Base de datos de clientes: ¿Qué es y cómo crearla?

Hoy en día los clientes son más exigentes. Necesitan una experiencia personalizada cada vez que se cruzan con usted. Por eso es necesaria una base de datos de clientes para prosperar en cualquier sector.

Al crearlo, tendrá todos los datos de sus clientes, incluidos sus gustos y aversiones, en un solo lugar. Utilizando esta información, podrás dar a tus clientes exactamente lo que quieren.

Por supuesto, no será fácil. Tendrás que hacer un montón de investigación y trabajo preliminar. Pero la buena noticia es que no tienes que almacenar todos estos datos manualmente. Hay muchos programas informáticos y recursos, incluido este artículo, que te ayudarán en el camino.

¿Qué es una base de datos de clientes?

Empecemos este debate respondiendo a la pregunta más básica: "¿Qué es una base de datos de clientes?". Pues bien, se trata de una recopilación sistemáticamente organizada de información sobre tus clientes, independientemente de si son nuevos o antiguos.

Lo que almacene en su base de datos de clientes depende totalmente de usted y de sus objetivos. Sin embargo, algunos campos comunes incluyen nombres, detalles de contacto, historial de compras, preferencias y cualquier otro dato relevante.

Ahora bien, hay cuatro tipos de bases de datos de clientes, y cada una almacena un tipo de datos diferente.

En primer lugar, están los datos básicos o de identidad. Como su nombre indica, almacena la información más básica sobre sus clientes. Algunos campos de ejemplo serían el nombre, la edad, la dirección, el sexo, la raza, etc.

Este tipo de información sobre los clientes facilita la creación de perfiles de clientes. Cuando sabes dónde es popular tu negocio, puedes tomar mejores decisiones de marketing.

En segundo lugar, están los datos de compromiso o interacción. Estos datos indican hasta qué punto los clientes interactúan con su empresa.

Para crear una base de datos de este tipo, observe las visitas a su sitio web, la participación en redes sociales y anuncios, las tasas de rebote, las conversiones, etc. Los hábitos y actitudes de tus clientes se harán más evidentes a través de estos datos.

Además, podrá crear mejores campañas de marketing que atraigan a su público objetivo.

En tercer lugar, debe almacenar datos de comportamiento similares a los anteriores, pero que ofrezcan una imagen mejor. Aquí entran en juego los carritos de la compra abandonados, el historial de compras, los valores de los pedidos de productos, los mapas de calor de clics y desplazamientos, etc.

Y, por último, no debería ignorar los datos actitudinales si desea conocer a sus clientes a un nivel más profundo. Esto incluye datos de opiniones, encuestas e interacción en directo con los clientes.

Las opiniones y sugerencias de los clientes no sólo contribuyen al marketing, sino también a la mejora general de su empresa.

¿Por qué tener una base de datos de clientes?

Ahora que ya conoce la definición y los tipos de bases de datos de clientes, pasemos al por qué. "¿Por qué tener una base de datos de clientes?" es una pregunta candente en la mente de muchos cuando empiezan este proceso.

En parte se debe al tiempo que hay que dedicar a crear bases de datos de clientes precisas. Luego está el engorro de gestionarlas. Pero cuando experimente las ventajas que ofrece, todo merecerá la pena. ¿Y cuáles son esas ventajas?

Bueno, el objetivo de tener una plataforma de datos de clientes es conocer a sus clientes. Imagina el nivel de servicio al cliente que podrás ofrecer cuando dispongas de esta información.

Podrás resolver las dudas y problemas de tus clientes en un instante. Porque en lugar de tener que malgastar tus recursos en encontrar la raíz, sabrás qué ha pasado de un vistazo.

Esto iniciará un efecto de bola de nieve de cosas buenas para su negocio. Dar un gran servicio a sus clientes hará que se fidelicen a su negocio.

Y no es ningún secreto que un cliente fiel es el mayor activo que puede tener una empresa. Le aportan más ventas e ingresos, sobre todo si introduce un programa de fidelización.

