Indicadores clave de rendimiento (KPI) para restaurantes

Conocer y controlar los indicadores clave de rendimiento de los restaurantes puede marcar la diferencia entre sobrevivir a duras penas o dirigir un restaurante de éxito. Estos indicadores ponen de relieve el rendimiento de tu restaurante y muestran dónde puedes mejorar.

Tiene que hacer un seguimiento de estas métricas desde el primer día, es decir, cuando abrió su restaurante. Afortunadamente, nunca es demasiado tarde para hacer un seguimiento de estas cifras, siempre que empieces a hacerlo hoy.

Esta guía explica los fundamentos de los indicadores clave de rendimiento de los restaurantes. Sigue leyendo para saber cómo funciona tu restaurante y qué datos puedes utilizar para tomar mejores decisiones.

¿Qué es un KPI para restaurantes?

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son valores medibles que ponen de relieve el rendimiento general de su negocio. Le ofrecen una visión realista del rendimiento de su establecimiento como empresa y restaurante.

Estos son algunos de los indicadores clave de rendimiento (KPI) de los restaurantes a los que deberá hacer un seguimiento regular:

• Ventas
• Satisfacción del cliente
• Productividad de los empleados
• Rotación de existencias
• Costes de alimentación
• Calidad de los alimentos
• Reducción de residuos

Y mucho más.

¿Por qué es importante medir los indicadores clave de rendimiento en la restauración?

Medir los KPI en el negocio de la restauración es importante porque:

-__ Monitoriza el rendimiento de tu restaurante__: Debe medir sus KPI porque muestran su rendimiento. Por ejemplo, si se fija en la satisfacción del cliente, está en su punto más alto. Esto indica que usted y su personal están haciendo un trabajo excelente. - Identifique oportunidades de mejora: Resulta fácil identificar los problemas de su restaurante, para saber qué requiere su atención. Por ejemplo, sus clientes tienen que esperar más que los de la competencia para recibir sus pedidos. En este caso, considere la posibilidad de introducir platos más fáciles de preparar. - Aumente los márgenes de beneficio: Cuando analices los indicadores clave de rendimiento de tu negocio de restauración, descubrirás dónde reducir costes innecesarios. Por ejemplo, si observa que en su restaurante se desperdicia mucha comida. La solución será averiguar cómo reducir el desperdicio de comida, disminuyendo la cantidad que gasta en ingredientes.

Dicho de otro modo, debe medir sus KPI porque facilitan la gestión de su restaurante.

Categorías básicas de KPI para restaurantes

Ya sabe qué son los KPI en el sector de la restauración y cuál es su importancia. Veamos ahora las principales categorías de KPI para restaurantes que se centran en distintos aspectos de su establecimiento.

Indicadores de resultados financieros

Centrémonos en la parte comercial de su restaurante, es decir, en los indicadores de rendimiento financiero. Estos KPI afectan a la estabilidad financiera y la rentabilidad de tu restaurante.

1. Métricas de ventas Estas métricas destacan los ingresos que genera su restaurante.

Margen de beneficio bruto Elmargen de beneficio bruto muestra la rentabilidad de los platos y bebidas de su menú cuando los sirve a sus clientes. También debe conocer el coste de los productos vendidos (COGS). Se trata del coste de aprovisionamiento, preparación y servicio de los platos y bebidas a los clientes.

Margen de beneficio bruto = [(Ingresos totales de su restaurante/Coste de las mercancías vendidas (COGS)/Ingresos totales de su restaurante] x 100

Margen de beneficio neto El margen de beneficio neto es la rentabilidad de tu restaurante después de contabilizar todos los gastos que debes pagar. Tienes que deducir costes como intereses e impuestos.

También es importante conocer los ingresos netos, que son los ingresos de tu restaurante después de pagar todas las facturas y gastos. Los ingresos son la cantidad de dinero que genera tu restaurante, pero no tienen en cuenta otros gastos.

Margen de beneficio neto = (Ingresos netos/Ingresos) x 100

Ingresos medios por cliente El ingreso medio por cliente indica cuánto gastan sus clientes en su restaurante. Esta métrica le permite hacer un seguimiento de los hábitos de gasto de sus clientes.

