Cómo calcular los gastos de explotación: Guía para empresas

Mediante una fórmula, puede calcular fácilmente los gastos de explotación de su empresa. Un contable fiable puede extraer sin esfuerzo los costes semanales y mensuales de las hojas financieras de su empresa. El contable puede introducir los detalles utilizando una calculadora de gastos de explotación para obtener el coste total. Si te gusta el bricolaje y quieres encargarte de las operaciones de tu empresa, deberías aprender a calcular los gastos de explotación. Necesitas conocer los diferentes tipos de gastos de explotación y qué gastos debes contabilizar en el cálculo total. Este artículo le proporcionará la información necesaria, para que no tenga que preocuparse por el punto de partida.

Cómo calcular los gastos de explotación

Antes de empezar, hay que tener conocimientos básicos de contabilidad. Es fundamental estar familiarizado con la terminología contable para entender los estados financieros. Será difícil identificar los gastos correctos sin los conocimientos básicos de contabilidad. Esta jerga no es complicada; con una búsqueda rápida, podrá descubrir qué significan estas palabras o expresiones especiales.

Estos son los pasos con los que debe familiarizarse siempre que calcule un gasto de explotación de su empresa:

Recopilación de documentos financieros

Si no sabe por dónde empezar, reúna todos los estados financieros de su empresa. Estos estados incluyen:

1. Cuenta de pérdidas y ganancias
2. Balance
3. Estado de tesorería
4. Declaración de patrimonio neto
5. Estado financiero sin ánimo de lucro
6. Cualquier nota o comprobante de gastos que no pueda incluirse en los estados financieros
7. Extractos bancarios
8. Extractos de tarjetas de crédito

No es necesario, pero es mejor hacerse con toda la documentación que enumere los gastos de la empresa. Algunos de estos estados pueden resultar irrelevantes si no están relacionados con los gastos. Algunos de ellos pueden estar ya disponibles en la cuenta de resultados o en el balance. Pero si cree que hay un error contable contabilizado, es importante revisar todos los extractos.

Identificación y organización de los gastos de funcionamiento

Una vez que tengas todos los extractos, revísalos con lupa para asegurarte de que no se te pasa ninguna transacción. Si no anotas cada dólar gastado, es posible que no lo identifiques. El resultado será un cálculo incorrecto de los gastos de explotación de la empresa.

Si tienes que revisar muchos documentos financieros, crea una hoja de cálculo o utiliza un programa de contabilidad. Te ayudará a organizar y hacer un seguimiento preciso de todos los gastos. Empieza por la cuenta de pérdidas y ganancias, porque incluye una entrada individual para cada gasto de la empresa. Una vez hecho esto y cualquier otra declaración pertinente, revisa la documentación adicional y las facturas para cotejar los gastos. Descarta cualquier pago que ya figure en la cuenta de resultados para no contabilizar dos veces los gastos.

Para que le resulte más fácil, puede clasificar los costes de su empresa en tres tipos:

1. Gastos de oficina - Alquileres - Gastos de suministros - Mobiliario y material de oficina - Impuestos sobre la propiedad - Gastos legales - Gastos administrativos - Gastos de mantenimiento

2. Gastos de nómina - Salarios - Pensiones - Prestaciones sociales

3. Gastos de ventas y marketing - Gastos de publicidad y marketing - Material de ventas - Software de automatización de marketing - Gastos de diseño - Comisión de ventas

Estos son algunos de los gastos de explotación que puede clasificar para su cuenta de resultados. Puede tener más o menos o incluso incluir categorías adicionales en función de la naturaleza de su empresa. Hacer una lista separará los gastos de explotación de otros tipos de pagos empresariales.

Calcular los costes totales de explotación

Sume todos los costes de cada categoría después de identificarlos y organizarlos. Una vez hecho esto, el siguiente paso es calcular los costes totales de la empresa para un periodo determinado. La fórmula es sencilla. Se suman todos los gastos de explotación calculados para cada categoría. Así sabrás cuánto gasta tu empresa en sus operaciones. Por ejemplo:

Gastos de explotación = gastos de oficina + gastos salariales + gastos de venta y marketing

El cálculo no es la parte complicada. El trabajo principal consiste en identificar, clasificar y analizar los resultados. Sin embargo, si tus libros son precisos, puedes hacer un seguimiento de los gastos sin tener que saltar entre diferentes estados financieros y recibos de pago.

