas. En los siguientes apartados se explica cómo prever las ventas para desglosar el presupuesto del restaurante.

Técnicas de estimación de ventas mensuales y estacionales

Utilice las siguientes técnicas para estimar las ventas mensuales y estacionales de su restaurante:

• Análisis de tendencias: En el análisis de tendencias, se utilizan los datos de ventas anteriores para buscar patrones. Utiliza estos patrones para prever las ventas de tu restaurante.
• Calcule la capacidad de su restaurante: La capacidad del restaurante es el número máximo de personas que puede albergar. Debes conocer el número de mesas, el aforo, el índice de rotación de mesas y el tamaño medio de la cuenta. Utilízalo para prever las ventas cuando tu restaurante esté a media capacidad o el negocio vaya lento.
• Análisis de series temporales: En el análisis de series temporales, se recopilan datos en distintos periodos y se registran los cambios. Puede utilizar esta información para prever las ventas.
• Vigile los factores externos que afectan a las ventas: Observa los factores externos, como los cambios políticos, económicos, sociales y tecnológicos, porque afectan a tus ventas.

Importancia de analizar los datos históricos de ventas

Los datos históricos de ventas son valiosos para su restaurante porque:

• Destaca las horas de mayor afluencia y las de menor actividad de tu restaurante.
• Muestra los platos más populares de su restaurante.
• Señala dónde puede mejorar comparando sus datos de ventas actuales e históricos.

Con esta información, puede utilizar la previsión de ventas para obtener un presupuesto realista para su restaurante.

Gestión de los costes laborales: Su mayor gasto

El mayor gasto de su presupuesto son los costes laborales. Es la cantidad que tiene que pagar a su personal. Debes prestar atención al porcentaje que supone en tu presupuesto porque te ayuda a gestionar tus finanzas.

Todos los gastos laborales

Aquí tienes todos los gastos relacionados con la mano de obra que debes tener en cuenta en el presupuesto de tu cafetería o restaurante:

• Prestaciones a los empleados
• Sanidad
• Impuestos sobre la nómina
• Sueldos y salarios
• Días de enfermedad
• Accidentes laborales

Esencialmente, cualquier coste que deba asumir por su mano de obra, es decir, el personal, entra dentro de los gastos relacionados con la mano de obra.

Estrategias para controlar los costes laborales

Las siguientes estrategias son eficaces para mantener bajo control el presupuesto mensual del restaurante para costes laborales:

• Forme y recompense a su personal: La rotación de personal es cara para su restaurante. Tiene que invertir en contratación para encontrar empleados que encajen en su restaurante. Además, también tiene que formarlos. Puede reducir la rotación recompensando a los empleados con mejor rendimiento. Otra opción es crear una vía de crecimiento para los empleados.
• Optimice los horarios de su personal: Utilice su previsión de ventas para planificar el horario de su personal. Puede reducir costes porque sus empleados no tendrán que hacer horas extras. Además, también mejora su eficiencia porque resulta más fácil gestionar sus cargas de trabajo.
• Ofrezca una formación adecuada: La formación garantiza que el nuevo personal esté preparado para trabajar en su restaurante. Aumenta la eficacia, porque sabrán qué hacer en el restaurante. Elabora un manual y permite que los nuevos empleados sigan de cerca a los mejores.

Costes de alimentos y bebidas: Optimización de los precios de los menús

Presupuestar los costes de alimentos y bebidas es esencial para que su restaurante sea una empresa rentable. Garantiza que no adquiera ingredientes innecesariamente. Además, influye en el precio del menú.

Utilice las siguientes estrategias para asegurarse de que las categorías de gastos de comida y bebida del restaurante no superan su presupuesto:

• Establezca relaciones sólidas con proveedores de confianza: Busque proveedores que suministren ingredientes de alta calidad a precios de mercado razonables. El objetivo es reducir los precios de las materias primas sin comprometer la calidad.
• Reducir el desperdicio de alimentos: El desperdicio de comida puede salir caro, sobre todo si no se controla. Forme a su personal para asegurarse de que sirven los pedidos correctos a sus clientes. También debes planificar tu menú y almacenar los ingredientes adecuadamente para reducir el desperdicio de alimentos.
• Preste atención al tamaño de las raciones: Estandarice el tamaño de las raciones porque ayuda a gestionar el inventario y reduce el desperdicio de alimentos. Quieres que tus clientes se sientan saciados cuando comen en tu restaurante.
• Controle los precios de los ingredientes: Los ingredientes, especialmente los de temporada, pueden fluctuar significativamente de precio en función de la demanda. La estrategia de precios de su menú debe tener en cuenta estas fluctuaciones.