Además, las bases de datos de clientes le ayudan a tomar mejores decisiones de marketing. Entendámoslo con un ejemplo. Supongamos que uno de sus clientes compró su nuevo producto hace apenas dos días.

Por otra parte, hace unos días recibió una solicitud para añadir la nueva característica del producto a la antigua.

Ahora bien, es obvio que es más probable que el segundo cliente responda al anuncio sobre su nuevo producto. Entonces, ¿por qué perder tiempo y dinero mostrándoselo al primero?

Pero esto no será posible sin consultar las bases de datos de comportamiento y actitud de sus clientes.

¿Cómo crear una base de datos de clientes?

Si aún no se ha decidido a crear una base de datos de clientes para su empresa, aquí tiene un dato para orientarse. El 66% de los clientes confía en que las empresas sepan lo que necesitan.

Es imposible saber qué necesitan sus clientes sin analizar sus datos, ¿verdad? Y si no lo hace, estará dejando mucho dinero sobre la mesa.

Pero, lo crea o no, este proceso no es ciencia espacial. Con un poco de esfuerzo, podrás conocer a tu público objetivo en un abrir y cerrar de ojos. A continuación te explicamos cómo crear una base de datos de clientes.

Decide qué quieres almacenar y dónde

El primer paso para crear una base de datos de clientes es saber qué quieres almacenar y dónde. Cuando estás empezando, almacenar la información básica en una hoja de Excel sería suficiente.

Eso se debe a que no tendrá tantos clientes durante ese tiempo. Por lo tanto, será más fácil almacenar y gestionar los datos.

Pero cuando empiece a ampliar su negocio, su base de clientes también aumentará. Tendrás acceso a más datos, incluidas las opiniones de la gente sobre tu marca. Es entonces cuando tendrás que crear más campos y almacenar datos más extensos. Vuelve a consultar los tipos de bases de datos para elegir lo que quieres almacenar.

Sin embargo, no será fácil gestionar y actualizar estos datos sin un sistema adecuado.

Así que, aunque puedes utilizar Microsoft Excel desde el principio, es una buena idea planificar el futuro. Así no tendrás que revisar tu estrategia cada vez que tu negocio crezca.

Ahora ya no tiene que reinventar la rueda. Hay varias plantillas y sistemas de software que puedes utilizar para almacenar tus datos.

Pero recuerde que manejar bases de datos no es ninguna broma. Un paso en falso y te encontrarás almacenando información errónea. Además, ¡no es algo fácil de detectar!

Por lo tanto, hay que estar preparado para formar al gestor de la base de datos. Elegir un software fácil de usar facilitará esta tarea.

Además, las plataformas de inteligencia de clientes deberían permitirle personalizar las plantillas de las bases de datos. Esto es importante porque cada empresa es diferente. Puede que necesite más campos de los que están disponibles en la plantilla. O puede que no necesite tantos y acabe malgastando su dinero.

Y por último, elija un software que le permita automatizar las tareas y los flujos de trabajo de ventas.

Establezca normas sobre el uso de su base de datos

Una vez que hayas decidido qué guardar y dónde, es hora de establecer algunas normas básicas.

No llenará estas bases de datos una sola vez y luego no volverá a consultarlas. Su equipo de ventas las consultará una y otra vez para tomar decisiones de marketing.

Además, los clientes no se quedarán para siempre y llegarán nuevos con regularidad. Así que sus bases de datos requerirán actualizaciones constantes. Obviamente, designarás a alguien para ello. Aparte de ellos y otras personas autorizadas, nadie debería poder hacer cambios no deseados.

Además, los datos de los clientes son sensibles. La persona equivocada podría acabar vendiendo los datos de tus clientes y meterte en problemas legales.

Para evitarlo, establece permisos y roles. Decide quién puede hacer cambios y quién sólo puede ver la base de datos.

También es buena idea proteger tus bases de datos de clientes con una contraseña segura. Después, crea un archivo README o un documento para que la gente sepa cómo utilizar tu base de datos.