Ingresos medios por cliente = Ingresos totales de su restaurante/Número total de clientes que han visitado su restaurante

Tamaño medio del cheque El importe medio de los cheques es la cantidad que sus clientes gastan por pedido. Puede aumentar esta métrica con ventas cruzadas y upselling para aumentar el tamaño del cheque. __ Tamaño medio del cheque = Ventas totales de los clientes/Número total de pedidos

2. Métricas de costes Debe supervisar estas diferentes métricas relacionadas con los gastos mientras gestiona su restaurante.

Coste de los productos vendidos (COGS) El coste de los productos vendidos (COGS) es lo que usted gasta en los ingredientes para preparar los platos de su menú. El control de esta métrica es esencial por su efecto en el precio del menú. Además, debe mantener esta métrica bajo control, ya que un COGS más alto reducirá sus márgenes de beneficio.

COGS = [(Inventario inicial + Compras adicionales de inventario - Inventario final)]/Ventas

Porcentaje del coste de los alimentos El porcentaje de coste de los alimentos indica cuánto cuesta adquirir los ingredientes en comparación con sus ingresos. Esta métrica influye en los precios de los platos de la carta de tu restaurante o cafetería.

Porcentaje del coste de la comida = (Coste de la comida/Precio del menú) x 100

Costes laborales Los costes laborales son importantes porque se necesita personal para mantener el restaurante en funcionamiento. Estos gastos deben incluir las prestaciones de los empleados, los descuentos, los impuestos y los salarios.

Ratio de coste primario En el coste primario se suman los costes de producción y de mano de obra. Destaca la mayor parte de los gastos que puede controlar al gestionar su establecimiento. El ratio de costes primarios muestra hasta qué punto es rentable gestionar su restaurante.

Ratio de costes primarios = (COGS + Costes laborales)/Ingresos

3. Flujo de caja y sostenibilidad__ El seguimiento del flujo de caja es esencial porque muestra de cuánto dinero se dispone en un momento dado. Consta de dos partes:

• Ingresos: El flujo de entrada es el dinero que llega debido a las ventas.
• Egresos: Dinero que destinas a gastos diversos.

Gestión de tesorería En la gestión de tesorería, se hace un seguimiento de las entradas y salidas de efectivo. Si es positiva, significa que tiene dinero suficiente para pagar diversos gastos. Por ejemplo, puede pagar puntualmente a los camareros que trabajan en su bar.

Por el contrario, un flujo de caja negativo significa que sale más dinero del que entra en el restaurante. Esto puede ocurrir si no controla sus gastos. En este caso, no puedes pagar a tu personal a su debido tiempo porque no tienes suficiente efectivo.

Análisis del punto de equilibrio El umbral de rentabilidad son las ventas que necesita generar para igualar la cantidad que invirtió en su restaurante. Esta métrica es importante porque muestra el objetivo de ventas que debes alcanzar para que tu restaurante sea rentable.

Punto de equilibrio = [(Costes fijos totales)/(Precio medio de venta por comida - Coste variable medio por unidad)].

Por poner un ejemplo:

• Tienes 20.000 dólares en costes fijos.
• El precio medio de venta por comida es de 30
• El coste variable medio es de 10 dólares.

Punto de equilibrio = [(20.000 $)/(30-$10)] = 1000

Si vende 1.000 comidas al mes, alcanzará el umbral de rentabilidad.

Métricas de eficiencia operativa

Veamos ahora cómo medir la eficiencia de la cocina de tu restaurante.

1. Operaciones de cocina y servicio Las métricas de operaciones de cocina y servicio son importantes porque afectan:

• Los gastos de comida de su restaurante
• ¿Con qué rapidez puede servir a sus invitados la comida que han pedido?

Tiempo de preparación en cocina y tiempo de servicio El tiempo de preparación en cocina es el tiempo medio que los cocineros dedican a preparar los platos. Es bueno que el tiempo de preparación sea bajo para que el personal pueda servir rápidamente a los clientes tras recibir los pedidos. Si el tiempo de preparación es alto, los clientes no quedarán satisfechos con el servicio.

Debes planificar lo que vas a poner en tu menú porque afecta al tiempo de preparación.

El tiempo de giro o rotación de mesas es el tiempo que tardan sus clientes en abandonar sus mesas. El temporizador comienza cuando los clientes se sientan en sus mesas y termina cuando se levantan y abandonan el restaurante.