Gestión de servicios públicos: Control de los gastos de consumo

Los servicios públicos son esenciales para garantizar que su restaurante funcione como se espera. Las facturas de electricidad, teléfono, agua e Internet entran en esta categoría. A continuación te explicamos cómo gestionar estos costes en tu presupuesto:

• Analice sus facturas de servicios públicos: Revisa tus facturas de servicios para saber en qué gastas dinero. Si hay algún servicio que no utilizas o apenas utilizas, plantéate suspender la suscripción.
• Instale equipos que ahorren energía: Los equipos que ahorran energía, especialmente los electrodomésticos con etiquetas ENERGY STAR, pueden ahorrar cientos de dólares en facturas de servicios públicos a lo largo de su vida útil. Del mismo modo, instala sistemas inteligentes que se apaguen automáticamente cuando no se utilicen.
• Forme a su personal en prácticas de ahorro energético: Proporcione a su personal la formación adecuada para reducir el consumo de energía. Por ejemplo, apaga las luces cuando no estén en uso.

El papel de los costes de alquiler y ocupación en la presupuestación

Los costes de alquiler y ocupación son uno de los mayores gastos fijos del presupuesto de su negocio de restauración. Los costes de ocupación incluyen los gastos de mantenimiento, los seguros, las tasas de mantenimiento de las zonas comunes y los impuestos sobre la propiedad. Recuerda que estos gastos repercuten en la rentabilidad de tu restaurante.

Lo ideal es que el alquiler de tu restaurante no supere el 10% de tu presupuesto. El importe del alquiler depende de la ubicación del local. Utiliza las siguientes estrategias para reducir los costes de alquiler y ocupación:

• Negocia con el casero: Siempre es buena idea hablar con el casero y ver si podéis llegar a un acuerdo. Por pequeño que sea, un descuento puede darte algo de margen en tu presupuesto. Por ejemplo, mira a ver si puedes conseguir un contrato de alquiler más largo a cambio de una renta más baja.
• Subarriende espacio adicional: ¿Tienes algún espacio que no utilizas en tu restaurante? ¿Por qué no utilizarlo para reducir el alquiler subarrendándolo a otro negocio? Otra solución es buscar restaurantes pop-up o food trucks emergentes y ver si podéis colaborar.

Presupuesto de marketing para restaurantes: Atraer y retener clientes

El marketing es necesario para que su restaurante garantice un flujo constante de clientes. Un presupuesto de marketing para restaurantes garantiza que no gastes más de la cuenta, un problema habitual.

El presupuesto de su restaurante para sus campañas de marketing debería oscilar entre el 3% y el 6% de sus ingresos.

También debe tener objetivos que quiera alcanzar con sus esfuerzos publicitarios. Por ejemplo, aumentar en un 10% el número de clientes habituales de su pub en un plazo de tres meses.

Estos consejos le ayudarán a sacar el máximo partido al presupuesto de marketing de su restaurante:

• Elija una combinación de soluciones de publicidad digital y local: El uso de múltiples soluciones de marketing es una excelente manera de aumentar su alcance sin exceder su presupuesto. Por ejemplo, utilice las redes sociales y el marketing por correo electrónico para llegar digitalmente a su público objetivo. Del mismo modo, utilice anuncios impresos para sensibilizar a los habitantes de su zona.
• Establezca un presupuesto diario para sus anuncios digitales: Las soluciones de publicidad digital para restaurantes le permiten establecer un límite diario. Así te aseguras de gastar solo lo que esté disponible para tu establecimiento.
• Supervise los anuncios digitales: No es necesario que utilice todas las soluciones de marketing digital a disposición de los restaurantes. La mejor práctica es probar varios servicios y ver cuáles ofrecen el mejor retorno de la inversión (ROI). De este modo, podrá optimizar cuánto gasta en futuras campañas publicitarias.

Costes de mantenimiento y sustitución de equipos

El mantenimiento de los equipos es vital para el funcionamiento de su restaurante. Reduce el tiempo que sus máquinas tienen que estar fuera de servicio porque puede solucionar los problemas antes de que causen problemas importantes. El mantenimiento también garantiza que las máquinas funcionen con eficacia.