Este archivo debe incluir una descripción de cada columna que haya añadido. Esto facilitará a su equipo la tarea de añadir los datos.

Además, menciona los nombres o enlaces de todos los archivos relacionados, incluidas las versiones, para que todo esté en el mismo sitio. Esto facilitará la gestión de la base de datos cuando los datos sean extensos.

Por último, añade los derechos y permisos que hayas decidido antes. Estos datos te ayudarán a encontrar al culpable en caso de cualquier contratiempo.

Recopilar datos de los clientes

La forma de recopilar los datos de los clientes para añadirlos a los campos que acaba de crear depende de usted. Pero no olvide combinar varias fuentes. La mayoría de los empresarios cometen este error, así que no acabes en su lugar.

Empiece por realizar encuestas, ya que son las más eficaces para obtener una visión de conjunto. No sólo le ayudan a almacenar los nombres y direcciones de correo electrónico de la gente. También le ayudan a comprender a sus clientes y a conectar con ellos.

Puede pedirles que rellenen un breve formulario cuando visiten su establecimiento. O puede mostrarles un formulario cuando abandonen su sitio web.

No importa si estas encuestas son en directo o en línea. El objetivo principal es obtener la información.

Sin embargo, no todo el mundo está dispuesto a rellenar formularios por usted. Así que combina esta fuente con el marketing WiFi, los boletines por correo electrónico y las suscripciones a blogs.

El problema es que la gente no se suscribirá a ellos a cambio de nada. Así que, cuando empiece a recopilar datos de clientes, tiene que dar algún valor a cambio. Puede ser un pequeño incentivo o información.

Además, puede recurrir a los chatbots. Pueden interactuar con los visitantes de su sitio web y resolver sus problemas mediante inteligencia artificial. Los clientes darán fácilmente sus nombres y correos electrónicos a cambio de respuestas instantáneas.

A continuación, analítica de redes sociales y sitios web. Utilice estas herramientas para saber cuántos clientes interactúan con su empresa y cómo lo hacen. Esto le dará una idea clara del éxito de su presencia en Internet.

Y por último, recurra al historial de compras y transacciones de los clientes, especialmente si acepta pedidos en línea.

Segmente a sus clientes

La base de datos que cree no tendrá un solo tipo de cliente. Hay toda una cadena de ventas por la que pasan los clientes cuando toman una decisión de compra.

Pero no es buena idea almacenar sólo la información de los que llegan a la meta. Debes conocer a cada cliente, tanto si ya ha realizado una compra como si no.

Además, la idea central es encontrar fácilmente los datos de los clientes cuando los necesite. Eso no será posible si no segmentas a los clientes, ya que la base de datos contiene mucha información. Esto es lo que tienes que hacer.

En primer lugar, añada etiquetas para el tipo de clientes. Algunos ejemplos serían clientes habituales, amantes de los descuentos, transeúntes, promedio y exploradores.

Este filtro será especialmente útil a la hora de crear campañas de marketing para las diferentes etapas del embudo de ventas.

En segundo lugar, cree filtros sobre datos demográficos como edad, sexo, raza, etc. También sería buena idea segmentar a los clientes según sus preferencias.

Con estos filtros, no tendrá que perder mucho tiempo clasificando manualmente los campos. Casi todos los programas de bases de datos de clientes permiten añadir este tipo de filtros. Pero si el tuyo no lo hace, quizá sea hora de hacer un cambio.

No olvides asegurarlo

Una vez creados los campos, recopilados los datos de los clientes y añadidos los filtros, es hora de optimizar la base de datos.

La información que ha almacenado ya es bastante extensa. No querrás aumentar tu carga de trabajo tratando con redundancia de datos. Esto es cuando tienes más de una instancia de la misma información dentro de tu base de datos.

Otro problema al que se enfrentan las empresas que no han optimizado sus bases de datos son los datos obsoletos. Por ejemplo, si un cliente se ha ido a la competencia, no sirve de nada conservar su información.