__Tiempo de preparación en cocina = Tiempo medio que tarda su personal de cocina en preparar las comidas Tiempo de servicio = Tiempo total empleado por los clientes para comer en su restaurante/Número de grupos __

Índice de precisión de los pedidos El índice de precisión de los pedidos indica el porcentaje de pedidos que su restaurante preparó de acuerdo con las peticiones de sus clientes. Como propietario de un restaurante, debe centrarse en aumentar el índice de precisión de los pedidos porque:

• Reduce el desperdicio de alimentos
• Mejora la eficacia del personal de cocina
• Garantiza que sus clientes estén satisfechos con su comida

Tasa de exactitud de los pedidos = (Número de pedidos exactos/Número total de pedidos) x 100 __

2. Gestión del inventario La gestión del inventario es vital para su restaurante por su repercusión en los costes de los alimentos, que afectan a sus beneficios.

Índice de rotación de inventario El índice de rotación del inventario indica con qué regularidad utiliza y repone los ingredientes de su inventario. Un alto índice de rotación significa que está gestionando sus existencias de ingredientes de forma eficiente.

Por otro lado, un índice más bajo indica que los ingredientes no se mueven con la suficiente rapidez o que hay un exceso de existencias.

Inventario medio = (Inventario inicial + Inventario final)/2

Índice de rotación = COGS/Inventario medio

He aquí algunos ejemplos de KPI para restaurantes. El inventario inicial de su restaurante el 1 de diciembre era de 30.000 $. El inventario final el 31 de diciembre era de 10.000 $. El COGS fue de 40.000 dólares en diciembre.

Su inventario medio = (30.000 $ + 10.000 $)/2 = 20.000 $.

Índice de rotación de existencias = 40.000 $/20.000 $ = 2

Esto indica que vendiste los ingredientes de tu inventario dos veces, lo cual es bajo. Puede significar una de las siguientes cosas:

• No hay suficiente interés o demanda de platos específicos
• No está vendiendo un número adecuado de platos

Por otro lado, un mayor índice de rotación de existencias indica que los platos son populares entre sus clientes. Si es demasiado alto, no tiene existencias suficientes para satisfacer la demanda actual.

Eficiencia de la gestión de residuos La eficiencia de la gestión de residuos controla la cantidad de alimentos desperdiciados y su impacto financiero en su restaurante. El desperdicio de alimentos puede deberse a pedidos erróneos, al deterioro de los alimentos y al exceso de porciones o de preparación de los platos.

Hay tres tipos de residuos alimentarios:

• Residuos de cocina: Los residuos de cocina se producen debido a la preparación de los platos. También puede ocurrir si preparas comidas equivocadas para tus invitados.
• Desperdicio del plato: El desperdicio de platos es el desperdicio de comida que se produce porque el tamaño de la ración es grande. También puede ocurrir cuando tus invitados piden más de la cuenta.
• Desperdicios: El deterioro son ingredientes que su cocina ya no puede utilizar debido a un almacenamiento inadecuado o porque no son comestibles.

Utilización total de ingredientes = (Inventario inicial + Ingredientes comprados) - Inventario final

Desperdicio total de alimentos = Desperdicio de platos + Desperdicios + Desperdicios de cocina

Eficacia de la gestión de residuos = (Total de residuos alimentarios/Total de ingredientes utilizados) x 100

Lo ideal es mantener esta métrica baja porque mejora el COGS de su restaurante y aumenta sus márgenes de beneficio.

El compostaje en los restaurantes es otra solución para gestionar el exceso de residuos.

Métricas de satisfacción del cliente

Centrarse en la satisfacción del cliente es beneficioso para su restaurante. Los clientes satisfechos estarán encantados de volver a su establecimiento. Además, recomendarán su restaurante a sus conocidos. En otras palabras, clientes satisfechos equivalen a un aumento de las ventas.

1. Bucles de retroalimentación del cliente Un bucle de opiniones del cliente permite conocer la experiencia del comensal. Consiste en recoger las opiniones de sus clientes y utilizarlas para mejorar sus operaciones. He aquí diferentes métricas que le ayudarán a comprender la satisfacción de sus clientes.