Cálculo de los gastos de explotación mediante métodos alternativos

Sumar la suma de todos los gastos operativos es una forma sencilla de determinar los costes totales de la empresa. Sin embargo, hay más de una forma de calcularlo, y los métodos alternativos pueden requerir ecuaciones matemáticas adicionales.

¿Por qué se necesitan métodos alternativos para calcular los gastos de explotación? Hay varias razones por las que las empresas pueden optar por utilizar métodos alternativos.

1. Una de las razones es que los distintos métodos pueden ofrecer una representación más exacta de los costes reales en que incurre la empresa.
2. La segunda razón es que el uso de métodos alternativos puede ayudar a identificar áreas en las que se pueden minimizar u optimizar los costes. Esto redundará en una mejora de los resultados financieros.
3. Además, acaba calculando información financiera adicional, como el coste de las ventas, los ingresos totales, etc.

Esto ayudará a las empresas en la fijación de precios, la elaboración de presupuestos, el control de gastos y la toma de decisiones.

Cómo calcular los gastos totales de explotación a partir de los ingresos totales

Otra forma de calcularlo es separando los ingresos de explotación y los costes de las mercancías vendidas de los ingresos totales.

Ingresos totales

Los ingresos totales son la cantidad total de dinero generada por las ventas u otras fuentes de ingresos. Puede calcular los ingresos totales multiplicando el número de ventas por el precio de venta de cada artículo. Por ejemplo:

Ingresos totales = número de ventas x precio de venta

Coste de los productos vendidos (COG)

Los costes directos incurridos en la producción o adquisición de los bienes que vende constituyen el coste de los bienes vendidos. La fórmula COGs incluye el coste de las materias primas, la mano de obra y cualquier otro coste asociado a la producción de bienes.

Ingresos de explotación

Los ingresos de explotación son los ingresos generados por las operaciones principales de la empresa, excluyendo cualquier gasto o ingreso no operativo. Restando el coste de los bienes vendidos de los ingresos totales, se puede determinar el resultado de explotación. Por ejemplo

Ingresos de explotación = ingresos totales - coste de las mercancías vendidas

Gastos de explotación

Una vez que hayas calculado los tres datos financieros, ya puedes calcular los gastos. Si te preguntas cómo hacerlo, ésta es la otra fórmula que puedes utilizar:

Gastos de explotación = ingresos totales - ingresos de explotación - coste de las mercancías vendidas

Cómo calcular el coeficiente de gastos de explotación

A veces, puede que necesite el total de gastos de explotación en forma de porcentaje. Para ello, hay que aprender a calcular el ratio de gastos de explotación. El ratio de gastos de explotación también se conoce como OER, y la fórmula es fácil de entender. La ecuación matemática es el cálculo porcentual básico que te enseñaron en la escuela. Esta ecuación consiste en dividir los gastos entre los ingresos totales y multiplicarlos por 100%. Por ejemplo:

Ratio de gastos de explotación = (gastos totales / ingresos totales) * 100

Cómo calcular los gastos de explotación del año base

Los gastos de explotación del año base no son otro método de cálculo alternativo. El término "año base" se refiere a un año de referencia. Lo que esto significa es que las empresas eligen un año como punto de referencia para los análisis financieros a la hora de comparar gastos futuros. Las empresas optan por calcular su año base porque pueden seguir y evaluar los cambios en sus gastos de explotación a lo largo del tiempo. Pueden identificar tendencias, evaluar el impacto de las medidas de ahorro de costes y tomar decisiones relativas a la elaboración de presupuestos y la asignación de recursos. Saber cómo calcular los gastos de explotación del año base es sencillo. Se necesitan dos cosas:

• El total de gastos de explotación
• Un año base que sirva de referencia para la comparación

La fórmula es la siguiente:

Gastos de explotación del año base = (gastos de explotación totales del año en curso / gastos de explotación totales del año base) * 100

Marketing en gastos de explotación

Si está intentando reducir sus costes operativos, no recorte en marketing. Desempeña un papel crucial en los resultados financieros globales de una empresa. Aplicando con precisión las estrategias de marketing, las empresas pueden crecer.

Dado que se trata de un factor importante, lo mejor es contratar a un equipo de marketing profesional como Beambox. Están especializados en WiFi para huéspedes, que es una valiosa herramienta para recopilar datos de clientes e impulsar campañas de marketing basadas en la ubicación. Gracias a su experiencia, Beambox sabe cómo calcular los gastos operativos para maximizar el retorno de la inversión. Obtenga más información y haga crecer su negocio hoy mismo con Beambox.

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