Por lo tanto, debe tener formas de limpiar los datos. De nuevo, la mayoría de los sistemas de software lo permiten, así que utilízalo en tu beneficio.

Además, planifica el uso de API o la contratación de programadores que te ayuden a fusionar diferentes conjuntos de datos. Esto es especialmente útil cuando se recopilan datos de varias herramientas, como bases de datos CRM, automatización del correo electrónico, etc.

Como ya se ha mencionado, los datos de los clientes son sensibles. Aunque los permisos y las contraseñas te ayudarán a mantenerlos a salvo, también debes tomar otras precauciones.

Empiece por informar a los clientes de que está recopilando sus datos. Pídeles su consentimiento para almacenar esta información y enviarles promociones.

Además, mencione por qué recopila estos datos y cómo los utilizará. También es buena idea hacer que los clientes acepten tus condiciones. Esto te ayudará a evitar complicaciones legales.

Y aunque esto pueda parecer contrario a la intuición, no debería recopilar más datos de los que necesita. Esto solo aumentará tus problemas para mantener seguros los datos de los clientes.

También debes utilizar software de protección de datos y mantenerlo actualizado. Si utiliza soluciones de marketing WiFi para recopilar datos, utilice una red de invitados independiente para mantener a salvo la red principal. Y por último, cumple la normativa regional sobre protección de datos.

Utilice el software de base de datos de clientes para almacenar datos fácilmente

Puede parecer mucha información que digerir. Pero la buena noticia es que no tienes que hacer todas estas tareas manualmente. Como ya hemos dicho, existen muchos programas informáticos que te ayudarán a crear bases de datos de clientes.

Cuando estás empezando, puede que dudes en invertir en sistemas caros, y es totalmente comprensible. Aun así, tienes algunas opciones gratuitas que funcionan muy bien.

Bitrix24 es una de las mejores opciones en este sentido. Y lo mejor es que viene con un número ilimitado de usuarios, lo que es raro con los sistemas gratuitos. Luego está Hubspot Sales Hub, que hace que sea realmente fácil recopilar y trabajar con los insights de los clientes.

Además, puede considerar Monday.com y Freshsales también para software gratuito de base de datos de clientes.

Recuerda que estos sistemas tendrán funciones limitadas y es posible que no puedas hacer mucho. Por ejemplo, la versión gratuita de HubSpot CRM solo permite cinco documentos por usuario y cinco plantillas de correo electrónico mensuales.

El lado positivo es que, por lo general, puedes probar los sistemas de pago con una versión de prueba gratuita antes de tomar una decisión.

En primer lugar, puedes invertir en Zendesk, que es bastante razonable en comparación con otro software detallado. Te ayuda a integrar canales para ver los datos en un único lugar fácilmente. Además, puedes automatizar tus flujos de trabajo para reducir la carga. También ofrece una prueba gratuita de 14 días para que puedas tantear el terreno.

En segundo lugar, está ClickUp, que puede que esté en el lado más caro de la balanza, pero es el más elaborado.

Incluso puede gestionar su equipo con un sistema integrado de chat y comentarios. Para más opciones, considera Zoho, Pipedrive, Salesforce o Airtable.

Aproveche los datos de los clientes para aumentar sus ventas

Crear una base de datos de clientes no es tan difícil como parece. Todo lo que necesitas son las herramientas y los conocimientos adecuados, que probablemente ya tengas.

El primer paso es decidir qué quieres almacenar y dónde. Una vez hecho esto, establece normas y permisos antes de recopilar los datos de los clientes. Por último, combina datos de varias fuentes.

Si desea recopilar datos fácilmente y disponer de informes y conocimientos simplificados, pruebe Beambox WiFi y el marketing por correo electrónico. Con él, recopilará datos cada vez que sus clientes se conecten a su WiF, lo que puede potenciar su estrategia de correo electrónico. Además, puedes ejecutar campañas en piloto automático y hacer crecer tu reputación online fácilmente. ¿Quieres probarlo? ¡ Empieza tu prueba gratuita ahora!

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