Puntuación de la satisfacción del cliente (CSAT) Para obtener la puntuación de satisfacción del cliente (CSAT), debe encuestar a sus clientes para que valoren su restaurante según su grado de satisfacción. La escala suele ser de 1 a 5, donde uno es el valor más bajo y cinco el más alto. También se puede utilizar de 1 a 10.

Una vez recopiladas sus puntuaciones, utilice esta fórmula para calcular el CSAT:

CSAT = (Número total de huéspedes satisfechos/Número total de participantes) x 100

Si utiliza una escala de 1 a 5, los clientes satisfechos valorarán su restaurante con cuatro o cinco.

Puntuación neta del promotor (NPS) La puntuación neta del promotor (NPS) muestra el grado de satisfacción de los clientes con su restaurante. Para recopilar esta métrica, debe preguntar a sus clientes qué probabilidades hay de que recomienden su restaurante a otras personas. Deben responder a esta pregunta puntuándole en una escala de 1 a 10.

• Si un invitado selecciona 9 - 10, considérelo un promotor de su negocio.
• Cuando un mecenas selecciona 7 - 8, entra en la categoría pasiva.
• Si la valoración es de seis o menos, clasifica a estos invitados como detractores.

Una vez que reúna una muestra de tamaño suficiente, es decir, que pregunte a un grupo de clientes, utilice esta fórmula para hallar el NPS:

NPS = Porcentaje total de promotores - Porcentaje total de detractores.

Opiniones y valoraciones en línea También tienes que fijarte en las reseñas y valoraciones en línea de tu restaurante. Por ejemplo, en Google, ¿qué porcentaje de opiniones son positivas? También debería comprobar otras plataformas como TripAdvisor y Yelp. Considere las reseñas de cuatro y cinco estrellas como experiencias positivas en estas plataformas.

2. Tasa de clientes que repiten Los clientes que repiten son buenos para su restaurante porque indican que estos clientes están contentos cenando en su establecimiento. Si tiene un gran porcentaje de clientes que repiten, demuestra que tiene clientes fieles. Del mismo modo, si esta cifra es baja, necesita ofrecer una mejor experiencia a sus clientes.

Tasa de clientes que repiten = (Número total de clientes que repiten/Número total de clientes) x 100

3. Análisis de clientes sin cita previa frente a reservas Comparar los clientes sin cita previa con las reservas es importante para su restaurante porque le permite conocer las preferencias de los clientes. Si desea mejorar sus métricas de rotación de mesas, debe controlar estos KPI para negocios de restauración.

Clientes sin cita previa frente a reservas = (Número de clientes sin cita previa/Número de clientes que reservan mesa)

Métricas de compromiso de los empleados

El personal es vital para el éxito de un restaurante. Las métricas de compromiso de los empleados muestran dónde puedes mejorar para mantener a tu personal contento.

1. Índice de rotación de personal El índice de rotación de personal muestra el porcentaje de empleados que ya no trabajan en su restaurante. Un mayor índice de rotación de personal es caro porque hay que contratar y formar constantemente a nuevos empleados.

Es posible que no siempre tenga acceso a una gran reserva de talento. Además, un alto índice de rotación de personal indica que sus empleados no están contentos con las condiciones de trabajo en su restaurante.

Índice de rotación de personal = (Número de empleados que abandonan su restaurante/Número total de empleados de su restaurante) x 100

2. Puntuación de satisfacción de los empleados También es importante tener en cuenta la puntuación de satisfacción de los empleados. Esta métrica destaca la felicidad de sus empleados con su entorno de trabajo y sus funciones. Pida opinión a sus empleados o puntúe su restaurante en una escala de 1 a 5 mediante encuestas anónimas.

Puntuación de satisfacción de los empleados = Número de empleados satisfechos/Número total de empleados que participan en la encuesta) x 100

3. Tasa de finalización de la formación La tasa de finalización de la formación muestra el porcentaje de empleados que terminaron su programa de formación. Esto incluye prácticas de seguridad, conocimientos sobre su menú y mucho más. Garantiza que su personal tenga la formación necesaria para ofrecer un excelente servicio al cliente.

Una puntuación más baja indica que debe revisar el programa de formación. Es posible que tenga que actualizar los módulos de formación o proporcionar tiempo suficiente para completar el programa.