He aquí cómo presupuestar los costes de mantenimiento y sustitución de equipos:

• Disponga de un fondo para el mantenimiento preventivo: Haga obligatorio el mantenimiento periódico de sus equipos. Siga las recomendaciones del fabricante para que las máquinas funcionen con un mínimo de problemas. El mantenimiento preventivo garantiza una larga vida útil de sus equipos. Además, reduce las posibilidades de averías inesperadas, que pueden resultar caras.
• Reserva un presupuesto para reparaciones de emergencia: A veces, las cosas salen mal, independientemente de los procedimientos que sigas. Disponer de fondos para reparaciones de emergencia le permitirá solucionar rápidamente los problemas inesperados. Ponte en contacto con un servicio de reparaciones de confianza o con el fabricante del equipo para saber cuánto necesitas para reparaciones de emergencia.
• Mantenga un fondo para sustituir sus equipos: El equipamiento de tu cocina tiene una vida útil, expresada como tiempo medio entre fallos (MTBF). Esta medida indica cuánto tiempo puede funcionar el equipo antes de que falle. Sin embargo, esto no significa que el equipo vaya a fallar después de este periodo. No obstante, debe mantener fondos para la sustitución de los equipos.

Fondo de emergencia: Prepararse para lo inesperado

Lo último que debe hacer es asegurarse de tener un fondo de emergencia en su presupuesto. En este sector, pueden ocurrir muchas cosas de la nada. Por ejemplo, puede ocurrir un desastre natural y que tengas que hacer reparaciones sustanciales en tu equipo.

O puede que tenga que cerrar su restaurante o servir platos limitados debido a una epidemia. Un colchón financiero te permite absorber gastos inesperados y mantener tu restaurante a flote.

Como mínimo, deberías tener un fondo de emergencia equivalente a tres meses de gastos de explotación. El objetivo son seis meses, porque te da tiempo suficiente para pensar y elegir la mejor opción para tu restaurante. Lo ideal es mantener este dinero separado y disponer de él sólo cuando sea necesario.

Consulta el desglose de costes de tu restaurante para saber cuánto capital necesitas para los gastos mensuales de tu restaurante.

Revisiones financieras periódicas: Adaptar su presupuesto

Según la Asociación de Restaurantes y Hostelería de Kansas (KRHA), el 76% de los operadores de restaurantes experimentaron un aumento del coste medio de los alimentos. Esto indica que no debes utilizar el mismo presupuesto todos los años porque muchas cosas pueden cambiar con el tiempo.

Por ejemplo, la inflación puede encarecer la compra de los ingredientes de varios platos. Puede que aumente el coste de la mano de obra porque el gobierno local ha aumentado el salario mínimo.

A veces, sucede lo inesperado, y usted se las arregla por los pelos para mantener su restaurante en funcionamiento. Si mantienes el mismo presupuesto y el año que viene ocurre algo similar, es posible que tengas que cerrar el restaurante.

Convierta en una práctica obligatoria la revisión periódica del presupuesto de su restaurante. Elige una frecuencia, es decir, cada cuánto quieres hacer esto con tu presupuesto.

Compare el presupuesto de cada año y busque patrones en los datos. ¿Ha subido el coste de la mano de obra debido a las horas extraordinarias?

Al analizar su presupuesto, obtendrá información muy valiosa sobre cómo mejorarlo. Por ejemplo, puede mostrar si necesita aumentar los precios de sus menús. Puede identificar si necesita otro proveedor para mantener su COGS bajo control.

Revisar periódicamente su presupuesto le permite responder fácilmente a retos inesperados y navegar por tiempos difíciles con los mínimos problemas.

Conclusión

La elaboración del presupuesto de un restaurante es necesaria para garantizar la estabilidad y rentabilidad de su establecimiento a largo plazo. Si conoce los distintos factores que debe tener en cuenta en su presupuesto, controlará mejor sus finanzas.

Además, te da ventaja sobre tus competidores porque dominarás cómo sacar el máximo partido a lo que hay disponible.

Como ya se ha señalado, debes tener en cuenta los servicios, especialmente las facturas de Internet. Proporcionar a los clientes acceso a la red WiFi del restaurante no es negociable, porque los clientes prefieren los establecimientos que ofrecen este servicio.

Afortunadamente, es fácil recuperar el dinero que se gasta en este servicio y en los costes de los equipos relacionados, como los routers. Con la solución de marketing WiFi de Beambox, puedes asegurarte de que la red de tu restaurante se convierta en un activo rentable.

Destaque las ofertas y descuentos en curso, proporcione información actualizada sobre su restaurante y mucho más con su página de inicio de sesión WiFi. Incluso puedes personalizarla para que coincida con la marca de tu restaurante.

Únase a Beambox hoy mismo para asegurarse de que el WiFi de su restaurante contribuye a su presupuesto en lugar de convertirse en un gasto más.

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