Tasa de finalización de la formación = (Número de empleados que han completado su programa de formación/Número total de empleados que forman parte del programa de formación) x 100

Resultados de marketing y promoción

Cuando realice campañas de marketing o promociones en restaurantes, los siguientes parámetros le ayudarán a evaluar su eficacia. Destacan si las campañas son útiles o si necesitas estrategias diferentes.

1. Retorno de la inversión en marketing (ROMI) El retorno de la inversión en marketing (ROM) indica cuántos ingresos obtiene de sus campañas promocionales. Puede impedirle gastar innecesariamente en campañas que agotan sus recursos sin proporcionarle beneficios significativos.

Retorno de la inversión en marketing (ROMI) = (Ingresos que obtiene de sus campañas de marketing - Coste total de la campaña de marketing)/Coste total de la campaña de marketing

2. Índice de canje de promociones La tasa de canje de promociones es una forma excelente de determinar cuántos clientes canjean sus cupones, ofertas y descuentos. Si esta métrica es baja, indica que sus campañas promocionales no son atractivas para sus clientes. También puede significar que no hay suficientes personas que conozcan sus promociones.

Tasa de canje de promociones = (Número total de promociones utilizadas por los clientes/Número total de promociones disponibles) x 100

3. Coste de adquisición de clientes (CAC) El coste de adquisición de clientes revela cuánto gasta en diversas estrategias para convertir a las personas de su público objetivo en clientes. Lo ideal es mantener esta métrica baja, ya que pone de manifiesto que sus campañas de marketing son eficaces.

Coste de adquisición de clientes = (Gasto total en campañas de marketing/Número total de nuevos clientes adquiridos mediante marketing)

KPI avanzado para restaurantes

Debe examinar este KPI avanzado para restaurantes para evaluar el rendimiento de su establecimiento.

1. Ingresos por asiento disponible por hora (RevPASH) Los ingresos por asiento disponible por hora (RevPASH) miden lo que puede esperar recibir por hora por cada asiento. Esto ayuda a optimizar su capacidad, el precio del menú y la rotación de mesas.

Ingresos por hora de asiento disponible = Ingresos totales/(Capacidad total de asientos de su restaurante x número de horas que su restaurante permanece abierto cada día)

Evaluación comparativa de sus indicadores clave de rendimiento

Usted conoce la importancia de recopilar y analizar los indicadores clave de rendimiento de su negocio de restauración. Sin embargo, estas métricas solo son valiosas cuando las comparas con los estándares del sector.

1. Análisis de la competencia En un análisis de la competencia, se comparan las métricas de rendimiento de su restaurante con las de sus competidores. Esto muestra si su rendimiento es de primera categoría, medio o bajo.

Identifica los problemas de tu restaurante para que puedas mejorarlos y ofrecer una mejor experiencia gastronómica. También puede identificar tendencias y dar el primer paso para obtener una ventaja en el mercado. Tienes que comparar KPI como RevPASH, coste de mano de obra, tamaño medio de la cuenta y coste de la comida, por nombrar algunos.

Errores comunes en el seguimiento de los KPI

Asegúrese de evitar los siguientes errores al supervisar los indicadores clave de rendimiento de su restaurante:

• Centrarse en demasiados KPI: El seguimiento de los indicadores clave de rendimiento de los restaurantes es importante. Pero no debe llegar a un punto en el que se centre en tantos KPI que el proceso resulte abrumador. Siempre hay que empezar por lo esencial antes de realizar el seguimiento de otras métricas.
• Establecer objetivos inalcanzables: Cuando analizas y comparas tus indicadores clave de rendimiento, sabes en qué punto se encuentra tu restaurante. Para mejorar su rendimiento, debe fijar objetivos pertinentes. Sin embargo, si los objetivos son inalcanzables, es decir, demasiado altos, pueden perjudicar a su restaurante. El personal se sentirá desmotivado y bajará la productividad.
• Sólo seguimiento de sus KPI: Los KPI del restaurante no significan nada si no actúas después de recopilar los datos. Debes crear estrategias para aprovechar al máximo la información disponible. De lo contrario, no verás ninguna mejora en las métricas de tu restaurante.

Sabes qué son los KPI en un restaurante y cómo utilizarlos para introducir mejoras.

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